9 เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณทำงานใน Word ได้เร็วขึ้น

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

แม้ว่าคุณจะทำงานใน MS Word มาเป็นเวลานานและคิดว่าตัวเองเป็นผู้เชี่ยวชาญ คุณก็สามารถมีประสิทธิผลมากขึ้นได้เสมอ

คุณอาจคุ้นเคยกับเทคนิคบางอย่างอยู่แล้ว แต่บ่อยครั้งกลับกลายเป็นว่าแม้แต่มืออาชีพที่แท้จริงก็ยังทำได้ไกลและไม่รู้กลเม็ดที่เป็นประโยชน์มากมาย

1. ข้อความอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้คุณสมบัตินี้เพื่อป้อนคำและวลีที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก คุณสามารถแบ่งปันคำแนะนำนี้กับเพื่อนร่วมงานและทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับพวกเขาด้วย

คุณเพียงแค่ต้องเขียนข้อความ (หรือสร้างกราฟิก) ที่คุณใช้บ่อยในเอกสาร และจัดรูปแบบตามต้องการ จากนั้นเลือกข้อความแล้วกด Alt + F3 ระบุชื่อย่อ (เช่น ตัวย่อ) และบันทึก ในอนาคต แทนที่จะพิมพ์ทั้งวลี ให้พิมพ์ชื่อที่คุณเลือกแล้วกด F3 ข้อความหรือภาพที่บันทึกไว้จะปรากฏในเอกสารโดยอัตโนมัติ

2. แก้ไขอัตโนมัติ

ข้อความอัตโนมัติจะลดเวลาที่ใช้ในการเขียนข้อความซ้ำๆ แต่ไม่สามารถแก้ปัญหาการพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดได้ แก้ไขอัตโนมัติแก้ไขจุดบกพร่องทั่วไปบางอย่าง Word ทำสิ่งนี้ด้วยตัวเองเมื่อคุณพิมพ์ และดียิ่งขึ้นถ้าคุณเพิ่มคำเหล่านั้นซึ่งมักมีการพิมพ์ผิด

ตัวอย่างเช่น คุณรู้ว่าคุณมักจะไม่มี "t" ในคำว่า "agency" เปิดการตั้งค่า (ไฟล์ → ตัวเลือก → การสะกด → ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติในเวอร์ชัน 2010, 2013, 2016) และกรอกข้อมูลที่คุณต้องการแทนที่ ครั้งต่อไปที่คุณเขียน "เอเจนซี่" โดยไม่มี "t" Word จะแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นเอง ในที่เดียวกัน คุณสามารถเพิ่มหรือเอาการแทนที่อัญประกาศ-อุ้งเท้าด้วยเครื่องหมายอัญประกาศ-ต้นคริสต์มาส ยัติภังค์ที่มีเครื่องหมายขีดกลาง และอื่นๆ

3. วางตัวเลือก

เมื่อวางข้อความจากอินเทอร์เน็ตหรือไฟล์อื่นๆ คุณต้องจัดรูปแบบข้อความให้ตรงกับสไตล์ของเอกสารของคุณ แน่นอน คุณสามารถเลือกตัวเลือก "ข้อความเท่านั้น" ได้ทุกครั้ง แต่คุณอาจจะลืมเรื่องนี้บ่อยๆ ในกรณีเช่นนี้ คุณสามารถวางตัวเลือกเริ่มต้นที่ไม่มีการจัดรูปแบบได้

ไปที่ "ไฟล์" → "ตัวเลือก" → "ขั้นสูง" → "คัดลอก ตัด และวาง" และเลือกตัวเลือก "บันทึกข้อความเท่านั้น" ในรายการ "วางจากโปรแกรมอื่น" ในตอนนี้ ในเอกสารใดๆ ที่คุณทำงาน การคัดลอกเนื้อหาจากไฟล์หรือหน้าเว็บจะจัดรูปแบบให้ตรงกับข้อความของคุณ

4. การลบสไตล์

อีกวิธีในการลบการจัดรูปแบบข้อความคือการจัดการรูปแบบ เลือกเนื้อหาที่คุณต้องการแล้วกด Ctrl + Space หรือเลือก Normal บนแท็บ Home ในกลุ่ม Styles

5. การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

Office Online เปิดตัวใน Office 365 2013 เวอร์ชัน 2016 มีคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ผู้ใช้ส่วนใหญ่คงคุ้นเคยกับหลักการนี้จาก Google เอกสาร

บันทึกเอกสารไปยัง OneDrive หรือ SharePoint Online คลิกแชร์และเลือกคนที่คุณต้องการทำงานกับไฟล์นี้ ส่งคำเชิญถึงผู้เขียนร่วมเพื่อให้บุคคลที่เลือกสามารถเข้าร่วมกับคุณได้ ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารจะเห็นว่าใครเป็นคนทำการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นการทำงานในโครงการจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น: ไม่มีใครต้องรอการตอบกลับด้วยการแก้ไขและข้อมูลใหม่ทางไปรษณีย์

6. แม่แบบ

คุณสามารถค้นหาและดาวน์โหลดเทมเพลตจำนวนมากบนเว็บได้ คุณสามารถเริ่มต้นและแก้ไขได้ตามต้องการ เร็วกว่าการสร้างโครงการใหม่

7. ภาคผนวก

ในแอปพลิเคชันมือถือสำหรับ Android และ iOS คุณสามารถสร้างและแก้ไขเอกสารจากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตของคุณ และดูไฟล์จากที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ควรใช้แอปพลิเคชัน Word มากกว่าโปรแกรมแก้ไขสำหรับอุปกรณ์พกพาอื่นๆ: วิธีนี้จะทำให้คุณมั่นใจในการจัดรูปแบบเดียวกันและเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดของเอกสารได้เสมอ - ในโปรแกรมเดสก์ท็อป ใน Word เวอร์ชันเบราว์เซอร์ บนสมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต

ในการทำงาน คุณต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ ถ้าคุณหรือองค์กรของคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 คุณไม่ต้องจ่ายอะไรเลยในแอป

8. รูปแบบตารางที่กำหนดเอง

หากคุณมักจะจัดรูปแบบตารางตามต้องการ คุณสามารถลดปริมาณงานลงได้ สร้างสไตล์และเพิ่มลงในกลุ่มสไตล์ตารางจากนั้น ในกลุ่มนี้ ให้คลิกขวาที่สไตล์ที่ต้องการและทำให้เป็นรูปแบบเริ่มต้น

9. พิมพ์ได้ทุกที่

อาจดูแปลกสำหรับบางคน แต่ผู้ใช้ Word ส่วนใหญ่ใช้ลูกศรบนแป้นพิมพ์เมื่อต้องการเลื่อนเคอร์เซอร์และเริ่มเขียนในที่ใหม่ในเอกสาร แต่สามารถทำได้เร็วกว่ามาก - ด้วยการดับเบิลคลิก เปิดแผ่นงานเปล่าแล้วดับเบิลคลิกที่ใดก็ได้เพื่อเริ่มพิมพ์

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิผลที่สุดใน Word แล้ว!