ควบคุม "หัวจ่ายน้ำ" หรือวิธีจะไม่จมอยู่ในกระแสข้อมูลและงาน

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

Mitch Kapor ผู้ก่อตั้ง Lotus Corporation เคยกล่าวไว้ว่าการรับข้อมูลจากอินเทอร์เน็ตก็เหมือนการดื่มจากถังดับเพลิง Matthew Lowry ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารออนไลน์ กล่าวถึงหัวข้อนี้เพิ่มเติมและเรียกกระแสข้อมูลที่ส่งไปยังพีซีและโทรศัพท์อย่างต่อเนื่องตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ และไม่สิ้นสุด "ท่อดับเพลิง" วิธีที่จะไม่จมน้ำตายและใช้เวลาของคุณอย่างมีเหตุมีผล - อ่านในการแปลที่ดัดแปลงซึ่งจัดทำโดย Lifehacker

ด้วยหัวจ่ายน้ำ รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณจะไม่มีวันว่างเปล่า เพราะ "ก๊อกน้ำ" ไม่ใช่แค่ข้อมูล แต่เป็นโรงงานแห่งงานใหม่ บางรายการในรายการสิ่งที่ต้องทำมีความชัดเจน เช่น อีเมลจากเจ้านายหรือลูกค้าของคุณที่ต้องให้ความสนใจ แต่หลายคนไม่ได้แสดงออกอย่างชัดเจน

เป็นบทความที่น่าอ่านและน่าคิด โพสต์แสดงความคิดเห็น. แบ่งปันสิ่งที่คุณชอบกับเพื่อนและเพื่อนร่วมงาน

ไม่สำคัญว่าคุณมีส่วนร่วมในธุรกิจขนาดเล็กกี่ชั่วโมงต่อวัน สิ่งสำคัญคือพวกเขาไม่เห็นจุดสิ้นสุดและขอบ นี่คือ "หัวจ่ายน้ำ"

และแนวคิดนี้กว้างกว่าแค่รายการงาน และน่าเสียดายที่ยังมี 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน

ลาร์ค

ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน งานที่สร้างสรรค์และท้าทายทุกอย่างดำเนินไปด้วยดีในตอนเช้า มีเหตุผลหลายประการ - ด้านจิตใจและสรีรวิทยา - เหตุใดจึงเป็นเช่นนี้ แต่ "หัวจ่ายน้ำ" ไม่สนใจจังหวะภายในของคุณอย่างลึกซึ้ง เพราะในขณะที่คุณหลับ ปริมาณข้อมูลยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

หลังอาหารเช้า คุณเปิดกล่องจดหมาย และสตรีมจาก "ก๊อกน้ำ" จะทำให้หน้าจอแตก ซึ่งอยู่ภายใต้แรงกดดันของจดหมายในอีเมล บัญชีใน Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello และอื่นๆ ปฏิทินของคุณประกอบด้วยการประชุม คำขอ และคำแนะนำจากเจ้านาย คู่ค้า ลูกค้า ผู้รับเหมาช่วง เพื่อนร่วมงาน และสิ่งที่ไม่อยู่ในรายการงานเมื่อวานนี้กำลังลุกไหม้ในวันนี้และต้องดำเนินการทันที

Hydrant จะไม่รอคุณอยู่ เสียงดังเรียกร้องเวลาและความสนใจของคุณ

ทันใดนั้นก็ 11 โมงเช้าและคุณได้สูญเสียส่วนที่ดีที่สุดของวันไปแล้ว

จะตอบสนองต่อสถานการณ์นี้อย่างไร? โดยปกติแล้วจะมีสองตัวเลือก: เปลี่ยนพฤติกรรมหรือใช้เทคโนโลยี แต่ทำไมไม่ใช้เทคโนโลยีเพื่อสร้างรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม?

คุณจัดการข้อมูล งาน และความคิดอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร? คุณต้องเข้าใจว่าการไหลของข้อมูลเป็นไปอย่างต่อเนื่อง และโดยทั่วไปแล้วจะมีหลายกระแส: ข้อมูลมาจากอีเมล เครือข่ายสังคมและสื่อ เว็บไซต์ หนังสือพิมพ์ ระหว่างการประชุม จากเพื่อน และแม้กระทั่งจากหัวของคุณ เป็นไปไม่ได้ที่จะครอบคลุมทุกอย่าง

คุณต้องประมวลผลข้อความ ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความเหล่านี้: โต้ตอบ ใช้ แชร์ บันทึกเพื่อใช้ในภายหลัง หรือลบ จะทำเมื่อไหร่? และคุณจะหาเวลาจัดการกับเรื่องทั้งหมดนี้ได้อย่างไร?

น่าเสียดายที่โหมดมัลติทาสกิ้งเมื่อคุณพยายามทำทุกอย่างในคราวเดียวไม่ทำงาน คุณไม่ได้ควบคุมตารางเวลาของคุณ มันเป็นเรื่องยากสำหรับคุณที่จะหาเวลาว่าง เบี่ยงเบนความสนใจจากอีเมล และจดจ่อกับบางสิ่งนานกว่า 5 นาที ถ้าเป็นเช่นนั้น ลองดูวิธีการจัดเวลาของฉันเพื่อให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดตลอดทั้งวัน - นี่อาจเป็นวิธีที่จะไป

สามเทคนิคและเครื่องมือเพิ่มเติม

พิธีกรรมประจำวัน ขณะนี้ เรากำลังจัดระเบียบและวางแผน โดยมุ่งเน้นที่งานที่สำคัญและงานเล็ก

การเรียนรู้ - การเข้าคิว - ข้อมูลสต็อค - การจัดจำหน่าย เราถ่ายโอนกระแสจาก "ก๊อกน้ำ" ไปยังวัสดุที่คุณสามารถใช้งานได้ เราสร้างรายการงาน ห้องสมุดส่วนตัวของแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์ ฟีดข้อมูลที่เสถียรจากเครือข่ายสังคมและสื่อ

ทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จลุล่วง เราจัดการรายการงานและเวลาของเราเอง

ทำงานตามจังหวะภายในของคุณ

มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถคิดออกชุดการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง ทั้งหมดที่ฉันทำได้คือแบ่งปันข้อมูลของฉันเอง

ฉันจัดสรรเวลาที่ดีที่สุดเพื่อแก้ไขงานที่สำคัญที่สุด

ในตอนเช้า เมื่อสมองของฉันทำงานได้ดีที่สุด ฉันใช้เวลา 2-3 ชั่วโมงในการทำงานที่สำคัญที่สุด และฉันจะไม่ถูกรบกวนจากสิ่งอื่น การวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ฟุ้งซ่าน - หรือฟุ้งซ่านด้วยตัวเอง - อย่างน้อยทุกๆ 3 นาที ใช้เวลาอย่างน้อย 20 นาทีเพื่อกลับเข้าสู่งานที่ทำอยู่

มันคุ้มค่าที่จะเริ่มต้นวันใหม่ด้วยงานยาก แม้ว่าธรรมชาติของมนุษย์จะเริ่มต้นด้วยสิ่งที่ง่ายกว่าก็ตาม ในระหว่างวัน สถานการณ์ที่ไม่คาดฝันจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน การประชุมเพิ่มเติม - และงานที่สำคัญยิ่งจะไม่เสร็จสมบูรณ์

ฉันหมายถึงการหยุดชั่วคราว

แต่อย่างไรก็ตาม โดยปกติหลังจาก 60-90 นาทีสมาธิจะลดลง ดังนั้นฉันจึงแบ่งเวลาทำงานตอนเช้าออกเป็นสองส่วน พักช่วงสั้นๆ ในระหว่างที่ฉันต้องออกจากที่ทำงาน

นักวิทยาศาสตร์อ้างว่าการใช้ชีวิตอยู่ประจำนำไปสู่ปัญหาหัวใจ ท่าทางที่ไม่ดี และมะเร็งบางชนิด

แม้ว่าคุณจะนั่งในที่เดียวเป็นเวลา 30 นาที แต่การเผาผลาญของคุณจะลดลง 90%

ในตอนเย็น

ระดับพลังงานลดลงอย่างมากหลังรับประทานอาหารกลางวัน ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้หลายคนชอบที่จะนอนหลับพักผ่อนในช่วงเวลานี้ หลังอาหารกลางวันฉันลอง:

• พบปะผู้คน: ฉันแน่ใจว่าฉันแทบจะไม่สามารถทำงานได้ดีในขณะนี้ และการสื่อสารช่วยเพิ่มพลังงาน
• จัดการกับงานเล็ก ๆ ที่เรียบง่ายและเป็นองค์กร

พิธีเช้าและเย็น

คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรในช่วงเวลาเหล่านี้ ซึ่งหมายความว่าคุณจำเป็นต้องเปิดเมล แปลข้อความบางส่วนเป็นรายการงาน และหาเวลาสำหรับพวกเขาในโครงการอื่นๆ

ปัญหาคือข้อความที่ทำให้จดหมายของคุณล้นคือแวมไพร์ตัวจริงที่กินเวลาของคุณ การแยกชิ้นส่วนต้องใช้เวลาและความพยายามมากกว่าที่คุณคิด และที่แย่ที่สุดก็คือ ไม่ว่ามันจะน่ารำคาญสักแค่ไหน ส่วนหนึ่งของคุณต้องการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเสมอ

วิธีแก้ไขคือ ผู้ที่เข้ามาควรได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็นสัตว์อันตราย ซึ่งส่วนใหญ่ต้องถูกขังอยู่ในกรง แต่ถึงกระนั้น เป็นระยะ ๆ เพื่อไม่ให้พวกมันหนีไปได้ด้วยตัวเอง

ฉันจัดการกับงานที่เข้ามาวันละสองครั้ง - ในพิธีกรรมตอนเช้าและตอนเย็น ข้าพเจ้าเคยชินกับคำสั่งเช่นนั้นจนการทำงานโดยรับเข้ามากลายเป็นงานอัตโนมัติสำหรับจิตใจเช่นเดียวกับร่างกายที่จำเป็นต้องกินและดื่ม

ระหว่างสองช่วงเวลานี้ ฉันไม่ต้องกังวลว่ามีบางอย่างมาถึงทางไปรษณีย์หรือไม่และลืมสิ่งสำคัญหรือไม่ ฉันเชื่อมั่นในระบบของฉัน ดังนั้นเมื่อปิดกล่องจดหมายแล้วฉันก็ไปทำงานอย่างสดใส

และเนื่องจากพิธีกรรมในตอนเช้ามักใช้เวลาไม่นาน (ปัญหาขององค์กรส่วนใหญ่เหลือไว้สำหรับพิธีกรรมตอนเย็น) ฉันจึงให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญที่สุดมากขึ้น

รายการงาน

เพื่อจัดระเบียบวันของคุณและหยุดการไหลของกล่องจดหมายที่ดูดน้ำผลไม้ทั้งหมดจากชีวิตของคุณ คุณต้องใช้เทคนิคและเครื่องมือ

หนึ่งในเทคนิคที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้คือ "การเรียนรู้ - การเข้าคิว - คลังข้อมูล - การแจกจ่าย" ซึ่งแปลการไหลแบบจับจดเป็น:

• รายการงานที่ใช้งานง่าย
• ห้องสมุดส่วนตัวของสื่อที่มีประโยชน์ซึ่งบันทึกไว้สำหรับใช้งานในภายหลัง
• คอลเลกชันของวัสดุที่จะแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงาน

ควรทำในช่วงเช้าและเย็น มาดูกระบวนการนี้กันดีกว่า

การศึกษาขาเข้า

กล่องจดหมายของคุณมีทุกอย่างตั้งแต่อีเมลและข้อความ Twitter ไปจนถึงการบันทึกของคุณ

อันดับแรก จำไว้ว่าไม่มีสายเรียกเข้าที่ต้องการการตอบสนองทันที เราทุกคนได้เรียนรู้ที่จะส่งและรับการตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว แต่สิ่งนี้ไม่ถูกต้อง ใครก็ตามที่คาดหวังสิ่งนี้จะวางภาระผูกพันเพิ่มเติมกับคุณ

ประการที่สอง การเปิดอีเมลทุกฉบับและตอบกลับไม่มีประสิทธิภาพอย่างแน่นอนคุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้นถ้าคุณทำสิ่งหนึ่ง ตัวอย่างเช่น เพียงแค่ดูกล่องจดหมายของคุณ สมองของเราไม่ค่อยเก่งในการผูกหลายงานเข้าด้วยกัน เมื่อผู้คนคิดว่าพวกเขาสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างง่ายดาย พวกเขาเพียงแค่เปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งอย่างรวดเร็ว แต่สิ่งนี้ส่งผลเสียต่อการรับรู้และสมาธิ

ดังนั้นเมื่อคุณเปิดกล่องจดหมายของคุณ ให้ดูที่มัน นี่คือโมเดล "Get it done" แบบงานเดี่ยวสุดคลาสสิก:

• ถ้าคุณสามารถดูกล่องจดหมายของคุณได้ภายในเวลาไม่ถึงสองนาที ให้ดำเนินการดังกล่าว
• หากคุณทำไม่ได้ ให้เพิ่มลงในรายการงานที่คุณต้องกลับไปดูในภายหลัง
• คุณสามารถละเว้นไฟล์.

แม้ว่าคุณจะเปิดกล่องจดหมายเข้าคิวทันทีหลังจากที่คุณดูข้อความ คุณยังมีเวลาสร้างใหม่

ดูกล่องจดหมายของคุณในตอนเช้าเมื่อจำเป็นเท่านั้น

เมื่อคุณดูข้อความในตอนเช้า ให้ถามตัวเองว่า ด่วนไหม? ข้อความด่วนที่แท้จริงคือศัตรูหมายเลขหนึ่งของคุณ เนื่องจากมันต้องใช้เวลาอันมีค่าที่คุณต้องการใช้ไปกับงานที่สำคัญที่สุด

มิฉะนั้น คุณเพียงแค่ต้องรวมรายการ "ตรวจสอบข้อความในตอนเย็น" ไว้ในรายการงาน

เข้าคิว

วางงานที่ไม่เร่งด่วนซึ่งใช้เวลามากกว่า 2 นาทีในการดำเนินการให้เสร็จในหนึ่งในสองส่วนของคิว:

1. สิ่งที่ต้องอ่าน: สามารถเพิ่มแหล่งข้อมูลออนไลน์สำหรับอ่านและคิดได้ คุณสามารถกลับไปที่วัสดุเหล่านี้ในภายหลังและจากอุปกรณ์ใดก็ได้
2. สิ่งที่ต้องทำ: ข้อความที่เข้ามาจะถูกเปลี่ยนเส้นทางโดยตรงไปยังรายการงานโดยใช้ความช่วยเหลือ

แน่นอน คุณสามารถสร้างรายการงานด้วยตนเองได้ แต่ฉันพบว่าแอปพลิเคชันสะดวกกว่า

การอ่านและแจกจ่ายสื่อในห้องสมุดส่วนตัว

ระหว่างพิธีกรรมตอนเย็น ฉันกลับไปที่รายการงานและตรวจดูเอกสารในคิวเพื่ออ่าน เนื่องจากฉันใช้ Pocket ฉันจึงสามารถดูมันได้ในขณะเดินทางบนรถไฟใต้ดิน ระหว่างรอการประชุม หรือในช่วงเวลาว่างอื่นๆ ดังนั้นฉันจึงมักจะจัดการกับรายการนี้อย่างรวดเร็ว

หากเนื้อหานั้นคุ้มค่าจริงๆ ให้เพิ่มไปที่ - ห้องสมุดออนไลน์ของสื่อที่มีประโยชน์ของฉัน สามารถแท็กได้ ดังนั้นจึงหาบันทึกย่อได้ง่ายในวันถัดไป เดือน หรือปีต่อมา และขอขอบคุณเป็นพิเศษกับ Diiogo สำหรับโอกาสนี้

แท็ก l8r (นั่นคือภายหลัง - จากภาษาอังกฤษ "ภายหลัง") ทำให้ทรัพยากรอยู่ในคิวอื่นซึ่งฉันโทรระหว่างการตรวจสอบรายการงานทุกคืน

นอกจากนี้ Diigo จะบันทึกสำเนาข้อความที่ฉันเพิ่มลงในกล่องบันทึกย่อโดยอัตโนมัติ ฉันสามารถแก้ไขบันทึกนี้ แทรกความคิดเห็น แนวคิดที่เป็นประโยชน์เมื่อฉันต้องการแบ่งปันเนื้อหากับผู้อื่น

แบ่งปันสิ่งนี้

แท็กบางแท็กใน Diigo ช่วยให้คุณสามารถเผยแพร่เนื้อหาของคุณได้ทุกที่ ซึ่งต้องขอบคุณเวทมนตร์:

• ด้วยแท็ก Like สื่อจะถูกส่งไปยัง Tumblr ของฉันเป็นโพสต์ที่ยกมา
• หากคุณเลือกแท็กชื่อทวีตและลิงก์โพสต์ถูกส่งไปยัง Twitter
• คุณสามารถปรับแต่งแท็กสำหรับบัญชีอื่นๆ: LinkedIn, Facebook …

ด้วยวิธีนี้ สตรีมทั้งหมดจาก "hydrant" จะถูกส่งไปยังรายการงานและไลบรารีส่วนตัว และในทางกลับกัน ทรัพยากรที่เลือกก็สามารถใช้ร่วมกันได้ และทั้งหมดนี้โดยไม่สูญเสียความสนใจ

พิธีกรรมตอนเย็น

เนื่องจากฉันต้องการมุ่งเน้นไปที่งานสร้างสรรค์ของฉันในตอนเช้า พิธีกรรมในตอนเย็นจึงเป็นรากฐานที่สำคัญของการวางแผนสำหรับวันนั้น

ฉันจะเริ่มพิธีกรรมตอนเย็นได้อย่างไร

ตามเวลาหลังอาหารกลางวัน:

• ฉันได้เสร็จสิ้นภารกิจที่สำคัญที่สุดในตอนเช้า
• ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านสะสมอยู่ในกล่องจดหมายของฉัน ซึ่งฉันได้รับเมื่อฉันกำลังยุ่งกับงานที่สำคัญที่สุด
• คิวในรายการงานประกอบด้วยงานที่ฉันทำในตอนเช้า และงานมาตรฐานที่ฉันทำในพิธีกรรมตอนเย็นทุกวัน

งานประจำวันปัจจุบัน

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ พิธีกรรมตอนเย็นรวมถึงงานต่าง ๆ เช่น:

1. ดู.นี่คือการตรวจสอบทุกอย่างอย่างสมบูรณ์: ฉันจัดการกับทุกสิ่งที่เป็นไปได้ แม้กระทั่งกับวัสดุเหล่านั้นที่จะใช้เวลามากกว่า 2 นาทีในการทำงาน
2. อ่านแจกจ่ายแบ่งปัน ทำงานกับสิ่งดีๆ ทั้งหมดที่ฉันได้เพิ่มเข้าไปในช่วง 24 ชั่วโมงที่ผ่านมา
3. ตรวจสอบรายการงาน ฉันเปิดงานของฉัน และจากความคืบหน้าในการทำงานกับงานที่สำคัญที่สุด ฉัน:

• ฉันตัดสินใจว่าจะทำอะไรในเย็นนี้และจะเลื่อนอะไรเป็นพรุ่งนี้
• ตัดสินใจว่างานใดจะเป็นงานที่สำคัญที่สุดในเช้าวันพรุ่งนี้ และกำหนดว่าจะต้องทุ่มเทเวลาเท่าไร
• ฉันรวมเวลาสำหรับการพักผ่อนไว้ในกำหนดการ (หรือเลื่อนออกไปในภายหลังหรือบางครั้ง)

มีหลายสิ่งที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง เช่น การตอบอีเมลที่ได้รับเมื่อวานนี้ หรือการติดตามการเงิน และอื่นๆ บางส่วนจะปรากฏเฉพาะในวันพิเศษเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ฉันตรวจสอบ Diigo ดังกล่าวทุกวันพุธและวันเสาร์

เช็ครายสัปดาห์

ทุกวันจันทร์ คุณต้องรวมรายการ "สร้างรายการเป้าหมายสำหรับสัปดาห์" ในรายการงาน ดังนั้น ทุกคืนระหว่างสัปดาห์ ฉันจำเป้าหมายเหล่านี้ไว้: มันจะมีประโยชน์เมื่อฉันต้องตัดสินใจว่าจะทำอะไรในวันนี้และจะทิ้งอะไรไว้ในภายหลัง

ทุกคืนวันศุกร์ ฉันจะทบทวนเป้าหมายเหล่านี้และประเมินอย่างมีวิจารณญาณ

แล้วเวลาพักก็มาถึง

เนื่องจากมันง่ายกว่าในการจัดการตารางเวลาของฉันในตอนเย็นและทำงานยากลำบากขึ้น ดังนั้นในระหว่างวันฉันอาจจะมีส่วนร่วมในการทบทวนและเพิ่มงานและวัสดุในคิว กล่องจดหมายของคุณจะถูกปิดอย่างน้อยครึ่งวัน

วันของฉันจบลงด้วยงาน "Study - Queuing - Stock of Information - Distribution" ดังนั้นฉันจึงสามารถเริ่มต้นวันใหม่ได้โดยไม่ต้องมีงานยุ่งมากมาย