วิธีทำงานให้เสร็จและทำงานน้อยลง

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ใน 4, 5 ชั่วโมง คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากกว่าในที่ทำงานเต็มวันที่ วันนี้เราเผยแพร่เคล็ดลับที่น่าสนใจ 6 ข้อจาก Elena Prokopets นักเขียนและนักประพันธ์เดินทางเกี่ยวกับการค้นพบทางวัฒนธรรม

เมื่อวานนี้ ฉันข้ามพรมแดน 2 แห่ง เสร็จสิ้นโครงการต่อเนื่องสามโครงการกับลูกค้า ปิดข้อตกลงที่มีแนวโน้มสูง และในตอนเย็น ฉันทานอาหารที่บ้านกับเนื้อคู่ของฉัน

ฉันทำงาน 25 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ นอนแปดชั่วโมงต่อวัน ไม่มีตารางงาน และยังจัดการทำสิ่งต่างๆ ได้อีกมาก มากกว่าตอนที่ฉันติดอยู่กับโต๊ะทำงานมากกว่า 60 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ฉันห่างไกลจากการเป็นยอดมนุษย์ ทุกสิ่งที่อธิบายไว้ข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น

คุณเห็นไหมว่าการเป็นอิสระจากสถานที่และทำงานเพื่อตัวเองมานานกว่าหนึ่งปี ฉันได้เรียนรู้บทเรียนอันมีค่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพและการจัดการเวลาของตัวเอง

ด้านล่างนี้คือรายการแฮ็กชีวิตที่อาจดูง่ายมาก อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณได้ลองใช้มันจริงๆ คุณจะสังเกตเห็นว่างานของคุณใช้เวลาน้อยลงเรื่อยๆ

1. ใช้ประโยชน์จากเอฟเฟกต์ Zeigarnik

สมองมีฟังก์ชันที่รบกวนจิตใจคุณตลอดเวลาเพื่อเตือนคุณถึงสิ่งที่คุณทำไม่เสร็จ ซึ่งจะเป็นการกระตุ้นให้คุณทำงานให้เสร็จ นี่คือเอฟเฟกต์ Zeigarnik และมันจะช่วยให้คุณทำงานที่คุณได้เริ่มต้นไปแล้วให้สำเร็จ

ไม่สำคัญว่าคุณชอบที่จะแก้ปัญหาหรือไม่ ให้ดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งก้าวไปสู่มัน

เผชิญวิกฤตสร้างสรรค์แล้วเขียนไม่ได้? เปิดไฟล์เปล่าแล้วเริ่มพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการ ต้องการเริ่มวางแผนงานแต่งงานของคุณหรือไม่? เริ่มต้นด้วยการหาช่อดอกไม้เจ้าสาว คุณจำเป็นต้องพัฒนากลยุทธ์ทางการตลาดสำหรับบริษัทของคุณในวันพรุ่งนี้หรือไม่? บันทึกแนวคิดสองสามข้อลงในวิดีโอเพื่อช่วยคุณเริ่มต้น

ใน 99% ของกรณีต่างๆ คุณจะต้องทำงานให้ถึงที่สุด

2. ใช้เครื่องมือสำหรับการจัดการโครงการ (ไม่ใช่เฉพาะกรณีทำงาน)

สมองของเราไม่ชอบงานที่ท้าทาย เมื่อต้องเผชิญกับงานที่เป็นนามธรรม ให้พูดว่า "สร้างแคมเปญการตลาดรายเดือน" เขาจะรู้สึกท้อแท้ทันทีและชอบทำสิ่งง่ายๆ ที่เขาทำมากกว่า

นี่คือเหตุผลที่จำเป็นต้องแบ่งธุรกิจใหญ่ๆ ออกเป็นขั้นตอนง่ายๆ เล็กๆ น้อยๆ ที่ทำได้

นี่คือที่มาของเครื่องมือการจัดการโครงการ คุณไม่ต้องการที่จะพลาดขั้นตอนสำคัญ ๆ ใช่ไหม?

มีแอปการจัดการโครงการส่วนบุคคลทั้งแบบฟรีและมีค่าใช้จ่ายมากมาย ฉันชอบวิธีการแสดงภาพเพื่อการจัดการมากที่สุด

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเป็นพิเศษเกี่ยวกับแอปนี้คือคุณสามารถจัดโครงสร้างข้อมูลในแบบที่เป็นอยู่ในใจ ในรูปแบบของความสัมพันธ์ แทนที่จะเป็นแบบเส้นตรง ซึ่งหมายความว่าแทนที่จะวาดแผนเชิงเส้นทีละขั้นตอน คุณสามารถสร้างภาพที่มีรายละเอียดของโครงการด้วยขั้นตอนการดำเนินการต่างๆ ที่เกิดขึ้นพร้อมกันหรือทีละรายการก็ได้ (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำแผนที่ความคิดและเครื่องมือต่างๆ ได้ที่นี่)

กล่าวคือ คุณวาดแผนที่ที่มองเห็นได้ซึ่งช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของโครงการทั้งหมด และยังช่วยให้คุณทำตามขั้นตอนเล็กๆ น้อยๆ ที่นำไปสู่เป้าหมายของคุณได้

นี่คือตัวอย่างของโครงการดังกล่าว:

เหตุใดวิธีการแสดงภาพนี้จึงใช้ได้ผลดีสำหรับฉัน (และอาจใช้ได้ผลสำหรับคุณด้วย):

1. คุณทราบเสมอว่าขั้นตอนต่อไปควรเป็นอย่างไร ดังนั้นคุณจึงไม่ปล่อยให้ตัวเองมีโอกาสผัดวันประกันพรุ่ง
2. คุณมีภาพรวมที่ชัดเจนของเป้าหมายได้ในพริบตา
3. การวางแผนทั้งโครงการนั้นง่ายพอๆ กับการวาดบนกระดาษ (ซึ่งฉันเคยทำมาแล้ว) และการใช้แผนจะสะดวกกว่ามาก
4. ถ้าคุณทำงานเป็นทีม มันจะชัดเจนว่าอะไรที่ทำไปแล้วและตอนนี้กำลังทำอะไรอยู่ ซึ่งหมายความว่าจะมีข้อผิดพลาดน้อยลงและพลาดกำหนดเวลา

เครื่องมือยอดนิยมอื่นๆ ที่ฉันชอบใช้ ได้แก่ Trello และ

3. เปลี่ยนนิสัยของคุณ

วันนี้เป็นเรื่องง่ายที่จะหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการติดตามธุรกิจของคุณทั้งหมด แต่มีกี่คนที่นำเคล็ดลับเหล่านี้ไปปฏิบัติ? ฉันอยู่ในเรือลำนี้ด้วย

เราทุกคนล้วนมีนิสัยและเปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก อย่างไรก็ตาม วิธีแก้ปัญหาที่ชาญฉลาดอย่างหนึ่งสำหรับปัญหานี้มีอยู่ใน The Power of Habit ของ Charles Duhigg ผู้เขียนเรียกมันว่าวัฏจักรของนิสัย กล่าวโดยสรุป นิสัยมีสามองค์ประกอบ: สิ่งเร้า (ตัวกระตุ้นที่อยู่ก่อนนิสัย) พฤติกรรมที่เป็นนิสัย (การกระทำซ้ำๆ กันจริงๆ) และรางวัล (รางวัลภายนอกและภายในที่คุณได้รับจากการกระทำที่เป็นนิสัย)

ตอนนี้ข่าวร้ายก็คือคุณไม่สามารถมีอิทธิพลต่อสิ่งเร้าได้ ข่าวดีก็คือคุณสามารถเปลี่ยนพฤติกรรมที่คุณมีได้

มีสิ่งที่ไม่ก่อผลมากมายที่ฉันทำและทำ แต่ฉันรู้สึกผิดเสมอกับความจริงที่ว่าสิ่งแรกในตอนเช้าที่ฉันเริ่มโพสต์บนเครือข่ายสังคมและสื่อ การแบ่งปันโพสต์ใหม่บนบล็อกของคุณเป็นเรื่องที่น่ารำคาญ แต่ฉันรู้ว่าฉันสามารถจมอยู่กับการท่องเว็บได้อย่างรวดเร็วภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมง และมันจะทำให้วันของฉันยุ่งเหยิง

วิธีแก้ไขคือกำหนดเวลาสิ่งที่ต้องทำบนเครือข่ายและสื่อในคืนก่อน กำหนดเวลาที่แน่นอนให้ตัวเองทำ และทำทุกวัน

แนวทางนี้ใช้ได้กับสิ่งเร้าใดๆ ที่นำไปสู่พฤติกรรมเชิงลบ

ทุกครั้งที่คุณทำสิ่งใหม่ๆ ที่เป็นนิสัย คุณต้องให้รางวัลตัวเองสำหรับการกระทำนั้น สร้างพิธีกรรมสำหรับตัวคุณเองที่จะช่วยให้คุณคาดการณ์พฤติกรรมเชิงลบของคุณ เช่น ท่องเว็บอย่างประมาท ใช้จ่ายเงิน หรือกินขนมหวาน และให้รางวัลตัวเองด้วยสิ่งดีๆ ทุกครั้งที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงมันได้

ทำซ้ำเป็นเวลา 21 วันจนกว่านิสัยใหม่จะเกาะติด

4. ใช้กฎ 90 นาที

ประมาณ 50 ปีที่แล้ว นักประสาทวิทยา นาธาเนียล ไคลต์แมน ค้นพบว่าร่างกายของเราเคลื่อนจากจุดสูงสุดไปสู่จุดสูงสุดทุกๆ 90 นาทีตลอดทั้งวัน ปรากฏการณ์นี้เรียกอีกอย่างว่าจังหวะอัลตราเดียน พูดง่ายๆ ก็คือ เราสามารถทำงานได้เพียง 90 นาทีเท่านั้น

จะเกิดอะไรขึ้นหลังจาก 90 นาที? เราเริ่มมองหาเชื้อเพลิงเพิ่มเติมในรูปแบบของคาเฟอีน ลูกอมแท่ง หรือฮอร์โมนความเครียดของเราเอง: อะดรีนาลีน นอร์เอปิเนฟริน และคอร์ติซอล ขณะนี้เราสูญเสียโฟกัส เราหยุดคิดให้ชัดเจนและเห็นภาพทั้งหมด

เมื่อวานของฉันเป็นแบบนี้: ฉันไปถึงสนามบินและทำงานในร้านกาแฟ 90 นาทีก่อนขึ้นเครื่อง (ไม่มี Wi-Fi) ดูหนังระหว่างเที่ยวบินและกลับไปทำงานบนรถไฟจากสวิตเซอร์แลนด์ไปฝรั่งเศส เมื่อฉันกลับถึงบ้าน ฉันรีบตรวจสอบกล่องจดหมาย ทานอาหารเย็น และทำงานต่อไปอีก 90 นาที

เป็นผลให้ในเวลาเพียง 4.5 ชั่วโมงฉันทำงานส่วนใหญ่ที่ฉันจะใช้เวลา 8 ชั่วโมงก่อนหน้านี้

5. จัดลำดับความสำคัญให้สุดท้าย

ผู้บริหารคนหนึ่งของเพนตากอนสรุปสาระสำคัญของคำแนะนำนี้ได้อย่างยอดเยี่ยม:

อันดับแรก ฉันสร้างรายการลำดับความสำคัญ: ที่หนึ่ง สอง สาม และอื่นๆ แล้วฉันก็ขีดฆ่าทุกอย่างที่อยู่ด้านล่างที่สาม

นี่เป็นกฎทองสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน ย้ายงานทั้งหมดหลังจากวันที่สามเป็นวันถัดไป

ไม่สามารถระบุได้ว่างานใดมีความสำคัญมากกว่ากัน?

1. พิจารณาว่ามีการพึ่งพาระหว่างงานหรือไม่ เป็นไปได้ไหมที่จะทำขั้นตอน A โดยไม่ทำขั้นตอน B? ถ้าไม่เช่นนั้นงาน B มีความสำคัญมากกว่า เลือกงานที่ส่งผลต่อความสำเร็จในอนาคตของคุณ
2. ใช้เมทริกซ์การตัดสินใจ

ทุกอย่างที่มุมขวาบนควรมีป้ายกำกับ "Do it now" ปัญหาที่มีผลกระทบสูงซึ่งทำได้ยาก ต้องปะปนกับผู้อื่น ยากน้อยกว่า งานที่มีผลกระทบเพียงเล็กน้อยที่ทำได้ง่ายมีค่าควรแก่การมอบหมาย

6. จัด "วันสนามบิน"

สำหรับฉัน ที่ทำงานที่ให้ผลผลิตสูงคือสนามบินและเครื่องบินอันที่จริง ฉันชอบเชื่อมต่อเที่ยวบินบ่อยกว่าเที่ยวบินตรง (เหนือสิ่งอื่นใดราคาถูกกว่าอย่างน้อย 100 ดอลลาร์) และฉันพยายามทำงานให้เสร็จให้ได้มากที่สุดในวันที่ฉันอยู่บนท้องถนน เมื่อฉันทำงานจากที่บ้าน

ตอนนี้ให้ฉันอธิบาย

คุณมีเวลาจำกัดอย่างเคร่งครัด (ก่อนออกเดินทางหรือก่อนขึ้นเครื่อง) และ Wi-Fi ฟรีจำกัด ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถวิ่ง 90 นาทีเพื่อให้มีประสิทธิผล

คุณไม่มีอะไรจะเสียสมาธิเมื่อคุณอยู่บนเครื่องบิน: โทรศัพท์ของคุณปิดอยู่ และมีเพียงงานที่บริสุทธิ์และมีประสิทธิภาพเท่านั้นที่ต้องทำในเวลาจำกัด ฉันมักจะพยายามสร้างบรรยากาศที่คล้ายคลึงกันที่บ้าน: ฉันปิดอินเทอร์เน็ตและทำงานเป็นเวลา 90 นาทีโดยไม่ถูกรบกวนจากสิ่งอื่น

มาสรุปกัน นี่คือแผนที่จะทำงานให้เสร็จมากขึ้นและทำงานน้อยลง:

1. ก้าวแรกในธุรกิจของคุณแล้วปล่อยให้เอฟเฟกต์ Zeigarnik ช่วยคุณทำให้สำเร็จ
2. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อให้ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำและจดจ่อ
3. ติดตามการระคายเคืองของคุณและเปลี่ยนให้เป็นนิสัยที่ดี
4. ใช้กฎ 90 นาที
5. จัดลำดับความสำคัญและทำงานที่สำคัญที่สุด
6. ขจัดสิ่งที่กวนใจคุณ ตัวอย่างเช่น ให้ตัวเอง "วันสนามบิน"