การตรวจสอบภายในคืออะไรและต้องทำอย่างไร

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

การตรวจสอบไม่ควรทำเพื่อการแสดง แต่ควรปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

การตรวจสอบภายในคืออะไร

ก่อนอื่น คุณต้องหาว่าคำนี้มีความหมายว่าอะไร ในความหมายที่แคบซึ่งได้รับการอนุมัติโดยกฎหมาย ก็คือการตรวจสอบงบบัญชีเพื่อความน่าเชื่อถือ การตรวจสอบใดๆ อาจมาจากภายนอกโดยการมีส่วนร่วมของผู้ตรวจสอบที่เป็นบุคคลที่สามหรือภายใน - ด้วยความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของเราเอง

องค์กรที่ดูแลบัญชีจำเป็นต้องมีการตรวจสอบภายในของเอกสารทางบัญชี นั่นคือการตรวจสอบจะต้องดำเนินการโดยนักธุรกิจทุกคน ยกเว้นผู้ประกอบการรายบุคคล

ในทางปฏิบัติ กระบวนการดูเหมือนจะเป็นข้อบังคับ แต่ไม่มาก: ไม่มีกฎระเบียบที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการ และไม่มีความรับผิดชอบสำหรับการหลีกเลี่ยง หลายคนจัด "การตรวจสอบ Potemkin": พวกเขาเขียนทุกอย่างลงในเอกสาร แต่จริง ๆ แล้วไม่ตรวจสอบอะไรเลย (และเปล่าประโยชน์ แต่จะเพิ่มเติมในภายหลัง)

มีองค์กรหลายประเภทที่จำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบตามกฎทั้งหมดและรายงานต่อรัฐ แต่การตรวจสอบไม่ใช่ภายในทั้งหมดอีกต่อไป: สามารถทำได้โดยบริษัทตรวจสอบหรือผู้ตรวจสอบบัญชีรายบุคคลซึ่งรวมอยู่ในทะเบียนของกระทรวงการคลังเท่านั้น ขั้นตอนดังกล่าวมีผลบังคับใช้สำหรับองค์กรของรัฐ กองทุนเพื่อการลงทุน บริษัทร่วมทุน ธนาคารและองค์กรไมโครไฟแนนซ์ เช่นเดียวกับบริษัทที่มีรายได้ 800 ล้านต่อปี หรือมีสินทรัพย์งบดุลมากกว่า 400 ล้าน ณ สิ้นปี รายการทั้งหมดมีมากมาย (สามารถดูได้) แต่ไม่สามารถใช้ได้กับนักธุรกิจส่วนใหญ่

ดังนั้นเราจะเน้นการตรวจสอบที่กำหนดไว้สำหรับบริษัทส่วนใหญ่

ทำไมคุณต้องมีการตรวจสอบภายใน

นี่เป็นเวลาดีที่จะจำไว้ว่าการตรวจสอบมีความหมายกว้างกว่า

นี่ไม่ใช่แค่การตรวจสอบงบการเงิน แต่ยังเกี่ยวกับการตรวจสอบกิจกรรมขององค์กรโดยรวมด้วย แน่นอนว่าตัวเลขต้องให้ความสำคัญและให้ความสำคัญเป็นลำดับแรก แต่ถ้ามีโอกาสลงลึก เจาะลึกกระบวนการ ก็ทำไปเลยดีกว่า

ผลการตรวจสอบดังกล่าวไม่จำเป็นต้องนำเสนอต่อหน่วยงานตรวจสอบ การตรวจสอบมีความจำเป็นสำหรับผู้นำธุรกิจเป็นหลักเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหลายประการ:

• ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของรายงานและดูว่าการเงินเป็นอย่างไร แน่นอน ถ้างานดำเนินไปอย่างมีความรับผิดชอบ คุณรู้อยู่แล้วว่าเกิดอะไรขึ้น แต่ไม่มีใครรอดพ้นจากความผิดพลาด การตรวจสอบจะทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามเอกสาร
• กำหนดว่าบริษัทและหน่วยงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด
• ระบุและประเมินความเสี่ยงที่องค์กรเผชิญขณะปฏิบัติการ
• เตรียมที่จะสื่อสารกับนักลงทุนหรือผู้ให้กู้ ผลการตรวจสอบจะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าบริษัทกำลังดำเนินการอย่างไร
• ค้นหาบทความเพื่อการออม

สิ่งที่ต้องตรวจสอบระหว่างการตรวจสอบภายใน

ไม่มีข้อ จำกัด แต่ให้ความสนใจกับประเด็นเหล่านี้:

• งบการเงิน. เราได้พูดคุยกันถึงความสำคัญของการตรวจสอบเอกสารทางบัญชีแล้ว ทุกอย่างชัดเจนที่นี่
• ภาษี หลักทรัพย์ที่โอนไปยัง Federal Tax Service ตรงเวลา จ่ายอย่างไรและเมื่อใด มีการขาดแคลนหรือไม่ มีการเลือกระบอบภาษีอย่างเหมาะสม เป็นต้น
• การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ กระบวนการทั้งหมดถูกดีบั๊กจากมุมมองของกฎหมายหรือไม่ และหากผู้ตรวจสอบมา จะไม่พบการละเมิด ยิ่งไปกว่านั้น ควรจดจำเกี่ยวกับผู้ตรวจสอบทั้งหมด - นักดับเพลิง นักสิ่งแวดล้อม และอื่นๆ
• ความปลอดภัยของข้อมูล วิธีการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลไม่ว่าพนักงานจะได้รับการฝึกอบรมไม่ให้ถูกโจมตีโดยผู้บุกรุกหรือไม่

วิธีการจัดระเบียบการตรวจสอบภายใน

มีขั้นตอนพื้นฐานหลายประการ

กำหนดว่าใครเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบ

เงื่อนไขหลักที่นี่คือความเป็นอิสระสมมติว่าการขอให้นักบัญชีตรวจสอบงบการเงินเป็นเรื่องแปลกด้วยเหตุผลที่ชัดเจน พระองค์เองทรงแต่งพวกเขา คุณต้องการคนที่มีมุมมองที่เป็นอิสระ แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นสิ่งสำคัญที่บุคคลนั้นจะต้องเข้าใจประเด็นที่จะตรวจสอบ

การตรวจสอบภายในสามารถทำได้โดยพนักงานขององค์กร แผนกแยกต่างหาก หากมี หรือผู้จัดการเอง คุณยังสามารถจ้างผู้รับเหมา

ออกคำสั่งจากหัวหน้า

กระดาษควรระบุวันที่ของการตรวจสอบ ระบุว่าใครเป็นผู้ดำเนินการ และภายใต้เงื่อนไขใด

ตัดสินใจเลือกสิ่งที่คุณต้องการจากการตรวจสอบ

ก่อนการตรวจสอบภายใน คุณต้องจัดทำเอกสาร พวกเขาบันทึกว่าเหตุใดจึงมีการดำเนินการตรวจสอบ นั่นคือเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ นอกจากนี้ยังควรกำหนดว่าใครจะทำอะไร อย่างไร และอย่างไรที่ผู้ตรวจสอบจะตรวจสอบ พวกเขาควรนำเสนอสิ่งที่ค้นพบอย่างไร อย่าลืมระบุว่าจะประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ตรวจสอบตามเกณฑ์ใด นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้รับเหมามีส่วนร่วมและคุณต้องจ่ายกับเขา

ดำเนินการตรวจสอบ

ผู้รับผิดชอบตรวจสอบเอกสาร พูดคุยกับพนักงาน ทำทุกอย่างที่จำเป็น

จัดทำรายงานการตรวจสอบ

หากเราพูดถึงรายงานการตรวจสอบตามผลการตรวจสอบเอกสารทางบัญชีที่จัดทำขึ้นตามกฎทั้งหมด ควรมี:

• ชื่อ "รายงานของผู้สอบบัญชี";
• ข้อบ่งชี้ของลูกค้า - ผู้ที่จะให้รายงาน;
• รายละเอียดของบริษัทตรวจสอบ
• ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ตรวจสอบ
• รายการเอกสารที่ตรวจสอบแล้ว
• ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ทำโดยผู้ตรวจสอบบัญชี
• ข้อมูลเกี่ยวกับการละเมิดที่ตรวจพบ
• วันที่สรุป

โดยทั่วไป คุณสามารถได้รับคำแนะนำจากแผนนี้ หรือจัดอย่างอื่นหากเป็นเอกสารสำหรับใช้ภายในเท่านั้น

ตรวจสอบรายงานและตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรต่อไป

หากไม่ได้ดำเนินการตรวจสอบเพื่อแสดงข้อมูลที่ได้รับจะต้องได้รับการวิเคราะห์และทำความเข้าใจว่าเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่น นำเอกสารที่สอดคล้องกับกฎหมายหรือสร้างกระบวนการใหม่ในแผนกที่ไม่มีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องไม่ตัดออกจากไหล่ จำเป็นไม่เพียงแต่เพื่อศึกษารายงานเท่านั้น แต่ยังต้องทำความเข้าใจว่าข้อผิดพลาดที่อธิบายไว้ในรายงานอาจปรากฏขึ้นได้อย่างไรและเพราะเหตุใด นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่าบางครั้งผู้ตรวจสอบบัญชีพยายามอย่างหนักเกินไปที่จะค้นหาข้อบกพร่อง และด้วยเหตุนี้ จึงพบปัญหาในที่ซึ่งไม่มีเลย โดยทั่วไปแล้วอย่ารีบเร่งที่จะลงโทษและให้อภัยโดยไม่เข้าใจ

คุณต้องดำเนินการตรวจสอบภายในบ่อยแค่ไหน?

เงื่อนไขกำหนดโดยหัวหน้าบริษัท อันที่จริง มีความจำเป็นต้องดำเนินการตามลักษณะเฉพาะของบริษัทและความต้องการของบริษัท ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีขนาดเล็กและมีเอกสารเพียงเล็กน้อย และสำหรับการตรวจสอบ จำเป็นต้องแยกพนักงานบางส่วนออกจากงานโดยตรง แทบจะไม่ต้องทำการตรวจสอบบ่อยครั้ง ถ้าเป็นบริษัทขนาดใหญ่ ก็ควรตรวจสอบหลายๆ ครั้งต่อปี