7 เคล็ดลับ Gmail จากอดีตพนักงาน Google

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

หากอีเมลขาเข้าหลายร้อยฉบับและสิ่งรบกวนสมาธิในการดูอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่องไม่อนุญาตให้คุณจดจ่อกับกิจกรรมหลัก บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ Rudolphe Dutel อดีตพนักงานของ Google ได้อธิบายวิธีการทำงานกับ Gmail อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องปวดหัว

ในปี 2011 Rudolf Dutel ได้งานที่ Google “วันแรกของฉันที่สำนักงาน Google เหมือนกับการมาถึงของ Harry Potter ที่ฮอกวอตส์: คุณกังวลมาก เหมือนเด็กนักเรียนในเดทแรกและไม่ชัดเจนว่าต้องทำอย่างไร” รูดอล์ฟเล่า “ดังนั้น ฉันดีใจกับงานที่ได้รับมอบหมาย และมีโอกาสได้เรียนรู้สิ่งใหม่ในกระบวนการนี้”

อีกสองปีข้างหน้าเขาถูกกำหนดให้มีส่วนร่วมอย่างใกล้ชิดในการฝึกอบรมพนักงานของบริษัทให้ทำงานกับบริการอีเมล Gmail เช่นเดียวกับการขายในองค์กร

Dütel ไม่ได้เป็นสมาชิก Google อีกต่อไปแล้ว ตอนนี้เขาเป็นพนักงานของ Buffer และเป็นผู้ก่อตั้งโครงการ Remotive ซึ่งเป็นนิตยสารอิเล็กทรอนิกส์รายสัปดาห์สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล อย่างไรก็ตาม เขายังคงใช้กลอุบายบางอย่างที่เขาสอนอดีตเพื่อนร่วมงานของเขา

วิธีฝึกอีเมลของคุณ: เคล็ดลับ 7 ข้อสำหรับการทำงานกับ Gmail

บางครั้งการเปิดกล่องข้อความของคุณในเช้าวันจันทร์ก็เป็นการเปิดเผย ดูเหมือนว่าเป็นไปไม่ได้ทางร่างกายที่จะแยกแยะกระแสจดหมายที่ไม่มีที่สิ้นสุด

ปัจจุบันไม่ได้ใช้อีเมล ยกเว้นในหมู่บ้านห่างไกลที่ไม่มีไฟฟ้าหรือเสาสัญญาณ จากการวิจัยของ McKinsey Global Institute เราใช้เวลาเฉลี่ยหนึ่งในสามของการตอบอีเมลในวันทำงาน

ผู้ปฏิบัติงานที่มีทักษะโดยเฉลี่ยใช้เวลาถึง 28% ของเวลาที่มีประโยชน์ในการแยกวิเคราะห์อีเมล นั่นคือประมาณ 13 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

แน่นอน ฉันไม่ต้องการที่จะเห็นด้วยกับสถิติที่น่าเศร้าเช่นนี้ ยิ่งไปกว่านั้น ทุกคนต้องการใช้เวลากับสิ่งที่มีประโยชน์มากกว่า ด้วยเหตุนี้ Dutel จึงใช้เวลามากมายในการทดสอบความสามารถของ Gmail โปรแกรมอรรถประโยชน์และบริการ โดยเน้นที่เจ็ดสิ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดตามความเห็นของเขา สำหรับการใช้งานประจำวัน บางทีการติดต่อสื่อสารอาจไม่ใช่เรื่องยาวนัก

1. ใช้ปุ่ม "ยกเลิกการส่ง"

คุณเคยสังเกตการพิมพ์ผิดที่น่ารำคาญในจดหมายของคุณหลังจากคลิก "ส่ง" หรือไม่? ฉันแน่ใจว่าใช่

ต่อจากนี้ไป ไม่มีอะไรต้องกลัวอีกแล้ว: คุณมีฟังก์ชันยกเลิกการส่ง ซึ่งเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นที่เข้มงวดสำหรับผู้ที่ตัดสินใจที่จะจัดการเวลาทำงานอันมีค่าอย่างจริงจัง

คุณสามารถเปิดใช้งานฟังก์ชันได้โดยไปที่เมนูและทำเครื่องหมายที่ด้านหน้าของฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง: "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" → "ยกเลิกการส่ง" เลือกระยะเวลาการยกเลิกเป็น 10, 20 หรือ 30 วินาที

ลองด้วยตัวคุณเอง ฉันชอบมัน!

2. ใช้เทมเพลตเพื่อประหยัดเวลา

เราเขียนตัวอักษรประเภทเดียวกันจำนวนมากซึ่งคล้ายกันเหมือนหยดน้ำสองหยด บางครั้งเราใช้เป็นพื้นฐานสำหรับจดหมายใหม่ที่เราได้เขียนถึงคนอื่นแล้ว ตัวอย่างเช่น สำหรับพนักงานขาย วิธีนี้จะสะดวกและประหยัดเวลาได้มาก

เหตุใดจึงไม่เตรียมเทมเพลตสองสามแบบสำหรับข้อความประเภทนี้แทนที่จะเขียนสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก ท้ายที่สุด การแทนที่คำและวลีสองสามคำนั้นง่ายกว่าการเขียนใหม่มาก สิ่งสำคัญคืออย่าลืมอ่านซ้ำในภายหลัง

จัดเตรียมและบันทึกการตอบกลับของเทมเพลตบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้ในภายหลังหากจำเป็น

หากต้องการเปิดใช้งานฟังก์ชัน "เทมเพลตการตอบสนอง" ให้ไปที่แท็บ "ห้องปฏิบัติการ" ในเมนูการตั้งค่า

ด้วยคุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างไม่น่าเชื่อนี้ รูดอล์ฟและพี่ชายของเขาจึงสามารถส่งรายละเอียดการติดต่อของพวกเขาด้วยตนเองไปยังสมาชิก Remotive 1,500 คนแรกในจดหมายทางไปรษณีย์แบบมาตรฐาน

3. ใช้ฟังก์ชั่นการเข้าถึงแบบออฟไลน์

เคล็ดลับอีกประการหนึ่งที่เราได้เรียนรู้จาก Dutel คือการทำงานกับ Gmail ต่อไปโดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

บางทีพวกคุณบางคนชอบที่จะเลิกยุ่งกับคนอื่นซักพักเพื่ออุทิศตัวเองให้กับงานสร้างสรรค์อย่างเต็มที่อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ คุณไม่สามารถทำได้หากไม่มีโฟลเดอร์ "กล่องขาเข้า" ซึ่งตัวอย่างเช่น คุณได้ทิ้งงานด้านเทคนิค จะเป็นอย่างไร?

สำหรับการเดินทางโดยรถไฟ กรณีที่มีค่าใช้จ่ายหรือจำกัดการเข้าถึงเครือข่าย Wi-Fi และสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันอื่นๆ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน "ออฟไลน์" ได้ ช่วยให้คุณอ่าน ตอบกลับ ค้นหา และเก็บถาวรอีเมลโดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

สะดวกมากจริงๆ เนื่องจากโหมดนี้ช่วยให้คุณทำงานได้ไม่เฉพาะกับอีเมล แต่ยังรวมถึง Google ไดรฟ์และ Google เอกสารด้วย

4. ไม่มีเวลา? หยุดชั่วคราว

ในบางครั้ง ข้อความขาเข้าจะตกลงไปในกล่องทีละข้อความ ซึ่งน่ารำคาญและทำให้เสียสมาธิจากงานที่เรามุ่งเน้น หนึ่ง สอง สี่ สิบตัวอักษรใหม่ … เกิดอะไรขึ้นถ้ามีสิ่งที่สำคัญ

ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับปัญหานี้ ตามที่ Dutel กล่าวคือฟังก์ชัน Inbox Pause ความหมายของฟังก์ชันนี้ง่ายมาก: คุณระงับการโต้ตอบที่เข้ามาหากคุณกำลังยุ่งกับบางสิ่งที่สำคัญ และเมื่อคุณเป็นอิสระจากภาระของความกังวลและปฏิทินที่เต็มไปด้วยกิจกรรม คุณจะกลับไปหาพวกเขาราวกับว่าคุณได้รับมัน วินาทีเดียวกันโดยไปที่หน้าที่มีแท็บจดหมาย

5. ยกเลิกการสมัครรับจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมายที่ไม่จำเป็น

มันเกิดขึ้นมากจนยากที่จะกำจัดจดหมายทุกประเภทที่เข้ามาในกล่องจดหมายอีเมลที่ทำงานของคุณโดยสิ้นเชิง คุณจะกำจัดสิ่งที่ไม่น่าสนใจสำหรับคุณได้อย่างไร?

ลองดู Unroll.me โปรแกรมอรรถประโยชน์ที่สามารถช่วยคุณจัดระเบียบอีเมลของคุณได้ดีที่สุดในเวลาไม่กี่นาที เมื่อคุณสมัครใช้บริการแล้ว ให้เปิดรายชื่ออีเมลที่คุณสมัครรับข้อมูล จากนั้นยกเลิกการสมัครจากสิ่งที่ไม่จำเป็น

6. เปิดการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน

ดูเหมือนว่า Gmail รู้เกือบทุกอย่างเกี่ยวกับเรา: ใครที่เราสื่อสารด้วย เรามองหารูปภาพอะไรในการค้นหา สิ่งที่เราเก็บไว้ใน "เอกสาร" เราสามารถพูดได้ว่านี่คือศูนย์ควบคุมการบินและกองบัญชาการหลัก ลิงก์ทั้งหมดนำไปสู่ที่นี่ เช่นเดียวกับถนนสู่กรุงโรม ซึ่งหมายความว่าควรดูแลความปลอดภัยก่อน

การยืนยันแบบสองขั้นตอนเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้ "สอง-" เพราะเพื่อปกป้องข้อมูลของคุณ คุณจะต้องไม่เพียงแค่รหัสผ่านสำหรับกล่องจดหมายเท่านั้น แต่ยังต้องใช้รหัสเฉพาะ ซึ่งคุณจะได้รับทุกครั้งที่คุณพยายามเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณจากแอปพลิเคชันมือถือหรือข้อความ SMS

รูดอล์ฟยังแนะนำให้ให้ความสนใจกับบริการ 1Password

บริการยอดนิยมอื่นๆ มากมาย เช่น Dropbox, Facebook และ Twitter ยังใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนในการเข้าถึง

เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าบัญชี Gmail ของคุณไม่ได้ใช้บนอุปกรณ์หลายเครื่องพร้อมกัน เช่น บนคอมพิวเตอร์สองเครื่องพร้อมกัน

7. ใช้การแจ้งเตือนที่มีข้อมูลเพิ่มเติม

ผู้ส่งสารหลายคนใช้สถานะหลายข้อความพร้อมกัน: "ส่งแล้ว" "ส่งแล้ว" "อ่านแล้ว" ในบางสถานที่ เช่น Facebook ไอคอนจะใช้เพื่อแสดงการแจ้งเตือนเหล่านี้

สำหรับบริการ Gmail มีวิธีแก้ปัญหาที่คล้ายกัน - เพื่อนสนิท นี่เป็นแอปพลิเคชั่นที่ดีสำหรับผู้ที่กำลังมองหางานหรือผู้ที่มีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการขาย: การรับสถานะอีเมลที่คุณส่งจะสะดวกมาก

ตอนนี้ คุณรู้มากขึ้นเล็กน้อยเกี่ยวกับความปลอดภัยและประหยัดเวลาเมื่อทำงานกับ Gmail เราหวังว่าคำแนะนำของผู้เชี่ยวชาญที่ช่ำชองจะช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น