6 เทคนิคการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ไม่ว่าคุณจะทำงานในสาขาใด การเติบโตของอาชีพของคุณนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณสื่อสารกับผู้คนได้ดีเพียงใด

1. ดูภาษากายของคุณ

จากการวิจัยพบว่า ภาษากายมีส่วนรับผิดชอบต่อการที่ผู้อื่นตีความสถานะทางอารมณ์ของคุณประมาณ 55% ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่เพียงแต่ด้วยวาจาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการแสดงออกถึงทัศนคติเชิงบวกและความปรารถนาที่จะร่วมมือด้วย เพราะไม่มีใครอยากทำงานกับคนที่ก้าวร้าวหรือวิจารณ์มากเกินไป

• อย่าลืมสบตาเมื่อพูดคุยกับใครสักคน แต่ให้ละสายตาไปบ้างเป็นบางครั้ง ไม่เช่นนั้น อาจดูเหมือนว่าคุณกำลังพยายามกดดันคู่สนทนาทางจิตใจ
• เมื่อพูดถึงปัญหากับคุณ ให้แสดงความสนใจและความอยากรู้ เช่น ย่นหน้าผากหรือวางคางบนมือ
• ตั้งตัวตรงและผ่อนคลาย ใช้ท่าทางเพื่ออธิบายมุมมองของคุณให้ดีขึ้น และหลีกเลี่ยงการเอาแขนโอบหน้าอกเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ดูเหมือนปิด
• พยายามขนานกับคู่สนทนา เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้นั่งตัวต่อตัวระหว่างการสนทนา

2. ก่อนอื่น พยายามทำความเข้าใจคู่สนทนา

หลายคนฟังเพียงเพื่อตอบคำถามบางอย่างหรือตัดสินใจว่าสิ่งที่คู่สนทนาพูดจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาอย่างไร ในระหว่างการสนทนา ให้นึกถึงสิ่งที่อีกฝ่ายพยายามจะบอกคุณจริงๆ นี้จะช่วยให้คุณเข้าใจความต้องการของเขาดีขึ้น การรู้จักพวกเขาจะช่วยให้คุณได้รับคำตอบที่เหมาะสมซึ่งจะช่วยสร้างความไว้วางใจ

คู่สนทนาจะรู้สึกว่าคุณใส่ใจความคิดเห็นของเขาจริงๆ ว่าคุณเข้าใจเขาดีกว่าคนอื่น เขาจะคิดบวกเกี่ยวกับคุณมากขึ้นและมีแนวโน้มที่จะทำงานร่วมกับคุณในอนาคต ในท้ายที่สุด วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้สิ่งที่ต้องการเร็วขึ้นและไม่มีความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้อีกฝ่ายรู้สึกดีด้วย

3. ถามคำถามปลายเปิด

ผู้คนมักลังเลและไม่แสดงความคิด ในการสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจได้ คุณต้องค้นหาแรงจูงใจและความปรารถนาที่แท้จริงของคู่สนทนา กำหนดคำถามในลักษณะที่คุณสามารถตอบได้มากกว่า "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" และอย่าลืมพูดถึงว่าคุณจะไม่ตัดสินคู่สนทนาสำหรับคำตอบของเขา

ตัวอย่างเช่น เพื่อนร่วมงานมักจะแสดงความไม่พอใจเกี่ยวกับปัญหา เพื่อช่วยพวกเขา เพียงแค่ถามคำถามเปิด: "ต้องเปลี่ยนอะไรเพื่อทำให้สถานการณ์ดีขึ้น" วิธีนี้จะช่วยเปลี่ยนโฟกัสจากปัญหาไปเป็นแนวทางแก้ไข

หลังจากนั้น ให้ถามคำถามเพิ่มเติม เช่น "คุณหมายความว่าอย่างไร" สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเจาะลึกปัญหาและค้นหาสาเหตุของปัญหา ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีค่ามากขึ้นสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณและกระชับความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขา

4. ซื่อสัตย์

แน่นอนว่านี่ไม่ใช่วิธีการสื่อสารเป็นหลักในการใช้ชีวิตขั้นพื้นฐาน คนไม่ไว้วางใจผู้ที่มีพฤติกรรมน่าสงสัยหรือไม่พูดอะไร ในการสื่อสารในการทำงาน เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะไม่โกหกหรือซ่อนข้อมูลสำคัญจากเพื่อนร่วมงาน มิฉะนั้น การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพจะไม่ทำงาน

คนรอบข้างจะปฏิบัติต่อคุณดีขึ้นและเคารพคุณมากขึ้นหากคุณซื่อสัตย์กับพวกเขา แม้ว่าคุณจะต้องยอมรับความผิดพลาดในการทำเช่นนั้น แต่ยังคงปฏิบัติตามมาตรการ คำพูดบางคำอาจจริงใจแต่ไม่สุภาพ

5. แสดงความคิดเห็นของคุณให้ถูกต้อง

การแสดงความเห็นของผู้อื่นทำให้คุณสามารถออกแบบความคิดเห็นของตนเองเพื่อให้ผู้อื่นยอมรับได้ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องปรับตัวเข้ากับผู้อื่น เพียงแค่ใส่ในลักษณะที่ไม่รุกรานบุคคลอื่น

ตัวอย่างเช่น เจ้านายของคุณถามว่าคุณคิดอย่างไรกับกลยุทธ์การพัฒนาใหม่ และคุณยกตัวอย่างเช่น คุณไม่ชอบ คุณเห็นผลกระทบด้านลบมากมายที่เจ้านายไม่สังเกตเห็นหลังจากถามคำถามเปิดสองสามข้อแล้ว คุณตระหนักว่าความคิดเห็นของคุณไม่ตรงกัน เจ้านายพอใจกับกลยุทธ์นี้มากและเชื่อว่ามันจะได้ผล

แทนที่จะพูดว่า “ฉันคิดว่านี่เป็นความคิดที่น่าขยะแขยง แต่มีจุดอ่อนมากเกินไป” ให้พยายามวางกรอบความคิดเห็นของคุณในลักษณะที่จะนำสิ่งที่มีประโยชน์มาสู่การสนทนา หากคุณแค่วิจารณ์แผน เจ้านายก็มักจะโกรธและไม่สามารถแสดงความคิดเห็นเชิงสร้างสรรค์ได้

ดีกว่าที่จะพูดว่า: “ฉันเข้าใจสิ่งที่คุณได้รับเมื่อคุณทำแผนนี้ และสามารถเป็นประโยชน์แก่เราในอนาคตได้อย่างแท้จริง แต่ฉันกังวลเล็กน้อยเกี่ยวกับบางประเด็น ฉันเคยประสบปัญหาที่คล้ายกันมาก่อน คุณสนใจความคิดเห็นของฉันไหม เจ้านายของคุณจะเห็นว่าคุณให้ความร่วมมือ ไม่ใช่แค่วิพากษ์วิจารณ์ และจะจริงจังกับคำพูดของคุณ

6. เตรียมพร้อมรองรับ

ทุกคนพูดและเข้าใจคู่สนทนาในรูปแบบต่างๆ โดยอาศัยสาขากิจกรรม ระดับการศึกษา และวัฒนธรรมของตนเอง ดังนั้นเมื่ออธิบายบางสิ่งแก่บุคคลจากขอบเขตอื่น อย่าใช้คำและศัพท์เฉพาะ ให้การเปรียบเทียบอย่างง่าย ๆ และพูดด้วยภาษาธรรมดา

นี่เป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะในอาชีพของคุณ คุณจะต้องร่วมมือกับผู้คนจากหลากหลายสาขา หากคุณไม่พบพวกเขา ความเข้าใจผิดและข้อผิดพลาดมากมายอาจเกิดขึ้นได้ และความชัดเจนและความเข้าใจซึ่งกันและกันเป็นรากฐานของการทำงานที่มีประสิทธิภาพของทั้งทีม