10 เคล็ดลับในการทำให้ Google เอกสารของคุณทำงานได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เราขอนำเสนอคำแปลดัดแปลงของบทความของ Saikat Basu ซึ่งมีเคล็ดลับ 10 ข้อสำหรับการทำงานกับ Google เอกสาร

ปี 2006 เป็นก้าวสำคัญในประวัติศาสตร์ของ Google: Oxford English Dictionary ใช้คำว่า "google" แนวคิดนี้ได้กลายเป็นชื่อครัวเรือน ตั้งแต่นั้นมา การค้นหาบนเว็บก็หมายถึงการค้นหาด้วยกูเกิล Good Corporation มีผลกระทบอย่างมากต่อพฤติกรรมออนไลน์ของเรา: เราปฏิบัติตามมารยาททางธุรกิจของ Gmail เปิดหน้าต่างสู่โลกด้วยการเปิดตัว Chrome ทุกเช้า และใช้ Google ไดรฟ์เพื่อให้เกิดประสิทธิผล

สาเหตุของความนิยมของ "Google Docs" ในหลักการทำงานบนคลาวด์ เครื่องมือของ Google ไดรฟ์ทั้งหมดนั้น โปรแกรมแก้ไขข้อความมีความสำคัญที่สุดสำหรับงานประจำวัน

ในการทำให้ Google เอกสารของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ให้ใช้หลักเกณฑ์ 10 ข้อต่อไปนี้

โบนัส: เพิ่ม Google เอกสารไปยังเครื่องเรียกใช้งานแอป Chrome บนทาสก์บาร์ Windows หรือ Mac ของคุณ คลิกสองครั้ง - และคุณอยู่ใน "เอกสาร"

ค้นหาอย่างรวดเร็ว

คุณสามารถค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายด้วยการป้อนวลีสำคัญลงในแถบค้นหาที่ด้านบน ลูกศรเล็กๆ ทางด้านขวาจะช่วยคุณปรับแต่งเกณฑ์การค้นหาของคุณ:

ประเภทไฟล์ (โฟลเดอร์ เอกสาร ภาพถ่าย PDF และอื่นๆ);
เปิดด้วย Google เอกสาร, Google วาดเขียน, Google ชีต, โปรแกรมเสริมใดๆ ที่ติดตั้งไว้
เจ้าของ (ฉันไม่ใช่ฉันใคร)

อีกสิ่งหนึ่งที่ทำให้การค้นหาง่ายขึ้นคือการใช้ใบเสนอราคาที่ถูกต้องสำหรับไฟล์ที่คุณต้องการค้นหา Google ไดรฟ์จะเปิดเอกสารและเน้นข้อความค้นหาที่ใช้ นอกจากนี้ เช่นเดียวกับ googling คุณสามารถใช้ตัวดำเนินการบูลีน เช่น หรือเพื่อขยายขอบเขตการค้นหาของคุณ

กด "/" เพื่อไปที่ช่องค้นหา

สำหรับรายการตัวเลือกการค้นหาของ Google ไดรฟ์ทั้งหมด โปรดดูที่ สุดท้าย อย่าลืมค้นหาตะกร้าสินค้าของคุณ

ข้ามไปที่เมนูคำสั่ง "ซ่อน" อย่างรวดเร็ว

Google เอกสารคล้ายกับชุดสำนักงานอื่นๆ อาจง่ายกว่า Microsoft Word แต่ก็มีคำสั่งที่มีประโยชน์มากมายในเมนู กด Alt + / เพื่อไปที่การค้นหาเมนู ป้อนสิ่งที่คุณกำลังมองหาในฟิลด์ที่เปิดขึ้น และฟังก์ชันจะเริ่มขึ้น

โดยการค้นหาผ่านเมนู คุณจะพบเครื่องมือแก้ไขอื่นๆ ที่มีอยู่ใน Google เอกสาร

จากไอเดียบน Google Keep สู่ร่างบน Google Docs

เป็นบริการที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างและจัดเก็บบันทึกย่อ คุณสมบัติที่ดีที่สุดคือความสามารถในการเขียนตามคำบอกและจดจำข้อความจากภาพถ่าย แต่คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถเปลี่ยนโน้ตเป็นเอกสารได้ในคลิกเดียว?

ด้วยการส่งออกนี้ คุณสามารถแก้ไขและ "ขัดเกลา" ความคิดของคุณที่มีอยู่แล้วใน Google เอกสาร ที่ขาดไม่ได้สำหรับนักเรียนและคนเขียน - ช่วยประหยัดเวลาได้มาก

วิเคราะห์คำศัพท์ของคุณด้วย Word Cloud

นักเขียนคำโฆษณา บล็อกเกอร์ นักเรียน และนักการศึกษาสามารถใช้ word cloud หรือ tag cloud เพื่อไปยังส่วนต่างๆ ของเอกสารได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเห็นว่าคุณใช้คำใดมากเกินไป

คุณสามารถใช้โปรแกรมสร้าง word cloud - ตัวอย่างเช่น Tag Cloud Generator - ในเอกสารใดๆ ที่มี 50 คำขึ้นไป คุณสามารถพบและติดตั้งโปรแกรมเสริม Google-Drive ฟรีได้จากเมนูส่วนเสริม → รับส่วนเสริม …

คุณสามารถใช้ word cloud ผ่านเมนูเดียวกันได้ มันจะแสดงในหน้าต่างเล็ก ๆ ทางด้านขวา หากเอกสารไม่เสร็จ คุณแก้ไขต่อ จากนั้นคลิกปุ่มรีเฟรชคลาวด์เป็นครั้งคราวเพื่อรีเฟรชแท็กคลาวด์

Tag Cloud Generator ยังทำงานบนตารางอีกด้วย ข้อเสียเปรียบเพียงอย่างเดียวคือไม่สามารถปรับขนาดแผงที่แสดงคำที่ใช้

ค้นหาและวางในคลิกเดียว

ด้วยเครื่องมือค้นคว้า คุณไม่จำเป็นต้องออกจากเอกสารที่คุณกำลังทำงานอยู่ใน Google ข้อมูลบางอย่าง ท้ายที่สุด การเปิดแท็บใหม่ในเบราว์เซอร์ก็ต้องใช้เวลาเช่นกัน เครื่องมือในตัวนี้ช่วยให้คุณค้นหาและแทรกข้อมูลลงในเอกสารหรือตารางที่คุณใช้ เปิดเครื่องมือ → วิจัย (Ctrl + Alt + Shift + I)

ช่องค้นหาจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังใบเสนอราคาได้ในคลิกเดียวโดยป้อนด้วยตนเองหรือเพียงแค่ไฮไลต์

รูปแบบการอ้างอิงที่ใช้ได้คือ MLA, APA และ Chicago

นอกจากนี้ คำพูดที่มีกรอบสวยงามเป็นเพียงหนึ่งในคุณสมบัติของเครื่องมือวิจัยคุณยังสามารถอ้างถึงสถิติในตารางได้อีกด้วย เมื่อใช้การค้นหา คุณยังสามารถปรับแต่ง SERP เพื่อแสดงโพสต์ Google+ อีเมลของคุณ และอื่นๆ ได้อีกด้วย มีตัวกรองพิเศษสำหรับทั้งหมดนี้

จัดรูปแบบข้อความอย่างรวดเร็วในที่ต่างๆ

Google เอกสารมีเครื่องมือจัดรูปแบบ Paint ที่ให้คุณสร้างเทมเพลตการจัดรูปแบบและนำไปใช้กับส่วนใดก็ได้ของข้อความ เลือกคำ ประโยค หรือข้อความอื่นๆ แล้วแก้ไข: กำหนดขนาด แบบอักษร และอื่นๆ จากนั้นคลิกรูปแบบเพ้นท์ หลังจากนั้น คุณสามารถใช้พารามิเตอร์การจัดรูปแบบที่ระบุกับส่วนย่อยอื่นได้ เพียงแค่คลิกเข้าไป

“ปิ๊ง! ใช้งานได้เพียงครั้งเดียว! - คนคลางแคลงใจจะบอกว่า หากคุณต้องการใช้พารามิเตอร์การจัดรูปแบบที่ระบุมากกว่าหนึ่งครั้ง ให้คลิกที่ไอคอนรูปแบบ Paint สองครั้ง กดปุ่มนี้อีกครั้งเพื่อหยุดเวทย์มนตร์ไม่ให้ทำงาน

การใช้รูปภาพปลอดค่าลิขสิทธิ์

Google เอกสารมีการค้นหาของ Google รูปภาพที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาและแทรกรูปภาพลงในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว แต่มีแหล่งที่มาของรูปภาพอีกสองแหล่ง - LIFE และ Stock Photos รูปภาพจากไฟล์เก็บถาวร LIFE มีใบอนุญาตที่ให้สิทธิ์ใช้งานในเชิงพาณิชย์ได้ แต่จำเป็นต้องระบุการประพันธ์ ในปี 2012 Google ได้เลือกภาพถ่ายใหม่ 5,000 ภาพในหมวดหมู่ ธรรมชาติ, สภาพอากาศ, สัตว์, กีฬา, อาหาร, การศึกษา, เทคโนโลยี, ดนตรี และอื่นๆ

Google เตือนว่าภาพมีไว้เพื่อการใช้งานส่วนบุคคลและเชิงพาณิชย์ภายใน Google ไดรฟ์เท่านั้น และต้องใช้ภายในนโยบายของบริการ

คุณสามารถแทรกรูปภาพโดยใช้ URL รูปภาพจะถูกบันทึกไว้ในเอกสารของคุณและจะสามารถใช้ได้แม้ว่าต้นฉบับจะถูกลบออกจากเว็บ

พูดถึงใครบางคนเมื่อแสดงความคิดเห็น

การทำงานร่วมกันใน Google Docs ขึ้นอยู่กับการแสดงความคิดเห็น ดังที่กล่าวไปแล้ว มีวิธีที่รวดเร็วในการดึงความสนใจของบุคคลไปยังความคิดเห็นหนึ่งๆ เน้นข้อความที่ต้องการแล้วคลิก "เพิ่มความคิดเห็น" (แทรก → ความคิดเห็น) ในช่องความคิดเห็นที่เปิดขึ้น ให้ป้อน "@" หรือ "+" แล้วเริ่มพิมพ์ชื่อบุคคลที่คุณต้องการ

Google เอกสารจะเลือกบุคคลจากรายชื่อผู้ติดต่อ Gmail ของคุณโดยอัตโนมัติและแจ้งให้เธอทราบทางอีเมล หากบุคคลนี้ไม่มีสิทธิ์ดูเอกสารนี้ คุณต้องให้สิทธิ์เข้าถึง

ทางลัดสำหรับสูตรทางคณิตศาสตร์

Google เอกสารมีตัวแก้ไขนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ที่สะดวก: แทรก → สมการ ด้วยสิ่งนี้ คุณไม่เพียงแต่สามารถพิมพ์นิพจน์ทางคณิตศาสตร์ได้เท่านั้น แต่ยังทำงานอย่างสะดวกกับเพื่อนร่วมงานด้วย

ใช้ทางลัดเพื่อเร่งกระบวนการ ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อน "อัลฟา" ตามด้วยช่องว่างและวงเล็บ Google เอกสารจะแปลงค่านั้นเป็น α คุณยังสามารถเพิ่มตัวยกหรือตัวห้อยได้อย่างง่ายดายโดยป้อน "^" และ "_" ตามลำดับ สำหรับเศษส่วน ให้ป้อน "frac"

รายการทางลัดที่สมบูรณ์สำหรับนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ สำหรับสูตรที่ซับซ้อนมากขึ้น ให้ใช้ส่วนขยาย g (คณิตศาสตร์) Google ไดรฟ์ของ Chrome ฟรี

ทางลัดอื่นๆ เพื่อประหยัดเวลา

กด "Ctrl + /" แล้วคุณจะเห็นรายการเทมเพลตจำนวนมากสำหรับการจัดการเอกสารอย่างรวดเร็ว ปุ่มนำทางหลายปุ่มจะเหมือนกับ Gmail นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างทางลัดของคุณเองได้

ไปที่เครื่องมือ → ค่ากำหนด → การแทนที่อัตโนมัติ