วิธีล้างกล่องจดหมาย Gmail ของคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ปัญหาของข้อความที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายมีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้ผู้ใช้จำนวนมากหนักใจ เพื่อแก้ปัญหานี้ มีการสร้างส่วนขยายหลายสิบรายการและมีบทความมากมายที่เขียนเกี่ยวกับวิธีการใช้ Gmail อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นเลยที่จะต้องประดิษฐ์สิ่งใหม่ ๆ หากมีเครื่องมือที่พิสูจน์แล้วว่าใช้งานได้จริง ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีจัดการกับการรับส่งอีเมลโดยใช้ระบบทางลัดของ Gmail

ป้ายกำกับ Gmail เป็นป้ายกำกับที่กำหนดเองซึ่งคุณสามารถใช้จัดหมวดหมู่อีเมลได้ ในเวลาเดียวกัน จดหมายสามารถมีป้ายกำกับได้หลายป้าย ซึ่งแตกต่างจากโฟลเดอร์ทั่วไป กล่าวคือ จดหมายสามารถมีได้หลายประเภทพร้อมกัน

สาเหตุหนึ่งที่ทำให้กล่องจดหมายล้นทีละน้อยคือผู้ใช้จำนวนมากใช้เพื่อเก็บจดหมายทั้งหมดที่ตกอยู่ในกล่องจดหมายของตน ในเวลาเดียวกัน การแยกวิเคราะห์เมลจะเริ่มต้นด้วยตัวอักษรใหม่ล่าสุด ดังนั้นข้อความที่อยู่ด้านล่างสุดของกล่องจดหมายของคุณจะไม่เข้าตาคุณ

ระบบป้ายกำกับที่ฉันใช้ช่วยให้ฉันประมวลผลจดหมายไม่ได้ตามเวลาที่มาถึง แต่ตามความสำคัญของจดหมาย คุณสามารถจัดเรียงอีเมลทั้งหมดตามหมวดหมู่ของการกระทำที่ตั้งใจไว้ และอุทิศเวลาของคุณให้กับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ไม่ใช่เพื่อโฆษณาขยะ ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องสร้างป้ายกำกับใหม่ห้าป้ายเท่านั้น

• "!ด่วน!". จดหมายที่ต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วนจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้ ป้ายกำกับนี้ต้องให้ความสนใจเป็นอันดับแรก เนื่องจากต้องดำเนินการกับอีเมลที่มีป้ายกำกับนี้ทันที
• "วางแผนไว้" ทำเครื่องหมายด้วยป้ายกำกับนี้ตัวอักษรที่ต้องการให้คุณดำเนินการในอนาคตอันใกล้และมีวันที่เฉพาะ เช่น การเตือนให้ชำระค่าเป็นเจ้าภาพโดยเร็ว หรือการแจ้งการประชุมครั้งต่อไป
• "ที่จะตอบ". หมวดหมู่นี้จะรวบรวมอีเมลทั้งหมดที่คุณต้องการตอบกลับ แต่ไม่มีการจำกัดเวลาสำหรับการตอบกลับของคุณ เห็นได้ชัดว่า อีเมลนี้จะได้รับการประมวลผลเมื่อถึงเวลา
• "ซึ่งรอคอย". บางครั้งมีบางสถานการณ์ที่ธุรกิจหรือโครงการที่คุณพูดคุยในจดหมายโต้ตอบของคุณหยุดทำงาน นั่นคือคุณได้ทำทุกอย่างที่ขึ้นอยู่กับคุณแล้ว และตอนนี้คุณแค่รอการตอบกลับหรือคำสั่งถัดไป จดหมายที่ไม่ต้องการการมีส่วนร่วมจากคุณในขณะนี้ แต่ยังมีความสำคัญ เราทำเครื่องหมายด้วยป้ายกำกับนี้
• "ทำ". นี่คือป้ายกำกับสำหรับกรณีที่เสร็จสมบูรณ์และปัญหาที่แก้ไขแล้ว โดยหลักการแล้วมันเป็นไปได้ที่จะเก็บจดหมายโต้ตอบดังกล่าวในทันที แต่ก็ยังดีกว่าถ้าแยกพ่อไว้ชั่วคราว วิธีนี้จะช่วยให้คุณปลดปล่อยความภาคภูมิใจในตนเองเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์การทำงาน และยังใช้เป็นสื่อในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วย

ดังนั้น การแยกวิเคราะห์จดหมายโต้ตอบใน Gmail เริ่มต้นขึ้นเพื่อดูส่วนหัวหรือเนื้อหาอย่างรวดเร็ว และจัดหมวดหมู่อีเมลทั้งหมด จะใช้เวลาน้อยกว่าการประมวลผลตามลำดับของจดหมายแต่ละฉบับ ดังนั้นในเร็วๆ นี้กล่องจดหมายของคุณจะว่างเปล่าทั้งหมด

เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น คุณสามารถนำทางไปยังส่วน "! ด่วน!" และจัดการกับจดหมายเหล่านั้นที่สำคัญที่สุดจริงๆ เมื่อเราจัดการกับประเภทลำดับความสำคัญนี้แล้ว เราจะไปที่หมวดหมู่ของงานที่วางแผนไว้ก่อนหน้านี้และดำเนินการที่ใกล้จะหมดอายุ หากหลังจากนั้นคุณยังมีเวลาเหลืออยู่ ให้เปิดโฟลเดอร์ที่มีตัวอักษรรองรอการตอบกลับ ตามกฎแล้วกระบวนการนี้ไม่ต้องใช้ความพยายามและความสนใจเป็นพิเศษมากนักดังนั้นจึงสามารถทำได้เมื่อสิ้นสุดวันทำการ คุณสามารถชื่นชมตัวอักษรที่ระบุว่า "เสร็จสิ้น" ได้สัปดาห์ละครั้งเมื่อสรุปผลลัพธ์

ดังนั้น ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณจึงสามารถใส่ใจกับสิ่งที่สำคัญได้มากพอเสมอ และไม่ต้องเสียมันไปกับการโต้ตอบเปล่าๆกล่องจดหมายของคุณจะว่างเปล่าเสมอ และคุณจะไม่สูญเสียจดหมายแม้แต่ฉบับเดียวในความสับสนวุ่นวายและความสับสนของจดหมายที่มองไม่เห็นนับพันฉบับ

คุณใช้แท็ก Gmail เพื่อจัดเรียงจดหมายของคุณหรือไม่?