2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
Phil Simon ผู้เขียน Message Not Received นำเสนอวิธีใหม่ในการต่อสู้กับความแออัดของอีเมล เขาเรียกกฎนี้ว่ากฎของจดหมายสามฉบับและเชื่อว่าด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถลดเวลาในการส่งจดหมายของคุณได้
คุณใช้เวลาเท่าไหร่กับจดหมาย? การศึกษาของ McKinsey Global Institute ในปี 2555 พบว่าพนักงานที่ทำงานในสำนักงานอุทิศเวลา 28% ให้กับการส่งจดหมาย ดูเหมือนว่าเมื่อมีผู้ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเกิดขึ้น จดหมายควรจางหายไปในพื้นหลัง อย่างไรก็ตาม อิทธิพลที่มีต่อชีวิตเรานั้นเพิ่มขึ้นเท่านั้น หากไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าจำนวนข้อความในกล่องจดหมายจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า แต่ฉันขอย้ำอีกครั้ง: ถ้าไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง
มีคนที่กำลังพยายามเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้อยู่ในขณะนี้ ฟิล ไซมอน ผู้แต่งหนังสือเล่มนี้ ได้ทำงานเกี่ยวกับปัญหาด้านการสื่อสารในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา และพยายามปรับปรุงปัญหาดังกล่าวโดยใช้เวลาน้อยลง
ในบทหนึ่งของหนังสือเล่มนี้ ไซม่อนเปรียบเทียบการสื่อสารสองประเภท: ส่วนตัว เช่น การสนทนาในที่ประชุม และข้อความ (อีเมล) เพื่อพิสูจน์ความไม่มีประสิทธิภาพของการสื่อสารด้วยข้อความ เขายกตัวอย่างของนักจิตวิทยาสองคนจากมหาวิทยาลัยนิวยอร์ก
นักจิตวิทยา Justin Krueger และ Nicholas Epley ต้องการทำความเข้าใจว่าผู้คนสามารถตีความข้อความตัวอักษรเทียบกับคำพูดธรรมดาได้ดีเพียงใด การแบ่งผู้ตอบแบบสอบถามออกเป็นสองกลุ่ม Kruger และ Epley ขอให้กลุ่มแรกสื่อสารและกลุ่มที่สองติดต่อทางไปรษณีย์
ผลลัพธ์ก็น่าสนใจ
ผู้เข้าร่วมในกลุ่มแรกสามารถจับอารมณ์และอารมณ์ของคู่สนทนาได้อย่างถูกต้องในสี่กรณีจากห้ากรณี ในกลุ่มที่สอง เป็นไปได้เพียงสองกรณีในห้ากรณี
ผู้ตอบกลุ่มที่สองบ่นว่าพวกเขาไม่เข้าใจว่าคู่สนทนาของพวกเขาใช้การเสียดสีหรืออารมณ์ขันในจดหมายหรือไม่ มันมาถึงจุดที่ไร้สาระ: ผู้ส่งจดหมายไม่สามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่าผู้รับเข้าใจความคิดของพวกเขาหรือไม่
ในเรื่องนี้ ไซม่อนเสนอวิธีแก้ปัญหา
กฎสามตัวอักษร
ฟิลใช้กฎนี้มาหลายปีแล้วและเชื่อว่ากฎนี้ช่วยบรรเทาความแออัดของจดหมายของเขาได้ เพิ่มบรรทัดในลายเซ็นอีเมลของคุณ:
ฉันยึดกฎสามตัวอักษร มาพบกันหรือโทรหากันตามตัวอักษรสามตัว
ปฏิบัติตามกฎนี้ เนื่องจากจะใช้ได้ก็ต่อเมื่อคุณปฏิบัติตามอย่างสม่ำเสมอเท่านั้น หากการติดต่อล่าช้า ให้พบหรือโทรหาคู่สนทนาของคุณ วิธีนี้คุณจะเข้าใจได้เร็วขึ้นมาก