7 สิ่งที่กวนใจที่สุดในออฟฟิศ และวิธีจัดการกับมัน

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เราเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเรียนรู้วิธีใช้เวลาในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เศร้าแต่จริง: โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้คนผัดวันประกันพรุ่ง 4 ชั่วโมงต่อวัน อันที่จริงการนั่งทำงานเราใช้อินโฟกราฟิก: คุณใช้จ่ายวันทำงานจริงมากแค่ไหน? มีเวลาเพียง 60% (หรือน้อยกว่านั้น) ในการทำภารกิจสำคัญให้เสร็จ ส่วนที่เหลือก็ทำเรื่องไร้สาระ

ในปี 2008 ดร.จอห์น เทย์เลอร์ได้บัญญัติศัพท์คำว่า "chronophagus" (นั่นคือ "กินเวลา") และเพื่อที่จะควบคุมเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณต้องรู้จักศัตรูด้วยสายตา

สิ่งรบกวนในสำนักงาน

1. อีเมล

พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยได้รับอีเมล 88 ฉบับต่อวัน และตรวจสอบว่าวิธีตรวจสอบอีเมลทำให้คุณทำงานน้อยลงประมาณ 15 ครั้งในช่วงเวลาดังกล่าว การตรวจสอบบัญชีอีเมลเป็นพิธีกรรมที่คนส่วนใหญ่เริ่มทำงานทุกเช้า

แต่ในความเป็นจริง นี่คือการผัดวันประกันพรุ่ง ขณะที่เราขุดจดหมาย เรารู้สึกว่าเรากำลังทำสิ่งที่มีประโยชน์ แต่ความจริงก็คือมันทำให้เราเสียสมาธิจากงานที่สำคัญจริงๆ

2. โซเชียลเน็ตเวิร์ก

เราทุกคนต้องการอินเทอร์เน็ตในสำนักงานเพื่อทำงาน อย่างไรก็ตาม พนักงานชอบ The State of Workplace Distractions ในการใช้เว็บเพื่อการใช้งานส่วนตัวเช่นกัน เช่น ออกไปเที่ยวบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก

28% ของนายจ้างที่สำรวจโดย CNBC.com กล่าวว่าพวกเขาไล่พนักงานออกเนื่องจากใช้โซเชียลมีเดียและซื้อของออนไลน์ในทางที่ผิดในช่วงเวลาทำงาน ดังนั้นความบันเทิงออนไลน์ไม่เพียงแต่เบี่ยงเบนความสนใจของคุณเท่านั้น แต่ยังทำให้คุณตกงานได้อีกด้วย

3. คอฟฟี่เบรค

คุณชอบดื่มกาแฟกับเพื่อนร่วมงานในช่วงกลางของวันทำงานหรือไม่? ฉันเดิมพันที่คุณทำ ช่วงพักดื่มกาแฟช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับคนรอบข้างได้ และโดยทั่วไปแล้วจะเป็นเรื่องสนุก

คนงานโดยเฉลี่ยใช้เวลาพักน้ำชาในที่ทำงานเป็นผลดีต่อการผลิตหรือไม่? 24 นาทีต่อวันสำหรับการทำและดื่มชาหรือกาแฟ เพิ่มการสนทนาบังคับกับพนักงานคนอื่น ๆ โดยที่ชาจะไม่สมบูรณ์ เสียเวลาแย่มาก

4. การประชุมและการประชุม

การทำงานในสำนักงาน คุณจะต้องเข้าร่วมการประชุมและการเจรจาทุกประเภทอย่างต่อเนื่อง และมีส่วนร่วมในการอภิปรายมากมาย แม้ว่าการแทรกแซงดังกล่าวจะมีความจำเป็น แต่ก็มักจะไม่ได้ผลอย่างน่ากลัว

คุณเสียเวลากับการทำงานมาก ซึ่งพิสูจน์แล้วว่าผู้คนใช้เวลาประมาณ 31 ชั่วโมงต่อเดือนในการประชุมและการประชุม ลองนึกดูว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างในช่วงเวลานี้

5. เพื่อนร่วมงาน

การทำงานระยะไกลมีข้อเสีย แต่ข้อดีที่ชัดเจนคือ ความเงียบและความสันโดษ ในสำนักงาน คุณจะสูญเสียความหรูหรานี้ไป เพื่อนร่วมงานรอบตัวคุณคือหนึ่งในสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวมากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพราะคุณไม่สามารถโน้มน้าวพวกเขาได้

เพื่อนร่วมงานของคุณอาจสร้างความรำคาญให้กับการสนทนาไม่รู้จบ เพลงดัง คุยโทรศัพท์ หรือนิสัยที่น่ารังเกียจ เช่น การเคี้ยวของใช้ในสำนักงาน พวกเขายังชอบที่จะกวนใจคุณในระหว่างงาน ประเภทของการไหลที่เราสามารถพูดถึงที่นี่?

6. เสียงรบกวน

ระดับเสียงรบกวนจากสิ่งแวดล้อมส่งผลกระทบอย่างมากต่อผลผลิตของเรา และสำนักงานก็เต็มไปด้วยแหล่งที่มาของเขา: อุปกรณ์ที่ส่งสัญญาณเสียงดัง เสียงท้องถนนจากหน้าต่าง และเพื่อนร่วมงานช่างพูด เสียงดังในที่ทำงานสามารถเพิ่มระดับความเครียดและก่อให้เกิดความวิตกกังวล ตามที่สถาบันแห่งชาติสหรัฐอเมริกาเพื่อความปลอดภัยและอาชีวอนามัย

7. ความหิว

โภชนาการไม่เพียงส่งผลต่อร่างกายเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อสุขภาพจิตของคุณด้วย ดังนั้นคุณไม่ควรอดตายในที่ทำงาน คุณอาจคิดว่าการพักรับประทานอาหารกลางวันเป็นการเสียเวลาอันมีค่าไปเปล่า ๆ แต่คุณไม่ใช่ ความหิวส่งผลเสียต่อความสามารถในการจดจ่อและมีสมาธิ ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

วิธีจัดการกับมัน

1. จัดระเบียบสถานที่ทำงานของคุณ

ความรกบนเดสก์ท็อปอาจทำให้เกิดความเครียดและขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของคุณดังนั้นพยายามจัดหาสภาพการทำงานที่ยอมรับได้

พนักงานออฟฟิศสร้างไฟล์จำนวนมากทุกวัน: บันทึกย่อ รายงาน การนำเสนอ - เป็นเรื่องง่ายที่จะหายไปจากความโกลาหลทั้งหมดนี้ จัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดลงในระบบ: ใช้เวลาเล็กน้อยในการจัดระเบียบข้อมูล แต่คุณจะได้รับคำแนะนำทันที ตัวอย่างเช่น กูรูด้านประสิทธิภาพการผลิต David Allen แนะนำระบบ GTD ของเขาในการทำความสะอาดเอกสาร แต่คุณสามารถพัฒนาตนเองได้ - สิ่งสำคัญคือสะดวกสำหรับคุณ

2. ดูแลฉนวนกันเสียง

พนักงานที่คุยเรื่องสำคัญทางโทรศัพท์อาจสร้างความรำคาญให้กับเพื่อนร่วมงานได้มาก แม้ว่าพวกเขาจะพูดอย่างเงียบๆ ก็ตาม ดังนั้น หากคุณเป็นเจ้าของสำนักงานของคุณเอง จัดให้มีฉนวนกันเสียงที่ยอมรับได้ในสถานที่ทำงาน และประสิทธิภาพของผู้ใต้บังคับบัญชาจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก คุณยังสามารถสร้างสถานที่แยกพิเศษในห้องเพื่อคุยโทรศัพท์ได้

หากคุณเป็นพนักงานทั่วไป ให้ซื้อหูฟังหรือที่อุดหูให้ตัวเองเพื่อป้องกันตัวเองจากเสียงรบกวนรอบตัวอย่างน้อยสักนิด และช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานของคุณ: ออกจากสำนักงานเมื่อคุณรับสาย

3. ตรวจสอบอีเมลของคุณน้อยลง

ตรวจสอบอีเมลของคุณสองหรือสามครั้งต่อวันไม่มาก ตั้งค่าการแจ้งเตือนแบบป๊อปอัปเพื่อไม่ให้รบกวนคุณในขณะที่คุณทำงาน นักวิจัยพบว่า การตรวจสอบอีเมลไม่บ่อยช่วยลดความเครียด โดยผู้ที่เช็คอีเมลไม่บ่อยจะเครียดน้อยลง

4. ดำเนินการประชุมทางวิดีโอ

ในขณะที่ 23% ของ 7 Crazy Stats เกี่ยวกับ Office Productivity ที่สำรวจโดยแหล่งข้อมูล CareerBuilder ของพนักงานในสำนักงานถือว่าการประชุมเป็นการเสียเวลา แต่ก็ยังเป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยปราศจากการอภิปรายร่วมกันเกี่ยวกับช่วงเวลาในการทำงาน หากต้องการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานโดยไม่ฟุ้งซ่าน ให้จัดการประชุมทางวิดีโอ ดีกว่าการประชุมสามัญในสำนักงานบางแห่ง ที่อื่นที่คุณต้องไป ทิ้งทุกอย่างไว้ และรอส่วนที่เหลือ

ในการศึกษาของ Highfive สิ่งที่เกิดขึ้นจริงระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ (INFOGRAPHIC) ของคุณ 94% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าการแทนที่การประชุมแบบเดิมด้วยการประชุมทางวิดีโอช่วยให้พวกเขาเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ในระหว่างการประชุมดังกล่าว ผู้คนจะรู้สึกเบื่อน้อยลงและมีสมาธิมากขึ้น และการสื่อสารรูปแบบนี้ใช้เวลาน้อยลงมาก คุณไม่จำเป็นต้องลุกออกจากที่นั่งเพื่อพบปะกับเพื่อนร่วมงาน และในขณะเดียวกัน คุณก็สามารถทำงานต่อไปได้

5. ติดตามว่าคุณใช้เวลาอยู่ที่ไหน

บ่อยครั้ง เมื่อเราทำงานเฉพาะในสำนักงาน เราใช้ทรัพยากรมากกว่าที่ควร ใช้แอพติดตามเวลาเพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น สิ่งนี้จะบอกคุณเมื่อคุณทำเรื่องไร้สาระและเมื่อทำสิ่งที่มีประโยชน์ มีเครื่องมือฟรีมากมายที่จะช่วยคุณควบคุมสิ่งนี้

6. หยุดทุกๆ 25 นาที

คุณไม่ควรทำงานเพื่อสวมใส่: มันไม่มีประโยชน์ในระยะยาว การทำงานหนักเกินไปช่วยลดความตื่นตัวและความสามารถในการมีสมาธิของคุณ หยุดพักจากการทำงาน แต่การพักมีการควบคุม มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงที่จะเสียเวลาอันมีค่าไป

ใช้เทคนิค Pomodoro เพื่อตัดสินใจว่าเมื่อใดควรหยุดพัก วิธีนี้แนะนำให้หยุดพักห้านาทีหลังจากทำงานหนักทุกๆ 25 นาที ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและทำงานได้มากขึ้น คุณสามารถใช้ตัวจับเวลาเพื่อช่วยให้คุณจำได้ว่าเมื่อใดควรพักผ่อนและเมื่อใดควรทำงาน