กำหนดเวลาการประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

อย่าเสียเวลาของคุณ

คุณอาจไม่ชอบการประชุม แต่คุณยังต้องจัด นี่เป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ในบริษัทใดๆ วิธีหนึ่งในการทำให้การนัดหมายมีประโยชน์และรวดเร็วยิ่งขึ้นคือการกำหนดเวลาอย่างรอบคอบ หนังสือโดย Olga Demyanova, Doctor of Economics, “การประชุมที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การเตรียมตัวจนถึงผลลัพธ์ที่ต้องการ”

โดยได้รับอนุญาตจากสำนักพิมพ์ "Alpina PRO" Lifehacker เผยแพร่ข้อความที่ตัดตอนมาจากบทที่สอง

การประชุมเองไม่ใช่ปัญหา สิ่งเหล่านี้มีความจำเป็นและเป็นคุณลักษณะในการบริหารจัดการของอำนาจ คุณต้องกำจัดการชุมนุมที่ไร้ประโยชน์และไม่มีประสิทธิภาพเป็นเวลานาน

การประชุมประเภทที่พบบ่อยที่สุด:

• รายสัปดาห์;
• ยุทธศาสตร์;
• คนงาน;
• การรายงาน;
• การประชุมวางแผน
• การระดมความคิด;
• การสนทนาทางธุรกิจและการประชุม
• การบรรยายสรุป

ทุกประเภทเหล่านี้สามารถจัดกลุ่มได้เป็นสี่กลุ่มหลัก:

1. ตามระยะเวลา: เร็ว (สูงสุด 30 นาที) และยืดเยื้อ (มากกว่าหนึ่งชั่วโมง);
2. ตามจำนวนผู้เข้าร่วม: มากถึง 10 คนขึ้นไป;
3. ตามวัตถุประสงค์: ทำงาน การเมือง และให้ข้อมูล;
4. ตามเวลา: วางแผนและไม่ได้วางแผน

แอตทริบิวต์ที่จำเป็นสำหรับการจัดกำหนดการการประชุม

สิ่งที่ต้องวางแผนสำหรับ:

• เป้าหมาย;
• กำหนดการ;
• รายชื่อผู้ได้รับเชิญ;
• กำหนดการ;
• เอกสารข้อมูล
• รับผิดชอบในการรักษาระเบียบการ;
• จำกัดเวลาสำหรับการกล่าวสุนทรพจน์

อันดับแรก ผู้นำต้องพิจารณาวัตถุประสงค์ของการประชุม ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของวาระและรายชื่อผู้เข้าร่วม เวลา และระเบียบข้อบังคับ

วัตถุประสงค์หลักของการประชุม:

1. ข้อมูลใหม่ - สำหรับการประชุมข้อมูล:

• ข่าวสำคัญและการเปลี่ยนแปลงนโยบาย
• การอภิปรายแผนและกลยุทธ์
• การพยากรณ์ระยะสั้น
• การนำเสนอผลิตภัณฑ์และวิธีการใหม่
• อภิปรายงบประมาณ
• ปัญหาด้านบุคลากร

2. การติดตามเหตุการณ์และการตัดสินใจในการปฏิบัติงาน - สำหรับการประชุมปกติ:

• ความเสี่ยงและปัญหาหลัก
• พารามิเตอร์สำหรับการประเมินความคืบหน้า
• การประเมินกระบวนการสำคัญและการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
• การอภิปรายถึงสิ่งที่เกิดขึ้น: อะไรเป็นไปด้วยดี สิ่งที่ต้องปรับปรุง;
• บทเรียนสำคัญและผลลัพธ์ของการกระทำ
• การประสานงานของความพยายาม
• การสื่อสาร

3. แรงจูงใจ - การประชุมเชิงสร้างสรรค์ การพัฒนาแนวทางใหม่ และการสร้างทีม:

• แรงจูงใจในการดำเนินการ
• การตัดสินใจร่วมกัน
• ยกย่องความสำเร็จส่วนบุคคลและส่วนรวม

ดังนั้นวัตถุประสงค์จึงส่งผลต่อประเภทการประชุมและรูปแบบการจัดประชุม ตัวอย่างเช่น เซสชันการบรรยายสรุปจะแตกต่างกันไปตามจำนวนผู้เข้าร่วมและระยะเวลา แบบปกติเป็นไปตามแผน เร็วกว่าและจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วม การประชุมเชิงสร้างสรรค์จำเป็นต้องมีการเตรียมการพิเศษ: การจัดเฟอร์นิเจอร์ (โดยปกติแยกโต๊ะ) ชา กาแฟ และบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ ไม่ต้องการการยึดมั่นในการแต่งกาย

Eisenhower Matrix สำหรับคำถามในการประชุมอันดับ

ต้องจำไว้ว่าการประชุมเป็นเวทีที่มีการตัดสินใจที่สำคัญและเอาชนะปัญหาได้ Eisenhower Matrix เป็นสาขาที่รวบรวมปัญหาและคำถามทั้งหมด จัดอันดับตามความสำคัญและความเร่งด่วน

	ด่วน	ไม่ต้องรีบ
สำคัญ	NS	NS
ไม่เป็นไร	ค	NS

Square A: เรื่องสำคัญและเร่งด่วน

ตารางของเรื่องสำคัญและเร่งด่วนควรว่างเปล่าหรือเล็ก นี่จะระบุว่าคุณกำลังจะถึงวันครบกำหนด ถ้ามีหลายกรณี แสดงว่าไม่เป็นระเบียบ ตัวอย่างกรณีที่สามารถยกกำลังสองได้:

• กรณีที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหน้าที่การงานของคุณและส่งผลต่อการปฏิบัติงานของคุณ
• กรณีความล้มเหลวซึ่งอาจสร้างปัญหา
• เรื่องที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพและสภาพจิตใจในทีม
• เรื่องที่มีผลกระทบต่อความปลอดภัยของทีม
• กรณีผลที่ต้องประสานงานหรือนำเสนอต่อผู้บริหารของคุณ

Square B: เรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

เมื่องานหรือเรื่องไม่มีความเร่งด่วนและไม่มีรายละเอียดเฉพาะเมื่อต้องทำให้เสร็จ ผู้ดำเนินการจะกำหนดเวลาเอง จัตุรัสนี้รวมทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของคุณในองค์กร สิ่งที่คุณทำเป็นประจำ และตามกฎแล้ว การใช้งานจะเชื่อมโยงกับกำหนดการทั่วไปในองค์กร (เช่น การเตรียมการขั้นสุดท้าย รายงานตัว) การมอบหมายงานวิจัยที่ต้องใช้เวลาระยะหนึ่งสามารถนำมาประกอบกับกรณีดังกล่าวได้เช่นกัน แต่จำนวนค่าแรงยังไม่ชัดเจนจนกว่าจะเสร็จสิ้น งานของช่องที่หนึ่งและช่องที่สองควรได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงแนะนำให้รวมงานของช่องสี่เหลี่ยมที่หนึ่งและช่องที่สองไว้ในวาระการประชุม

สแควร์ซี ธุระด่วนแต่ไม่สำคัญ

สิ่งเหล่านี้เป็นการรบกวนสมาธิ บ่อยครั้งที่พวกเขารบกวนการมุ่งเน้นงานที่สำคัญและลดประสิทธิภาพ จำเป้าหมายของคุณไว้เสมอและเรียนรู้ที่จะแยกแยะระหว่างสิ่งสำคัญกับเป้าหมายรอง

มันคุ้มค่าที่จะเข้าสู่จัตุรัสนี้:

• การประชุมหรือการเจรจาที่กำหนดโดยบุคคลจากด้านข้าง
• การอภิปรายประเด็นที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถแก้ไขได้
• อภิปรายประเด็นที่ไม่ใช่ธุรกิจ
• อภิปรายหัวข้อที่เป็นนามธรรม

Square D: เรื่องไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

เคสในหมวดหมู่นี้ไม่ได้ส่งเสริมคุณในโครงการ แต่จะทำให้คุณเสียสมาธิในการทำงาน

• ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ เลย
• เป็นประโยชน์ที่จะไม่จัดการกับพวกเขาเลย
• กินเวลา.

สำหรับแต่ละเป้าหมาย ผู้นำถามคำถามต่อไปนี้:

• ใครมีข้อมูลและความรู้เกี่ยวกับประเด็นที่กำลังพิจารณาอยู่บ้าง?
• ประเด็นนี้มีผลกระทบต่อความสนใจของใคร?
• การตัดสินใจขึ้นอยู่กับใคร?
• ใครต้องการทราบข้อมูลที่จะหารือ?
• ใครจะเป็นผู้ดำเนินการตัดสินใจ?

คุณสามารถใช้วิธีการ 99/50/1 เมื่อจัดกำหนดการการประชุมโครงการ

ผู้นำจัดการประชุมตามจุดสำคัญสามจุดในโครงการ:

• ในตอนเริ่มต้น - เพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมทั้งหมดให้เข้ากับจังหวะของโครงการและสำหรับการสร้างทีมของกลุ่ม
• ในระยะกลาง - เพื่อหารือเกี่ยวกับผลงานที่ทำเสร็จแล้วและปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมหากจำเป็น
• ที่เส้นชัย เมื่อ 1% ของปริมาณทั้งหมดยังคงต้องรับรู้ - สำหรับการสรุปเบื้องต้น

เวลานี้จะช่วยให้คุณใช้เวลาในการประชุมได้ดียิ่งขึ้น

กำหนดการ

วาระการประชุมเป็นแผนงานที่จะต้องแก้ไขในที่ประชุม จำเป็นต้องกำหนดเวลาที่ชัดเจนของการพูดแต่ละครั้ง จัดสรรเวลาสำหรับการอภิปรายและข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมทั้งหมดแยกกัน

เมื่อวางแผนกำหนดเวลาการประชุม ควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• ความสำคัญของรายการในวาระการประชุม
• กำหนดเวลาสำหรับการแสดงแต่ละครั้ง
• แตกถ้าจำเป็น
• 20% ของเวลาสำหรับข้อมูลสำคัญเพิ่มเติม

วาระการประชุมจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

วาระที่มีการกำหนดเวลาและลักษณะเฉพาะของสุนทรพจน์

1. ผลงานในการสรุปสัญญา I. รายงานของ Ivanov (15 นาที)
2. ปัญหาในการขนส่งพัสดุ I. รายงานของ Petrov (15 นาที)
3. ผลลัพธ์และแผนงานโครงการ รายงานของ T. Sidorov (20 นาที)

เริ่มเวลา 11.00 น.

สิ้นสุดเวลา 12:15 น.

คุณต้องฝึกตัวเองให้มีการประชุมที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ!

แนวทางเวลาของคุณ:

สำคัญและเร่งด่วน	12 นาที
สำคัญและไม่เร่งด่วน	24-36 นาที เร่งด่วนและสำคัญ: 12 นาที - หลักการพาเรโตทำงานที่นี่: 20% ของเวลาสร้าง 80% ของผลลัพธ์ โดยมีการประชุมเฉลี่ยหนึ่งชั่วโมง (60 นาที) เวลาที่ได้ผลมากที่สุดคือ 12 นาที (20% ของ 60 นาที) สำคัญและไม่เร่งด่วน: มักจะวางแผน เวลาที่มีผลสำหรับการประชุมดังกล่าวคือ 24-36 นาที วิธี 60/40 ทำงานที่นี่ตามที่เมื่อวาดแผนสำหรับวัน 40% ของเวลาควรว่าง 60% ควรจัดสรรสำหรับงานตามแผนรวมถึง 20% สำหรับ "คาดเดาไม่ได้" และ 20% สำหรับผู้ที่เกิดขึ้นเองหรือมาพร้อมกัน ด้วยเวลาประชุมเฉลี่ยหนึ่งชั่วโมง (60 นาที) เวลาสำหรับเรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนที่วางแผนไว้คือ 24–36 นาที (40-60% ของ 60 นาที)
ไม่สำคัญและเร่งด่วน	การมอบหมายและการควบคุมทางโทรศัพท์และวิธีการสื่อสารอื่นๆ ไม่เกินสามนาทีสำหรับการควบคุม
ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน	การมอบหมายและการควบคุมโดยฝ่ายบริหาร ไม่เกินหนึ่งนาทีต่อการมอบหมาย

รายชื่อผู้ได้รับเชิญ

จำนวนผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุดในการประชุมด่วนคือ 5-7 คน 8 ถึง 12 คนเป็นที่ยอมรับได้หากหัวหน้าการประชุมมีทักษะในการอำนวยความสะดวก

สำหรับการสร้างสรรค์ความคิด การตั้งเป้าหมาย และการบิน องค์ประกอบในอุดมคติคือไม่เกิน 15 คน

มีกฎที่ไม่ได้พูดที่ Google - จำนวนผู้เข้าร่วมสูงสุดไม่เกิน 10 คน

อเมซอนมีกฎสองพิซซ่า: ควรมีผู้คนจำนวนมากในการประชุมเท่าที่คุณสามารถป้อนพิซซ่าได้สองถาด

มีกฎข้อ 8-18-1800:

• ไม่เกิน 8 คน - แก้ปัญหาการทำงาน
• ไม่เกิน 18 - การระดมความคิดการแก้ปัญหาร่วมกัน
• มากถึง 1800 คน - ข้อมูลและโอกาสในการสื่อสาร

การศึกษาโดย Bain and Company กล่าวว่าในกลุ่มที่ทำการตัดสินใจ การเพิ่มผู้เข้าร่วมมากกว่าเจ็ดคนทำให้ประสิทธิภาพลดลงประมาณ 10%

ผู้รับผิดชอบโดยตรงมีหน้าที่ต้องมีส่วนร่วมในการประชุม

Apple แสดงรายการชื่อผู้รับผิดชอบถัดจากแต่ละรายการในการประชุม ดังนั้นพนักงานแต่ละคนจึงมีพื้นที่รับผิดชอบที่ชัดเจนภายในกรอบงานที่ได้รับมอบหมาย

หากคุณจัดการประชุมบ่อยครั้ง หนังสือเล่มนี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่ง: Olga Demyanova เสนอวิธีการ 16 วิธีและเครื่องมือสี่อย่างในการศึกษาที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการประชุมดังกล่าว