เคล็ดลับ 3 ข้อในการสิ้นสุดการประชุมตรงเวลาเสมอ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เรียนรู้ที่จะได้รับประโยชน์มากขึ้นจากการประชุมของคุณโดยย่อให้สั้นลงเพียง 5-10 นาที

หากมีการนัดหมายหลายครั้งในวันนั้น การประชุมที่ยาวนานเพียงครั้งเดียวอาจทำให้แผนทั้งหมดหยุดชะงักได้ ผู้ประกอบการ Patrick Ewers เสนอกลยุทธ์สามประการเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้

1. ก่อนการประชุม: ลดระยะเวลาการประชุม

ส่วนใหญ่แล้วการประชุมจะใช้เวลาครึ่งชั่วโมงหรือหนึ่งชั่วโมง จะสะดวกที่สุดในการป้อนช่วงเวลาดังกล่าวลงในปฏิทิน แต่ด้วยเหตุนี้ ปรากฎว่าการประชุมหนึ่งครั้งเริ่มต้นทันทีหลังจากนั้น เป็นผลให้มีความไม่สะดวกมากมาย

แทนที่การประชุมครึ่งชั่วโมงด้วยการประชุม 25 นาที และการประชุมรายชั่วโมงเป็นการประชุม 50 นาที คุณจะมีเวลาทำทุกอย่างเหมือนเดิม แต่การพบกันระหว่าง 2 ครั้งต่อกัน จะเหลือเวลาเตรียมการหรือแก้ไขปัญหาเร่งด่วนเพียงเล็กน้อย

เพื่อไม่ให้รบกวนผู้เข้าร่วมคนใด ให้เตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้า เมื่อทำการนัดหมาย ให้ระบุว่าขณะนี้การประชุมของคุณมีความยาว 25 หรือ 50 นาที

2. ระหว่างการประชุม: เตือนผู้ฟังถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมและสรุปร่วมกัน

นาทีแรกของการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่ง ใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อเตือนทุกคนว่าคุณอยู่ที่นี่เพื่ออะไร และการประชุมจะคงอยู่นานแค่ไหน บอกว่าคุณมีเวลาประมาณ 50 นาทีเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นทั้งหมด และห้าข้อสุดท้ายจะถูกใช้สรุป แล้วจะไม่มีใครแปลกใจที่คุณเริ่มปิดการประชุมหลังจากผ่านไป 45 นาที เป็นไปได้มากที่ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ จะรู้สึกขอบคุณด้วยซ้ำ เพราะวิธีนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณประหยัดเวลา แต่ยังช่วยประหยัดเวลาของพวกเขาด้วย

ตั้งการเตือนความจำหรือซึ่งจะดังใน 45 นาที แล้ววางโทรศัพท์ไว้บนโต๊ะเพื่อให้ทุกคนจดจำเวลาและไม่ฟุ้งซ่าน เมื่อเสียงปลุกดังขึ้น ให้สิ้นสุดการประชุมไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน

หากคุณไม่มีเวลาแก้ไขปัญหาทั้งหมด ในอีกห้านาทีที่เหลือ ให้กำหนดเวลาการประชุมใหม่ในวันถัดไป และ:

• ย้ำว่าใครให้คำมั่นสัญญา
• สรุปข้อค้นพบหลักโดยสังเขป
• ตกลงในขั้นตอนต่อไป
• แบ่งปันสิ่งดีๆ เช่น สิ่งที่คุณชอบในการประชุมครั้งนี้

3. หลังการประชุม: ทบทวนการประชุมที่ผ่านมาโดยสังเขปและเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป

หลังจากการประชุม 50 นาที คุณควรมีเวลาว่าง 10 นาที ใช้ห้าอันดับแรกในการวิเคราะห์ประเด็นหลักของการประชุมครั้งก่อนเพื่อไม่ให้ลืมอะไร นอกจากนี้ ให้จดร่างจดหมายถึงผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อเตือนสติและให้คำมั่นสัญญา สิ่งนี้จะเพิ่มมูลค่าของเวลาที่ใช้ไป และนอกจากนี้ยังมอบสิ่งที่มีค่ายิ่งขึ้นไปอีก นั่นคือ ความรู้สึกถึงความสมบูรณ์

ใช้เวลาห้านาทีที่สองในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมที่จะเกิดขึ้น หากคุณรู้จักสมาชิกแล้ว ให้เตือนตัวเอง:

• ประเด็นใดที่ต้องหารือ
• งานก่อนหน้าที่ต้องทำให้เสร็จ;
• คุณรู้อะไรเกี่ยวกับผู้เข้าร่วม: ความสนใจในอาชีพและส่วนตัวของพวกเขา

หากคุณไม่คุ้นเคยกับบุคคลที่คุณกำลังจะไปพบ ให้ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับเขา: ระบุชื่อและตำแหน่ง ดูโปรไฟล์บนเครือข่ายสังคมออนไลน์ และคิดว่าวลีใดที่คุณจะเริ่มต้นการสนทนาด้วย