ฟีเจอร์ 7 อย่างของผู้จัดงานคนเดียวช่วยให้ฉันจัดของได้เป็นระเบียบอย่างไร

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

MyLifeOrganized (MLO) สามารถเปลี่ยนคุณภาพชีวิตของคุณได้อย่างมาก และช่วยให้คุณได้รับสิ่งต่าง ๆ อย่างเป็นระเบียบ เขาเสนอวิธีการที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการธุรกิจและเวลา

ทุกคนที่วางแผนหรือกำลังจะวางแผนชีวิตล้วนแสวงหาวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการจัดการธุรกิจและเวลา และการค้นหานี้อาจใช้เวลาหลายปี เป็นการยากที่จะโต้เถียงกับคำพูดที่ว่า "คุณวางแผนชีวิตหรือมันเกิดขึ้นกับคุณ"

คุณรู้ไหมว่าพวกเขาวางแผนอย่างไรในกองทัพ? เจ้าหน้าที่ทุกคนจะนั่งในชั้นเรียนเดือนละครั้ง โดยที่พวกเขาต้องเขียนงานทั่วไปของเดือน แผนสำหรับเดือน และแผนสำหรับแต่ละสัปดาห์ลงในสมุดพิเศษ ทั้งหมดนี้วาดด้วยดินสอสีและได้รับการอนุมัติจากผู้บัญชาการหน่วย หลังจากนั้นก็ลืมแผนไปจนกระทั่งเดือนหน้า และบอกตามตรง มันเป็นเพียงการแสดงเท่านั้น และถ้ามันง่ายกว่านั้นในมะเดื่อไม่มีใครต้องการมัน ฉันวางแผนเรื่องนี้มา 13 ปีแล้ว …

หลังจากออกจากกองทัพ ผมและภรรยาได้รับเชิญให้เข้าร่วมการฝึกอบรม "การวางแผนเชิงกลยุทธ์สำหรับปีหน้า" และการค้นพบที่ใหญ่ที่สุดคือทุกอย่างที่ฉันวางแผนไว้สำหรับปีนั้นเสร็จภายในสามเดือน การวางแผน ตอนนี้ "ทำได้จริง" ได้กลายเป็นส่วนสำคัญในชีวิตของฉัน

ตอนแรกมันเป็นทั้งหมดบนกระดาษ ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยี เขาเริ่มมองหาทางเลือกอื่นสำหรับคอมพิวเตอร์ และต่อมาสำหรับอุปกรณ์พกพา

ในหนังสือ "วิธีจัดของให้เป็นระเบียบ" David Allen กล่าวว่าไม่มีซอฟต์แวร์ดังกล่าวที่จะควบคุมกระบวนการของชีวิต ธุรกิจ ฯลฯ ทั้งหมดได้อย่างสมบูรณ์ บางทีในขณะที่เขียนหนังสือเล่มนี้ก็เป็นได้ แต่ไม่ใช่ตอนนี้…

ฉันหยุดค้นหาวิธีการที่มีประสิทธิภาพตั้งแต่คุ้นเคย MyLifeOrganized (มลส.). สิ่งนี้ส่งผลกระทบอย่างมากต่อคุณภาพชีวิตของฉัน และตอนนี้ฉันมุ่งความสนใจไปที่การทำกิจกรรมตามแผนที่วางไว้เท่านั้น

MLO แตกต่างจากผู้จัดงานอื่นอย่างไร?

นี่คือรายการของเจ็ดประเด็นแรกที่ฉันต้องการแบ่งปันกับคุณในวันนี้

1. ลำดับชั้น

ลักษณะที่ปรากฏของหน้าต่างออร์กาไนเซอร์หลักไม่ได้ถูกจำกัดด้วยเทมเพลตหรือกฎเกณฑ์ใดๆ คุณสร้างไดอะแกรมโครงสร้างเป้าหมาย โครงการ และงานอื่นๆ ของคุณเอง ซึ่งจะแสดงเป็นแผนผังในลำดับชั้นและจัดเป็นแผนผัง

ตลอดระยะเวลาสามปีของการใช้ MLO ฉันได้ผ่านแผนการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำมากมาย และในที่สุดก็ตัดสินใจใช้ลำดับชั้นของวงล้อแห่งชีวิต "วงล้อแห่งชีวิต" เป็นเทคนิคทางจิตวิทยาที่ทรงพลังมาก การพัฒนาที่หลากหลายของบุคคลในทุกด้านของชีวิตซึ่งไม่อนุญาตให้นักธุรกิจไม่มีความสุขในความสัมพันธ์ส่วนตัวและคนในครอบครัวที่ดีและพ่อที่จะอยู่บ้านโดยไม่มีเงิน. นั่นคือไดอะแกรมของฉันเริ่มต้นด้วยทิศทางชีวิต (แน่นอนว่าทุกอย่างถูกทาสีด้วยสีที่ต่างกัน):

• ทำงาน;
• ธุรกิจ;
• บ้าน;
• ครอบครัวและความสัมพันธ์
• สุขภาพและการกีฬา
• ความสว่างของชีวิต
• การพัฒนาตนเอง ฯลฯ

สิ่งนี้ช่วยให้ฉันเห็นว่าภาคส่วนใดที่ฉันตั้งเป้าหมายไว้สำหรับตัวเอง ภาคไหนที่ต้องทำให้รัดกุม และความดุร้ายนั้นอยู่ที่ใดกับภาระงานประจำปี และถึงกระนั้นก็ยังสะดวกมากหากคุณต้องการมุ่งเน้นไปที่ภาคส่วนใดโดยเฉพาะ

อย่างไรก็ตาม ในลำดับชั้นดังกล่าว งานจะไม่ทำงานในรายการสิ่งที่ต้องทำจนกว่างานย่อยทั้งหมดจะเสร็จสิ้น และขอขอบคุณเป็นพิเศษสำหรับอัลกอริธึมการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำภายในที่สร้างขึ้นใน MyLifeOrganized

2. การจัดตารางเวลาอัตโนมัติของกิจการของคุณ

คุณสมบัติ MLO ที่ยอดเยี่ยมที่สุดที่ฉันไม่เคยเห็นมาก่อนในออร์แกไนเซอร์คือการจัดลำดับรายการสิ่งที่ต้องทำโดยอัตโนมัติ โดยคำนึงถึงลำดับความสำคัญของงาน ซึ่งกำหนดโดยวันที่เริ่มต้น วันที่ครบกำหนด ความสำคัญ และความเร่งด่วนของงาน ใน "Scheme" คุณตั้งค่าพารามิเตอร์งานของคุณ เท่านี้ก็เรียบร้อย! จากนั้นโปรแกรมจะรวบรวมรายการสิ่งที่ต้องทำที่สั่งซื้อให้กับคุณ

หากคุณเป็นสาวกของการเรียงลำดับงานด้วยตนเอง มีสิ่งนี้สำหรับคุณ …

3. ความยืดหยุ่น ทำงานได้ตามที่คุณต้องการ: ฟิลเตอร์ มุมมอง โฟกัส จัดรูปแบบอัตโนมัติ

ความยืดหยุ่นของการตั้งค่าและฟังก์ชันของออแกไนเซอร์นี้ยอดเยี่ยมมาก เมื่อเทียบกับศิลปะการต่อสู้ MLO เป็น "รูปแปดเหลี่ยมที่ไม่มีกฎเกณฑ์" ที่ทุกอย่างได้รับอนุญาตอย่างแท้จริง สิ่งสำคัญคือทั้งหมดนี้มีประสิทธิภาพและนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ!

การวางแผนทุกประเภท (GTD, Covey, "ออโต้โฟกัส" และอื่นๆ)! จัดการสถานการณ์ปัจจุบัน! ความสำเร็จของเป้าหมาย!

คุณสามารถ:

• สร้างประเภทงานและรายการของคุณเอง ซึ่งมีเพียงจินตนาการเท่านั้นที่สามารถดึงเข้ามาในหัวของคุณได้
• ระบายสีระบบของคุณโดยใช้การจัดรูปแบบอัตโนมัติ (ไอคอน สี เติมตามกฎที่คุณระบุ)
• ด้วยความช่วยเหลือของการโฟกัส ให้มุ่งความสนใจไปที่ทิศทาง เป้าหมาย โครงการที่เฉพาะเจาะจง
• การใช้ตัวกรอง ปรับแต่งรายการงานที่ใช้งานอยู่สำหรับเงื่อนไขที่จำเป็น (บริบท กำหนดเวลา เวลาดำเนินการ ความพยายามที่จำเป็น การปฏิบัติตามพารามิเตอร์อื่นๆ)
• ทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยฟังก์ชันของโปรแกรมนี้ แต่สิ่งสำคัญคือทั้งหมดนี้สามารถใช้ได้เมื่อจำเป็นเท่านั้น ต้องการรายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ - ได้โปรด โปรแกรมไม่ได้โอเวอร์โหลดด้วยการตั้งค่าที่ไม่จำเป็นในขณะนี้

ฉันเป็นภาพที่แข็งแกร่ง! ดังนั้น สำหรับฉันแล้ว ทุกสิ่งทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับ "การมองเห็น" จึงมีความสำคัญต่อการรับรู้มาก และที่นี่ไม่ได้เกี่ยวกับความสวยงามของระบบของคุณด้วยซ้ำ แต่เกี่ยวกับความจริงที่ว่าทั้งหมดนี้ช่วยให้ฉันมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างชัดเจน

ใน MLO ข้อมูลทั้งหมดนี้สามารถใช้ได้ผ่านฟังก์ชันการจัดรูปแบบอัตโนมัติ และที่สำคัญที่สุด ไม่มีกฎที่ยากและรวดเร็ว มีแต่ในจินตนาการของฉันเท่านั้น:

• งานที่สำคัญทั้งหมดจะถูกเน้นด้วยสีแดงและตัวหนา
• ด้วยความช่วยเหลือของแฟล็ก ฉันมอบหมายงานและควบคุมได้อย่างเต็มที่ (ตั้งค่างาน ควบคุมให้อยู่ภายใต้การควบคุม รอดำเนินการให้เสร็จสิ้น) รวมถึงดำเนินการและควบคุมงานที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายบริหารให้ฉัน (ฉันคาดว่างานจะเสร็จโดยฉัน).
• โฟลเดอร์ของส่วนต่าง ๆ มีสีต่างกันสำหรับฉัน และคุณสามารถดูว่ามีงานในโฟลเดอร์นี้หรือไม่ สะดวกและประหยัดเวลาในการทำงานกับงานและโฟลเดอร์
• ฉันกำหนดไอคอนให้กับงานบางกลุ่ม (การโทร พิมพ์) ฯลฯ

อย่างที่พวกเขาพูดกันว่า เห็นเพียงครั้งเดียวดีกว่าได้ยินร้อยครั้ง ดังนั้นนี่คือหน้าจอแผนภาพการทำงานส่วนตัวของฉันในทุกด้าน:

4. การพึ่งพา

มีงานที่ไม่สามารถทำได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จสิ้น:

• เราไม่สามารถแขวนรูปภาพได้จนกว่าเราจะซื้อสกรูที่มีเดือยและจนกว่าเราจะยืมเครื่องเจาะจากเพื่อนบ้าน
• เราไม่สามารถปรุงโจ๊กได้จนกว่าเราจะซื้อซีเรียลและส่วนผสมอื่นๆ

และมีตัวอย่างที่คล้ายกันมากมาย MyLifeOrganized คำนึงถึงการพึ่งพา การจัดระเบียบ และการแสดงทั้งหมดเหล่านี้อย่างชัดเจน

ยิ่งไปกว่านั้น คุณไม่เพียงแต่สามารถกำหนดค่าการพึ่งพางานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งได้ แต่ยังระบุช่วงเวลาหลังจากที่งานต่อไปจะทำงาน

5. ภาพรวม

มีงานและแนวคิดที่ไม่สามารถทำได้ในขณะนี้ ปัญหาเหล่านี้ใน GTD จัดอยู่ในประเภท Someday / Maybe และแนะนำให้ทบทวนในบทวิจารณ์ประจำสัปดาห์ เพื่อที่คุณจะได้ไม่พลาดแนวคิดสำคัญในเวลาที่เหมาะสม

สำหรับงานดังกล่าวใน MyLifeOrganized จะมีมุมมอง "ภาพรวม" แยกต่างหาก ซึ่งคุณสามารถกำหนดความถี่ที่คุณต้องการดูได้ (รีเฟรชในหน่วยความจำเพื่อตัดสินใจดำเนินการหรือเลื่อนออกไปอีก)

เห็นด้วย ไม่ใช่ว่าทุกความคิด ความฝัน และงานสำหรับอนาคตต้องการการเตือนตัวเองทุกสัปดาห์

• สิ่งที่ฉันต้องการซื้อในสักวันหนึ่ง ฉันตั้งค่าในโปรแกรมเพื่อดูเดือนละครั้งก่อนเงินเดือน
• สถานที่ที่อยากไป / พักผ่อน / ท่องเที่ยว, ฉันตั้งค่าสำหรับการดูรายปีหรือรายครึ่งปี

6. การแยกวิเคราะห์

เพื่อความสะดวกในการป้อนงานอย่างรวดเร็วพร้อมกันด้วยคุณสมบัติบางอย่าง โปรแกรมมีการแยกวิเคราะห์การป้อนข้อความ

มันคืออะไร?

เพียงพอที่จะเขียนเมื่อเข้าสู่งาน "เรียกใช้งานในวันพรุ่งนี้เวลา 10.00 น. เตือนเวลา 5 โมงเย็น @ งาน" แล้วกด Alt + Enter และโปรแกรมจะมอบหมายงาน "เรียกใช้งาน" วันที่เริ่มต้นและครบกำหนด วันที่ ตั้งการเตือนความจำ กำหนดระดับความสำคัญสูงสุดและบริบทที่จำเป็น

และนี่เป็นเพียงตัวอย่างเดียว และมีตัวเลือกดังกล่าวจำนวนมากใน MLO

ต่อไปนี้คือตัวอย่างจากคู่มืออ้างอิง MyLifeOrganized ของการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องซึ่งสามารถแปลงเป็นตัวเลขและเวลาที่กำหนดได้:

• พรุ่งนี้เวลา 15:00 น.;
• ใน 5 วัน;
• วันศุกร์ (อนาคตอันใกล้วันศุกร์);
• อ. 11:20;
• ม.ค. 26;
• หลังจาก 3 สัปดาห์ 14:00 น.
• หลังจาก 30 นาที
• 2 เดือนต่อมา;
• วันนี้ใน 1 ชั่วโมง 25 นาที;
• ในหนึ่งปี.

7. การแจ้งเตือนบนเว็บไซต์

การช่วยเตือนบนอุปกรณ์ Android และ iOS ไม่ได้จำกัดเวลาเท่านั้น แต่ยังระบุสถานที่ได้ด้วย

จำตัวอย่างแบตเตอรี่ไฟฉายของ David Allen ได้หรือไม่? เป็นการดีที่พวกเขาพูดเพื่อให้ระบบเตือนแบตเตอรี่หมดในร้านและไม่ใช่ที่บ้านเมื่อคุณต้องการไฟฉาย

ดังนั้น MyLifeOrganized จะเตือนคุณในร้านอย่างแน่นอน

เอาท์พุต

ผู้จัดงานนี้สามารถเปรียบได้กับเลขาส่วนตัวที่อยู่กับคุณตลอดเวลา แก้ไขปัญหาทั้งหมดในชีวิตของคุณอย่างสมบูรณ์ และเตือนคุณทุกอย่างตรงเวลา

ในบทความนี้ ข้าพเจ้าเน้นเฉพาะประเด็นที่สำคัญที่สุด 7 ประการของผู้จัดงานนี้เท่านั้น ฉันแน่ใจว่าเมื่อคุณเชี่ยวชาญการใช้งานโปรแกรมนี้แล้ว คุณจะมีประสิทธิผลและประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และจะไม่มีวันลืมสิ่งใดๆ

หากจู่ๆ คุณไม่สามารถแก้ปัญหาเกี่ยวกับการวางแผนใดๆ กับผู้จัดงานที่คุณใช้อยู่ หรือคุณมีข้อกำหนดส่วนบุคคลสำหรับผู้วางแผนของคุณ เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ในความคิดเห็นของบทความนี้

ฉันจะพิสูจน์ให้คุณเห็นว่าไม่มีอะไรเป็นไปไม่ได้ในทิศทางนี้!

ขอให้โชคดีและผลลัพธ์สูงสุด

mylifeorganized