วิธีหยุดเสียเวลากับกิจกรรมที่ไร้ประโยชน์

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เพื่อให้ได้ประสิทธิผลมากขึ้น อย่าบังคับตัวเองให้มีสมาธิ แค่ปรับเปลี่ยนวันทำงานเล็กน้อย

1. ดำเนินการประชุมให้น้อยที่สุด

เราใช้เวลาถึงสี่ชั่วโมงในการประชุมต่อสัปดาห์ มากกว่าครึ่งหนึ่งเป็นการเสียเวลา หากทำได้ ให้พยายามลดจำนวนการประชุม

• พิจารณาจำนวนผู้เข้าร่วม อย่าเชิญเพื่อนร่วมงานมาประชุมเพียงเพื่อความปลอดภัย ปล่อยให้พวกเขาใช้เวลาทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นดีกว่า
• การสนทนาแบบเห็นหน้ากันมักจะใช้แทนการประชุมได้ดี ง่ายกว่ามากในการพูดคุยรายละเอียดของโครงการกับพนักงานที่รับผิดชอบก่อน จากนั้นจึงนำเสนอแนวคิดต่อทั้งทีม
• ก่อนจัดกำหนดการหรือเข้าร่วมการประชุมอย่างเป็นทางการ ให้พิจารณาอย่างรอบคอบว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานของคุณ ส่วนใหญ่แล้ว ข้อมูลพื้นฐานสามารถสื่อสารด้วยวิธีอื่นได้ เช่น โดยการลิงก์ไปยังเอกสาร การเขียนในแชท หรือแม้แต่การส่งต่อด้วยปากเปล่าผ่านถ้วยกาแฟ จากนั้นพนักงานจะสามารถตอบสนองต่อข้อมูลของคุณโดยไม่รบกวนขั้นตอนการทำงานของพวกเขา

2. เปลี่ยนปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน

แน่นอนว่าการทำงานร่วมกันมักจะช่วยเพิ่มผลผลิต แต่มันไม่ง่ายอย่างนั้น จากข้อมูลพบว่า พนักงานแต่ละคนฟุ้งซ่านโดยเฉลี่ยเจ็ดครั้งต่อชั่วโมง และ 80% ของสิ่งรบกวนเหล่านี้เป็นเรื่องเล็กน้อยและไม่สำคัญ

ดังนั้น แทนที่จะถามคำถามทันทีที่นึกขึ้นได้ อย่ารีบไปกวนใจเพื่อนร่วมงาน ทำรายการแล้วถามทั้งหมดในครั้งเดียวเมื่อพนักงานว่าง นอกจากนี้ บ่อยครั้งหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง เราพบคำตอบสำหรับคำถามของเราหรือเข้าใจว่าคำถามสามข้อแรกนำเราไปสู่หนึ่งในสี่ที่ยิ่งใหญ่

หากคุณฟุ้งซ่าน คุณไม่จำเป็นต้องออกแบบการสื่อสารที่ซับซ้อนกับเพื่อนร่วมงาน ตัวอย่างเช่น การสวมหูฟังมักจะเพียงพอที่จะส่งสัญญาณห้ามรบกวน หากไม่ได้ผล ให้ลองย้ายไปที่ส่วนอื่นของสำนักงานซึ่งคุณจะไม่ถูกรบกวน เพื่อนร่วมงานส่วนใหญ่จะชินกับสัญญาณเหล่านี้และจะไม่รบกวนคุณเมื่อคุณยุ่ง

3. ลดการไหลของอีเมล

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวอีเมลเอง แต่อยู่ที่วิธีที่เราใช้ ในขณะที่อีเมลก่อนหน้านี้มีข้อมูลจำนวนมาก แต่ตอนนี้กลายเป็นเหมือน SMS มากขึ้น ขณะนี้จดหมายทั่วไปประกอบด้วยคำตั้งแต่ 5 ถึง 43 คำ ซึ่งเป็นข้อมูลโดยย่อและคำถามติดตามผลง่ายๆ จดหมายดังกล่าวทวีคูณอย่างรวดเร็วในกล่องจดหมายของคุณ ขู่ว่าจะจมน้ำตายของคุณอย่างแท้จริงในกระแสข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน

ก่อนส่งอีเมล ให้พิจารณาว่าจะสะดวกกว่าหากใช้วิธีอื่นในการส่งข้อมูลหรือไม่

ตัวอย่างเช่น ด้วยความช่วยเหลือของผู้ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีต่าง ๆ คุณสามารถส่งข้อความสั้น ๆ และตอบกลับอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องมีพิธีการที่ไม่จำเป็นสำหรับอีเมล และในความคิดเห็นในเอกสารที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบเปิด หลายคนสามารถออกจากข้อเสนอสำหรับโครงการได้ทันที แทนที่จะทำให้กล่องจดหมายของเพื่อนร่วมงานยุ่งเหยิง

4. ทำงานที่บ้านและนอนหลับให้เพียงพอ

พนักงานที่ได้รับการพักผ่อนอย่างเต็มที่มักจะทำมากกว่าพนักงานที่ง่วงนอนทั้งสิบคนในหกชั่วโมง ดังนั้นการทำงานจากที่บ้านจึงกลายเป็นตัวเลือกในอุดมคติของหลายๆ คน และด้วยวิธีการสื่อสารที่ทันสมัย พนักงานไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องเดียวกันเพื่อแก้ไขปัญหาใดๆ

การปลดปล่อยตัวเองจากความต้องการที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการขนส่ง จะทำให้คุณนอนหลับเพียงพอ และสิ่งนี้จะส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงาน

แน่นอน ในบางพื้นที่ของกิจกรรม การสื่อสารอย่างใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงานเป็นสิ่งจำเป็น แต่หนึ่งหรือสองวันทำการต่อสัปดาห์ที่ใช้ที่บ้านจะเป็นประโยชน์สำหรับตัวแทนของอาชีพใด ๆ สิ่งนี้จะทำให้คุณมีโอกาสจดจ่อกับโครงการของคุณเองและนอนหลับพักผ่อน กุญแจสำคัญคือการหาจังหวะรายสัปดาห์ที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณ

5. หยุดพักบ่อยๆ

การพักมีความสำคัญพอๆ กับตัวงาน อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงกิจกรรมง่ายๆ มักจะไม่เพียงพอ ในการเติมพลัง คุณต้องลุกขึ้นจากโต๊ะทุก ๆ ชั่วโมงครึ่ง

ช่วงพักยาวๆ เช่น รับประทานอาหารกลางวันกับเพื่อนหรือเดินเล่น เป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่มีความคิดสร้างสรรค์ ช่วงพักนี้เป็นสิ่งที่ต้องทำเพื่อเปลี่ยนช่วงบ่ายที่ไม่ก่อผลให้กลายเป็นความก้าวหน้าที่สร้างสรรค์

คุณจะไม่พักผ่อนหากคุณฟุ้งซ่านสักสองสามนาทีทุกครึ่งชั่วโมง เป็นการดีกว่าที่จะออกจากที่ทำงานของคุณอย่างน้อยสิบนาทีวันละหลายครั้ง

แม้ว่าช่วงพักเหล่านี้จะลดจำนวนชั่วโมงทำงานลงได้จริง แต่ช่วงเวลาที่เหลือของคุณก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น วันทำงานที่มีประสิทธิผลอย่างแท้จริงจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อได้พักผ่อนและพักฟื้นเท่านั้น