กฎ 7 ข้อของการสื่อสารทางธุรกิจในผู้ส่งสาร

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

วิธีปฏิบัติตนในการแชทเพื่อไม่ให้เสียหน้าลูกค้าและไม่ใส่กรอบเพื่อนร่วมงาน

1. ห้ามใช้ Messenger เป็นช่องทางสื่อสารเดียว

แชทเพื่อประสิทธิภาพ สะดวกในการชี้แจงประเด็นการทำงานที่ไม่สามารถรอได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรแปลการติดต่อสื่อสารของงานทั้งหมดลงใน Messenger: ข้อความสำคัญจะหายไปในนั้น (และบางครั้งก็ถูกลบ) และบุคคลที่ไม่รับผิดชอบในการตัดสินใจมักจะเกี่ยวข้องกับการอภิปรายในประเด็นนี้ สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารซับซ้อนเท่านั้น

2. อย่าตัดสินใจอย่างจริงจังในการติดต่อสื่อสาร

แม้จะมีการใช้อินสแตนท์เมสเซนเจอร์อย่างแพร่หลายในบริษัททั้งขนาดเล็กและต่างประเทศ มารยาททางธุรกิจยังไม่ได้จัดประเภทช่องนี้เป็นช่องทางที่เป็นทางการ ดังนั้น ในกรณีที่เกิดสถานการณ์ขัดแย้ง ความจริงจะเป็นของผู้ที่ทำข้อตกลงทางอีเมล

ใช้อีเมลที่ทำงานของคุณเพื่อบันทึกข้อตกลงที่บรรลุใน WhatsApp หรือ Telegram และประสานงานการดำเนินการเพิ่มเติม

ข้อโต้แย้งอีกประการหนึ่งที่สนับสนุนคำแนะนำนี้คือเอกสารจะถูกเก็บไว้ในจดหมายอย่างน่าเชื่อถือมากขึ้น หากจำเป็น คุณจะพบข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว ในขณะที่คุณอาจถูกแยกออกจากแชท และผู้ส่งสารอาจถูกบล็อกในวันพรุ่งนี้

3. เขียนสั้นและตรงประเด็น

ผู้ใช้ Messenger ไม่ชอบข้อความยาวๆ ที่ต้องเลื่อนดูไม่รู้จบ

กำหนดความคิดของคุณอย่างชัดเจนและชัดเจน และปฏิบัติตามกฎ "หนึ่งความคิด หนึ่งข้อความ" พูดน้อย อย่าแสดงออกในเชิงเปรียบเทียบ และหลีกเลี่ยงคำที่เป็นกาฝาก สิ่งนี้อุดตันการติดต่อ แทนที่จะใช้เวลานานในการอธิบายบางสิ่ง ให้ส่งตัวอย่าง - ลิงก์หรือรูปภาพ ดังนั้นคู่สนทนาของคุณจะเข้าใจทันทีว่าคำพูดนั้นเกี่ยวกับอะไร

4. ทำตามสไตล์ของโพสต์ของคุณ

การติดต่องานใน Messenger ไม่ได้หมายความถึงการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการซึ่งคุณสามารถจ่ายได้กับเพื่อนสนิทหรือแม่ของคุณ หลังจากสร้างแชทหรือบทสนทนาแล้ว คุณไม่ควรส่งอีโมติคอนจำนวนมากและใช้คำที่คู่สนทนาของคุณอาจไม่รู้จัก (เช่น ASAP หรือ "ส่งต่อ")

เพื่อให้ง่ายต่อการเปลี่ยนจากการสื่อสารส่วนบุคคลเป็นการสื่อสารในที่ทำงาน ให้แจกจ่ายจดหมายโต้ตอบผ่านผู้ส่งสาร ดังนั้น Telegram สามารถใช้สำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน และ WhatsApp - สำหรับส่วนตัว

5. ระวังอีโมติคอน

อีโมติคอนในการติดต่อทางธุรกิจเป็นเรื่องของการถกเถียงกันอย่างดุเดือดมานานแล้ว แต่ถ้าเราพูดถึงกฎทั่วไป ทุกอย่างค่อนข้างง่ายที่นี่

หากคุณเพิ่งพบใครสักคนและไม่ได้เห็นเขาเป็นการส่วนตัว อย่าส่งอีโมติคอนให้เขา: เขาอาจไม่เห็นคุณค่าและการสื่อสารต่อไปของคุณจะไม่เป็นผลดี

เมื่อคุณส่งข้อความกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าที่คุณรู้จักมาเป็นเวลานานและเข้าใจว่าพวกเขาตอบสนองต่อข้อความอย่างไร อิโมติคอนจะเหมาะสม อย่างไรก็ตาม ยังคงดีกว่าที่จะทำกับชุดมาตรฐานและควรทิ้งสติกเกอร์ไว้กับ Yegor Letov และภาพล้อเลียนของนักการเมืองที่มีชื่อเสียงสำหรับเพื่อน ๆ

6. อย่ากลัวที่จะใช้เครื่องหมายคำถามบ่อยๆ

งานหลักของการติดต่อทางจดหมายใน Messenger คือการได้รับคำตอบสำหรับคำถามปัจจุบันอย่างรวดเร็ว ในเวลาเดียวกัน หลายคนมักจะอธิบายรายละเอียดแก่นแท้ของปัญหา แต่ไม่ได้อธิบายสิ่งที่พวกเขาต้องการได้รับจากเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า

ถามคำถาม ใช้เครื่องหมายคำถาม วิธีนี้จะดึงความสนใจของอีกฝ่ายมาที่ข้อความและกระตุ้นให้พวกเขาตอบกลับคุณโดยเร็วที่สุด

7. ตรวจสอบ T9

การแก้ไขอัตโนมัติจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสะกดคำผิดอย่างร้ายแรง แต่บางครั้งก็อาจใช้ได้ผลกับคุณ หากคุณส่ง “proctologist” แทนคำว่า “productologist” ผู้รับจะไม่เข้าใจความหมายในทันที และคนที่ไม่ตลกมากก็จะขุ่นเคืองเลย

ใช้โปรแกรมส่งข้อความเวอร์ชันเดสก์ท็อปทุกครั้งที่ทำได้ ก่อนส่งข้อความ คุณสามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดและแก้ไขได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น