2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
งานทั้งหมดในสำนักงานเริ่มต้นด้วยพื้นที่ทำงานของตนเอง แต่บ่อยครั้งที่ผู้คนไม่ใส่ใจกับช่วงเวลานี้มากพอ พื้นที่ทำงานไม่ได้เป็นเพียงเฟอร์นิเจอร์และคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการวางแผน เวิร์กโฟลว์ เครื่องมือเพิ่มเติมด้วย บทความนี้ประกอบด้วยเคล็ดลับง่ายๆ ในการจัดระเบียบสถานที่ทำงานของคุณอย่างเหมาะสม
ทุกอย่างเริ่มต้นจากที่ทำงาน
ดี. คาร์เนกี้
งานเริ่มต้นด้วยสถานที่ทำงานและองค์กร แน่นอนว่ามีข้อยกเว้นในรูปแบบของบุคลิกที่สร้างสรรค์และไม่เหมือนใครซึ่งปัญหานี้ไม่สำคัญนัก แต่ถึงกระนั้นพวกเขาก็มีระบบความผิดปกติเชิงสร้างสรรค์ของตัวเองแม้ว่าพวกเขาจะไม่ยอมรับก็ตาม คนส่วนใหญ่ทำงานที่โต๊ะทำงานธรรมดาในพื้นที่สำนักงานทั่วไป และคำแนะนำต่อไปนี้มีไว้สำหรับพวกเขา
เดสก์ทอป
สภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมจะปรับจิตใจให้เข้ากับจังหวะที่เหมาะสม คุณไม่ได้ทำให้บ้านของคุณรกร้าง และคุณรู้แน่ชัดว่าที่ไหนและอะไรอยู่ที่ไหน ในที่ทำงานก็เหมือนกัน ทุกอย่างควรอยู่ในที่ของมัน และไม่มีอะไรเหลือเฟือที่จะเบี่ยงเบนความสนใจจากงานหลักได้
ทั้งหมดเริ่มต้นอย่างไรเมื่อคุณเพิ่งมาทำงาน? จากเดสก์ท็อป และมักจะมีกองกระดาษ เครื่องเขียนกระจัดกระจาย แก้วน้ำ ของที่ระลึกที่ไร้ประโยชน์และฝุ่นในคอมพิวเตอร์ และสภาพภายในที่อยู่เบื้องหลังสถานที่ทำงานจะเป็นอย่างไร? ไม่ได้ประกอบ แน่นอนคุณจะไม่คิดอย่างนั้น แต่จิตใต้สำนึกได้ตัดสินใจทุกอย่างแล้ว ไม่ว่าความจริงจะเป็นอย่างไร คุณก็เช่นกัน และสติก็หยิบความคิดนี้ขึ้นมาและอารมณ์ของท่านก็ดับไป
จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบอยู่เสมอ เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการปัดฝุ่น ปรับแสง เขียนข้อมูลที่เป็นประโยชน์บนสติกเกอร์ ล้างถ้วยกาแฟ กรอกปฏิทิน - เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการวิ่ง การกระทำง่ายๆ เหล่านี้จะช่วยเพิ่มพลังให้กับงานที่ตามมา
สถานที่ทำงานในอุดมคติคือเครื่องมือสำหรับงาน แสงที่สะดวกสบาย อุปกรณ์เครื่องเขียนที่จำเป็น และเฟอร์นิเจอร์เรียบง่ายสำหรับคนงาน
วิธีการทำงาน: ยืนหรือนั่ง? คุณตัดสินใจ. ฉันคิดว่านั่งดีกว่า แต่คุณต้องหยุดพัก: เดิน วอร์มอัพ สูดอากาศบริสุทธิ์ ปีนขึ้นบันได 2-3 ชั้น ตารางงานของฉัน: 45 นาที - งานที่ไม่หยุดชะงัก พัก 15 นาที จากนั้นทำงานต่อเนื่อง 1 ชั่วโมงและพัก 15 นาที นี่คือโครงสร้างวันทำงาน
อย่าลืมล็อกเกอร์หรือเอกสารสำคัญของคุณ เนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีไฟล์ส่วนตัวหรือเอกสารสำคัญของตัวเองอยู่เสมอ คุณยังสามารถเก็บของใช้ส่วนตัวในล็อกเกอร์ที่คุณไม่อยากอวดได้ ชั้นวางและตู้แต่ละชั้นควรใช้งานได้จริงและไม่ตัดกับองค์ประกอบอื่น ซึ่งจะทำให้การทำงานกับเอกสารและอุปกรณ์ต่างๆ ได้สะดวกยิ่งขึ้น
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ทำสำเนาสำรองของงาน เอกสาร โครงการ ข้อมูลบริการที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ที่ทำงานของคุณ และส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
ผู้คนใช้พลังงานและประสาทมากเพียงใดเพราะข้อมูลที่สูญหาย! คอมพิวเตอร์พัง แฮงค์ มีคนลบข้อมูลสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ อย่าทำผิดซ้ำและทำการสำรองข้อมูล อย่าให้สถานการณ์ควบคุมคุณและงานของคุณ
อย่าติดตั้งแอปพลิเคชั่นที่ไม่จำเป็น การดำเนินการที่จำเป็นส่วนใหญ่จะดำเนินการในแพ็คเกจซอฟต์แวร์มาตรฐาน หากคุณใช้เครื่องมือบางอย่างในการทำงานได้อย่างคล่องแคล่ว ให้ขอให้ฝ่ายบริหารหรือแผนกไอทีติดตั้งเครื่องมือดังกล่าว โดยให้เหตุผลว่างานที่มีประสิทธิภาพของคุณอยู่ในนั้น
เคล็ดลับง่ายๆ อีกข้อ: พยายามยึดติดกับสิ่งหนึ่งในพื้นที่อิเล็กทรอนิกส์ของคุณ หากคุณชอบบริการ Yandex ให้เลือกหากบริการของ Google ใช้งานได้คุณจะทราบจุดแข็งและจุดอ่อนทั้งหมดของเครื่องมือ และคุณจะสามารถตั้งค่าระบบของคุณในที่ใหม่ได้อย่างรวดเร็ว การแข่งขันเพื่อรายการสดนั้นไม่สมเหตุสมผลเสมอไป
ที่เวิร์กสเตชัน ให้สร้างลำดับชั้นทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายส่วนบุคคลของคุณ คุณควรค้นหาเอกสารเก่าของคุณในเวลาไม่นาน นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจำเป็นต้องแก้ไขบางสิ่งอย่างเร่งด่วน และคุณลืมที่ข้อมูลนี้ถูกเก็บไว้
สแกนเอกสารที่สำคัญที่สุดทั้งหมด เกิดความขัดแย้งในการทำงานระหว่างแผนกต่างๆ มากมาย เนื่องจากมีเอกสารสำคัญสูญหาย
การวางแผน
คุณสังเกตไหมว่าบางครั้งงานก็กลายเป็นเรื่องเลอะเทอะ: งานจำนวนมาก การสนทนา การประชุม การตรวจสอบเอกสาร และคุณกำลังหมุนอยู่ในนี้ไม่รู้จบ ดูเหมือนคุณจะทำงาน แต่เรียกมันว่าทำงานยาก เบื้องหลังทั้งหมดนี้ มองไม่เห็นภาพทั่วไปของสิ่งที่เกิดขึ้น และนี่เป็นหนึ่งในปัญหาของการผลิตที่ทันสมัย: มีการกระทำ ผลลัพธ์ก็อยู่ที่นั่นด้วย แต่ก็ไม่ได้สังเกตเห็นได้ชัดเจนในกิจวัตรประจำวัน
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ จำเป็นต้องจัดทำแผนงานและกิจกรรมสำหรับวัน สัปดาห์ และแม้แต่เดือน
ส่วนใหญ่ใช้สมุดบันทึกหรือไดอารี่ ใช่ เป็นเรื่องที่ดี แต่กระดาษคือ "หน่วยความจำเข้าถึงโดยสุ่ม" มันเก็บข้อมูลความลื่นไหลทั้งหมด และข้อมูลหลักจะหายไปในจำนวนหน้าที่มีมากมาย สมุดบันทึกหรือไดอารี่เป็นวิธีการวางแผนที่เก่าแก่อยู่แล้ว ในไดอารี่ คุณจะไม่เห็นภาพเหตุการณ์ทั้งหมด อย่าคิดว่าเมื่อใดควรทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งดีกว่า เมื่อใดควรทำอย่างอื่น และคุณอาจพลาดเหตุการณ์สำคัญบางเหตุการณ์ได้เช่นกัน ไม่มีทางที่จะดึงข้อมูลที่จำเป็นและทำการวิเคราะห์อย่างครอบคลุม ลองนึกภาพว่าคุณต้องพลิกดูกี่หน้าเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลที่จำเป็น
ขณะนี้มีแอปพลิเคชั่นและบริการออนไลน์มากมายสำหรับจัดเวลาทำงานของคุณ เชื่อฉันเถอะ ควรทำสิ่งนี้ถ้าคุณต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิผลโดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์และอารมณ์ รายการที่ต้องทำในวันนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับงานและการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ
ฉันใช้ระบบการวางแผนบริบทในสภาพแวดล้อม Outlook ของ Gleb Arkhangelsky สิ่งที่ฉันชอบ: ความเรียบง่ายและประสิทธิภาพของเครื่องมือ แอปพลิเคชันที่มีชื่อเสียง การรวมปฏิทิน งาน และอีเมลในพื้นที่ข้อมูลเดียว การผสานรวมกับแอปพลิเคชันสำนักงาน พนักงานทุกคนสามารถได้รับการฝึกอบรมในระบบการวางแผนนี้ได้ในเวลาอันสั้น
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการจัดระเบียบเวลาทำงานของคุณ:
- วางแผนได้อย่างยืดหยุ่น ตามบริบท ไม่รัดกุมในเวลา
- เรียนรู้ที่จะเข้าใจว่าอะไรสำคัญและไม่สำคัญ
- เลิกกับเรื่องไม่สำคัญได้ง่ายๆ
- ชื่นชมคุณภาพของเวลาที่ใช้ ไม่ใช่เวลา
- ปฏิเสธตัวเองและผู้อื่นเมื่อจำเป็น
- เริ่มต้นวันใหม่ด้วยงานที่ท้าทายและไม่น่าพอใจ
- เมื่อวางแผนงานและโครงการในที่ทำงาน ให้กำหนดเส้นตายสำหรับพวกเขา
เคล็ดลับทางจิตวิทยาที่ทรงพลังคือการขีดฆ่างานที่เสร็จแล้วหรือขีดไว้ข้างหน้า สิ่งนี้จะให้พลังงานภายในเป็นพิเศษแก่คุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม คุณจะเห็นว่าทุกสิ่งไม่สูญเปล่า
ทำงานกับเมล
วิธีการจัดระเบียบงานด้วยเมล?
ขั้นแรก คุณต้องตั้งเวลาการทำงานด้วยเพื่อลดจำนวนการขัดจังหวะ ควรทำสิ่งนี้ในตอนเช้า เมื่องานเริ่มก่อตัว และในตอนบ่าย เมื่อคุณต้องการตรวจสอบว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไร
ประการที่สอง คุณไม่ควรตอบจดหมายที่คลุมเครือทันที คุณต้องคิดทุกอย่าง: การอุทธรณ์ การสร้างคำตอบ ข้อมูลเพิ่มเติม พยายามรักษาอัตวิสัยให้ต่ำที่สุด ลืมการตอบกลับอย่างรวดเร็วอย่างที่ทุกคนเคยทำบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก
ประการที่สาม อย่าใช้ข้อความในจดหมายมากเกินไปด้วยข้อมูลที่เข้าใจได้เฉพาะผู้ส่งเท่านั้น พยายามตอบสั้นๆ กระชับ ชั่งน้ำหนักแต่ละคำ ในยุคดิจิทัลของเรา สิ่งนี้สำคัญมาก: ไม่มีใครสนใจที่จะท่องผ่านการอนุมานที่ไม่เหมือนใคร
และสุดท้าย อย่าลืมเกี่ยวกับมารยาท: พูดถึงผู้รับ รูปแบบการเขียน ข้อมูลเคส ข้อมูลติดต่อเรียนรู้วิธีเขียนจดหมาย วิเคราะห์สิ่งที่คุณเขียน และวิธีสมัคร
เครื่องมือเพิ่มเติม
อีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยให้งานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือไวท์บอร์ด เครื่องมือที่ขาดไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อแผนกกำลังระดมความคิดหรือแก้ไขปัญหาร้ายแรงกับขั้นตอนกลางๆ
ในอาชีพการงานของฉัน คณะกรรมการเป็นคุณลักษณะที่ขาดไม่ได้ของสภาพแวดล้อมในการทำงาน ยังมีประโยชน์ในแง่ของการประหยัดกระดาษ คุณจะไม่เชื่อว่ามีกี่แผ่นที่ใช้อธิบายแนวคิดและแนวทางแก้ไขของคุณ
ต้องขอบคุณการคิดด้วยภาพ (ทุกคนมี) ผู้คนสามารถวาดภาพร่วมกันบนกระดาน อธิบายความคิดของพวกเขา และเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาหนึ่งๆ ทุกคนสามารถเห็นและเข้าใจทุกอย่าง
ฉันต้องการเพิ่มเพลงที่ช่วยฉันในการทำงานของฉัน มันมีผลในเชิงบวกต่อประสิทธิภาพการทำงานของฉัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อฉันต้องทำงานซ้ำๆ บนคอมพิวเตอร์หรือจัดทำเอกสารจำนวนมาก โดยทั่วไปแล้ว การเริ่มต้นเช้าวันใหม่ด้วยดนตรีเชิงบวกถือเป็นเรื่องดี แต่คุณไม่ควรเปิดมันสำหรับทุกคน จำไว้ว่าคุณไม่ได้ทำงานคนเดียว เพลงจะเข้ามายุ่งเพื่อใครซักคน