สารบัญ:

วิธีวางแผนเวลาของคุณใน Notion โดยใช้ GTD
วิธีวางแผนเวลาของคุณใน Notion โดยใช้ GTD
Anonim

รวบรวมเรื่องทั้งหมดของคุณไว้ในตารางเดียวที่สะดวกและง่ายต่อการควบคุม

วิธีวางแผนเวลาของคุณใน Notion โดยใช้ GTD
วิธีวางแผนเวลาของคุณใน Notion โดยใช้ GTD

GTD. คืออะไร

แฮ็กเกอร์ชีวิตได้ตีพิมพ์บทความเกี่ยวกับเทคนิค GTD - Getting Things Done ซ้ำแล้วซ้ำเล่า มันถูกคิดค้นและอธิบายในรายละเอียดในหนังสือของเขาโดยโค้ชธุรกิจ David Allen โดยสังเขป กฎพื้นฐานของระบบนี้สามารถอธิบายได้ดังนี้:

  1. เก็บข้อมูลทั้งหมด … เขียนความคิด งาน และการกระทำทั้งหมด หากมีบางอย่างที่คุณทำไม่ได้ในตอนนี้ ให้ทำเครื่องหมายโดยไม่ต้องอาศัยหน่วยความจำ ทุกสิ่งที่คุณบันทึกจะถูกเก็บไว้ในกล่องขาเข้าที่เรียกว่า
  2. รักษาความสงบเรียบร้อย เมื่อโฟลเดอร์ที่มี "งานขาเข้า" เต็ม คุณต้องจัดระเบียบเนื้อหา จัดเรียงงานเป็นหมวดหมู่ และสร้างคำอธิบายและบันทึกเพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืมอะไร
  3. จัดลำดับความสำคัญ … งานแต่ละงานควรมีวันที่ครบกำหนดและระดับความสำคัญ เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทำอะไรก่อนและอะไรรอได้
  4. เก็บทุกอย่างไว้ใกล้มือ … GTD ไม่มีที่สำหรับหลักการ "เขียนทีหลัง" รายการสิ่งที่ต้องทำและบันทึกย่อของคุณควรอยู่ในสายตาของคุณเสมอ: บนคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต และอุปกรณ์อื่นๆ ด้วยวิธีนี้ หากแนวคิดที่น่าสนใจเข้ามาในหัวหรือคุณนึกถึงกรณีที่ไม่ได้บันทึกไว้ คุณสามารถจดบันทึกได้ทันที เมื่อเส้นตายสำหรับงานใกล้เข้ามา คุณจะได้รับการเตือนความจำ สง่าราศีต่อการแจ้งเตือนทุกหนทุกแห่ง

คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ GDT ได้ในคำแนะนำของเรา

เทคนิคนี้ดีสำหรับความสามารถรอบตัว David Allen ผู้สร้างมันค่อนข้างล้าสมัย: โดย "Inbox" เขาหมายถึงโฟลเดอร์กระดาษจริง เขายังพิมพ์อีเมลและใส่ไว้ในชุดไฟล์

แต่ด้วยความสำเร็จแบบเดียวกัน GTD จึงสามารถนำไปใช้กับไฟล์และโฟลเดอร์ของคอมพิวเตอร์ โดยใช้ระบบนี้ร่วมกับบริการบางอย่าง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เทคนิคนี้เพื่อจัดเรียงอีเมล Gmail เขียนงานไปที่ "" หรือควบคุมชีวิตของคุณได้อย่างเต็มที่ ในที่สุด ผู้จัดการงานจำนวนมากเช่น Wunderlist เดียวกันก็ได้รับการฝึกฝนภายใต้ปรัชญา GTD

และแน่นอน คุณสามารถใช้เทคนิคนี้ในโปรแกรมที่ยอดเยี่ยมและใช้งานได้หลากหลาย เช่น Notion

เป็นลูกผสมของ Google Docs, Evernote, Trello และแอปพลิเคชันอื่นๆ อีกนับสิบรายการ ความคิดสามารถทำได้เกือบทุกอย่างที่คุณต้องการในการทำงาน โน้ต, สเปรดชีต, ฐานความรู้, รายการสิ่งที่ต้องทำ, บอร์ดคัมบัง, เอกสาร - โปรแกรมมีทุกอย่าง การไม่ใช้จัดระเบียบเรื่องของคุณในสไตล์ GTD ถือเป็นบาป

และ Maria Aldrey ที่ปรึกษาทางธุรกิจที่ช่วยผู้นำธุรกิจจัดระเบียบงาน ได้สร้างระบบ GTD-based สำหรับ Notion เธอแบ่งปันพัฒนาการเหล่านี้ในบล็อกของเธอ

วิธีใช้ GTD ใน Notion

ฉันไม่ค่อยเป็นระเบียบ ดังนั้นเมื่อฉันได้รู้เกี่ยวกับ GTD ของ David Allen ชีวิตฉันก็เปลี่ยนไปอย่างแท้จริง ตอนนี้เป็นศาสนาประเภทหนึ่งสำหรับฉัน ฉันค่อยๆ สร้างระบบของตัวเองขึ้นมา ซึ่งช่วยให้ฉันตามทันทุกอย่าง ทำงานได้ตามปกติ

ฉันใช้แนวทางปฏิบัติที่เรียกว่าการวางแผนรายสัปดาห์ ฉันจัดสรรชั่วโมงทุกวันอาทิตย์ (หรือวันจันทร์) เพื่อวางแผนสัปดาห์หน้า นิสัยนี้ช่วยฉันแก้ปัญหาที่ซับซ้อนโดยแบ่งออกเป็นปัญหาเล็กๆ น้อยๆ และสามารถจัดการได้มากขึ้น ฉันจึงทำงานให้เสร็จมากขึ้น เหนื่อยน้อยลง และมีสมาธิกับงานได้ง่ายขึ้น

สำหรับฉัน ความคิดก็เหมือนเกม ต้องใช้เวลาในการตั้งค่าระบบ แต่เมื่อเธอพร้อม การทำงานให้เสร็จจะกลายเป็นเรื่องสนุก เรียบง่าย และรวดเร็ว

วางแผนสัปดาห์ที่ Notion
วางแผนสัปดาห์ที่ Notion

ทุกสัปดาห์ ฉันคลิกที่ปุ่มใน Notion และสเปรดชีตเปล่าจะปรากฏขึ้นตรงหน้าฉัน มีที่ว่างที่นี่ซึ่งคุณสามารถหยิบและใช้งานได้

นี่คือกระบวนการทีละขั้นตอนที่ฉันใช้เพื่อจัดกำหนดการงานของฉันด้วย Notion

1. รวบรวมความคิดของคุณ

ใช้เวลา 10 นาทีในการจดรายการและจดแนวคิดทั้งหมดของคุณในคอลัมน์นี้ พวกเขาจะกลายเป็นงานที่คุณต้องทำให้เสร็จในสัปดาห์หน้า

  1. แสดงรายการโครงการทั้งหมดของคุณที่ยังไม่แล้วเสร็จ
  2. ตรวจสอบงานของคุณในช่วงสามเดือนก่อนหน้าเพื่อค้นหางานที่ค้างอยู่
  3. ดูปฏิทินของคุณ: อาจมีบางอย่างที่วางแผนไว้ที่นั่นด้วย
  4. ตรวจสอบสมุดบันทึกกระดาษของคุณ หากมี บางทีอาจมีความคิดบางอย่างที่ต้องโอนไปยังความคิด
  5. ลองนึกดูว่ามีงานอื่นๆ ที่คุณต้องทำหรือมีคนต้องทำงานด้วยหรือไม่

รวบรวมแนวคิดเหล่านี้ทั้งหมดและระบุไว้ในคอลัมน์แรก นี่คือแผนของคุณสำหรับเจ็ดวันข้างหน้า

2. กำหนดการกระทำที่เหมาะสม

ความคิดหนึ่งๆ ไม่ได้เลวร้าย แต่ถ้าปราศจากการกระทำ มันก็จะยังคงเป็นความคิด ถามตัวเองว่า "ฉันควรทำอย่างไรเพื่อย้ายงานนี้ไปให้สุด"

ตัวอย่างเช่น:

  • กรอกเนื้อหาในเว็บไซต์ต่อไป → เขียนร่างของส่วน "เกี่ยวกับฉัน"
  • สร้างปฏิทินการเผยแพร่เนื้อหา → วาดแผนที่หน่วยความจำสำหรับโพสต์และกำหนดวันที่
  • สร้างวิดีโอสำหรับบล็อก → เขียนสคริปต์วิดีโอ
  • พบกับคริส → ส่งอีเมลถึงเขาพร้อมวันที่และสถานที่ของการประชุม

จำไว้ว่า ถ้าจำเป็นต้องดำเนินการมากกว่าหนึ่งอย่างเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอะไรก่อน

3. กำหนดความเร่งด่วน

ถัดไป คุณต้องกำหนดความเร่งด่วนของแต่ละงาน นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อที่จะให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ไม่ใช่แค่ทำงานหลายอย่าง

เพื่อให้เข้าใจว่าสิ่งใดที่ควรทำก่อน ฉันจัดเรียงความคิดของฉันออกเป็นสี่ประเภท:

  • งานสำคัญ - สิ่งที่ทำให้เราเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น
  • งานด่วน - การกระทำที่ต้องให้ความสนใจทันที
  • จะได้ไม่เจ็บ - หมวดหมู่นี้รวมถึงเรื่องที่อาจไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ แต่การนำไปใช้จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นในเจ็ดวันข้างหน้า
  • สามารถรอได้ - งานเหล่านี้เป็นงานที่สามารถจัดตารางใหม่ได้อีกหนึ่งสัปดาห์

4. กำหนดระดับความเข้มข้น

น่าเศร้าที่เราทุกคนมีความสนใจ เวลาและพลังงานจำกัด งานแต่ละงานใช้ทรัพยากรที่สำคัญเหล่านี้เป็นเปอร์เซ็นต์ ดังนั้น ประเมินงานที่กำหนดเวลาไว้และกำหนดหมายเลขที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ที่สี่

ตัวอย่างเช่น การเขียนร่างจดหมายสำหรับโพสต์บนบล็อกทำให้ฉันสนใจ 20% และจดหมายของคริสมีความยาวสามบรรทัด - เพียง 2%

5. กำหนดลำดับความสำคัญ

ช่องทำเครื่องหมายนี้ทำเครื่องหมายงานที่มีแท็ก "สำคัญ" และ "ด่วน" นั่นคือพวกเขาจำเป็นต้องทำไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น นี่คือรายการลำดับความสำคัญของคุณ

เมื่อคุณเลือกงานเหล่านี้เสร็จแล้ว ให้บวกเปอร์เซ็นต์จากคอลัมน์ก่อนหน้าเพื่อดูว่าคุณจะใช้ทรัพยากรไปเท่าไรกับงานเหล่านี้ หากผลออกมามากกว่า 90% แสดงว่าคุณประเมินกำลังตัวเองสูงเกินไปและหักมากกว่าที่คุณจะเคี้ยวได้ จัดตารางเวลาใหม่บางส่วนเป็นสัปดาห์หน้า มิฉะนั้น คุณจะทำงานหนักเกินไปและจะไม่มีเวลาทำสิ่งใด

การวางแผนสัปดาห์ (ลำดับความสำคัญ)
การวางแผนสัปดาห์ (ลำดับความสำคัญ)

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์: แนวคิดช่วยให้คุณสามารถกรองเนื้อหาของแถวตารางได้ - นี่คือวิธีที่คุณสามารถเลือกงานที่มีลำดับความสำคัญได้

6. กำหนดเวลางาน

เครื่องหมายถูกในคอลัมน์ถัดไปแสดงว่างานมีกำหนดเวลาในปฏิทินของคุณหรือไม่ ตัดสินใจว่าจะเรียกใช้เมื่อใดและสร้างกิจกรรมที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณไม่ได้ใช้ Google ปฏิทินหรืออะไรก็ตาม ลองใช้ Notion ด้วยตัวคุณเอง คุณสามารถเพิ่มงานที่กำหนดเวลาไว้สำหรับสัปดาห์ที่นั่นได้

7. มอบหมายงาน

ใช่ คุณมีจำนวนชั่วโมงต่อวันเท่ากับบียอนเซ่ แต่เธอมีทีมผู้ช่วยจำนวนมากที่ทำงานสกปรกให้เธอ ดังนั้นเธอจึงทำมากกว่านั้น อย่างไรก็ตาม หากคุณมีคนที่สามารถเปลี่ยนแปลงงานบางอย่างได้ ให้ดำเนินการและทำเครื่องหมายที่งานที่ได้รับมอบหมายในคอลัมน์ที่เหมาะสม

8. เสร็จสิ้นภารกิจ

ทุกอย่างเป็นเรื่องง่าย เมื่อคุณทำโปรเจ็กต์ของคุณเสร็จแล้วหรือทำงานให้เสร็จ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายในคอลัมน์สุดท้าย

โบนัส

ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้มากขึ้น:

  1. ตรวจสอบการใช้จ่ายของคุณในสัปดาห์ที่ผ่านมาและวางแผนงบประมาณสำหรับสัปดาห์หน้า
  2. คิดเกี่ยวกับเมนูของคุณสำหรับสัปดาห์ เพิ่มสินค้าในรายการช้อปปิ้ง
  3. ประมวลผลกล่องจดหมายของคุณในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมาอย่างทันท่วงทีและจัดเรียงทุกอย่างที่สะสมไว้ที่นั่น
  4. วางแผนออกกำลังกายอย่างน้อย 1 วันต่อสัปดาห์

โปรดจำไว้ว่า GTD นั้นค่อนข้างยืดหยุ่นและสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ ปรับเปลี่ยนเทมเพลตของ Notion ได้ตามสบาย ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ Attention ของ Maria ดูเหมือนซ้ำซากสำหรับฉัน สำหรับฉัน บันทึกย่อก็พอไม่ว่างานจะเร่งด่วนหรือไม่ คุณสามารถลบคอลัมน์และเพิ่มคอลัมน์ของคุณเองได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นฉันจึงสร้างคอลัมน์ชื่อ "ที่ทำงาน" "บ้าน" "ความคิดสร้างสรรค์" และอื่นๆ เพื่อจัดเรียงงานเป็นหมวดหมู่ คุณสามารถทำได้ในแบบของคุณ

แนะนำ: