5 เคล็ดลับช่วยจัดระเบียบวันทำงาน

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ทริคง่ายๆ ที่จะช่วยคุณได้หากคุณไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับทำอะไรเลย

1. จัดลำดับความสำคัญ

มีวิธีที่ง่ายแต่มีประสิทธิภาพในการจัดประเภทกิจการของคุณตามความเร่งด่วนและความสำคัญ นี่คือวงจรที่เรียกว่า Eisenhower Matrix มันถูกคิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีอเมริกัน นายพลแห่งกองทัพสหรัฐฯ และเป็นคนที่มีประสิทธิผลมาก

ฉันมีเรื่องสองประเภท: เรื่องเร่งด่วนและเรื่องสำคัญ สิ่งสำคัญมักไม่ค่อยเร่งด่วน และเรื่องด่วนมักไม่ค่อยมีความสำคัญ

ดไวท์ ดี. ไอเซนฮาวร์

Eisenhower Matrix มีสี่ส่วน แกนนอนแสดงความเร่งด่วนของกรณี และแกนตั้งแสดงความสำคัญ เมทริกซ์ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานทั้งหมดของคุณเป็นหมวดหมู่ได้อย่างง่ายดาย: "ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ", "ด่วนแต่ไม่สำคัญ", "สำคัญและไม่เร่งด่วน" หรือ "ด่วนและสำคัญ"

ลองจัดลำดับความสำคัญของ Eisenhower Matrix แล้วคุณจะทึ่งกับเวลาที่คุณใช้ไปกับเรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญมากนัก ตัวอย่างเช่น ข้อความไม่รู้จบจากเพื่อนร่วมงานหรือโทรศัพท์ที่กวนใจคุณจากงานเร่งด่วนเท่านั้น

ให้เวลากับสิ่งที่ถูกต้อง หากมีเรื่องสำคัญและเร่งด่วนให้ทำทันที วางแผนงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ประมาณเวลาโดยประมาณเพื่อให้งานเสร็จ และตัดสินใจว่าจะทำเมื่อไร เรื่องไม่สำคัญแต่เร่งด่วนสามารถมอบหมายให้คนอื่นได้ เลื่อนงานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญออกไปในภายหลังหรือปฏิเสธงานทั้งหมด

2. ให้เวลากับการทำงานที่ลึกซึ้ง

นักลงทุนร่วมทุน Sam Altman เคยกล่าวไว้ว่า "Digital Distraction เป็นหนึ่งในปัญหาทางจิตวิทยาที่ใหญ่ที่สุดในยุคของเรา" แค่คิดว่า: เราตรวจสอบสมาร์ทโฟนของเราโดยเฉลี่ย 50 ครั้งต่อวัน และตามที่นักวิทยาศาสตร์และนักเขียน Cal Newport ได้กล่าวไว้ สิ่งนี้บั่นทอนความสามารถของเราในการคิดอย่างชัดเจนและสร้างสรรค์

ในพระองค์ “การทำงานร่วมกับหัวหน้า รูปแบบของความสำเร็จจากผู้เชี่ยวชาญด้านไอที” เขาแนะนำแนวคิดของ “การทำงานลึก” งานประเภทนี้แสดงถึงสมาธิและการจดจ่อกับงานเฉพาะอย่างครบถ้วน ไม่มีการรบกวน - ความพยายามและสมาธิสูงสุด นี่เป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถทำงานที่ยากจริงๆ ด้วยระดับคุณภาพที่เหมาะสม

นิวพอร์ตอ้างถึงกลวิธีที่ใช้โดยอดัม แกรนท์ ศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัยเพนซิลเวเนีย เขาอุทิศภาคเรียนฤดูใบไม้ร่วงเพื่อการสอน ฤดูใบไม้ผลิและฤดูร้อนเพื่อการวิจัย และไม่เคยผสมผสานทั้งสองอย่างเข้าด้วยกัน ในระหว่างการวิจัยอย่างเข้มข้น ศาสตราจารย์จะเปิดเผยตัวเองให้อยู่โดดเดี่ยวโดยสมบูรณ์เพื่อที่นักเรียนจะได้ไม่ยุ่งเกี่ยวกับเขา

มีแนวโน้มว่าคุณจะไม่มีโอกาสไปทางเดียวกันและซ่อนตัวจากแหล่งที่มาของการระคายเคืองเป็นเวลาหลายเดือน อย่าท้อแท้ คุณไม่จำเป็นต้องหมกมุ่นอยู่กับ "งานหนัก" ตลอดทั้งเทอม นิวพอร์ตสร้างตารางเวลาของคุณเองตามความชอบส่วนตัวของคุณ

ตัดสินใจว่าเวลาใดที่คุณรู้สึกกระฉับกระเฉงและตื่นตัวมากที่สุด และทำงานที่ยากที่สุดให้ถูกต้อง จากนั้นปิดสมาร์ทโฟนและปฏิเสธที่จะตรวจสอบอีเมล ตัวอย่างเช่น นิวพอร์ตเองก็เริ่มทำงานตั้งแต่เช้า แต่ไม่เคยทำงานหลัง 17.30 น.

3. ประมาณการเวลาประชุม

Paul Graham ผู้ร่วมก่อตั้งศูนย์บ่มเพาะสตาร์ทอัพ Y Combinator ว่าตารางการทำงานมีสองประเภท: กำหนดการ "ผู้จัดการ" และกำหนดการ "ผู้สร้าง"

ตัวเลือกแรกสำหรับผู้จัดงานและผู้บังคับบัญชา ในความเห็นของพวกเขา เวลาทำงานนั้นจัดการได้ง่าย คุณต้องแบ่งวันออกเป็นช่วงเวลารายชั่วโมง และเมื่อมีงานใหม่ปรากฏขึ้น คุณเพียงแค่เผื่อเวลาไว้สองสามชั่วโมงสำหรับงานนั้น โดยทำเครื่องหมายในออร์กาไนเซอร์ ดังนั้น หาก "ผู้จัดการ" ต้องการกำหนดเวลาสำหรับการประชุมทางธุรกิจหรือการระดมความคิด เขาจะดูปฏิทิน หาชั่วโมงว่างและรวบรวมเพื่อนร่วมงาน

แต่สำหรับ "ผู้สร้าง" การประชุมดังกล่าวแม้จะวางแผนไว้ล่วงหน้าก็เป็นหายนะ ท้ายที่สุดแล้ว คนที่มีความคิดสร้างสรรค์ โปรแกรมเมอร์ นักเขียนหรือศิลปิน ไม่แบ่งตารางงานเป็น "ผู้จัดการ" พวกเขามักจะต้องใช้เวลาอย่างน้อยครึ่งวันในการทำงานให้เสร็จ และภายในหนึ่งชั่วโมงพวกเขาจะอุ่นเครื่องได้ดีที่สุด และเมื่อในระหว่างการทำงานของพวกเขา “ผู้สร้าง” ต้องแยกย้ายกันไปประชุมกับเพื่อนร่วมงาน พวกเขาหลุดพ้นจากจังหวะและเป็นเรื่องยากมากสำหรับพวกเขาที่จะกลับไปทำงาน

กำหนดการของผู้จัดการและกำหนดการของผู้สร้างทำงานได้ดีด้วยตัวเอง แต่เมื่อมันมาบรรจบกัน ปัญหาก็เริ่มต้นขึ้น

พอล เกรแฮม

ดังนั้น หากคุณเป็นผู้จัดการ ให้ค้นหาล่วงหน้าจากผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณว่าเมื่อใดที่เป็นการดีกว่าที่จะจัดการประชุมร่วมกัน เพื่อที่จะไม่ขัดขวางผู้คนจากการทำงานในช่วงเวลาที่ไม่เหมาะสมที่สุด

4. ควบคุมการใช้พลังงานของคุณ

Tony Schwartz และ Jim Loer ในชีวิตที่เต็มกำลัง! โต้แย้งว่าทรัพยากรหลักสำหรับคนทำงานที่มีประสิทธิผลไม่ใช่เวลา แต่เป็นพลังงาน คุณสามารถใช้เวลาทั้งวันกับงานยากๆ ได้ แต่ถ้าคุณขาดความแข็งแกร่งทางร่างกายและจิตใจ คุณจะนิ่งเฉยและไม่ทำอะไรที่เป็นประโยชน์ แต่เมื่อคุณมีพลังงานภายในเพียงพอแล้ว คุณสามารถจัดการกับเรื่องยากๆ ได้ภายในสองสามชั่วโมง และใช้เวลาที่เหลือของวันกับสิ่งที่ง่ายกว่า

Schwartz และ Loer แยกแยะพลังงานสี่ประเภท: ร่างกาย อารมณ์ จิตใจ และจิตวิญญาณ และหากคุณพลาดสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ผลผลิตของคุณจะลดลง

• พลังงานทางกายภาพ ส่งผลโดยตรงต่อความสามารถในการตอบสนองต่อสิ่งแวดล้อมและตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง การขาดทรัพยากรนี้เกี่ยวข้องกับโภชนาการที่ไม่ดี การอดนอน และความเมื่อยล้า
• พลังงานทางอารมณ์ ส่งผลต่อความสามารถในการจัดการอารมณ์ของคุณอย่างเหมาะสมในสถานการณ์ที่ตึงเครียด
• พลังจิต ช่วยให้คุณจดจ่อกับงานเดียวและไม่ฟุ้งซ่าน คนที่มีปริมาณมากสามารถมีสมาธิได้แม้ในสถานการณ์ที่ตึงเครียด เมื่อทุกคนรอบตัวเขาพยายามทำให้เขาเสียสมาธิ
• พลังวิญญาณ ช่วยให้คุณเห็นเป้าหมายในกิจกรรมของคุณเพื่อรักษาแรงจูงใจ เธอเติมความกระตือรือร้น ความดื้อรั้น และความมุ่งมั่น

เพื่อรักษาตัวบ่งชี้ทั้งสี่ให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม กินให้ถูกต้อง นอนหลับให้เพียงพอ และออกกำลังกาย (การออกกำลังกายช่วยกระตุ้นการทำงานของสมอง) และใช้เทคนิคง่ายๆในการเติมพลัง

ชีวิตไม่ใช่การวิ่งมาราธอน ชีวิตคือชุดของการวิ่ง

Tony Schwartz

วิธีที่ดีในการสลับระหว่างการทำงานแบบจุ่มเต็มที่และการพักผ่อนสั้นๆ คือเทคนิค Pomodoro ซึ่งเข้ากันได้ดีกับแนวคิด Deep Work ของ Cal Newport หลักการง่าย ๆ คือ เราวัด 25 นาทีด้วยตัวจับเวลาและทำงานที่สำคัญอย่างหนึ่งตลอดเวลาโดยไม่รบกวนสมาธิ จากนั้น - พัก 5 นาที ในช่วงเวลานี้เราเติมพลังงาน จากนั้นเราทำซ้ำวงจรอีกสี่ครั้งและพักยาวเป็นเวลา 20 นาที

5. กินกบเป็นอาหารเช้า

มันเคยเกิดขึ้นกับทุกคนแบบนี้: คุณเจองานบางอย่างที่คุณต้องทำให้เสร็จ แต่คุณไม่ต้องการทำจริงๆ คุณเริ่มเลื่อนเวลาออกไป และเมื่อใกล้ถึงเส้นตาย มันก็จะค้างอยู่กับคุณมากขึ้นเรื่อยๆ เบี่ยงเบนความสนใจจากสิ่งอื่นและทำให้คุณกังวลอีกครั้ง

นักเขียนยอดนิยม Brian Tracy เรียกปัญหาเหล่านี้ว่า "กบ" และเขาแนะนำว่าอย่าเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงภายหลัง แต่ทำโดยเร็วที่สุด

ถ้าคุณกินกบในตอนเช้า เวลาที่เหลือของวันสัญญาว่าจะยอดเยี่ยม เพราะสิ่งที่แย่ที่สุดสำหรับวันนี้ได้จบลงแล้ว

มาร์ค ทเวน

หลังจากกำจัดงานยากๆ ออกไปแล้ว คุณจะรู้สึกพึงพอใจ ได้รับพลังบวกสำหรับช่วงที่เหลือของวัน และคุณสามารถไปยังรายการถัดไปในรายการของคุณได้ด้วยจิตสำนึกที่ชัดเจน