วิธีป้องกันไม่ให้จดหมายครอบงำคุณ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

คนมีสองประเภท บางตัวมีลำดับที่สมบูรณ์ในทุกสิ่ง: มีการจัดเรียงตัวอักษร ไอคอนบนเดสก์ท็อปถูกจัดเรียง คนอื่นไม่สามารถเปิดกล่องจดหมายได้โดยไม่ต้องกลัวเพราะมีจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนมากซึ่งมีมากขึ้นทุกวัน อย่างไรก็ตามง่ายต่อการจัดการ

การแยกวิเคราะห์ตัวอักษรอย่างง่าย ๆ จะไม่สามารถแก้ไขสถานการณ์ได้หากกล่องจดหมายดูเหมือนตู้ที่ล้นประตูที่คุณเปิดด้วยตาที่ปิดไว้เพื่อไม่ให้มีอะไรหล่นลงมา คุณต้องเปลี่ยนแนวทางการทำงานกับอีเมล จากนั้น คุณสามารถใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งมักจะใช้กับสตรีมข้อความใหม่อย่างไม่รู้จบ - กับงานที่สำคัญกว่า

หากต้องการออกจากพื้นดิน ให้ถามตัวเองสองคำถามก่อน:

1. ทำไมคุณถึงได้รับอีเมลจำนวนมาก
2. อะไรทำให้คุณไม่สามารถถอดประกอบได้อย่างรวดเร็ว

จากคำตอบของคุณ ให้ลงมือแก้ปัญหาและใช้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์สองสามข้อไปพร้อมกัน

ตัดสินใจ

การอุดตันในเมลบ็อกซ์ของคุณอาจบ่งบอกถึงปัญหาในการตัดสินใจ หลายคนไม่เต็มใจที่จะรับผิดชอบ พวกเขาเลื่อนคำถามที่ต้องตอบออกไปเพื่อแก้ปัญหาทุกอย่างในบรรยากาศที่ผ่อนคลายมากขึ้น หรือพวกเขาหาข้อแก้ตัวอื่นๆ ให้ตัวเอง อย่าเพิ่งส่งจดหมายตอบกลับตอนนี้

เพื่อไม่ให้แต่ละอีเมลต้องขอโทษด้วยที่ตอบช้า จดหมายนั้นหายไปท่ามกลางคนอื่นหรือเข้าไปในสแปม (และอันที่จริงแล้วมันยังคงเป็นการประณามเงียบ ๆ ในกล่องจดหมาย อดทนรอสักครู่เมื่อคุณจะเปิด อีกครั้ง) ทำงานด้วยตัวเอง: ตัดสินใจ

ทำให้เป็นกฎในการเปิดจดหมาย ทำสิ่งที่ต้องการจากคุณทันที และเขียนตอบกลับทันที และอย่าคลิกที่กากบาทจนกว่าจะมีการส่งจดหมาย

ขจัดส่วนเกิน

คุณสามารถช่วยตัวเองให้พ้นจากการรับจดหมายได้อย่างง่ายดาย:

1. ยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่ไม่จำเป็นซึ่งคุณหยุดให้ความสนใจมานานแล้ว นี่เป็นเพียงไม่กี่วินาทีและเพียงไม่กี่คลิก: จดหมายที่ยังไม่ได้อ่านพร้อมสื่อโฆษณาจะไม่สะสมในกล่องจดหมายอีกต่อไป
2. ปิดการแจ้งเตือนจากโซเชียลเน็ตเวิร์กและบริการเว็บต่างๆ
3. เปลี่ยนเส้นทางจดหมายที่คุณได้รับไปยังจดหมายส่วนตัวจากลูกค้าไปยังกล่องจดหมายอื่น โดยระบุที่อยู่บนเว็บไซต์ของบริษัทของคุณ อีกทางหนึ่งคือการสร้างแบบฟอร์มคำติชมแยกต่างหาก

พูดง่ายๆ ก็คือ ทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อไม่ให้จดหมายกลายเป็นหลุมดำที่ดูดกลืนทุกสิ่งอย่างไม่เลือกหน้า ทั้งจำเป็นและไม่จำเป็น

ปรับแต่งฟิลเตอร์

หากคุณต้องการจดหมายข่าวเพื่อค้นหาเนื้อหาที่ดีที่สุดจากสื่อที่คุณชื่นชอบหรือส่วนลดในร้านค้าออนไลน์ คุณสามารถฝากไว้ได้ แต่ลบออกจากโฟลเดอร์ที่มีกล่องขาเข้าสดโดยใช้ตัวกรอง บริการอีเมลที่ใช้จะส่งจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่จำเป็นด้วยตัวเอง

พื้นฐานสำหรับการกรองอาจเป็นที่อยู่ของผู้ส่งหรือ ตัวอย่างเช่น คำหลักที่อยู่ในเนื้อหาของข้อความ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับชนิดของตัวอักษรที่คุณต้องการลบออกจากโฟลเดอร์จดหมายหลัก

ค้นหาตัวจัดการงานอื่น

กล่องจดหมายไม่ควรแทนที่รายการสิ่งที่ต้องทำของสมุดบันทึกแบบคลาสสิกหรือแอปพลิเคชันตัวกำหนดตารางเวลาของคุณ ทันทีที่คุณได้รับจดหมายพร้อมกรณีใหม่ ให้โอนจากจดหมายไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

เฉลยคำตอบ

หากคำตอบนั้นยากสำหรับคุณเนื่องจากคุณไม่ชอบกระบวนการเขียนจดหมาย ให้ไปทางอื่น ลองใช้ฟังก์ชันการเขียนตามคำบอก: เทคนิคจะบันทึกสิ่งที่คุณต้องการพูดด้วยตัวมันเอง และสำหรับผู้ที่อนุรักษ์นิยมน้อยที่สุดในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถตอบกลับด้วยความช่วยเหลือจากวิดีโอที่แนบมากับจดหมาย

เปิดจดหมายตามกำหนดเวลา

คำแนะนำไม่เกี่ยวข้องกับทุกคน เพราะบ่อยครั้งที่คุณต้องติดต่อตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน อย่างไรก็ตาม มันอาจยังมีประโยชน์สำหรับบางคน

จัดสรรกรอบเวลาสำหรับการส่งจดหมายระหว่างวันจากนั้นตอบจดหมายทั้งหมดที่มาระหว่างที่คุณไม่อยู่พร้อมกัน

อย่าเปลี่ยนเมลเป็นสมุด

หมายเลขโทรศัพท์รหัสผ่านที่อยู่ - ทั้งหมดนี้ไม่ควรเก็บไว้ในลำไส้ของกล่องจดหมาย แต่อยู่ในมือ: ในสมุดบันทึกในรายชื่อผู้ติดต่อบนสมาร์ทโฟนบนสติกเกอร์ที่วางในที่ทำงาน โอนข้อมูลที่จำเป็นจากอีเมลไปยังตำแหน่งที่คุณจะค้นหาได้ง่ายขึ้น: ยังไม่สะดวกที่จะใช้การค้นหาด้วยตัวอักษรตลอดเวลา

อย่าส่งจดหมายถึงตัวเองด้วย หลายคนทำเช่นนี้โดยการเขียนข้อมูลลงในอีเมลที่ต้องจดจำ เพิ่มรูปภาพในไฟล์แนบที่คุณต้องการบันทึก พวกเขารวบรวมจดหมายในจดหมายพร้อมลิงก์ไปยังบทความที่คุณต้องการอ่านในภายหลังเมื่อถึงเวลา

เป็นผลให้มีตัวอักษรจำนวนมากที่พวกเขาสูญเสียความหมาย พวกเขาไม่เคยกลับมาหาพวกเขาอีกเลย เพราะพวกเขาเลื่อนลงมาในรายการ และอีกไม่นานก็จะถูกลืม

ใช้ Tumblr หรือ Pinterest เพื่อจัดเก็บภาพถ่ายที่สวยงาม และเขียนบันทึกย่อในแอปพลิเคชันพิเศษ

โดยการปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ คุณจะสามารถรักษาระเบียบในกล่องจดหมายของคุณและปรับเวลาที่ใช้ในการทำงานกับจดหมายให้เหมาะสม