คุณสมบัติ Microsoft Word ที่คุณต้องการนำไปใช้ในงานของคุณ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ปรากฎว่าผู้คนทำงานใน Word มาหลายปีแล้ว แต่ไม่รู้ฟีเจอร์พื้นฐานของมันหรือไม่ปฏิบัติตามนวัตกรรม ได้เวลาไล่ตามแล้ว!

คำสองสามคำเกี่ยวกับสาเหตุที่ฉันรับหน้าที่อธิบายฟังก์ชันที่ไม่ซ้ำของ Microsoft Word เลย บทความนี้เติบโตในหัวของฉันอย่างช้าๆ ครั้งแล้วครั้งเล่า ฉันต้องอธิบายความสามารถของบรรณาธิการคนเดียวกันให้เพื่อนร่วมงานและคนที่ฉันรักฟัง ความเข้าใจที่โจ่งแจ้งของพวกเขา แปลกใจกับสิ่งที่พวกเขาเห็น กระตุ้นให้ฉันเขียนเนื้อหานี้ ฉันหวังว่าคุณจะได้เรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ สำหรับตัวคุณเองเช่นกัน

เคล็ดลับต่อไปนี้ใช้งานได้ใน Word 2013 ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้เปลี่ยนไปใช้โปรแกรมรุ่นนี้โดยเฉพาะ หากคุณเลื่อนการเปลี่ยนแปลงออกไปด้วยเหตุผลบางประการ

1. เริ่มพิมพ์ได้ทุกที่

คุณลักษณะ Click-to-Write ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่เคยได้ยินเรื่องนี้ บ่อยครั้งที่คุณต้องสังเกตว่ามีคนคลิกที่ปุ่ม "Enter" หลายครั้งเพื่อที่จะไปถึงจุดสิ้นสุดของหน้าและตัวอย่างเช่นป้อนตัวดำเนินการจดหมายที่นั่น

การคลิกเมาส์สองครั้งสามารถแทนที่การกดแป้นหลายสิบครั้ง

ย้ายเคอร์เซอร์ไปไว้เหนือตำแหน่งการพิมพ์ที่ต้องการและทำการคลิกสองครั้งด้วยเมาส์อย่างรวดเร็ว Word เองจะวางบรรทัด แท็บ และ serif ใหม่สำหรับสถานที่ที่คุณระบุไว้ ซึ่งมองเห็นได้ชัดเจนเมื่อดูที่เครื่องหมายการจัดรูปแบบที่ซ่อนอยู่

2. แปลทันที

ถามเพื่อนบ้านของคุณว่าเขาชอบนักแปลคนใด และคุณมักจะได้ยินเกี่ยวกับ Google, Yandex, PROMT แต่แทบจะไม่เกี่ยวกับ Bing ด้วยเหตุผลบางอย่าง นักแปลที่มีตราสินค้าของ Microsoft จึงไม่ได้รับความนิยมในพื้นที่ของเรา และไร้ประโยชน์เพราะคุณภาพงานของเขาเพียงพอสำหรับความต้องการในชีวิตประจำวัน แน่นอน Office ให้การแปลข้อความอย่างรวดเร็วโดยใช้ Bing ฉันแนะนำให้ลอง

เป็นไปได้ทีเดียวที่คุณจะหยุดการทำงานระหว่างเบราว์เซอร์และ Word โดยไม่มีการคัดลอกและวางประโยคไปมา

มีหลายภาษาให้เลือกและสามวิธีแปล คุณสามารถค้นหาได้ในแท็บ "ตรวจสอบ"

3. ใช้การจัดช่องไฟ

นักออกแบบรู้ดีว่าการจัดช่องไฟคืออะไร และมักใช้งานเมื่อจัดเรียงข้อความ พูดง่ายๆ ก็คือ การจัดช่องไฟมีหน้าที่ในการเว้นวรรค (ระยะห่าง) ระหว่างตัวอักษรขึ้นอยู่กับรูปร่าง การเปลี่ยนการตั้งค่านี้สามารถย่อหรือขยายคำ ประโยค หรือย่อหน้าเดียวกันเมื่อเปรียบเทียบกับสถานะมาตรฐาน ฉันได้เห็นแล้วว่าผู้คนเริ่มลบข้อความบางส่วนหรือในทางกลับกัน "เทน้ำ" เพื่อให้พอดีกับกรอบบางอย่าง Kerning แก้ปัญหาดังกล่าวด้วยวิธีที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น แน่นอนว่าการเล่นแรงๆ จะทำให้เจ็บตา แต่การปรุงแต่งเล็กน้อยอาจเหมาะสม

การเปลี่ยนการจัดช่องไฟจะมีประโยชน์เมื่อใช้ฟอนต์ขนาดใหญ่ เช่น เมื่อเตรียมหน้าชื่อเรื่องของหนังสือ บทความ รายงาน

กด Ctrl + D พร้อมกันเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ "แบบอักษร" ไปที่แท็บ "ขั้นสูง" ที่สอง นี่คือที่ที่คุณสามารถเล่นกับการจัดช่องไฟได้ และอีกเล็กน้อยในหัวข้อ เมื่อผ่านไป ฉันต้องการแนะนำคุณให้รู้จักกับเกมเบราว์เซอร์ที่น่าสนใจ ซึ่งคุณต้องเดาการจัดช่องไฟที่ดีที่สุดสำหรับการอ่าน สนุก!

4. ใช้ข้อความที่ซ่อนอยู่

เอกสาร Word เปล่าสามารถชั่งน้ำหนักได้หลายสิบหรือหลายร้อยเมกะไบต์หรือไม่? ใช่! และสำหรับหลาย ๆ คนก็มีความคิดขุ่นมัว ผู้คนไม่เห็นคำเดียวต่อหน้าต่อตา แต่พวกเขาไม่เข้าใจว่าทำไมไฟล์ถึงใหญ่จัง? ไวรัสชั่วร้ายหรือแฮกเกอร์ที่เป็นอันตราย? เลขที่. มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับข้อมูลที่ซ่อนอยู่ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นกราฟิก รูปภาพ และข้อความ

เช่นเดียวกับอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ ข้อมูลที่ซ่อนไว้จะไม่แสดงบนหน้าจอหรือพิมพ์ แต่ยังคงเป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร

ด้วยข้อความที่ซ่อนอยู่ คุณสามารถ:

• ซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับชั่วคราว
• แสดงความคิดเห็นหรือให้คำตอบสำหรับคำถามที่ไม่ควรปะปนกับเนื้อหาหลัก
• พิมพ์เอกสารเดียวกันหลายเวอร์ชัน สลับกันซ่อนส่วนต่างๆ ของเอกสาร ในกรณีนี้ คุณไม่ต้องยุ่งกับไฟล์หลายชุด!

เลือกข้อความบางส่วนหรือทั้งหมด กด Ctrl + D แล้วทำเครื่องหมายที่หน้าตัวเลือก "ซ่อน" แฟรกเมนต์จะหายไปและพร้อมสำหรับการดูในการแสดงอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้เท่านั้น เพื่อความชัดเจน ข้อมูลที่ซ่อนอยู่จะถูกขีดเส้นใต้ด้วยเส้นจุดสีดำ

5. ใช้ฟังก์ชัน "ตัวตรวจสอบเอกสาร" ก่อนบันทึก

Old Word เปิดไฟล์ไม่ได้หรือแสดงผลไม่ถูกต้อง? คุ้นเคยกับทุกคนและทุกคน! ปัญหารอบตัวฉันแบบนี้เกิดขึ้นด้วยความสม่ำเสมอที่น่ากลัวเพราะหลายองค์กรและผู้คนจำนวนมากยังคงทำงานใน Office 2003 ดังนั้นก่อนที่จะส่งและ / หรือบันทึกเอกสาร ควรตรวจสอบความเข้ากันได้กับ Word เวอร์ชันก่อนหน้า "ผู้ตรวจสอบเอกสาร" เป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้

นอกจากนี้ เขายังรู้วิธีเรียกใช้การตรวจสอบความสามารถในการอ่านสำหรับผู้ทุพพลภาพ และที่สำคัญคือ ค้นหาคุณสมบัติและข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร

ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชันจะตรวจจับการมีอยู่ของมาโคร เอกสารที่ฝัง เนื้อหาที่มองไม่เห็น และองค์ประกอบไฟล์ที่อาจมีปัญหาอื่นๆ

6. แก้ไข PDF

ตัวเลือกมากมายไม่ได้มีประโยชน์เสมอไป การทำงานกับ PDF เป็นตัวอย่างที่สำคัญของเรื่องนี้ บางครั้งผู้คนหลงทางเมื่อเลือกเครื่องมือที่พวกเขาต้องการประมวลผลไฟล์ PDF นี่คือ Adobe Reader แบบคลาสสิกและ Foxit Reader ทางเลือก และเบราว์เซอร์ที่ทันสมัยไม่มากก็น้อย และบริการออนไลน์อื่น ๆ อีกมากมาย อย่างไรก็ตามหนึ่งในวิธีที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดคือบนพื้นผิว - นี่คือฮีโร่ของบทความของเรา

Word 2013 ไม่เพียงแต่เปิดขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้สามารถแก้ไขเนื้อหาของเอกสาร PDF ได้อีกด้วย

ตัวแก้ไขจะแปลงข้อความ ตาราง รายการ กราฟ และองค์ประกอบอื่นๆ เป็นไฟล์ DOCX โดยคงการจัดรูปแบบของต้นฉบับไว้อย่างแม่นยำที่สุด ควรสังเกตว่าเขามีค่ามาก คุณยังสามารถเพิ่มไฟล์ PDF ลงในเอกสาร Word เป็นวัตถุที่ฝังได้ ในกรณีนี้ ระบบจะแสดงเฉพาะหน้าแรกของ PDF หรือไอคอนลิงก์ของไฟล์เท่านั้น

7. แทรกวิดีโอ

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่การดูข้อความแบบแห้งเป็นเวลานานจะลดความสนใจอย่างรวดเร็วและทำให้ผู้อ่านหมดความสนใจ ดังนั้นนักเรียน ผู้พูด และพนักงานในสำนักงานเกือบทั้งหมดจะเจือจางเส้นด้วยไดอะแกรม ตาราง กราฟ และเทคนิคการมองเห็นอื่นๆ อย่างไรก็ตาม มีเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่ใช้เครื่องมือที่ทรงพลังกว่านั้น นั่นคือวิดีโอ

Word สามารถฝังวิดีโอการค้นหาของ Bing ลงในเอกสาร เพิ่มวิดีโอ YouTube และฝังโค้ดจากเว็บไซต์ต่างๆ

และไม่ต้องกังวลกับขนาดไฟล์สุดท้าย เอกสารไม่ได้บันทึกวิดีโอ แต่สร้างลิงก์ในรูปแบบภาพเท่านั้น แน่นอนว่าต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตจึงจะดูได้

8. ทำงานร่วมกันในเอกสารและแสดงความคิดเห็นในการแก้ไข

จำคำศัพท์คลาสสิก: "สิ่งที่ไม่ทำ - เราจะทำร่วมกัน"? พวกเขามีความเกี่ยวข้องกับวันนี้ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่เข้าใจวิธีการจัดระเบียบการทำงานร่วมกันอย่างเหมาะสม น่าเสียดายที่ยังคงสามารถดูได้ว่าบุคคลไฮไลต์ข้อความด้วยสีใดๆ ได้อย่างไร หลังจากนั้นในวงเล็บ เขาได้เพิ่มการแก้ไขหรือคัดค้านและส่งเอกสารกลับ ในช่วงเวลาดังกล่าวเปลือกตากระตุกประสาทจะเริ่มขึ้น Word รุ่นล่าสุดช่วยให้คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบและแก้ไขไฟล์สาธารณะได้อย่างสะดวกสบาย นี้ควรใช้!

Word 2013 ทำให้สามารถตอบกลับความคิดเห็นของผู้อื่นได้ ซึ่งทำให้เครื่องมือแก้ไขเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการอภิปรายในงานกลุ่ม

ใช้เวลาสักครู่สำรวจแท็บรีวิว แบ่งปันทักษะใหม่ของคุณกับเพื่อน ๆ และคุณจะรู้สึกสบายใจในการทำงานร่วมกัน

9. ลดความซับซ้อนในการทำงานของคุณด้วยตาราง

ให้ฉันเดา คุณยังแทรกแถวและคอลัมน์ของตารางด้วยการคลิกขวาและนำทางไปยังรายการเมนูที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ง่ายกว่ามาก!

วางเคอร์เซอร์ไว้เหนือ / ล่าง (ซ้าย / ขวา) ในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มแถวหรือคอลัมน์ Word จะแนะนำให้ขยายตารางทันที

อย่างไรก็ตาม ตัวแก้ไขเวอร์ชันล่าสุดมีฟังก์ชันใหม่ๆ มากมายสำหรับการออกแบบตาราง อัพเดทความรู้ของคุณ

10. รวมส่วนต่าง ๆ ของเอกสารเป็นบล็อค

ตามจริงแล้ว มีพนักงานบางคนที่พร้อมจะพลิกเอกสารมากกว่า 100 หน้าเพื่อฆ่าเวลา หากคุณต้องการไปยังส่วนต่างๆ ของไฟล์ขนาดใหญ่อย่างรวดเร็ว คุณต้องใช้แป้นพิมพ์ลัดหลายปุ่มเพื่อการนำทางที่รวดเร็วทันใจ หรือจัดโครงสร้างงานของคุณอย่างถูกต้อง

การใช้หัวเรื่องในระดับต่างๆ จะทำให้คุณสามารถยุบองค์ประกอบของเอกสารที่คุณไม่ได้ใช้งานอยู่ในขณะนี้

วางเคอร์เซอร์ไว้ข้างๆ หัวข้อ แล้วโปรแกรมจะแจ้งให้คุณยุบเนื้อหาของบล็อก ดังนั้น แม้แต่ผลงานที่ใหญ่โตที่สุดก็สามารถใส่ได้เพียงไม่กี่หน้า

ไม่พบสิ่งที่น่าสนใจสำหรับตัวคุณเอง? เผื่อในกรณีที่ อ่านบทความของ Lifehacker เรื่อง 20 Word Secrets เพื่อช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้น หรือให้คำแนะนำในคอมเม้นท์