ระบบที่เรียบง่ายสำหรับจัดระเบียบชีวิตสมัยใหม่ที่ซับซ้อน

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

วันนี้เราต้องการบอกคุณเกี่ยวกับระบบที่จะช่วยคุณจัดโครงสร้างโครงการ งาน และกิจการทั้งหมดของคุณ ด้วยความช่วยเหลือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีกำหนดเป้าหมายอย่างถูกต้องและพัฒนาแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ในโลกสมัยใหม่ คนๆ หนึ่งต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน โครงการ, การประชุม, กิจการ, งาน, กำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามาอย่างไม่ลดละ … มักจะเป็นเรื่องยากสำหรับเราที่จะจัดระเบียบชีวิตของเราในแบบที่เรามีเวลาจัดการกับเรื่องงาน

วันนี้เราอยากจะแนะนำให้คุณรู้จักกับระบบที่จะช่วยคุณจัดระเบียบเป้าหมาย กิจการ และงานทั้งหมดของคุณ ระบบนี้ได้รับการพัฒนาโดย Chris Winfield ผู้ประกอบการในนครนิวยอร์ก

ชีวิตเป็นเรื่องยาก

เราสนุกกับการทำงานมากกว่า 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เราภูมิใจกับมันและชอบที่จะบอกทุกคนและทุกคนว่าเรายุ่งแค่ไหน เพราะมันทำให้เรารู้สึกสำคัญและไม่มีใครแทนที่ได้ หรืออย่างอื่นเราแค่คิดว่ามันควรจะเป็นอย่างนั้น

ดังนั้นมันจึงอยู่กับฉัน จนกระทั่งตัดสินใจเปลี่ยนแปลงทุกอย่าง

เป็นแบบนี้ต่อไปไม่ได้แล้ว ผมต้องเริ่มต้นใหม่และเปลี่ยนแปลงทุกอย่าง ฉันอยากใช้ชีวิตอย่างเต็มที่และไม่อยากพลาดแม้แต่วินาทีเดียว

แต่มีปัญหาหนึ่ง ฉันไม่รู้ว่าต้องทำอย่างไร ฉันเสียเวลามากเกินไปและทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นฉันจึงเริ่มมองหาวิธีที่สามารถช่วยฉันแก้ปัญหาได้

ฉันอ่านหนังสือและบล็อกมากมายเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน และในที่สุดก็มีระบบสี่ชิ้น

ระบบที่เรียบง่ายนี้ซึ่งจะกล่าวถึงในภายหลัง ช่วยให้ฉันปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยความช่วยเหลือนี้ ฉันสามารถจัดระเบียบวัน สัปดาห์ เดือน และแม้แต่ชั่วโมงได้ ขอบคุณเธอ ฉันสามารถทำอะไรได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

ฉันอยากจะบอกว่าฉันมาที่ระบบนี้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว แต่ไม่เป็นเช่นนั้น ฉันใช้เวลาหลายร้อยชั่วโมงในการทดลอง ฉันต้องผ่านความล้มเหลว ความผิดพลาด และความผิดหวังมากมาย

วันนี้ฉันสามารถทำได้มากกว่าใน 17 ชั่วโมงที่ผ่านมาใน 40 ชั่วโมง ไม่อย่างนั้น ฉันสามารถประสบความสำเร็จในหนึ่งสัปดาห์มากกว่าในช่วงหลายเดือนที่ผ่านมา

ฉันสามารถทำงานกับหลายโครงการ ลูกค้า บริษัท และในขณะเดียวกันก็รักษาสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว

ฉันทำงาน ฉันใช้เวลาอยู่กับครอบครัว ฉันเดิน ฉันสื่อสารกับผู้คน ฉันสอนคนอื่นว่าฉันรู้จักตัวเองอย่างไร และฉันทำอะไรอีกมาก ทุกวัน. และทั้งหมดนี้เกิดจากการที่ฉันได้พัฒนาระบบที่เหมาะสมกับฉันซึ่งฉันยึดมั่นอยู่เสมอ ระบบนี้ค่อนข้างง่าย แต่คุณไม่ควรลืมว่า:

ไม่ได้หมายความว่าง่ายเสมอไป

สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่ฉันรู้คือถ้าคุณใช้เวลาในการวางแผนวันของคุณและมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ (สร้างภาพที่แน่นอนของวันของคุณ) แล้วทุกอย่างจะง่ายขึ้น คุณจะทำงานน้อยลงและประสบความสำเร็จมากขึ้น เพราะคุณจะทำงานด้วยความกระตือรือร้น คุณจะเห็นเป้าหมายอยู่ตรงหน้าคุณ

ระบบของฉันมีองค์ประกอบหลักสี่ประการ:

1. ฝันและตั้งเป้าหมาย คุณต้องการอะไรจากชีวิตจริงๆ? ความฝัน เป้าหมาย ความทะเยอทะยานของคุณคืออะไร? หากคุณไม่ทราบคำตอบของคำถามเหล่านี้ องค์ประกอบที่เหลือในรายการนี้จะไม่ช่วยอะไรคุณ
2. ปลดปล่อยสมองของคุณ ถ่ายทอดความคิดจากหัวของคุณไปยังกระดาษ คุณไม่จำเป็นต้องคิดเกี่ยวกับรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้อง หากคุณต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ทำแผนที่จิต พวกเขาจะช่วยคุณค้นหาช่องโหว่สำหรับเป้าหมายหลักของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณจะเข้าใจวิธีรับหรือรับสิ่งที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว
4. จัดการเวลาของคุณและแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นองค์ประกอบที่เป็นส่วนประกอบ นี้จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายหลักของคุณในเวลาที่สั้นที่สุด

ไม่มีใครจะโต้แย้งความจริงที่ว่าทุกคนมี 24 ชั่วโมงต่อวัน คนที่ประสบความสำเร็จมีคุณสมบัติ 2 ประการ คือ

• พวกเขารู้ดีว่าพวกเขาต้องการอะไร
• พวกเขาพยายามที่จะได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการ

คุณพร้อมที่จะเสี่ยงและพยายามที่จะประสบความสำเร็จหรือไม่? จากนั้นอ่านต่อ

1. ความฝัน ตั้งเป้าหมาย. เริ่มปฏิบัติ

เริ่มต้นด้วยการจินตนาการถึงเป้าหมายสูงสุด

Stephen Covey

ขั้นตอนแรกคือการสร้างภาพใหญ่ในชีวิตของคุณ คุณต้องเข้าใจว่าคุณต้องการบรรลุอะไร ต้องการเป็นคนแบบไหน กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ คิดว่าชีวิตในอุดมคติของคุณควรเป็นอย่างไร

เมื่อฉันทำสิ่งนี้ครั้งแรก ฉันต้องการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างในชีวิต บางทีเหมือนฉันในตอนนั้น สำหรับคุณแล้ว หลายสิ่งหลายอย่างไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่อย่าสิ้นหวังและอย่ายอมแพ้ เพราะความรู้สึกนี้เป็นเรื่องปกติโดยสิ้นเชิง

โดยทำตามคำแนะนำของ Mark Allen ฉันจัดหน้าหนึ่งหน้าสำหรับแต่ละเป้าหมายของฉัน การจำกัดพื้นที่ดังกล่าวมีความจำเป็นเพื่อให้คุณมีโอกาสลงรายละเอียดแต่ละเป้าหมายโดยละเอียด แยกย่อยออกเป็นองค์ประกอบพื้นฐาน สร้างแผนโดยละเอียดสำหรับการบรรลุเป้าหมายนี้ แต่ข้อกำหนดของเป้าหมายควรไม่มีน้ำ

มีสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้: คุณไม่ได้ถือแผนของคุณในเลือด เป้าหมายของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา เราไม่สามารถพูดได้อย่างแน่นอนว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับเราในหนึ่งชั่วโมง และยิ่งกว่านั้นไม่มีใครสามารถพูดได้ว่าเป้าหมายและแผนชีวิตของเขาจะไม่เปลี่ยนแปลงในเดือนหน้าหรือปีหน้า

แต่การวางแผนดังกล่าวมีประโยชน์ตรงที่คุณมีความคิดที่ชัดเจนว่าคุณต้องการบรรลุอะไร เป็นคนแบบไหนที่คุณใฝ่ฝันอยากจะเป็น

ไม่ต้องกังวลหากคุณไม่สามารถจัดทำแผนความสำเร็จสำหรับทุกเป้าหมายได้ ไม่เป็นไร สิ่งสำคัญคือคุณมีเป้าหมาย และเมื่อถึงเวลา คุณจะหาวิธีที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้

2. ปลดปล่อยสมองของคุณ

ขอให้จิตใจผ่องใสเสมอเหมือนท้องฟ้าที่กว้างใหญ่ มหาสมุทรอันยิ่งใหญ่ และยอดเขาที่สูงที่สุด

โมริเฮ อุเอชิบะ

ความทรงจำของเราเป็นเครื่องมือในการเอาชีวิตรอดในหลาย ๆ ด้าน เราจำสิ่งที่สำคัญและจำเป็นสำหรับเราได้ง่ายที่สุด ความทรงจำเป็นสิ่งที่น่าอัศจรรย์ ตัวอย่างเช่น ในสถานการณ์เหตุสุดวิสัย เราสามารถจดจำบทเรียนเรื่องความปลอดภัยในชีวิตของโรงเรียนและให้การปฐมพยาบาลแก่บุคคลได้

คุณมีความคิดเป็นร้อยอยู่ในหัว รายละเอียดปลีกย่อย รายละเอียดที่ไม่จำเป็น ตัวอย่างเช่น คุณพยายามจำความแตกต่างทั้งหมด แม้แต่รายละเอียดที่เล็กที่สุดของโครงการที่คุณทำ แม้ว่าการตระหนักรู้ดังกล่าวเป็นสิ่งที่น่านับถือ แต่ก็มักเป็นความวิตกกังวลและเครียดด้วย สรุป: กำจัดขยะนี้ ขนสมองของคุณออก

อย่าเก็บรายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้ไว้ในหัวของคุณ - จดไว้ในไดอารี่ของคุณ ปล่อยให้ทุกอย่างอยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือที่อื่น วิธีนี้จะช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญในขณะนั้นได้ดีขึ้น โดยที่ไม่ลืมเหตุการณ์ปัจจุบัน

จัดระเบียบ แบ่งแยก และพิชิต

เมื่อคุณได้ช่วยตัวเองให้พ้นจากความคิดที่ไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญมากมายแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มจัดการเรื่องของคุณ ดูแผนของตัวเอง บางทีคุณอาจไม่ได้เกียจคร้านและไม่ได้วางแผนสำหรับสัปดาห์และเดือนที่จะถึงนี้เท่านั้น แต่สำหรับทั้งปีด้วย

คุณต้องจัดโครงสร้างทุกสิ่งที่คุณต้องทำ พยายามวางแผนโครงการ งาน และงานอื่น ๆ ทั้งหมดของคุณในลักษณะที่ไม่รบกวนซึ่งกันและกัน: ใช้เวลาแยกกันสำหรับแต่ละงาน อย่าไล่นกสองตัวด้วยหินก้อนเดียว แต่แบ่งและพิชิต

อย่ากังวลหากคุณไม่มีแผนที่แน่ชัดเพื่อบรรลุทุกสิ่งที่คุณวางแผนไว้ สิ่งสำคัญคือคุณมีเป้าหมาย และจิตใต้สำนึกของคุณจะช่วยคุณในส่วนที่เหลือ

ในกรณีนี้ จิตใต้สำนึกของคุณเปรียบได้กับเครื่องนำทาง GPS คุณกำหนดจุดหมายปลายทางและหาวิธีไปที่นั่น

3. สร้างแผนที่ความคิด

สิ่งที่คุณต้องมีคือแผน แผนงาน และความกล้าหาญเพื่อไปยังจุดหมายของคุณ

เอิร์ลไนติงเกล

แผนที่ความคิดคือไดอะแกรมที่ช่วยให้คุณเห็นภาพและจัดระเบียบข้อมูล แผนที่ความคิดสามารถใช้ได้กับเกือบทุกอย่างตั้งแต่การจดบันทึกไปจนถึงการพัฒนากลยุทธ์ที่จริงจัง สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณแยกวัตถุที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนๆ ของมันได้

ด้วยความช่วยเหลือของแผนที่ความคิด คุณสามารถสร้างลำดับชั้นของโครงการ ผลลัพธ์ และงานได้ ใช้ขนาดแบบอักษรและสีเพื่อเน้นสิ่งที่สำคัญหรือเร่งด่วน คุณยังสามารถรวมลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลหรือเอกสารทางอินเทอร์เน็ตที่สำคัญบนคอมพิวเตอร์ของคุณได้

แผนที่นี้จะช่วยให้คุณเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าโปรเจ็กต์ใดใช้เวลาส่วนใหญ่จากคุณหรือต้องการความสนใจมากที่สุด (งานและกำหนดเวลาที่เน้นด้วยสีแดงจะทำให้เห็นถึงความเร่งด่วนและความสำคัญ)

การทบทวนแผนที่ความคิดของคุณทุกสัปดาห์ คุณจะสังเกตเห็นว่าโครงการใดใกล้จะแล้วเสร็จ และสิ่งนี้จะกระตุ้นให้คุณเดินหน้าต่อไป ลบโปรเจ็กต์ที่เสร็จแล้วและเติมโปรเจ็กต์ใหม่

4. จัดการเวลาของคุณและแบ่งงานยากออกเป็นองค์ประกอบพื้นฐาน

ตัดสินใจในวันนี้ว่าคุณจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในการจัดการเวลาและผลงานของคุณเอง

Brian Tracy

เมื่อคุณมีแผนแล้ว คุณต้องแน่ใจว่าคุณสามารถจัดการงานทั้งหมดล่วงหน้าได้ตรงเวลา มีเทคนิคและระบบต่างๆ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณในเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น:

• Kanban เป็นระบบที่จะช่วยให้คุณจัดการกับงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีเครื่องมือออนไลน์ที่มีประโยชน์คือ KanbanFlow ซึ่งออกแบบมาไม่เฉพาะสำหรับโซโลเท่านั้น แต่ยังสำหรับการทำงานเป็นทีมด้วย
• เทคนิคประสิทธิภาพส่วนบุคคลของ GTD ที่คุ้นเคยซึ่งจะช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้สำเร็จในที่สุด

วันนี้อย่าลืม

แผนที่ความคิด, GTD, Kanban ล้วนยอดเยี่ยมและจำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้คุณบรรลุเป้าหมาย แต่อย่าลืมว่านี่คือการวางแผนเชิงกลยุทธ์ บางครั้งคุณต้องการแผนที่เรียบง่ายและใช้ได้จริงสำหรับวันนี้ ไม่ใช่สำหรับวันพรุ่งนี้ ไม่ใช่สำหรับเดือนหรือปี สำหรับวันนี้.

ความฝันจะกลายเป็นเป้าหมายเมื่อลงมือทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

โบ เบนเน็ต

มีเทคนิค Pomodoro ที่สามารถช่วยให้คุณวางแผนเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ที่นี่

บรรลุเป้าหมายเสมอ ทำงานให้เสร็จตรงเวลา บรรลุความสำเร็จ นี่คือสิ่งที่ทุกคนควรมุ่งมั่น แต่อย่าลืมทักษะที่เจ็ดของ Stephen Covey - การลับเลื่อย

ลองนึกภาพชายคนหนึ่งที่เลื่อยต้นไม้มาห้าชั่วโมงแล้ว แต่เมื่อคุณบอกให้เขาหยุดสักสองสามนาทีเพื่อลับใบเลื่อย เขาจะตอบว่า: “ฉันไม่มีเวลาไปลับเลื่อย! ฉันต้องตัด!"

อย่าลืมใช้เวลาเพื่อสุขภาพ ครอบครัว และเพื่อนฝูง และพยายามพักผ่อนเมื่อรู้สึกว่าจำเป็น