ทำอย่างไรไม่ให้ลูกค้าและคู่ค้าหวาดกลัว: นิสัยไม่ดีเมื่อเขียนอีเมล

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ข้อผิดพลาดบางอย่างที่เราทำเมื่อเขียนอีเมลจะไม่ถูกมองข้ามโดยผู้รับ เพื่อที่จะไม่แสดงตัวว่าเป็นฆราวาส

ในที่ทำงาน หลายคนถูกโจมตีโดยอีเมลจำนวนมากที่ต้องตอบ โดยธรรมชาติแล้ว เป็นเรื่องยากมากที่จะรับมือกับงานปริมาณมากและทำมันให้สำเร็จ อย่างไรก็ตาม มีข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงจริงๆ

การเรียนรู้กฎพื้นฐานของมารยาทอีเมลนั้นไม่จำเป็นเพื่อเปลี่ยนจดหมายของคุณให้เป็นผลงานชิ้นเอกของนิยาย นี้ไร้ประโยชน์อย่างแน่นอน แต่ถ้าคุณสามารถกำจัดนิสัยที่บ่งบอกถึงความไม่เป็นมืออาชีพได้ ธุรกิจของคุณก็จะดีขึ้นมาก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเมื่อเขียนข้อความอีเมลคืออะไร

1. การใช้เครื่องหมาย "ด่วน" ในทางที่ผิด

ถ้าทำตัวเหมือนเด็กในคำอุปมาที่ตะโกนว่า หมาป่า! หมาป่า!” และใส่เครื่องหมาย“ด่วน” บนตัวอักษรทั้งหมดติดต่อกันจากนั้นในไม่ช้าผู้รับจะหยุดจริงจังกับคุณ เมื่อคุณต้องการคำตอบเร่งด่วนจริงๆ จะไม่มีใครสนใจบันทึกนี้

2. ไม่เป็นทางการมากเกินไป

การเลือกรูปแบบการสื่อสารขึ้นอยู่กับคุณภาพของความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับคู่สนทนา ความไม่เป็นทางการที่มากเกินไปบ่งชี้ว่าขาดความเป็นมืออาชีพ

พยายามใช้เครื่องหมายตกใจ อีโมติคอน ข้อความสี ฟอนต์แฟนซี ศัพท์แสงทางอินเทอร์เน็ต และตัวย่ออย่างระมัดระวัง พวกเขาจะไม่ช่วยคุณสร้างภาพลักษณ์ของพนักงานที่มีประสบการณ์อย่างแน่นอน

นอกจากนี้ ให้ใส่ใจกับความจริงที่ว่าบางคนไม่เข้าใจคำย่อเป็นอย่างดี เลือกน้ำเสียงในการสื่อสารกับชาวต่างชาติและคนรุ่นอื่นๆ อย่างระมัดระวังเป็นพิเศษ

จำไว้ว่าจดหมายธุรกิจต้องอ่านง่าย เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้ใช้ฟอนต์ Arial, Calibri หรือ Times New Roman โดยตั้งค่าขนาดเป็น 10 หรือ 12 หน่วย เมื่อพูดถึงสี สีดำคือตัวเลือกที่ดีที่สุด

3. การสื่อสารด้วยน้ำเสียงที่เย็นเกินไป

ในเวลาเดียวกัน ผู้รับไม่ควรรู้สึกว่ากำลังสื่อสารกับหุ่นยนต์ อีเมลบางฉบับจากคนจริงๆ ดูเหมือนกำลังตอบข้อความของเครื่องจริงๆ

หากคุณสามารถเห็นบุคลิกและความกระตือรือร้นของคุณได้จากจดหมายของคุณ มันจะช่วยในการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของคุณในฐานะคู่สนทนาทางธุรกิจในผู้รับ สิ่งสำคัญคืออย่าหักโหมจนเกินไป

4. การใช้ "ตอบกลับทั้งหมด" ในทางที่ผิด

ข้อความอีเมลไม่ได้หมายถึงการแชทที่เป็นกันเอง หากคุณกำลังตอบกลับข้อความที่คุณส่งต่อไปยังกลุ่มบุคคล ก่อนคลิกปุ่ม "ส่งถึงทุกคน" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำตอบของคุณน่าสนใจจริงๆ และทุกคนในกลุ่มนี้ต้องการ

5. การส่งต่อข้อความโดยไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้ส่ง

มันน่ารำคาญที่จะพูดน้อย หรืออาจบั่นทอนความน่าเชื่อถือของคุณอย่างมาก

ไม่สำคัญว่าคุณจะโพสต์อะไร คุณอาจต้องการส่งข้อความจากเจ้านายของคุณไปยังลูกค้าที่กล่าวถึงลูกค้ารายนั้น หรือคุณไม่สามารถต้านทานการล่อลวงให้รวมเพื่อนร่วมงานของคุณในห่วงโซ่ของผู้รับอีเมลที่มีข้อมูลส่วนบุคคลบางอย่าง ไม่ว่าในกรณีใด คุณไม่ควรทำเช่นนี้โดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้ส่ง

6. การส่งสำเนาจดหมายฉบับคนตาบอด

เมื่อคุณส่งสำเนาจดหมายฉบับคนตาบอดให้ใครซักคน คู่สนทนาจะคิดว่า: "แล้วคุณส่งสำเนาดังกล่าวให้ใครอีก" สิ่งนี้สร้างความไม่ไว้วางใจและสร้างความรู้สึกว่าคุณกำลังปิดบังบางสิ่ง

หากคุณต้องการส่งต่ออีเมลไปยังบุคคลที่ไม่ควรอยู่ในตัวส่งต่อ ให้คัดลอกและวางข้อความที่คุณต้องการลงในข้อความใหม่แยกต่างหาก

7.ถ้อยคำที่ไม่ถูกต้องของหัวข้อ

หากคุณป้อนบางอย่างเช่น "นี่ฉันเอง" "สวัสดี" หรือ "สำหรับข้อมูลของคุณ" ในช่อง "เรื่อง" จะทำให้ผู้รับไม่มีความคิดเกี่ยวกับเนื้อหาของจดหมาย เป็นผลให้มีโอกาสสูงที่ข้อความของคุณจะไม่ถูกอ่าน

หากคุณกำลังดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ หัวข้อในจดหมายของคุณควรสั้น กระชับ และถูกต้อง หากผู้รับเข้าใจสิ่งที่คุณเขียนถึงเขาทันที เป็นไปได้มากว่าเขาจะอ่านจดหมายของคุณและตอบเร็วขึ้น

8. การใช้ข้อความส่วนตัวในทางที่ผิด

มุขตลก เรื่องราวที่น่าประทับใจ และคำพูดที่สร้างแรงบันดาลใจนั้นเหมาะสมมากในบางครั้ง แต่ในจำนวนที่มาก ผู้รับจะเหนื่อยหน่ายอย่างรวดเร็ว อย่าทิ้งข้อความที่ไร้ความหมายในกล่องจดหมายของเพื่อนร่วมงาน แม้ว่าคุณจะทำด้วยความตั้งใจสูงสุดก็ตาม ไม่ช้าก็เร็ว ผู้รับจะเริ่มลบจดหมายดังกล่าวโดยไม่ได้อ่าน

9. คำตอบคร่าวๆ

ต่อต้านการล่อใจที่จะแสดงความโกรธที่ชอบธรรมต่อผู้รับในจดหมายของคุณ แม้ว่าพวกเขาสมควรได้รับปฏิกิริยาเช่นนั้นก็ตาม แม้ว่าคุณจะรอพัสดุมาสองสามเดือนแล้วก็ตาม อย่าเพิ่งทำ ผู้คนมักจำความหยาบคายและสิ่งนี้จะส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ธุรกิจของคุณ

ให้เขียนข้อความที่คุณต้องการส่งถึงผู้รับที่ทำให้คุณโกรธและทิ้งไว้ในโฟลเดอร์ร่างจดหมายสักสองสามวัน จากนั้นแก้ไขและนำสำนวนที่หยาบคายออก วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถแสดงความเป็นมืออาชีพได้

10. ความคุ้นเคย

หากคุณรู้จักผู้รับข้อความเป็นอย่างดี บางครั้งคุณสามารถชมเชยดีๆ สักสองสามคำได้ แต่ถ้านี่คือคู่ค้าทางธุรกิจหรือลูกค้าของคุณ ให้ใช้น้ำเสียงที่สุภาพและรอบคอบในการสื่อสาร กรอกจดหมายเช่น "แล้วพบกันใหม่!" ในกรณีนี้จะไม่เหมาะสม

11. การใช้ที่อยู่อีเมลไร้สาระ

ที่อยู่ที่อวดดี หยาบคาย หรือไร้สาระอย่างจริงจังจะดึงดูดความสนใจเชิงลบจากผู้รับข้อความของคุณ หากคุณไม่สามารถแยกส่วนกับเมลบ็อกซ์ [email protected] ของคุณได้ ให้สร้างบัญชีแยกต่างหากสำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจ

12. พิมพ์ผิดจำนวนมาก

การส่งข้อความจากโทรศัพท์ของคุณไม่ได้ช่วยลดภาระหน้าที่ในการตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาด หากคุณพิมพ์ผิดมากกว่าหนึ่งครั้งต่อตัวอักษร แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่เคียงข้างคุณ หากคุณต้องการส่งข้อความระหว่างเดินทาง การตรวจสอบอย่างละเอียดก่อนส่งเป็นสิ่งสำคัญมาก

13.ส่งข้อความแต่เช้า

บางครั้ง เมื่อคุณตื่นแต่เช้าและรู้สึกมีประสิทธิผลเพียงพอ คุณอยากจะกำจัดการติดต่อทางธุรกิจของคุณโดยเร็วที่สุด อย่างไรก็ตาม ผู้รับส่วนใหญ่ให้ความสนใจกับเวลาที่ส่งจดหมาย หากคุณส่งข้อความตอนบ่ายสามโมง อย่างดีที่สุดคุณจะถือว่าเป็นคนบ้างาน และที่แย่ที่สุดก็คือ คนไม่แข็งแรงสมบูรณ์

หากคุณพบแรงบันดาลใจในยามราตรี เพียงบันทึกจดหมายเป็นฉบับร่างแล้วส่งในเวลาทำการ

14. การแต่งตัวอักษรที่ยาวเกินไป

คนส่วนใหญ่เพียงแค่สแกนข้อความโดยไม่อ่านข้อความ พิจารณาสิ่งนี้เมื่อเขียนจดหมายของคุณ ข้อความขนาดใหญ่ทำให้อ่านยาก ดังนั้นให้แบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าเล็ก ๆ

ใช้รายการ พวกเขาจะทำให้จดหมายของคุณอ่านง่ายยิ่งขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถเน้นส่วนที่สำคัญที่สุดของข้อความเป็นตัวเอียงหรือตัวหนาได้

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ แล้วคุณสามารถสร้างความประทับใจที่ดีให้กับตัวเอง ซึ่งจะส่งผลต่ออาชีพการงานของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย