วิธีใช้เวลาน้อยลงในอีเมล

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

การตรวจสอบอีเมลกลายเป็นสิ่งเสพติดสำหรับหลาย ๆ คน แต่คุณสามารถกำจัดมันและเพิ่มผลผลิตของคุณได้

การตรวจสอบอีเมลเป็นเหมือนการพึ่งพา มีหลายเหตุผลนี้.

• เช่นเดียวกับระหว่างมีเพศสัมพันธ์ เล่นการพนัน หรือเสพยา ฮอร์โมนโดปามีนแห่งความสุขจะหลั่งออกมาในสมองระหว่างการตรวจสอบอีเมล
• เราคอยตรวจสอบกล่องจดหมายของเราอยู่เสมอเพราะเราต้องการรับข้อมูลล่าสุดและเรากลัวว่าจะพลาดบางสิ่ง
• เราแยกวิเคราะห์อีเมลเพื่อให้เราผ่อนคลายและไม่ทำสิ่งที่ยากขึ้น

แต่ครั้งนี้น่าจะดีกว่านี้มาก เควิน ครูซ ผู้เขียน 15 เคล็ดลับการบริหารเวลา: วิธีที่คนที่ประสบความสำเร็จทำทุกอย่าง มีเคล็ดลับห้าข้อที่จะช่วยคุณลดเวลาอีเมลของคุณลงครึ่งหนึ่ง

1. เพิ่มการแยกวิเคราะห์ในกำหนดการของคุณ

อย่าตรวจสอบอีเมลของคุณ แต่ดำเนินการ ปฏิบัติต่อการแยกวิเคราะห์ข้อความเหมือนกับที่คุณทำกับงานอื่นๆ วางแผน เพิ่มลงในปฏิทินของคุณ แล้วเริ่มต้น ครูซแนะนำให้จัดเรียงอีเมลของคุณสามครั้งต่อวัน: เช้า บ่าย และเย็น

ระยะเวลาที่ใช้ไปกับเมลไม่สำคัญ บางคนจะใช้เวลาสามชั่วโมงต่อวันในการแยกวิเคราะห์ข้อความ ในขณะที่คนอื่นจะใช้เวลา 30 นาที สิ่งสำคัญคือการเข้าหาธุรกิจนี้อย่างมีสติเหมือนงานประจำ

เควิน ครูซ

2. อย่าส่งสำเนาจดหมายให้ทุกคน

ยิ่งคุณส่งอีเมลน้อยลง คุณก็จะได้รับผลตอบแทนน้อยลง ดังนั้นอย่าพยายามใส่คนจำนวนมากลงในสำเนาจดหมาย รวมทั้งอย่าทำเครื่องหมายในช่อง "ตอบกลับทั้งหมด"

บางคนสามารถลดการรับส่งข้อมูลอีเมลได้ถึง 50% เมื่อพวกเขาฝึกฝนตัวเองให้คิดให้รอบคอบก่อนจะส่งอีเมลใหม่

3. กรองข้อความ

ตั้งค่าตัวกรองเพื่อใส่ตัวอักษรประเภทต่างๆ ลงในโฟลเดอร์ต่างๆ ด้วยวิธีนี้ คุณจะเสียเวลากับข้อความที่สำคัญจริงๆ เท่านั้นและไม่ต้องเสียเวลากับข้อความที่เหลือ

4. หยุดใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ

หลายคนส่งข้อความถึงตัวเองด้วยงานที่แตกต่างกันไปในภายหลัง โดยเปลี่ยนเมลบ็อกซ์เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำอื่น แต่สิ่งนี้ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น

ครูซแนะนำแนวทางนี้ เมื่อคุณเปิดอีเมลใหม่ ให้ถามตัวเองก่อนว่าคุณสามารถลบได้หรือไม่ ถ้าไม่ ให้พิจารณาว่าคุณสามารถมอบหมายให้ใครซักคนได้หรือไม่ หากไม่สามารถทำได้ ลองคิดดูว่าคุณสามารถจัดการกับมันได้ภายในเวลาไม่ถึงห้านาทีหรือไม่ ถ้าใช่ก็เยี่ยม ถ้าไม่ ให้วางจดหมายไว้สำหรับภายหลัง แต่อย่าทิ้งไว้ในกล่องจดหมาย แต่ให้โอนไปที่ปฏิทินและเลือกวันที่และเวลาที่เจาะจงที่คุณสามารถทำได้

5. สื่อสารความตั้งใจของคุณกับผู้อื่น

ปรึกษาเรื่องนี้กับเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้คุณทำตามแผนได้ง่ายขึ้น บอกหัวหน้าของคุณว่าในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน คุณจะต้องปิดการแจ้งเตือนอีเมลใหม่และแยกวิเคราะห์อีเมลในบางช่วงเวลาเท่านั้น

ยังตกลงกันได้ว่าจะสามารถติดต่อคุณได้ในกรณีเร่งด่วนอย่างไร

พยายามลดเวลาที่ใช้ในการทำงานกับอีเมล คุณต้องเปลี่ยนนิสัย และสิ่งนี้มักจะทำได้ยากในทันที โปรดอดทนรอและเตรียมพร้อมที่จะตระหนักว่าไม่จำเป็นต้องเสียเวลากับจดหมายมากนัก