ข้อผิดพลาดของรายการสิ่งที่ต้องทำ 7 ข้อที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าควรหลีกเลี่ยงกิจกรรมเหล่านี้เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากรายการสิ่งที่ต้องทำ

1. ทำรายการในตอนเช้า

ดูเหมือนเป็นธรรมชาติที่จะเขียนแผนสำหรับวันแรกในตอนเช้า อย่างไรก็ตาม มันก็สายเกินไปแล้ว Eileen Roth ผู้เขียน Organisation for Dummies กล่าว “ถ้าคุณเขียนรายการงานในตอนเช้า และตอน 8.00 น. คุณมีนัดที่อีกฟากของเมือง คุณก็ไม่น่าจะมีเวลาทำ” เธอกล่าว

ทำรายการเมื่อสิ้นสุดวัน นี้จะช่วยให้คุณทิ้งงานของคุณไว้เบื้องหลังและพักผ่อนอย่างสงบสุข “คุณกลับบ้านจากที่ทำงานและไม่ต้องคิดถึงรายการสิ่งที่ต้องทำอีกต่อไป เพราะคุณได้วาดมันขึ้นมาแล้ว และรู้ว่าคุณจะต้องทำอะไรให้สำเร็จในวันพรุ่งนี้ ในที่สุดจิตใจของคุณสามารถพักผ่อนได้” ไอลีนกล่าว

2. งานมากเกินไปที่จะแสดงรายการ

หากรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ แสดงว่าคุณกำลังเตรียมตัวเองให้พร้อมสำหรับความล้มเหลวล่วงหน้า นี้จะทำให้คุณรู้สึกท่วมท้น

Kyra Bobinet ผู้เขียนหนังสือ Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Concious, Healthy, and Meaningful Life กล่าว สามงานเป็นตัวเลขในอุดมคติสำหรับรายการ “สมองของเรารับรู้ข้อมูลที่จัดกลุ่มเป็นสามส่วน” เธอกล่าว "เริ่มต้นด้วยการระบุสิ่งที่ต้องทำสามอันดับแรก"

คนส่วนใหญ่ไม่รู้ด้วยซ้ำว่าในหนึ่งวันมีชั่วโมงการทำงานจริงกี่ชั่วโมง

“ความแข็งแกร่งทางจิตใจของเราเป็นทรัพยากรที่จำกัดมากกว่าเวลา เรามีเวลาเพียง 3-6 ชั่วโมงต่อวันเมื่อเราทำงานหนักได้” Christina Willner ผู้สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำของ Amazing Marvin กล่าว แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

นอกจากนี้ หลายคนไม่ทราบว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานบางอย่างให้เสร็จ นี่คือสาเหตุที่รายการสิ่งที่ต้องทำที่ยาวเกินไปจึงไม่ได้ผล Vilner แนะนำให้จดเวลาโดยประมาณในการดำเนินการให้เสร็จข้างๆ งานแต่ละงาน ติดตามเวลานี้เพื่อทำการคำนวณที่แม่นยำยิ่งขึ้นในอนาคต

3. รวมความฝันหรือเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

เป้าหมายที่ทะเยอทะยานเช่นการเขียนหนังสือหรือการปีนเขาเอเวอเรสต์ไม่ควรอยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ ให้ใส่ไว้ในสิ่งที่อยากได้ต่างหาก

รายการสิ่งที่ต้องทำควรมีแผนที่ชัดเจน

หากคุณต้องการทำโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ให้เสร็จ คุณต้องแบ่งออกเป็นงานเล็กและงานที่ทำสำเร็จได้หลายงาน แล้วจดไว้ในรายการ นี่เป็นคำแนะนำโดย Paula Rizzo ผู้เขียน List Thinking: วิธีใช้รายการเพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น ประสบความสำเร็จ และวิตกกังวลน้อยลง

การดูเป้าหมายทั้งหมดของคุณอย่างละเอียดจะทำให้คุณรู้สึกหนักใจ นอกจากนี้ คุณจะไม่พอใจกับความจริงที่ว่าคุณไม่สามารถทำตามแผนทั้งหมดที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้ อันที่จริงบางคนต้องใช้เวลาและความพยายามค่อนข้างมาก

4. ประเมินแต่ละงานอย่างเท่าเทียมกัน

โค้ชด้านการเพิ่มผลผลิต Nancy Gaines ให้เหตุผลว่ารายการสิ่งที่ต้องทำควรเป็นรายการที่มีลำดับความสำคัญสูง "นำเฉพาะสิ่งที่ขับเคลื่อนอาชีพหรือธุรกิจของคุณไปข้างหน้าเท่านั้น" เกนส์กล่าว - หากสิ่งนี้ไม่มีความสำคัญ ก็ไม่ควรอยู่ในรายการ มันจะกวนใจคุณเท่านั้น"

เธอแนะนำให้ทำตามระบบ “3-3-3” เมื่อสร้างรายการ: ขีดฆ่าสามงานที่สำคัญที่สุดจากรายการ มอบหมายงานสามงานที่ไม่คุ้มกับเวลาของคุณ และทำงานสามอันดับแรกให้เสร็จ

5. ตั้งเป้าหมายที่คลุมเครือ

หากงานในรายการมีการกำหนดไว้อย่างคลุมเครือ ในอนาคตคุณจะต้องคิดถึงวิธีดำเนินการ และแม้แต่จำความหมายของงานเหล่านั้นดังนั้นการทำรายการควรได้รับความสนใจ

“ใช้เวลาวางแผนเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อย และทำรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้” Maura Thomas ผู้เขียน Secrets of Personal Productivity ให้คำแนะนำ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียน "รายงานค่าใช้จ่าย" ให้เขียนว่า "ป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต"

หลีกเลี่ยงคำที่คลุมเครือ เช่น “แผน” “นำไปปฏิบัติ” หรือ “พัฒนา” “หากคุณตรงต่อเวลา ดูที่คำว่า “พัฒนา” ในรายการ คุณอาจต้องการข้ามประเด็นนี้ไป” โมรากล่าว "บันทึกคำเหล่านั้นสำหรับรายการโครงการใหญ่ของคุณ"

6. ใช้รายการเดิมจนกว่างานทั้งหมดจะเสร็จสิ้น

“ปัญหาคือทุกวันนำสิ่งใหม่ๆ ดังนั้น สิ่งที่คุณทำในวันนี้ ไม่จำเป็นต้องทำในวันพรุ่งนี้ และแผนของคุณสำหรับวันพรุ่งนี้อาจเปลี่ยนแปลงได้ก่อนที่แผนนี้จะจบลง” Eileen Roth กล่าว ดังนั้นคุณต้องสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำใหม่ทุกวัน

7. อย่าผูกรายการกับปฏิทินของคุณ

หากรายการและปฏิทินไม่ได้ผูกติดกันและมีงานต่างกัน คุณก็แทบจะไม่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ทั้งหมด “ในกรณีนี้ คุณจะไม่มีเวลาทำงานให้เสร็จจากรายการ เว้นแต่คุณจะต้องเสียสละการนอนหลับ วันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดหรือเวลาที่คุณต้องการใช้เวลากับครอบครัว” ข้อควรระวัง Katie Mazzocco ผู้เขียน Revolutionary Productivity: วิธีเพิ่มเวลา ผลกระทบ และรายได้สูงสุดเมื่อดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก

พยายามจัดสรรเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อทำงานให้เสร็จจากรายการ