13 อย่างในการโต้ตอบทางธุรกิจที่ทำให้หงุดหงิด

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ถ้าคุณไม่อยากทำให้อีกฝ่ายโกรธ อย่าทำแบบนี้

1.ขาดคำทักทาย

คุณไม่ได้เขียนจดหมายธุรกิจเพื่อความเพลิดเพลิน คุณต้องการบางอย่างจากผู้รับ ดังนั้นจึงเป็นการถูกต้องที่จะเริ่มต้นด้วยการแสดงความสุภาพ - การทักทาย การทำโดยปราศจากมันเหมือนกับการเปิดประตูสู่ที่ทำงานของคนอื่นด้วยเท้าของคุณ

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

2. วลี "วันดี"

หากคุณไม่ได้เขียนจดหมายธุรกิจตรงจากยุค 2000 ให้เลือกถ้อยคำที่ทันสมัยกว่า ไม่สำคัญหรอกว่าคุณไม่สามารถคาดเดาได้ว่าอีกฝ่ายจะอ่านข้อความเมื่อใด ตัวเลือก "อรุณสวัสดิ์" เป็นตัวเลือกที่เป็นกลางที่สุด แต่คุณยังสามารถใช้ช่วงเวลาเมื่อคุณส่งจดหมายได้อีกด้วย และทิ้ง "ช่วงเวลาดีๆ ของวัน" ไว้ให้กับฟอรัมครึ่งหลังจากอดีต

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

3. การจัดการข้อผิดพลาด

น่าแปลกใจมากที่ข้อความสั้นๆ ดังกล่าวสามารถผิดพลาดได้มากเพียงใด ประการแรก หลายคนใช้กฎที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคอย่างแท้จริง สิ่งนี้ทำให้เกิดผลงานชิ้นเอกเช่น "Dear Anton Mikhailovich" การอุทธรณ์ไม่ได้เป็นเพียงชื่อเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคำที่ขึ้นอยู่กับชื่อนั้นด้วย

ประการที่สอง ตรวจสอบชื่อผู้รับอย่างระมัดระวัง อย่าเรียก Alekseev Alexandras, Marin Marias และถอดรหัสชื่อย่อ

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

4. ตัวย่อและคำตอบพยางค์เดียว

การเขียนทางธุรกิจต้องการให้คุณสื่อสารเป็นประโยคเต็ม แนวทางนี้มีประโยชน์ในทางปฏิบัติ: คู่สนทนาไม่จำเป็นต้องเดาว่าคุณหมายถึงอะไร เพราะคุณเปิดเผยความแตกต่างทั้งหมดและไม่ให้โอกาสในการตีความคำผิด และ "ตกลง" ของคุณสามารถมีความหมายอะไรก็ได้ นอกจากนี้ การตัดไม่ได้ช่วยประหยัดเวลาได้มาก

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

5. อารมณ์ขันและอุปมาอุปมัย

จดหมายธุรกิจไม่ควรปล่อยให้มีการตีความ ทุกคำใช้ในความหมายโดยตรงและไม่ได้หมายความถึงการตีความที่แตกต่างกัน มิฉะนั้น ให้รอการติดต่อกันอีกรอบ ซึ่งคุณจะได้รู้ว่าใครคิดอะไรอยู่ในใจ และอาจใช้เวลานาน

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

6. เครื่องหมายอัศเจรีย์

เครื่องหมายอัศเจรีย์มักไม่ค่อยใช้ในวรรณกรรม เนื่องจากออกแบบมาเพื่อแสดงความรู้สึกที่รุนแรง จดหมายธุรกิจไม่ใช่เวทีสำหรับการแสดงออก แม้ว่าคุณจะต้องการแสดงให้คู่สนทนาทราบถึงสิ่งที่คุณคิดก็ตาม

คุณอาจไม่ได้มีความหมายอะไรเป็นพิเศษ แต่สำหรับคู่สนทนา เครื่องหมายอัศเจรีย์จะเป็นสัญญาณว่าเขาอาจกำลังทำอะไรผิด ดังนั้นให้ทั้งความรู้สึกของคุณและปุ่ม Shift + 1 อยู่ภายใต้การควบคุม เครื่องหมายอัศเจรีย์เหมาะสมเฉพาะในการหมุนเวียนเท่านั้น

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

7. ข้าราชการจำนวนมาก

ความปรารถนาที่จะแสดงออกอย่างเป็นทางการมากขึ้นมักจะสร้างโครงสร้างที่มหึมาซึ่งเป็นเรื่องยากมากที่จะแยกแยะความหมาย อย่าใช้วลีที่ซับซ้อนมากเกินไปและเขียนให้ง่ายขึ้น

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

8. แคปล็อค

ไม่ควรเน้นบรรทัดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ บนอินเทอร์เน็ต มันยังคงเป็นสัญลักษณ์ของเสียงกรีดร้อง ไม่ชอบให้ใครมาด่า เพื่อให้ข้อความชัดเจน เพียงแค่ทำให้ชัดเจน

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

9. วลี "ขอบคุณล่วงหน้า"

ขอบคุณ แน่นอนว่าคุณไม่สามารถใส่ในกระเป๋าของคุณได้ แต่ความกตัญญูในช่วงต้นทำให้คู่สนทนาอยู่ในตำแหน่งที่น่าอึดอัดใจ คนที่มีมารยาทดีจะรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำตามคำขอของคุณ ถึงแม้ว่าเขาจะเข้าใจดีว่าเขาไม่ควรทำก็ตาม และคุณจะจำได้ถึงปัญหาการขว้างปา

หากคู่สนทนายังต้องถูกกระตุ้น จะเป็นการดีกว่าที่จะอธิบายว่าการตอบรับคำขอของคุณเป็นประโยชน์ต่อเขาอย่างไร

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

10. หัวเรื่องแปลกหรือไม่มีหัวเรื่องเลย

การเปิดจดหมายที่เข้าใจยากนั้นไม่ปลอดภัย ดังนั้นข้อความที่ไม่มีหัวเรื่องจึงเสี่ยงต่อการเป็นสแปมแน่นอนว่าคนๆ หนึ่งจะโกรธมากเมื่อพบว่าภายใต้คำว่า "ซิน่า ยาง" มีเอกสารสำคัญซ่อนจากผู้จัดการโรงงานยางซีไนดา

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

11. ความคุ้นเคย

คุณไม่ควรเบี่ยงเบนไปจากรูปแบบธุรกิจ แม้ว่าผู้รับจะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณก็ตาม ประการแรก เขาอาจต้องส่งจดหมายถึงเจ้านายหรือผู้รับเหมาของเขา ประการที่สอง จดหมายอาจตกไปอยู่ในมือที่สามโดยบังเอิญและประนีประนอมกับมัน และในขณะเดียวกันคุณก็เช่นกัน

ประการที่สาม คุณต้องแยกความแตกต่างระหว่างเรื่องส่วนตัวกับงาน ผลประโยชน์ขององค์กรไม่ได้เกิดขึ้นพร้อมกันกับผลประโยชน์ส่วนตัวเสมอไป มันคุ้มค่าที่จะปล่อยให้ตัวเองมีที่ว่างในการซ้อมรบเพื่อรักษาความสัมพันธ์ฉันมิตรโดยไม่ต้องเสียสัมปทานในการเจรจา

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

12. ไม่มีประวัติการติดต่อ

หากคุณกำลังสนทนากับใครสักคน ผู้รับจะรู้ว่าการสนทนานั้นเกี่ยวกับอะไร และสามารถกลับไปที่จุดเริ่มต้นของบทสนทนาได้อย่างง่ายดายโดยหมุนวงล้อเมาส์ แต่เมื่อคุณแลกเปลี่ยนจดหมายทางอีเมลเป็นบางครั้ง คู่สนทนาอาจลืมไปว่าคุณเป็นใครและต้องการอะไรจากเขา

ทำให้บุคคลนั้นทำได้ง่าย: ในย่อหน้าหนึ่ง เตือนบุคคลถึงสิ่งที่พวกเขากำลังพูดถึง

ทำอย่างไรไม่

มาทางนี้ดีกว่า

13. การจัดการชุดข้อความที่ไม่เหมาะสม

บริการอีเมลและตัวแทนช่วยให้คุณทำงานกับเธรดข้อความได้ เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากหากจัดการอย่างถูกต้อง แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ประสบความสำเร็จ

บางทีคุณอาจตกเป็นเหยื่อของการส่งจดหมายจำนวนมากไปแล้ว ซึ่งผู้เข้าร่วมไม่ตอบผู้เขียนโดยตรง แต่ตอบทุกคน ด้วยเหตุนี้ การสนทนาที่ไม่น่าสนใจจึงเข้ามาเติมเต็มกล่องจดหมายของคุณ และคุณจะได้รับบทลงโทษสำหรับผู้ที่ไม่พบปุ่มที่ถูกต้อง ในขณะเดียวกัน ข้อมูลที่ไม่ได้มีไว้สำหรับการสอดรู้สอดเห็นมักจะเข้าไปในช่องข้อมูลทั่วไป

เหรียญยังมีข้อเสีย: เมื่อหนึ่งในการสนทนาที่สำคัญผู้เข้าร่วมไม่ตอบทุกคน แต่กับคนคนเดียว และผู้รับต้องใช้เวลามากในการส่งจดหมายแทนการทำงาน