วิธีจัดระเบียบวันของคุณ: เทคนิคการผลิตอัจฉริยะ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เวลาเป็นทรัพยากรที่หายากและไม่สามารถถูกแทนที่ได้ เรียนรู้ที่จะใช้มันอย่างชาญฉลาด

วิธีเบนจามิน แฟรงคลิน

เบนจามิน แฟรงคลินเป็นบุตรชายของนักทำสบู่ แต่ต้องขอบคุณการจัดระเบียบตนเองและวินัย เขาจึงประสบความสำเร็จในหลายด้าน ทั้งในด้านการเมือง การทูต วิทยาศาสตร์ สื่อสารมวลชน เขาเป็นหนึ่งในบรรพบุรุษผู้ก่อตั้งของสหรัฐอเมริกา - เขามีส่วนร่วมในการสร้างปฏิญญาอิสรภาพและรัฐธรรมนูญของประเทศ

ภาพเหมือนของแฟรงคลินปรากฏอยู่บนธนบัตร 100 ดอลลาร์ แม้ว่าเขาจะไม่เคยเป็นประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกาก็ตาม เขาให้เครดิตกับผลงานของวลีติดปากเช่น "เวลาคือเงิน" และ "อย่ารอช้าถึงพรุ่งนี้สิ่งที่คุณทำได้ในวันนี้"

เวลามีความสำคัญกับแฟรงคลินจริงๆ

คุณรักชีวิตไหม แล้วไม่เสียเวลาเปล่า เพราะเวลาคือผ้าที่ทำให้ชีวิต เบนจามินแฟรงคลิน

เมื่ออายุได้ 20 ปี แฟรงคลินได้พัฒนาระบบการบริหารเวลาสำหรับตัวเขาเอง ซึ่งเขาใช้มาตลอดชีวิต ผู้ร่วมสมัยเรียกมันว่า "ปิรามิดของแฟรงคลิน" (บางครั้งเรียกว่า "ปิรามิดผลผลิต" - ปิรามิดผลผลิต)

ปิรามิดขึ้นอยู่กับคุณค่าชีวิต เหล่านี้เป็นแนวทางคุณธรรมในการแก้ปัญหาต่างๆ แฟรงคลินเรียกพวกเขาว่าคุณธรรม

สำหรับตัวเขาเอง เขาได้ระบุคุณธรรม 13 ประการ ได้แก่ การงดเว้น ความเงียบ รักระเบียบ ความเด็ดขาด ความประหยัด การทำงานหนัก ความจริงใจ ความยุติธรรม ความพอประมาณ ความสะอาด ความสงบ ความบริสุทธิ์ทางเพศ และความสุภาพอ่อนโยน

ในการทำงานกับตัวเองทุกวัน แฟรงคลินเริ่มสมุดบันทึกพิเศษซึ่งเขาใช้หน้าหลักสำหรับแต่ละชีวิต เขาเรียงแต่ละหน้าออกเป็นเจ็ดคอลัมน์ (วันในสัปดาห์) แล้วท่านก็วาดเส้นแนวนอน 13 เส้นตามจำนวนคุณธรรม

ดังนั้นทุกวันเขาจึงจดจ่ออยู่กับคุณธรรมข้อหนึ่ง และในตอนเย็นที่จัตุรัสเขาสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นระหว่างทางไปสู่ "ความสมบูรณ์ทางศีลธรรม"

ขั้นต่อไปของปิรามิดของแฟรงคลินคือเป้าหมายระดับโลก เป็นไปตามหลักการดำเนินชีวิตและตอบคำถามว่า "อายุ N ฉันต้องการบรรลุอะไร" ตัวอย่างเช่น เป้าหมายระดับโลกสำหรับแพทย์ อาจเป็นความปรารถนาที่จะเป็นหัวหน้าแผนกจนถึงอายุ 35 ปี และสำหรับผู้จัดการคือการเริ่มต้นธุรกิจใหม่ของเขาเอง

Benjamin Franklin เป็นบรรพบุรุษของการวางแผนสิ่งที่ต้องทำอย่างแท้จริง เขาปฏิบัติตามกิจวัตรและเขียนทุกย่างก้าวที่เขาทำอย่างแท้จริง ดังนั้นเพิ่มเติมในปิรามิดของเขาคือ:

• แผนแม่บท - คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายระดับโลก
• แผนระยะยาว - เป้าหมายสำหรับ 3-5 ปีข้างหน้า
• แผนระยะสั้น - งานสำหรับปีและเดือนถัดไป
• การวางแผนสำหรับสัปดาห์และวัน

ขั้นตอนทั้งหมดของปิรามิดจะอยู่ตามลำดับ - แต่ละขั้นตอนถัดไปจะขึ้นอยู่กับขั้นตอนก่อนหน้า

เอาท์พุต

ในการจัดระเบียบวันของคุณตามวิธีของแฟรงคลิน คุณต้องกำหนดหลักการพื้นฐานของชีวิต ตั้งเป้าหมายระดับโลก และวางแผนเพื่อให้บรรลุตามนั้น

สำหรับการวางแผนระยะยาวและระยะสั้น คุณสามารถใช้หนึ่งในเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์หรือสร้างสมุดบันทึกที่เป็นกระดาษ และใช้ระบบ "บันทึกย่อ"

วิธี Stephen Covey

Stephen Covey ถือเป็นหนึ่งในสาวกของระบบแฟรงคลิน เขาเป็นผู้เชี่ยวชาญและโค้ชที่มีชื่อเสียงระดับนานาชาติในด้านการจัดการ Covey เป็นนักพูดมืออาชีพและผู้แต่งหนังสือหลายเล่ม หนึ่งในนั้นถูกรวมอยู่ในรายชื่อวรรณกรรมทางธุรกิจที่ทรงอิทธิพลที่สุดของนิตยสาร Time

นี่คือหนังสือ เจ็ดอุปนิสัยของผู้ทรงประสิทธิผลยิ่ง ล่วงหน้า Covey เขียนเรื่องนี้ในปี 1989 แต่ก็ไม่ได้กลายเป็นหนังสือขายดีจนกระทั่งออกใหม่ในปี 2004

แนวคิดของ Covey ขึ้นอยู่กับลำดับของทักษะทั้งเจ็ด

1. ลับคมเลื่อยนั่นคือปรับปรุงตัวเองอย่างต่อเนื่อง
2. บรรลุการผนึกกำลัง กล่าวคือ มุ่งมั่นเพื่อปฏิสัมพันธ์ที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน
3. เป็นเชิงรุก.
4. พยายามฟังก่อนแล้วจึงจะได้ยิน
5. เริ่มต้นด้วยการจินตนาการถึงเป้าหมายสุดท้าย
6. คิดว่าวิน-วิน
7. ทำสิ่งที่ต้องทำก่อน

เมทริกซ์การจัดสรรงานและการจัดลำดับความสำคัญจะช่วยในการใช้ทักษะหลัง โควีย์ยืมมันมาจากประธานาธิบดีดไวท์ เดวิด ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา

งานทั้งหมดแบ่งออกเป็นสี่กลุ่ม:

1. เร่งด่วนและสำคัญ (ต้องทำโดยเร็วที่สุด);
2. ไม่เร่งด่วนที่สำคัญ (งานเชิงกลยุทธ์ที่มีกำหนดเวลาที่ห่างไกล);
3. ไม่สำคัญโดยด่วน (คุณต้องทำอย่างรวดเร็ว แต่คุณสามารถเลื่อนหรือไม่ทำเองได้);
4. ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (ตามกฎกรณีดังกล่าวสามารถลบหรือมอบให้แก่บุคคลที่สามได้)

ตามคำกล่าวของ Covey คนที่ประสบความสำเร็จมักไม่ค่อยพบว่าตัวเองมีปัญหาในเรื่องเวลา เนื่องจากพวกเขาจัดการกับงานจากประเภทที่ 1 และ 3 อย่างรวดเร็ว และเสียสละสิ่งต่าง ๆ จากช่องที่ 4 โดยไม่สงสาร ขณะเดียวกัน พวกเขาอุทิศเวลาและพลังงาน 60-80% ให้กับ การแก้ปัญหาจากตารางที่ 2 เพราะเป็นหัวรถจักรแห่งความก้าวหน้า

เอาท์พุต

ให้เขียนและจัดลำดับความสำคัญของงานโดยใช้ Eisenhower Matrix (หรือ Covey Matrix แล้วแต่คุณต้องการ) เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในตอนท้ายหรือตอนต้นของวัน ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้แอป Eisenhower (iOS) หรือ MyEffectivenessHabits (Android) พยายามรักษาสัดส่วน: 40% - เรื่องเร่งด่วนที่สำคัญ 60% - สำคัญไม่เร่งด่วน

วิธี Tim Ferriss

Timothy Ferriss เป็นกูรูด้านการผลิตยอดนิยม บันทึกการปรากฏตัวต่อสาธารณะของเขารวบรวมการดูหลายล้านครั้ง และหนังสือก็จำหน่ายในปริมาณมหาศาลเช่นเดียวกัน

ไม่น่าแปลกใจ - ใครบ้างที่ไม่ต้องการ "ทำงาน 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ไม่ห้อยในออฟฟิศ" จากการโทรถึงโทร "และในขณะเดียวกันก็อาศัยอยู่ที่ไหนก็รวยได้"? หนังสือชื่อเดียวกันของ Ferriss ขึ้นอันดับหนึ่งในรายการขายดีของ The New York Times และ The Wall Street Journal

วิธีการของเขาขึ้นอยู่กับสองเสาหลัก:

1. กฎของพาเรโต: 20% ของความพยายามให้ผลลัพธ์ 80% และอีก 80% ของความพยายาม - เพียง 20% ของผลลัพธ์ ซึ่งหมายถึงการมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สำคัญจริงๆ
2. กฎของพาร์กินสัน: งานเติมเต็มตลอดเวลาที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งหมายความว่างานต้องได้รับการจัดสรรให้มากที่สุดเท่าที่จำเป็นเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์

คุณไม่จำเป็นต้องยืดวันทำงานเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง ตรงกันข้าม ย่อให้สั้นลง เน้นเฉพาะสิ่งที่สำคัญจริงๆ ละทิ้งทุกสิ่งทุกอย่าง การจ้างภายนอกหรือผู้รับมอบสิทธิ์

วิธีการของ Ferriss เป็นไปตามเทคนิคการวางแผน 1-3-5 สาระสำคัญของมันคือความเรียบง่าย: สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งถูกเพิ่มลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ อันกลางสามอัน และอันเล็กห้าอัน รวมเก้า. พวกเขาเป็นลำดับความสำคัญที่แจกจ่ายโดยเร่งด่วนซึ่งช่วยขจัดความรู้สึกฉุกเฉิน

ชิงช้าสวรรค์เป็นฝ่ายตรงข้ามของการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและข้อมูลที่มากเกินไป เมื่อทำหลายๆ อย่างพร้อมๆ กัน ความสนใจก็จะเพิกเฉย เป็นผลให้ผลผลิตไม่เพิ่มขึ้น แต่ลดลง เช่นเดียวกับกรณีที่มีการดูดซับข้อมูลอย่างต่อเนื่อง การเช็คเมล โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และโซเชียลเน็ตเวิร์กนั้นสร้างความรู้สึกผิด ๆ เท่านั้น แต่ไม่ได้ทำให้เข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น

แต่ในทางตรงกันข้าม Ferriss กลับมองว่าเป็นผู้ช่วยของเรา

ความกลัวเป็นตัวบ่งชี้ ความกลัวคือเพื่อนของเรา บางครั้งเขาแสดงให้เห็นว่าไม่ควรทำอะไร แต่บ่อยครั้งที่เขาแสดงให้เห็นว่าสิ่งใดควรค่าแก่การทำ Tim Ferriss

ควรสังเกตว่า Tim Ferriss ไม่ได้อยู่คนเดียวที่มุ่งมั่นเพื่อผลิตภาพโดยทำงานให้น้อยลง Stever Robbins ผู้เขียนหนังสือ The 9 Steps to Working Less and Getting More เสนอแนะวิธี “Active days” ซึ่งคุณจะกำหนด “watchdog” ให้ตัวเองในวันที่เจาะจงเพื่อติดตามความก้าวหน้าของคุณ

เอาท์พุต

วิธีนี้เหมาะสำหรับคุณ หากคุณทำตามกำหนดเวลาที่เข้มงวดไม่ได้และรายการสิ่งที่ต้องทำไม่เหมาะกับคุณ จัดระเบียบวันของคุณเพื่อให้เวลา 20% ถูกครอบครองโดยสิ่งที่ยากและสำคัญที่สุด ให้ที่เหลือดำเนินไปตามวิถีของมัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณต้องการจัดการประชุมทางธุรกิจ คุณต้องเลือกวัน เวลา ระยะเวลา และปฏิบัติตามกำหนดการอย่างเคร่งครัด เวลาที่เหลือของวันสามารถทุ่มเทให้กับงานใดๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่

วิธีการของ Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky เป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการบริหารเวลา ผู้ก่อตั้งและหัวหน้าบริษัทที่มีชื่อเดียวกัน ลักษณะเฉพาะของมันไม่ได้อยู่ที่การสร้างการพัฒนาดั้งเดิม แต่ในความจริงที่ว่ามันกำหนดวิธีการจัดการเวลาในวิธีที่ง่ายและเข้าถึงได้โดยปรับให้เข้ากับความเป็นจริงในประเทศ

Arkhangelsky เป็นผู้แต่งหนังสือธุรกิจยอดนิยมหลายเล่ม: งาน 2.0: การพัฒนาสู่เวลาว่าง, สูตรแห่งเวลา, การขับเคลื่อนเวลา และอื่นๆ

หลังเป็นที่นิยมมากที่สุด Time Drive สำรวจความสำคัญของการวางแผน การตั้งเป้าหมาย และแรงจูงใจ ตลอดจนการจัดการเวลาอันทรงพลังและเทคนิคการต่อต้านการผัดวันประกันพรุ่ง

• "กบ". ทุกคนมีงานที่น่าเบื่อซึ่งมักจะถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง การกระทำอันไม่พึงประสงค์เหล่านี้สะสมและบดขยี้จิตใจ แต่ถ้าคุณเริ่มต้นทุกเช้าด้วย "การกินกบ" นั่นคือก่อนอื่น ทำงานที่ไม่น่าสนใจ แล้วไปที่เหลือ จากนั้นค่อยๆ จัดระเบียบสิ่งต่างๆ
• "สมอ". สิ่งที่แนบมาทางวัตถุ (ดนตรี สี การเคลื่อนไหว) ที่เกี่ยวข้องกับสภาวะทางอารมณ์บางอย่าง จำเป็นต้องมี "Anchors" เพื่อปรับให้เข้ากับการแก้ปัญหาเฉพาะ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับการทำงานกับจดหมายที่ส่งถึงดนตรีคลาสสิก และเมื่อใดก็ตามที่คุณขี้เกียจเกินกว่าจะยกเลิกการโหลดกล่องจดหมาย คุณเพียงแค่ต้องเปิด Mozart หรือ Beethoven เพื่อจับกระแสจิตวิทยาที่ต้องการ
• สเต็กช้าง. ยิ่งงานใหญ่ (เขียนวิทยานิพนธ์ เรียนภาษาต่างประเทศ และอื่นๆ) และกำหนดเวลาที่รัดกุม การเริ่มต้นก็ยิ่งยากขึ้น มันเป็นมาตราส่วนที่ทำให้คุณกลัว: ไม่ชัดเจนว่าจะเริ่มจากตรงไหน คุณมีพละกำลังเพียงพอหรือไม่ งานดังกล่าวเรียกว่า "ช้าง" วิธีเดียวที่จะ "กินช้าง" ได้คือการทำ "สเต็ก" ออกมา นั่นคือการแบ่งธุรกิจใหญ่ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ หลายชิ้น

เป็นที่น่าสังเกตว่า Gleb Arkhangelsky ให้ความสนใจอย่างมากไม่เพียงแต่กับการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองของกระบวนการทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพักผ่อนด้วย (ชื่อเต็มของหนังสือขายดีของเขาคือ “Time Drive: How to Manage to Live and Work”) เขาเชื่อมั่นว่าหากไม่มีการพักผ่อนที่ดี ซึ่งรวมถึงการนอนหลับที่ดีต่อสุขภาพและการออกกำลังกาย จะไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เอาท์พุต

วางแผนทุกวันของคุณ Todoist, Wunderlist, TickTick และโปรแกรมและบริการอื่นที่คล้ายคลึงกันจะช่วยคุณในเรื่องนี้ แบ่งงานขนาดใหญ่ที่ซับซ้อนออกเป็นงานเล็ก ๆ ที่เรียบง่าย ในตอนเช้าทำงานที่ไม่พึงประสงค์ที่สุดเพื่อที่ในเวลาที่เหลือคุณสามารถทำสิ่งที่ชอบได้เท่านั้น พัฒนาสิ่งกระตุ้นเพื่อช่วยให้คุณจัดการกับความเกียจคร้าน และอย่าลืมรวมการพักผ่อนไว้ในตารางเวลาของคุณ

วิธีฟรานเชสโก้ ชิริลโล

คุณอาจไม่คุ้นเคยกับชื่อ Francesco Cirillo แต่คุณอาจเคยได้ยินชื่อ Pomodoro Cirillo เป็นผู้เขียนเทคนิคการบริหารเวลาที่มีชื่อเสียงนี้ ครั้งหนึ่ง Francesco มีปัญหากับการเรียน: ชายหนุ่มไม่สามารถมีสมาธิได้ แต่อย่างใดเขาก็ฟุ้งซ่านอยู่ตลอดเวลา ตัวจับเวลาในครัวที่เรียบง่ายในรูปแบบของมะเขือเทศเข้ามาช่วย

สาระสำคัญของวิธี Pomodoro คือระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานคือ "pomodoro" มะเขือเทศ 1 ลูก = 30 นาที (ทำงาน 25 นาที และพัก 5 นาที) เราเริ่มจับเวลาและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดและมีสิ่งรบกวนน้อยที่สุดเป็นเวลา 25 นาที เสียงสัญญาณดังขึ้น ถึงเวลาพักห้านาทีแล้ว จากนั้นเราเริ่มจับเวลาอีกครั้ง

ดังนั้น ผลผลิตจึงวัดจากจำนวน "มะเขือเทศ" ที่ทำต่อวัน ใหญ่กว่าดีกว่า.

เพื่อไม่ให้ใช้เวลา 25 นาทีในการคิดถึงสิ่งต่างๆ ด้วยตัวเอง คุณต้องทำรายการงานล่วงหน้า ในนั้นคุณสามารถทำเครื่องหมายจำนวน "มะเขือเทศ" ทั้งหมด (วางกากบาทไว้ข้างหน้างาน) และการรบกวน (ใส่เครื่องหมายอะพอสทรอฟี) วิธีนี้ช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานให้เสร็จ และความยากของงาน

Pomodoro Method มีราคาไม่แพงและยืดหยุ่น หากคุณต้องการ - จดรายการสิ่งที่ต้องทำลงในกระดาษและวัดส่วนต่างๆ ของ 25 นาทีด้วยตัวจับเวลาในครัว หรือหากต้องการ ให้ใช้บริการและแอปพลิเคชันพิเศษ

Windows	OS X และ iOS	Android

ตาม Cirillo ระยะเวลาที่เหมาะสมของ "มะเขือเทศ" คือ 20-35 นาที แต่เมื่อเชี่ยวชาญเทคนิคนี้แล้ว คุณสามารถทดลองและเปลี่ยนช่วงเวลาได้ด้วยตัวเอง

คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับวิธีการของ Francesco Cirillo โดยละเอียด

เอาท์พุต

ในตอนต้นของวัน ให้ทำรายการสิ่งที่ต้องทำและตามด้วยโพโมโดรอส หากคุณฟุ้งซ่านภายใน 25 นาที ให้ใส่สัญลักษณ์ ' ข้างงาน ถ้าหมดเวลาแล้วแต่งานยังไม่เสร็จ ให้ใส่ + แล้วอุทิศ "มะเขือเทศ" ตัวต่อไปให้ ในช่วงพักห้านาที ให้เปลี่ยนจากการทำงานเป็นการพักผ่อนอย่างเต็มที่ เช่น เดิน ฟังเพลง ดื่มกาแฟ

ต่อไปนี้เป็นระบบการจัดการเวลาพื้นฐาน 5 ระบบที่คุณสามารถจัดระเบียบวันของคุณได้ คุณสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมและกลายเป็นผู้ขอโทษสำหรับเทคนิคใดเทคนิคหนึ่ง หรือคุณสามารถพัฒนาเทคนิคของคุณเองด้วยการผสมผสานเทคนิคและเทคนิคต่างๆ

GTD - ทางเลือกแทนการบริหารเวลา

David Allen ผู้สร้างระเบียบวิธี GTD เป็นหนึ่งในนักทฤษฎีที่มีชื่อเสียงที่สุดด้านประสิทธิภาพส่วนบุคคล หนังสือของเขาชื่อ Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ได้รับการโหวตให้เป็นหนังสือธุรกิจยอดเยี่ยมแห่งทศวรรษโดยนิตยสาร Time

คำว่า Getting Things Done เป็นคำศัพท์และหลายคนเข้าใจผิดคิดว่าเป็นการบริหารเวลา แต่แม้แต่อัลเลนเองก็เรียก GTD ว่า "เทคนิคในการปรับปรุงประสิทธิภาพส่วนบุคคล"

นี่คือวิธีที่ Vyacheslav Sukhomlinov ผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนี้ อธิบายความแตกต่างระหว่างการบริหารเวลาและ GTD

Vyacheslav Sukhomlinov ผู้อำนวยการบริหารร้านอาหาร GTD Practical Application Expert ไม่ใช่การจัดการเวลา การบริหารเวลาเป็นไปไม่ได้ ทุกคนมีจำนวนชั่วโมงในหนึ่งวันเท่ากัน ไม่ใช่ระยะเวลาที่สำคัญ แต่สิ่งที่คุณเติมเต็มด้วย คุณต้องสามารถประมวลผลข้อมูลที่เข้ามาจำนวนมาก กำหนดการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย และแน่นอนว่าต้องลงมือ GTD เป็นเรื่องเกี่ยวกับสิ่งนั้น นี่เป็นวิธีคิดและการใช้ชีวิตบางอย่าง และ GTD ยังเกี่ยวกับสถานะของการไหลและการลดความเครียดทางจิตใจ

คุณพร้อมที่จะโต้แย้งหรือไม่? ยินดีต้อนรับสู่ความคิดเห็น คุณคิดว่า GTD มีอะไรมากกว่ากัน - การบริหารเวลาหรือประสิทธิภาพส่วนบุคคล? นอกจากนี้ บอกเราด้วยว่าเทคนิคใดบ้างที่ช่วยคุณจัดระเบียบวันของคุณ