เหตุใดเราจึงไม่มีกำหนดเวลาและจะหยุดมันได้อย่างไร
เหตุใดเราจึงไม่มีกำหนดเวลาและจะหยุดมันได้อย่างไร
Anonim

หากคุณรู้สึกเศร้าใจที่ไม่มีเวลาส่งงานตรงเวลา ให้อ่านบทความนี้โดยด่วน เราอธิบายว่าทำไมการพลาดกำหนดเวลาจึงไม่ใช่ความผิดของคุณ และเราแจ้งให้คุณทราบถึงวิธีดำเนินการตามกำหนดเวลา

เหตุใดเราจึงไม่มีกำหนดเวลาและจะหยุดมันได้อย่างไร
เหตุใดเราจึงไม่มีกำหนดเวลาและจะหยุดมันได้อย่างไร

ฉันรักกำหนดเวลา! โดยเฉพาะเสียงนกหวีดที่พวกเขาเป่า

นักเขียน ดักลาส อดัมส์

เราทุกคนทราบดีว่าการวางแผนมีความสำคัญต่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด บางครั้งเราก็หมกมุ่นอยู่กับเขาอย่างแท้จริง แต่เมื่อถึงเวลาที่จะเริ่มดำเนินการตามรายการงาน เราก็เริ่มที่จะเลื่อนออกไป โดยให้รอจนนาทีสุดท้าย หรือแม้แต่ขัดขวางกำหนดเวลาโดยสิ้นเชิง สิ่งนี้เกิดขึ้นกับทุกคนไม่มากก็น้อย และมีเหตุผลสำหรับสิ่งนี้ซึ่งอยู่ในลักษณะเฉพาะของความคิดของเรา

ทำไมเราถึงไม่มีกำหนดเวลา?

คุณอาจเคยได้ยินประวัติของโรงอุปรากรซิดนีย์ซึ่งวางแผนจะแล้วเสร็จในปี 2506 ที่ 7 ล้านดอลลาร์ออสเตรเลีย และในที่สุดก็สร้างเสร็จเพียง 10 ปีต่อมาในปี 2516 นอกจากนี้การออกแบบดั้งเดิมของโรงละครได้รับการเปลี่ยนแปลงมากมายและอาคารก็เล็กลงและส่งผลให้ใช้เงินไป 102 ล้านดอลลาร์!

นักออกแบบตกเป็นเหยื่อของความผิดพลาดอย่างกว้างขวาง: พวกเขาตัดสินผิดว่างานจะใช้เวลานานแค่ไหน ครั้งแล้วครั้งเล่าที่พวกเขาต้องผลักดันกำหนดเวลาและเปลี่ยนแผนงานเพราะพวกเขาไม่ได้คำนึงถึงปัญหาที่ส่งผลต่อความเร็วของโครงการ

ความคิดของเรามีโครงสร้างในลักษณะที่เราวางแผนเวลาและเงินได้มากเท่าที่จำเป็น หากทุกอย่างเป็นไปตามสถานการณ์ที่ดีที่สุด

แต่มีอุปสรรคระหว่างทางอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ซึ่งเป็นผลให้ปริมาณงานเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว จากนั้นเราจะอธิบายเส้นตายที่พลาดไปโดยข้อเท็จจริงที่มีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น และไม่ใช่เพราะเราไม่สามารถคำนึงถึงความเป็นไปได้ที่เหตุการณ์เหล่านั้นจะเกิดขึ้นในขั้นตอนการวางแผน

ทำไมเราถึงต้องการกำหนดเวลาอยู่ดี?

กำหนดเวลาที่เข้มงวดไม่เพียงแต่พังทลายอย่างต่อเนื่อง แต่ยังสร้างความเครียดให้กับผู้เข้าร่วมโครงการด้วย ดังนั้นมันอาจจะดีกว่าที่จะปฏิเสธพวกเขา เลขที่. บ่อยครั้ง การมีเส้นตายเป็นเหตุผลเดียวที่ทำให้งานเลิกรา

ก่อนหน้านี้ คำว่า เส้นตาย ถูกใช้เพื่ออธิบายแนวรอบเรือนจำ ซึ่งเกินกว่าที่นักโทษไม่สามารถอ้อนวอนได้ไม่ว่ากลางวันหรือกลางคืน ด้วยความเจ็บปวดจากการถูกกระสุนปืนทันที

ตอนนี้กำหนดเวลาเกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น และความล้มเหลวของพวกเขาไม่ได้คุกคามการดำเนินการของทั้งแผนก แต่สาระสำคัญยังคงเหมือนเดิม: กำหนดเวลาคือชีวิตหรือความตายสำหรับผลิตภาพหรือโครงการของคุณ

งานเติมเต็มเวลาที่กำหนดสำหรับมัน

กฎของพาร์กินสัน

งานใด ๆ จะใช้เวลาตราบเท่าที่คุณจัดสรรให้ นั่นเป็นสาเหตุที่บางครั้งเราสงสัยว่าเราจะทำบางสิ่งให้เสร็จได้เร็วแค่ไหน ด้วยเหตุผลเดียวกัน บ่อยครั้งเราถึงขีดจำกัดของความเป็นไปได้ในนาทีสุดท้ายที่จะทำสิ่งที่ได้รับจัดสรรไว้เป็นเวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ให้เสร็จ

เมื่อพิจารณาจากกฎของพาร์กินสันแล้ว เราเข้าใจดีว่าหากเราไม่กำหนดกรอบเวลาเพื่อให้งานเสร็จลุล่วง เราจะทำตลอดไป!

วิธีเอาชนะกำหนดเวลาคงที่

วิธีจัดการกับการวางแผนที่ไม่ดีและเปลี่ยนการมีอยู่ของกำหนดเวลาให้เป็นประโยชน์ของคุณ? มันจะยากมากเพราะเราจะต้องต่อสู้กับความผิดพลาดอย่างเป็นระบบของความคิดของเรา แต่การรู้ว่ากำหนดเวลาเปลี่ยนพฤติกรรมของเราจะช่วยให้เรามีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร

เริ่มสดใส

เมื่อคุณกระจายปริมาณงานในระยะเวลาหนึ่งเดือน หนึ่งสัปดาห์ หรือหนึ่งวันล่วงหน้า ให้ให้คะแนนจุดเริ่มต้นของช่วงเวลานั้นอย่างแน่นหนาที่สุดเท่าที่จะทำได้ และยกเลิกการโหลดเวลาที่เหลือจนกว่าจะถึงเส้นตายให้มากที่สุด

มุ่งเน้นไปที่งานที่ยากที่สุด สำคัญ และใช้เวลานานที่สุดของโครงการก่อน คุณจะยังคงทำนานกว่าที่คุณคาดไว้ ถ่อมตน.แต่ต้องขอบคุณการเริ่มต้นอย่างแข็งขัน เมื่อสิ้นสุดระยะเวลา คุณจะมีเวลาในการแก้ปัญหาที่ไม่ได้วางแผนและทำงานให้เสร็จ

ในช่วงก่อนกำหนดเส้นตาย คุณไม่จำเป็นต้องดำดิ่งไปกับงานที่ซับซ้อนใหม่ๆ เผชิญหลุมพรางที่คุณยังไม่รู้

กำหนดเวลาเพิ่มเติม

สำหรับตัวคุณเอง ให้กำหนดเส้นตายก่อนวันจริงสองสามวัน นี่คือสิ่งที่นักการตลาด Matthew Guay แห่ง Zapier ให้คำแนะนำ เหมาะอย่างยิ่งหากคุณไม่รู้ว่าคุณมีเวลาเท่าไรตั้งแต่กำหนดเวลาส่วนตัวจนถึงวันจริง - หนึ่งหรือสามวัน แต่สถานการณ์ดังกล่าวนำเสนอได้ไม่ดี แน่นอน คุณจะยังจำเวลาที่คุณเหลือได้ ดังนั้นมันจะต้องใช้พลังใจเพื่อที่จะไม่รบกวนเส้นตายของคุณ

หารางวัลให้ตัวเองถ้าคุณทำงานให้เสร็จตามกำหนด อย่างไรก็ตาม ความพอใจจากงานที่ทำเสร็จตรงเวลาจะเป็นรางวัลที่ดี

คำแถลงสาธารณะ

“ฉันสาบานอย่างจริงจังว่าจะเขียนบทความให้เสร็จภายในห้าโมงเย็น” - พูดไม่อยู่ในหัวของคุณ แต่ให้ดังไปทั่วทั้งสำนักงาน ตอนนี้ความนับถือตนเองของคุณได้เข้ามามีบทบาท อะไรจะเจ็บปวดกว่าสำหรับคุณ: การบังคับตัวเองให้ทำงานอย่างแข็งขันหรือพลาดกำหนดเวลาและยอมรับความล้มเหลวอย่างดัง

นักเขียนชื่อ Evelyn Waugh ที่กำลังเริ่มเขียนนิยายเรื่องใหม่ Return to Brideshead ได้ประกาศต่อสาธารณชนว่า "ฉันกำลังเริ่มหนังสือเล่มใหม่และจะเขียนมันในสามเดือน" เขาไม่ตรงตามกำหนดเวลาและหลายครั้งขอเลื่อนกำหนดส่งต่อสาธารณะอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม เขาอ่านนิยายจบค่อนข้างเร็ว เพราะเขารู้ว่าผู้อ่านจำสัญญาของเขาได้และรอให้มันสำเร็จ

การแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องของกำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามา

หากเราเริ่มทำงานในโครงการขนาดใหญ่ กรอบเวลามักจะค่อนข้างยาว เส้นตายกลายเป็นสิ่งที่เป็นนามธรรม - ที่ไหนสักแห่งที่นั่นสักวันหนึ่ง ยิ่งอยู่ใกล้กันมากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งตระหนักได้ชัดเจนว่าเหลือเวลาอีกเท่าไร และเราสามารถเปรียบเทียบปริมาณงานกับปริมาณงานที่เหลืออยู่ได้อย่างเพียงพอ

ตั้งเตือนตัวเองอย่างสม่ำเสมอซึ่งจะนำคุณกลับสู่ความเป็นจริงอย่างต่อเนื่อง โดยแจ้งให้คุณทราบในวันที่ X กำลังใกล้เข้ามา:

  • วันครบกำหนดจะหมดอายุในหนึ่งเดือน
  • สัปดาห์;
  • สามวัน;
  • วัน;
  • 8 โมง

ใช่ มันเครียด มันจะน่ารำคาญ แต่นี่อาจเป็นวิธีเดียวที่จะกระตุ้นตัวเอง?

ธุรกิจใดๆ ก็ตามใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้เสมอ แม้แต่กับกฎหมายของ Hofstadter

กฎของฮอฟสแตดเตอร์

กฎหมายแบบเรียกซ้ำที่ตลกขบขันนี้จาก Douglas Hofstadter, Ph. D. กล่าวถึงความเป็นไปไม่ได้ของกำหนดเวลา กำหนดเส้นตายถูกสร้างขึ้นมาเพื่อขัดขวางอย่างแท้จริง อย่างไรก็ตาม เราหวังว่าคำแนะนำของเราจะช่วยคุณหลีกเลี่ยงการผลักดันสิ่งต่างๆ ไปสู่จุดแตกหัก ซึ่งความล้มเหลวอย่างต่อเนื่องในการดำเนินการตามกำหนดส่งจะส่งผลเสียอย่างมากต่อชื่อเสียงในการทำงานของคุณ และทำให้คุณอยู่ในสภาวะที่มีความเครียดอย่างต่อเนื่อง