ทำไมรายการสิ่งที่ต้องทำไม่ทำงานและวิธีแก้ไข

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เพื่อให้เกิดประสิทธิผล มุ่งเน้นที่เวลา ไม่ใช่งาน

การบริหารเวลาที่ดีหมายถึงการได้ผลลัพธ์มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง บล็อกเกอร์ยอดนิยมและผู้ประกอบการ Thomas Oppong อธิบายวิธีวางแผนที่ดีเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย และทำไมรายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ จึงเป็นอุปสรรคต่อการเพิ่มผลผลิตเท่านั้น

ทำไมรายการสิ่งที่ต้องทำปกติจึงไม่ทำงาน

ในรายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ คุณไม่ได้สะท้อนว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานให้เสร็จ และเป็นไปได้มากว่า คุณเริ่มต้นด้วยสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ซับซ้อน ซึ่งใช้เวลาไม่เกินห้านาที

ค่อยๆ คุณมาสรุปว่าครั้งแล้วครั้งเล่า คุณหยิบแต่เรื่องง่ายๆ และคุณละเลยเรื่องสำคัญและใช้เวลามากไปในภายหลัง ส่งผลให้โครงการขนาดใหญ่ไม่ขยับเขยื้อน และประเด็นส่วนใหญ่ของแผนยังไม่บรรลุผล เนื่องจากคุณยังคงเพิ่มจุดใหม่เข้าไป โดยไม่มีระบบควบคุมใดๆ

ที่นี่เอฟเฟกต์ Zeigarnik ถูกกระตุ้นตามที่ผู้คนจดจำการกระทำที่ไม่สมบูรณ์หรือถูกขัดจังหวะได้ดีกว่าการกระทำที่ทำ ซึ่งหมายความว่า ความคิดเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จจากรายการสิ่งที่ต้องทำจะวนเวียนอยู่ในหัวของคุณจนกว่าคุณจะทำเสร็จ คุณจะถูกหลอกหลอนด้วยความรู้สึกหมกมุ่นซึ่งทำให้ยากต่อการจดจ่อกับการทำงานให้เสร็จ นี้ในที่สุดสามารถนำไปสู่ความเครียดและการนอนไม่หลับ

วางแผนอย่างไรให้ได้ผล

บรรยายวันในอุดมคติของคุณ

Jason Womack โค้ชผู้บริหาร วิทยากร และผู้เขียนเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน แนะนำแนวทางของเขาในการจัดกระบวนการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เขาแนะนำให้เขียนบทสำหรับวันที่สมบูรณ์แบบที่จะมุ่งเน้น การตระหนักว่าอุดมคติมีไว้เพื่อคุณกระตุ้นให้คุณทำงาน

ในการสร้างสคริปต์ ให้ตอบคำถามต่อไปนี้

• คุณต้องการใช้จ่ายวันของคุณอย่างไร?
• วันนี้งานอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ?
• เมื่อไหร่ที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุด?

จากคำตอบ คุณสามารถแบ่งเวลาทำงานออกเป็นส่วนๆ ซึ่งแต่ละส่วนจะมีงานบางอย่างจากรายการที่ต้องทำของคุณ

วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกับรายการสิ่งที่ต้องทำและจัดการกับงานเร่งด่วนและที่สำคัญตรงเวลา

วางแผนทุกอย่างในปฏิทิน

ในการทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับคุณ อย่าวางแผนง่ายๆ โดยไม่มีกำหนดเวลาและกำหนดเวลา แต่เรียนรู้ที่จะใช้ปฏิทินอย่างชาญฉลาด

อธิบายรายละเอียดในวันที่จะมาถึงหรือทั้งสัปดาห์ ทำเครื่องหมายทุกสิ่งของคุณในปฏิทินและดำเนินชีวิตตามกำหนดเวลาที่สร้างขึ้น สิ่งนี้จะช่วยคุณตัดสินใจว่าจะจัดการโครงการใดก่อน และคุณสามารถเพิ่มงานอื่นๆ ได้หรือไม่

แทนที่จะจัดลำดับความสำคัญตามปกติของคุณ ให้สร้างรายการแผนด้วยวันที่และเวลาที่แน่นอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในงานที่สำคัญที่สุด สิ่งนี้จะให้ความรู้สึกเร่งด่วน และคุณจะสามารถทำให้เสร็จได้ในจุดหนึ่ง

ประเมินแต่ละงาน

ถ้าคุณไม่วิเคราะห์ว่าแต่ละวันของคุณเป็นอย่างไร มีโอกาสที่คุณจะสูญเสียส่วนใหญ่ไป

กฎสำคัญประการหนึ่งของการเพิ่มผลผลิตคือการไม่ปล่อยให้งานใช้เวลานานเกินความจำเป็น

เพื่อการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ แค่รู้ว่าต้องทำอะไรเท่านั้นยังไม่พอ คุณต้องพิจารณาว่าจะใช้เวลานานแค่ไหน เป็นการดีกว่าที่จะพูดว่า "วันนี้ฉันเหลือเวลาเพียง 40 นาทีในการทำเช่นนี้" แทนที่จะวางแผนเรื่องลำดับความสำคัญง่ายๆ โดยไม่มีกำหนดเวลาเฉพาะ

เพิ่มลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ โดยประมาณว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะเสร็จสิ้นแต่ละรายการ พยายามกำหนดเวลาทุกนาทีตั้งแต่ 8.00 น. ถึง 17.00 น. กำหนดล่วงหน้าว่าจะหยุดพักเมื่อใด กำหนดเวลาตรวจสอบการแจ้งเตือน อีเมล และโซเชียลมีเดีย

ดูเหมือนว่ากิจกรรมนี้จะเสียเวลาเปล่าๆแต่ในความเป็นจริง มันกำหนดมาตรฐานที่คุณพยายามจะพบเจอ ผลที่ได้คือคุณจะเห็นว่าสมาธิของคุณดีขึ้น

การติดตามว่าคุณใช้เวลากับงานมากเพียงใดอาจเป็นการค้นพบที่แท้จริงสำหรับคุณ สิ่งนี้จะกำหนดรูปแบบงานของคุณและสามารถปรับปรุงได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเข้าใจว่าช่วงเวลาใดของวันที่คุณมีประสิทธิภาพมากหรือน้อย

การวัดผลเป็นขั้นตอนแรกที่จำเป็นในการตรวจสอบและปรับปรุงประสิทธิภาพในท้ายที่สุด ถ้าคุณวัดอะไรไม่ได้ คุณก็ไม่เข้าใจมัน หากคุณไม่เข้าใจบางสิ่ง คุณไม่สามารถควบคุมมันได้ และถ้าคุณควบคุมมันไม่ได้ คุณก็ไม่สามารถปรับปรุงได้อย่างแน่นอน

James Harrington Entrepreneur, ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการกระบวนการ

วิเคราะห์เวลาของคุณ แล้วคุณจะจัดสรรได้อย่างถูกต้อง

เส้นเวลา

เปิดตัววางแผนวันหรือแอปกำหนดเวลาและเพิ่มกำหนดเวลาในรายการงานของคุณ กำหนดระดับความสำคัญสำหรับแต่ละรายการ

และเพื่อทำความเข้าใจว่าสิ่งใดควรค่าแก่การใช้เวลามากขึ้น ให้ตอบคำถามสองสามข้อกับตัวเอง:

• งานอะไรที่จะใช้เวลาน้อยกว่า 20 นาที?
• งานอะไรจะใช้เวลามากกว่าหนึ่งชั่วโมง?
• สิ่งที่ดีที่สุดที่จะทำในตอนเช้าเมื่อคุณมีพลังงานมากที่สุดคืออะไร?

ตอนนี้แทนที่จะเขียนว่า "เสร็จสิ้นโครงการออกแบบ" ให้เขียน "เสร็จสิ้นโครงการออกแบบภายในสองชั่วโมง" แม้ว่าคุณจะไม่มีเวลาทำเสร็จ อย่างน้อย คุณก็จะลุกจากพื้นได้โดยไม่ต้องใช้เวลาทั้งวันกับมัน

ถ้าคุณไม่มีเป้าหมายที่จะทำงานให้เสร็จในวันที่กำหนด ให้วางแผนที่จะใช้เวลากับมันทุกวัน แล้วไปทำอย่างอื่นที่สำคัญไม่แพ้กัน วิธีนี้จะทำให้คุณค่อยๆ กำจัดงานใหญ่ๆ ออกไปได้

แบ่งงานใหญ่เป็นงานเล็ก

งานบางอย่างอาจใช้เวลาเป็นชั่วโมงหรือเป็นวัน หากคุณมีโครงการใหญ่รออยู่ ให้ใช้เวลาคิดสักครู่ ประกอบด้วยส่วนใดบ้าง ต้องใช้ความพยายามมากแค่ไหนและใช้เวลานานเท่าไหร่? เขียนมันลง.

ถัดไป แบ่งโครงการออกเป็นหลายงานโดยมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน และแก้ไขทีละรายการจนกว่าจะเสร็จสิ้น ยิ่งคุณได้รับการกระทำเพียงเล็กน้อย ก็ยิ่งดูเหมือนทำได้มากขึ้น

เมื่อปริมาณงานที่ไม่สามารถเข้าถึงได้กลายเป็นสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ สมองจะมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องทำในตอนนี้ - ในงานเฉพาะและเป้าหมายเล็ก ๆ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะจัดวิ่ง 40-60 นาทีด้วยการพักระยะสั้น

ทำงานทีละงาน

ให้ความสนใจอย่างเต็มที่แล้วคุณจะสามารถมีประสิทธิภาพมากที่สุด

Mark Murphy จาก Forbes อธิบายว่า: เมื่อผู้คนสามารถหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักของงานได้ มีโอกาส 67% ที่พวกเขาจะได้รับความประทับใจว่า 'วันนี้เป็นวันที่มีประสิทธิผลมาก'

มันสมเหตุสมผลจริงๆ ที่จะทำงานชิ้นเดียวเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงโดยไม่วอกแวก แต่อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณได้รับการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องหรือต้องตอบคำถามจากเพื่อนร่วมงาน

เช่น เทคนิค Pomodoro ช่วยให้มีสมาธิกับงาน มันเกี่ยวข้องกับการวิ่งทำงาน 25 นาทีและพักสั้น ๆ 5 นาที หลังจากหลายวิธีคุณสามารถผ่อนคลายได้อย่างเต็มที่

วิธีนี้ไม่เป็นสากล: ระยะเวลาของสมาธิและรูปแบบการทำงานแตกต่างกันไปสำหรับทุกคน ดังนั้น ลองใช้เทคนิคการบริหารเวลาแบบต่างๆ และยึดติดกับวิธีที่เหมาะกับคุณเป็นการส่วนตัว

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นในตอนเช้า ให้เลื่อนงานที่ต้องใช้เวลามากขึ้น นี้จะช่วยให้คุณมีระเบียบมากขึ้นและประสบความสำเร็จมากขึ้น