เคล็ดลับ 12 ข้อจากผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยให้คุณติดตามได้

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

การทำงานหนักเกินไปเป็นอาการของการวางแผนที่ไม่ดี

ชื่อเสียงของคนที่ทำงานเสร็จตรงเวลาเสมอนั้นมีค่ามาก แต่มันไม่ได้เกิดขึ้นเองเพียงเพราะคุณพยายามอย่างหนัก นอนหลับไม่เพียงพอ และโดยทั่วไปแล้วจะทำงานเหมือนม้า ทั้งหมดข้างต้นเป็นมาตรการที่รุนแรงสำหรับผู้ที่ไม่ทราบวิธีการวางแผน

ต่อไปนี้เป็นหลักการสำคัญบางประการที่จะช่วยคุณจัดการปริมาณงานและดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นตรงเวลา

1. ตระหนักว่าการไม่ทำตามกำหนดเวลามักเป็นทางเลือกส่วนบุคคล

มีหลายพื้นที่ที่วิธีเดียวที่จะได้โครงการที่ดีคือการโกหกลูกค้าว่าคุณจะรับมือกับงานได้เร็วกว่าคู่แข่ง แต่จำไว้ว่าการทำงานในอุตสาหกรรมดังกล่าวเป็นเพียงทางเลือกของคุณเท่านั้น และถ้าทำเสร็จแล้ว มันก็คุ้มค่าที่จะยอมรับว่ากำหนดเวลาจะพลาดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และคุณจะต้องรับมือกับความวิตกกังวลและอารมณ์ที่ไม่พึงประสงค์อื่นๆ

2. พิจารณาความเป็นไปได้ของการเปลี่ยนแปลง

เนื่องจากทั้งหมดขึ้นอยู่กับการเลือกส่วนบุคคล ให้พิจารณาอุตสาหกรรมอื่น - อุตสาหกรรมที่คาดหวังและชื่นชมกำหนดเวลา ในนั้น คุณสามารถได้รับความพึงพอใจที่คุณรักษาสัญญาและเป็นประโยชน์ต่อผู้คน

3. อย่ากำหนดเส้นตายที่เป็นเท็จ

สิ่งล่อใจนั้นยอดเยี่ยม เพราะเส้นตายก่อนกำหนดดูเหมือนเป็นสิ่งจูงใจที่ดี: สมาชิกในทีมทุกคนจะทำงานให้เสร็จอย่างถูกต้องแม่นยำก่อนถึงเส้นตายที่แท้จริงจะมาถึง แต่คนต่างหาก ใครจะฟังคำพูดของคุณและทำทุกอย่างตรงเวลาจริงๆ และอีกคนหนึ่งจะถือว่าวันที่ที่คุณระบุเป็นเพียงคำแนะนำเท่านั้น

การดำเนินการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการอธิบายให้พนักงานทราบตั้งแต่เริ่มต้นว่าเส้นตายมีความหมายว่าอะไรและผลที่ตามมาจะเป็นอย่างไรหากคุณร่วมกันทำลายมัน และเส้นตายที่ผิดพลาดก็เหมือนกับเรื่องราวที่มีชื่อเสียงเกี่ยวกับเด็กผู้ชายที่ตะโกนอย่างเสียเปล่าว่า "หมาป่า!" เมื่อเขาถูกโจมตีจริงๆ ก็ไม่มีใครมาช่วย

4. ทิ้งเวลาไว้บ้าง

อย่าสัญญากับคู่ค้าและลูกค้าตามกำหนดเวลาภายใน โครงการที่ไม่มีเวลาว่างมักจะล่าช้า เป็นไปไม่ได้ แต่แน่นอน ยิ่งระยะเวลาระหว่างเสร็จสิ้นโครงการและการส่งมอบให้กับลูกค้านานขึ้นเท่าใด โอกาสที่คุณจะเข้าสู่กำหนดเวลาก็จะยิ่งสูงขึ้น

5. ชื่นชมในความพยายามของคุณ

การทำสิ่งที่ถูกต้องตรงเวลามีราคาแพงกว่าการทำสิ่งเดียวกันในรูปแบบ "เมื่อมันได้ผล" และถ้าคุณไม่ทำลายเส้นตาย ให้ถือว่ามันเป็นมูลค่าที่ควรรวมอยู่ในค่าจ้างของคุณ จากนั้นใช้เงินที่คุณได้รับเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดกำหนดส่งครั้งต่อไป

6. บอกตัวเองถึงปัญหาหลัก

เพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลา คุณต้องมีแนวทางที่เป็นระบบในการวางแผนและก้าวไปข้างหน้าทีละขั้น หากคุณต้องตัดขาดอย่างต่อเนื่องหรือหมดไฟภายในวันที่ครบกำหนดของโครงการ คุณน่าจะมีปัญหาในการวางแผนอย่างเป็นระบบ และมันต้องได้รับการแก้ไข

7. แก้ไขงานหากจำเป็น

การดำเนินการตามที่ตกลงกันไว้เพียงบางส่วนเท่านั้น เพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลา ถือเป็นการขาดทุนอย่างเห็นได้ชัด การติดต่อกับลูกค้าอย่างต่อเนื่องจะมีความสามารถมากกว่ามาก และหากจำเป็น ให้แก้ไขข้อกำหนดในการอ้างอิงร่วมกันโดยการลบหรือเพิ่มบล็อกแยกกัน "ตอนนี้เราจะทำสิ่งนี้ แต่จะอยู่ในเวอร์ชันถัดไป" เป็นข้อความที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้คนคาดหวังว่าจะได้รับสินค้าตรงเวลา

8. แบ่งเส้นตายทั่วโลกออกเป็นหลายส่วน

หากคุณมีโครงการขนาดใหญ่และขยายออกไป ไม่ควรกำหนดเส้นตายเดียว: คุณจะไม่ทันแน่นอน ดีกว่าที่จะแบ่งเส้นตายทั้งหมดเป็น 10-15 คนกลาง สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าธุรกิจก้าวหน้าไปอย่างไรและตอบสนองต่อความล่าช้าในพื้นที่ก่อนที่จะสายเกินไป

9. อย่าหวังว่าจะได้ปริมาณ

แนวคิดในตำนานของ "man-month" เป็นกับดักที่ร้ายแรง เก้าคนแม้จะใช้ความพยายามอย่างยิ่งยวด แต่ก็ยังไม่สามารถคลอดบุตรได้ภายในหนึ่งเดือน เป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะเร่งความเร็วโครงการโดยการจ้างพนักงานเพิ่ม

หากคุณแก้ปัญหาเรื่องกำหนดเวลาด้วยวิธีนี้ เป็นไปได้มากว่าคุณจะไม่ทัน พิจารณาทางเลือกอื่น: มีจำนวนคนเพียงพอในทุกขั้นตอนของโครงการ และขั้นตอนเหล่านี้จะดำเนินไปพร้อม ๆ กัน ถ้าเป็นไปได้

10. ถ้าอะไรตัดสินใจได้ล่วงหน้าก็ทำเลย

เมื่อคุณต้องการเพียงคนเดียวในการอนุมัติแต่ละขั้นตอนของโครงการ ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะเรียกใช้หลายกระบวนการพร้อมกันได้ แต่ถ้ามีการร่างข้อกำหนดที่เข้มงวดไว้ล่วงหน้าหลายสิ่งหลายอย่างจะได้รับการอนุมัติก่อนเริ่มโครงการ

11. แยกธุรกิจออกจากอารมณ์

เมื่อคุณพูดคุยเรื่องใกล้ถึงเส้นตาย การอภิปรายมักจะเน้นประเด็นเรื่องความไว้วางใจ ความละอาย และความซาบซึ้งในความพยายามของแต่ละคน เพื่อให้การอภิปรายดังกล่าวมีประสิทธิภาพ เป็นการดีกว่าที่จะเข้าใจความซับซ้อนเชิงระบบและพึ่งพาข้อมูลจริง มากกว่าอารมณ์

12. อย่านิ่งนอนใจกับปัญหา

ปัญหาดังกล่าวจะไม่ได้รับการแก้ไขด้วยตนเอง ในโลกปัจจุบันที่เต็มไปด้วยโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและตัวเลือกการเชื่อมต่ออื่นๆ ไม่มีเหตุผลทางเทคนิคเพียงข้อเดียวว่าทำไมผู้จัดการจึงไม่ทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและปัญหาที่เกิดขึ้นตลอดจนทีม