สารบัญ:
2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
การบริหารเวลาด้วยความแม่นยำของเยอรมัน
วิธี ALPEN คืออะไร
นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งในการวางแผนสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าจะมีเวลาสำหรับทุกสิ่งและในขณะเดียวกันก็ไม่ต้องคลั่งไคล้กับภาระงาน มันถูกคิดค้นโดย Lothar Seivert ศาสตราจารย์เศรษฐศาสตร์ชาวเยอรมันและผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลา
ผู้เขียนวิธีการได้แบ่งออกเป็นห้าองค์ประกอบ ในที่สุดตัวอักษรตัวแรกในชื่อของขั้นตอนก็กลายเป็นคำภาษาเยอรมัน ALPEN (ในภาษารัสเซีย "Alps"):
NS - ทำรายการงาน (NS อัฟกาเบน);
หลี่ - ประมาณการเวลาที่ต้องการ (หลี่ änge schätzen);
NS - การวางแผนเวลาบัฟเฟอร์ (NSufferzeiten einplanen);
อี - การจัดลำดับความสำคัญของงาน (อีntscheidungen เทรฟเฟน);
NS - สรุป (NS ควบคุม)
สาระสำคัญของวิธีการนี้คือการทำความเข้าใจว่างานใดควรค่าแก่เวลาจริง ๆ และงานใดบ้างที่จะทิ้งไว้ในภายหลัง นอกจากนี้ ให้มองตามความเป็นจริงเกี่ยวกับเวลาที่คุณจะต้องใช้ และจำไว้ว่าการทำงานโดยไม่หยุดชะงักเป็นหนทางสู่ความเหนื่อยหน่าย
โดยพื้นฐานแล้ว วิธี ALPEN คือการผสมผสานระหว่างการจัดกำหนดการบล็อกกับเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์จากการจัดการเวลาแบบคลาสสิก
วิธีวางแผนเคสโดยใช้วิธี ALPEN
ทำรายการ
เขียนทั้งหมด - ทุกสิ่งที่คุณอยากจะทำในวันนี้ เพียงเขียนลงในสมุดโน้ต สมุดโน้ต หรือสมุดวางแผนในโทรศัพท์ของคุณ
แน่นอนว่าสิ่งล่อใจในการสร้างรายการทางจิตนั้นยอดเยี่ยม แต่ทรัพยากรของหน่วยความจำ "การทำงาน" ของมนุษย์นั้นไม่จำกัด ตามรายงานบางฉบับ มันสามารถจัดเก็บงานหรืออ็อบเจ็กต์ได้สูงสุดสี่รายการพร้อมกัน
อย่าเสียเวลาจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่าง ๆ ก่อน - เพียงแค่เขียนสิ่งที่อยู่ในใจ รายการนี้จะต้องกลายเป็นที่น่าประทับใจอย่างน่ากลัว ไม่เป็นไร มันควรจะเป็นอย่างนั้น
ประมาณการว่าจะใช้เวลานานแค่ไหน
ใครก็ตามที่พยายามวางแผนสิ่งต่าง ๆ อย่างน้อยหนึ่งครั้งเกือบจะก้าวเข้าสู่ความชื่นชอบของผู้มาใหม่ในการบริหารเวลา: เขาทำรายการ 15 งาน แต่ในที่สุดเขาไม่ได้ทำแม้แต่ครึ่งเดียวเพราะปรากฏว่าทางร่างกาย ไม่เข้ากับวันทำงาน เป็นผลให้ฉันอารมณ์เสียและละทิ้งเทคนิคการบริหารเวลาแบบใหม่ทั้งหมดเหล่านี้
เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณต้องเข้าใจค่าใช้จ่ายด้านเวลา ลองนึกดูว่าแต่ละงานในรายการของคุณจะใช้เวลากี่นาทีหรือชั่วโมง ให้สมจริงที่สุด สร้างจากประสบการณ์ที่ผ่านมา และอย่าลืมลักษณะบุคลิกภาพของคุณ เช่น คุณเหนื่อยเร็วหรือผัดวันประกันพรุ่ง ต้องจำไว้ว่าเรื่องทั้งหมดเหล่านี้มีไว้สำหรับคุณ ไม่ใช่สำหรับซูเปอร์แมนในจินตนาการ
เมื่อคุณคำนวณเสร็จแล้ว ให้จดเวลาโดยประมาณไว้ข้างๆ แต่ละรายการ
วางแผนเวลาบัฟเฟอร์ของคุณ
ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งคือการวางแผนสิ่งต่างๆ ทีละอย่าง ประการแรก กลยุทธ์ดังกล่าวไม่ได้คำนึงถึงว่าบุคคลจำเป็นต้องหยุดพัก และประการที่สอง นำไปสู่ความจริงที่ว่าแผนทั้งหมดมีความเสี่ยงที่จะยุบเนื่องจากความล่าช้าเล็กน้อยหรือเหตุสุดวิสัย
การประชุมใช้เวลานานกว่ากำหนดเล็กน้อย ผู้รับเหมาสั่งช้าหน่อย เพื่อนร่วมงานบางคนมาสาย คุณติดอยู่ในรถติด เด็กกำลังแต่งตัวเป็นเวลานานในโรงเรียนอนุบาล - และนั่นคือทั้งหมด สิ่งต่อไปนี้ต้องเลื่อนออกไป หรือแม้กระทั่งยกเลิกและวาดใหม่ทั้งหมดทั้งวัน ซึ่งมักจะโกรธและหงุดหงิดมาก
ดังนั้น หลังจากแต่ละงาน มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะรวมเวลาบัฟเฟอร์ที่เรียกว่าในแผน นั่นคือสิ่งที่คุณไม่ได้ใช้กับอะไร
หากมีข้อผิดพลาด ช่องเปล่าเหล่านี้จะช่วยคุณจัดการกับส่วนที่เหลือของธุรกิจ และหากไม่มีเหตุสุดวิสัยเกิดขึ้น คุณจะใช้เวลาว่างเพื่อหยุดพัก: ดื่มกาแฟ เดินเล่น อ่านหนังสือ หรือเพียงแค่นั่งเงียบๆ สุดท้าย คุณสามารถอุทิศเวลานี้ให้กับงานเพิ่มเติมหรือโครงการส่วนตัวได้
คุณต้องกำหนดขนาดของบล็อกบัฟเฟอร์ด้วยตัวเอง ตามวิธีการของ ALPEN ควรคิดเป็น 40% ของเวลาทำงาน
จัดลำดับความสำคัญของงาน
ในขั้นตอนนี้ มักจะเป็นที่ชัดเจนว่า ในช่วงเวลาที่กำหนดและบัฟเฟอร์บล็อก รายการสิ่งที่ต้องทำที่บุคคลที่รวบรวมครั้งแรกนั้นไม่สามารถเอาชนะได้ทางกายภาพในหนึ่งวัน ดังนั้น คุณต้องจัดลำดับความสำคัญและเลือกงานที่จะเก็บไว้ และงานที่จะยกเลิกหรือกำหนดเวลาใหม่
ด้วยเหตุนี้เครื่องมือคลาสสิกจึงเหมาะสม - เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ ตามนั้น งานทั้งหมดจากรายการจะถูกแบ่งออกเป็นสี่ประเภทตามเงื่อนไข:
- ที่สำคัญและเร่งด่วน พวกเขาต้องได้รับการแก้ไขก่อน
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน คุณสามารถใช้เวลากับสิ่งเหล่านี้ได้หลังจากที่คุณจัดการกับกลุ่มแรก
- ด่วนแต่ไม่สำคัญ … เป็นการดีกว่าที่จะมอบหมายพวกเขาหรือทำให้พวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่สามหลังจากคนสำคัญเพื่อไม่ให้อุทิศพวกเขาทั้งวันและไม่ตกหลุมพรางของความเร่งด่วน
- ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ … สิ่งเหล่านี้ควรถูกลบ ส่งต่อให้ผู้อื่น หรือใส่ไว้ด้านหลัง
ดังนั้นรายการของคุณจะลดลงอย่างมากและจะใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากขึ้น
สรุป
ในตอนท้ายของวัน เปิดโปรแกรมวางแผนวันของคุณและถามตัวเองสองสามคำถาม:
- คุณทำอะไรได้บ้างและไม่ได้ทำอะไร
- คุณมีเวลาเพียงพอสำหรับงานที่กำหนดเวลาไว้ทั้งหมดหรือไม่?
- ฉันได้ประมาณเวลาที่ต้องการอย่างถูกต้องแล้วหรือฉันควรใส่เพิ่มในครั้งต่อไปหรือไม่?
- แผนของฉันมีเวลาบัฟเฟอร์เพียงพอเพื่อชดเชยเหตุสุดวิสัยและมีเวลาพักผ่อนหรือไม่
- ฉันมีเวลาจัดการกับทั้งเรื่องสำคัญและเรื่องเร่งด่วนเพื่อไม่ให้รบกวนกำหนดเวลา แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ต้องยุ่งกับงานประจำหรือไม่
- คุณจะทำอย่างไรเพื่อให้แผนสะดวกสำหรับฉันในครั้งต่อไป
เมื่อคุณตอบคำถาม ให้จัดตารางงานที่คุณยังไม่ได้จัดการใหม่เป็นวันถัดไป และทำแผนใหม่โดยคำนึงถึง "การแก้ไขข้อผิดพลาด" ในใจ