วิธีใช้ Gmail อย่างมีประสิทธิภาพ: 25 เคล็ดลับ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-13 03:09

แม้ว่าคุณจะทำงานกับ Google Mail ทุกวัน แต่คุณก็ยังไม่ทราบความสามารถทั้งหมดของมัน ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 25 ข้อสำหรับการใช้ Gmail อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้งานหลายอย่างง่ายขึ้นและช่วยคุณประหยัดเวลา

1. จะเริ่มต้นที่ไหน

เปลี่ยนพื้นหลัง

แทนที่จะเห็นพื้นหลัง Gmail สีขาวตามปกติ ให้เพิ่มสีสันให้กับกล่องจดหมายของคุณด้วยบางอย่างที่ฉูดฉาด เพียงเลือกส่วน "ธีม" ในการตั้งค่าที่มุมขวาบนเพื่อตั้งค่าพื้นหลังใหม่จากตัวเลือกที่เสนอ หรืออัปโหลดภาพของคุณเอง

หรือคุณสามารถทดลองกับการตั้งค่าอินเทอร์เฟซ ในโหมด "กว้างขวาง" คุณจะมีพื้นที่ว่างมากมาย และ "กะทัดรัด" จะดีเมื่อคุณต้องการใส่ข้อความบนหน้าจอให้ได้มากที่สุด

เพิ่มเพื่อน (และข้อความ)

หากต้องการเพิ่มที่อยู่ติดต่อและข้อความเก่าในระบบ (ไม่สำคัญว่าคุณกำลังใช้ Gmail เป็นครั้งแรกหรือสร้างบัญชีเพิ่มเติม) ให้ไปที่ "การตั้งค่า" → "บัญชีและการนำเข้า" และเลือกลิงก์ "นำเข้าจดหมาย และการติดต่อ” ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลจากเมลบ็อกซ์อื่นได้

ทำให้ Gmail ดูเหมือน Outlook

ในการตั้งค่า → ห้องทดลอง ให้เปิดใช้งานคุณลักษณะบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเพื่อดูข้อความทั้งหมดทางด้านขวา เช่นเดียวกับใน Outlook นิสัยเป็นลักษณะที่สอง ดังนั้น หากคุณเคยทำงานกับอีเมลองค์กรมาตลอดชีวิต และตอนนี้กำลังพยายามทำความคุ้นเคยกับ Gmail Viewport จะทำให้การเปลี่ยนแปลงของคุณง่ายขึ้น

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว คุณจะเห็นตัวเลือกการแสดงผลต่างๆ ในเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านซ้ายของการตั้งค่า

เน้นของจำเป็น

Gmail สามารถตัดสินใจได้ว่าข้อความใดมีความสำคัญต่อคุณมากกว่า ฉลาดเหรอ? ภายใต้ การตั้งค่า → กล่องจดหมาย เลือก ติดตามกิจกรรมอีเมลของฉัน … เพื่อให้ Gmail วิเคราะห์ข้อความของคุณ

คุณยังสามารถเลือกฟังก์ชัน "รวมเครื่องหมาย" หรือ "ละเว้นตัวกรอง" (เราจะพูดถึงตัวกรองเพิ่มเติมด้านล่าง) และเปลี่ยนประเภทโฟลเดอร์เพื่อให้ข้อความสำคัญแสดงที่ด้านบน จากนั้นในเมนู "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" ในส่วน "การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป" (หากคุณใช้เบราว์เซอร์ Chrome, Firefox หรือ Safari) คุณสามารถเลือกตัวเลือก "เปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลที่สำคัญ"

เลิกยุ่งเรื่องตัวอักษร

มีคนสองประเภท: ผู้ที่รักคุณลักษณะ Chaining และผู้ที่เกลียดชังมันด้วยพลังแห่งดวงอาทิตย์นับพัน หากคุณอยู่ในกลุ่มที่สอง ให้ไปที่ส่วน "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" และปิด "สายโซ่ของตัวอักษร"

2.รักษาระเบียบ

เก็บทุกอย่าง

Gmail ทำให้สามารถเก็บข้อความแทนการลบได้ สิ่งนี้ทำเพื่อคุณไม่ต้องกังวลกับพื้นที่ว่างและทำความสะอาดลิ้นชักของคุณอย่างต่อเนื่อง หากคุณต้องการเก็บข้อความถาวร ให้เปิดและคลิกที่ไอคอนที่สองจากด้านซ้าย (กล่องที่มีลูกศรชี้ลง) ข้อความจะรอคุณอยู่ในแท็บจดหมายทั้งหมดที่แถบด้านข้างทางซ้าย

ติดตามที่เก็บถาวรของคุณ

ไม่ว่า Gmail จะให้พื้นที่จัดเก็บไฟล์ฟรีมากแค่ไหนก็ตาม มันคือปี 2016 และผู้คนก็ส่งไฟล์แนบมากขึ้นเรื่อยๆ หากคุณใช้หน่วยความจำถึงขีดจำกัดแล้ว ก็ถึงเวลากำจัดข้อความบางส่วน คลิกที่ลูกศรในช่องค้นหาทำเครื่องหมายรายการ "มีไฟล์แนบ" เลือกขนาด 10 MB แล้วคลิกปุ่มด้วยแว่นขยาย ซึ่งจะแสดงข้อความทั้งหมดที่เกิน 10 MB ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับจดหมายที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไปแล้วส่งไปที่ถังขยะ

ตอบกลับและเก็บถาวร

ทำไมต้องทิ้งอีเมลไว้ในกล่องจดหมายเมื่อคุณตอบไปแล้ว ใช้ฟังก์ชัน "ส่งและเก็บถาวร" เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อความขาเข้าของคุณยุ่งเหยิงในขณะที่คุณรอการตอบกลับจดหมายของคุณ ไปที่ "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" และเลือก "แสดงปุ่ม" ส่งและเก็บถาวร "ในการตอบสนอง"ตอนนี้คุณสามารถตอบกลับตามปกติ รวบรวมข้อความในกล่องจดหมายของคุณหากต้องการ หรือเก็บถาวรอีเมลที่ไม่จำเป็นทันทีเมื่อตอบกลับ

ใช้ป้ายกำกับและตัวกรอง

คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับให้กับแต่ละข้อความ ทางลัดใหม่จะปรากฏบนแถบด้านข้างทางซ้าย เพียงเปิดจดหมายและคลิกที่ไอคอน "ป้ายกำกับ" - ที่สองจากด้านขวา ตอนนี้สร้างทางลัดใหม่หรือเลือกทางลัดที่มีอยู่แล้ว (อย่างไรก็ตาม คุณสามารถลากทางลัดจากแถบด้านข้างไปยังข้อความของคุณได้โดยตรง)

คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มเติม" และเลือก "กรองอีเมลที่คล้ายกัน" จากนั้นเลือก "สร้างตัวกรองตามข้อความค้นหานี้" คุณสามารถเขียนบทความแยกต่างหากเกี่ยวกับตัวกรองของ Gmail โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในส่วน ""

ซื้อพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม

หากคุณเบื่อหน่ายกับปัญหาการจัดเก็บไฟล์ คุณสามารถใช้เงินเพื่อซื้อพื้นที่เพิ่มเติมได้ เลื่อนลงไปที่หน้าข้อความ และที่มุมล่างซ้าย คุณจะเห็นพื้นที่ว่างที่เหลืออยู่ รวมทั้งลิงก์ "จัดการ"

หากคุณมีพื้นที่ว่างเกือบ 100% ให้ไปที่ลิงก์ แผน 100 GB มีค่าใช้จ่าย 139 รูเบิลต่อเดือน และพื้นที่เพิ่มเติมสามารถใช้ได้ไม่เพียง แต่สำหรับ Gmail แต่ยังรวมถึงใน Google Drive และ Google Photos หากคุณใช้

3.เอาจริงเอาจัง

เปลี่ยนโหมดการแสดงอีเมลในหน้า

ลองเพิ่มจำนวนข้อความต่อหน้าเป็น 100 เพื่อให้คุณสามารถดูตัวอักษรทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว ไปที่การตั้งค่า → ทั่วไป → ขนาดหน้าสูงสุด คุณสามารถเลือกแสดงข้อความ 10, 15, 20, 25 และ 50 ข้อความต่อหน้าได้

กระจายทุกอย่างตามสี

คุณสามารถทำเครื่องหมายข้อความว่ามีความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว แต่ข้อความที่แตกต่างกันอาจมีระดับความสำคัญต่างกัน ไปที่การตั้งค่า → ทั่วไป → ดาว และเลือกดาวทั้งหมด ตอนนี้ ถ้าคุณคลิกที่ดาว ทำเครื่องหมายตัวอักษร มันจะเปลี่ยนสีเมื่อคลิกแต่ละครั้ง วิธีนี้จะช่วยคุณจัดเรียงข้อความสำคัญตามเนื้อหา

เปลี่ยนข้อความเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ

เป็นไปได้ว่าคุณคิดว่ากล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำขนาดใหญ่ เหตุใดจึงไม่เปลี่ยนอีเมลของคุณให้เป็นงานที่คุณสามารถขีดฆ่าได้ คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มเติม" ในการสนทนาที่ใช้งานอยู่และเลือก "เพิ่มในงาน" ชุดข้อความนี้จะปรากฏใน Google Tasks พร้อมลิงก์ไปยังโพสต์ต้นฉบับ

ติดตามจำนวนข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน

ในส่วน "การตั้งค่า" → "ห้องปฏิบัติการ" ให้เปิดใช้งานฟังก์ชัน "ไอคอนข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน" หากคุณเปิดแท็บอีเมลทั้งวันเหมือนคนทั่วไป คุณจะเห็นว่ามีข้อความที่ยังไม่ได้อ่านเหลืออยู่กี่ข้อความเสมอ นี่เป็นกรณีที่คุณไม่เครียด

ทำงานออฟไลน์

หากคุณใช้เบราว์เซอร์ Google Chrome คุณมีโอกาสที่จะทำงานในอีเมลแบบออฟไลน์ แน่นอน คุณจะไม่สามารถส่งและรับข้อความใหม่ได้ แต่คุณสามารถย้ายจดหมายจากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่งและสร้างฉบับร่างได้ หากต้องการเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ ให้ไปที่การตั้งค่า → ออฟไลน์

ให้สิทธิ์การเข้าถึงบัญชีของคุณแก่เลขานุการ

หากคุณยังรับมือกับจดหมายนี้ไม่ได้ คุณสามารถถ่ายทอดเรื่องราวสยองขวัญทั้งหมดนี้ให้เลขานุการของคุณฟังได้ ในการดำเนินการนี้ ไปที่ "การตั้งค่า" → "บัญชีและการนำเข้า" เลือก "ให้สิทธิ์เข้าถึงบัญชีของคุณ" และเพิ่มผู้ใช้ Google รายอื่น พวกเขาจะไม่มีสิทธิ์เปลี่ยนการตั้งค่าและรหัสผ่านของคุณ แต่จะสามารถอ่าน เก็บข้อความ และแน่นอนว่าสามารถตอบกลับได้ จดหมายจะลงนามพร้อมชื่อของคุณและชื่อเลขานุการของคุณในวงเล็บเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

4. ควบคุมปัจจัยมนุษย์

บล็อกที่อยู่

บางคนไม่ได้รับคำแนะนำเลย โชคดีที่คุณสามารถบล็อกบุคคล (หรือเว็บไซต์) ได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง หลังจากได้รับข้อความจากบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในบัญชีดำ ให้คลิกที่ลูกศรที่มุมขวาบนและเลือกฟังก์ชัน "บล็อกผู้ใช้"

ตอนนี้ข้อความทั้งหมดจากที่อยู่นี้จะส่งตรงไปยังสแปม

ค้นหาตัวอักษรเก่า

ต้องการค้นหาข้อความทั้งหมดจากเพื่อนในคราวเดียวอย่างรวดเร็วหรือไม่ เพียงวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือชื่อผู้ส่ง ไม่ว่าจะจากกล่องจดหมายหรือจากจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่ง บัตรข้อมูลที่ติดต่อจะปรากฏขึ้น จากนั้นคลิกลิงก์ "การสนทนา" เพื่อดูข้อความทั้งหมดจากผู้ติดต่อรายนั้น

ยกเลิกข้อความที่ส่งผิด

เราทุกคนบังเอิญส่งจดหมายไปยังที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องในบางจุด โชคดีที่ใน Gmail คุณสามารถยกเลิกการส่งได้ง่ายๆ ไปที่ส่วน "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" และเปิดใช้งานฟังก์ชัน "เลิกทำการส่ง" ที่นี่คุณสามารถเลือกช่วงเวลาสำหรับยกเลิกการส่งได้ตั้งแต่ 5 ถึง 30 วินาที ครั้งต่อไปที่คุณส่งข้อความ คุณจะสังเกตเห็น "ยกเลิก" ที่ด้านบน

ข้ามข้อความกลุ่ม

คุณสามารถออกจากเธรดข้อความกลุ่มได้ง่ายๆ โดยคลิกปุ่มเพิ่มเติม แล้วเลือกละเว้น ตอนนี้ คุณจะข้ามข้อความทั้งหมด ยกเว้นข้อความที่คุณเป็นผู้รับจดหมายเพียงคนเดียว

หากคุณต้องการกลับไปที่ข้อความกลุ่ม ให้ป้อนข้อความค้นหาคือ ปิดเสียงในช่องค้นหา ดังนั้นคุณจะเห็นชุดข้อความที่ละเว้นทั้งหมด จากนั้นเลือก Don't Ignore จากเมนู More แน่นอนว่าคุณไม่รู้สึกเสียใจกับตัวเองเลย

5. ประหยัดเวลา

สร้างบัญชีใหม่ได้ทุกที่

สมมติว่าคุณต้องการกรองข้อความอย่างระมัดระวัง หรือ ตัวอย่างเช่น สร้างบัญชีเพิ่มเติมสำหรับบริการที่ใช้บัญชี Gmail หลักของคุณอยู่แล้ว ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้างที่อยู่ทางไปรษณีย์เสมือนที่เชื่อมโยงกับที่อยู่หลักโดยเพียงแค่เพิ่ม “+ คำใดก็ได้” ก่อนสัญลักษณ์ @ ขณะที่คุณพิมพ์ ตัวอย่างเช่น "ที่อยู่ของคุณคือ [email protected]" สำหรับการช็อปปิ้งออนไลน์

ข้อความตอบกลับทั้งหมดจะส่งไปยังที่อยู่ Gmail หลักของคุณ

ส่งข้อความในการนอนหลับของคุณ

ทำให้ลูกค้าและเพื่อนร่วมงานคิดว่าคุณเป็นคนบ้าบ้างานโดยตั้งโปรแกรมให้พวกเขาส่งข้อความตอนกลางคืนโดยใช้ส่วนขยายที่มีให้สำหรับ Chrome, Safari และ Firefox ด้วยเวอร์ชันฟรี คุณสามารถส่งข้อความได้มากถึง 10 ข้อความต่อเดือน

นอกจากนี้ ส่วนขยายนี้จะเปลี่ยนอีเมลของคุณเป็นการเตือนความจำ โดยไม่แสดงในกล่องจดหมายจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะตอบกลับ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างรูปลักษณ์ของกล่องจดหมายที่ว่างเปล่าในคืนวันศุกร์

ตอบคำขอที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ

หากลูกค้าที่น่ารำคาญส่งคำขอประเภทเดียวกันมาให้คุณ คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์คำตอบเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก เพียงเปิดฟังก์ชัน "เทมเพลตการตอบกลับ" ในส่วน "การตั้งค่า" → "ห้องปฏิบัติการ" ครั้งต่อไปที่คุณพิมพ์คำตอบ ให้บันทึกเป็นเทมเพลตและส่งไปยังคำขอเดียวกันทั้งหมดได้ตามสบาย

6. คลิกน้อยลง

ให้เมาส์ของคุณหยุดพัก

เกือบทุกอย่างใน Gmail สามารถทำได้โดยใช้แป้นพิมพ์ แป้นพิมพ์ลัดพื้นฐานทำงานตามค่าเริ่มต้น แต่อย่าลืมไปที่การตั้งค่า → ทั่วไป และเปิดใช้งานคุณสมบัติแป้นพิมพ์ลัด บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณแล้วคลิกที่เครื่องหมายคำถามเพื่อดูแป้นพิมพ์ลัดที่เป็นไปได้

หยุดตรวจสอบกล่องจดหมายอื่น

ในส่วน "การตั้งค่า" → "บัญชีและการนำเข้า" ให้คลิกที่ลิงก์ "เพิ่มบัญชีอีเมล POP3 ของคุณ" แล้ว Gmail จะดาวน์โหลดจดหมายของคุณจากกล่องจดหมายอื่น จากนั้นตั้งค่าการส่งข้อความ: คุณสามารถตอบกลับจากทั้งที่อยู่ Gmail ของคุณและจากที่อยู่อีเมลอื่น