วิธี Inbox Zero เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านนับพันฉบับ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

การทำให้กล่องจดหมายว่างเปล่าเป็นเรื่องง่าย วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและไม่พลาดข้อความสำคัญ

อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนมากที่ห้อยอยู่ในกล่องจดหมายของคุณตลอดเวลาจะทำให้ทุกคนตื่นตระหนก หากคุณมีคู่ค้าทางธุรกิจและเพื่อนร่วมงานหลายคนที่คุณโต้ตอบด้วยทางจดหมาย คุณเพียงแค่ต้องรักษากล่องขาเข้าของอีเมลให้สะอาดและเป็นระเบียบ

JotForm CEO Aytekin Tank เป็นวิธีที่น่าสนใจในการจัดระเบียบอีเมลที่เรียกว่า Inbox Zero ตามชื่อ วิธีการคือทำให้กล่องจดหมายว่างเปล่า

โดยทั่วไปแล้ว Tank ไม่ได้คิดค้นอะไรใหม่ Inbox Zero สร้างขึ้นเมื่อนานมาแล้วโดยนักเขียนและบล็อกเกอร์ Merlin Mann และเป็นวิธีที่ได้รับการพิสูจน์และเป็นที่รู้จัก David Allen อธิบายเทคนิคการทำงานกับเอกสารแบบเดียวกันโดยประมาณในหนังสือของเขาเรื่อง "How to get things in order" Tank เพิ่งปรับให้เข้ากับเว็บอินเตอร์เฟสของ Gmail

ผู้ประกอบการ Aytekin Tank ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ JotForm

ฉันได้รับและส่งอีเมลหลายร้อยฉบับทุกวัน แต่สุดท้ายแล้ว กล่องจดหมายของฉันก็ว่างเปล่าเสมอ ฉันไม่มีเลขาที่จะจัดการกับจดหมายของฉัน ฉันยึดหลักการที่เรียกว่า Inbox Zero นี่ไม่ใช่เรื่องยาก

Tank แสดงประโยชน์ของวิธี Inbox Zero:

• คุณจะไม่พลาดข้อความสำคัญหากกล่องจดหมายของคุณว่างเปล่า
• คุณจะไม่ทำให้ผู้รับของคุณรอนาน เพราะคุณสามารถตอบกลับจดหมายของพวกเขาได้ทันที
• จดหมายที่ยังไม่ได้อ่านหลายแสนฉบับจะไม่สะสมในกล่องจดหมายของคุณ
• คุณจะประหยัดเวลามากขึ้นกับงานที่สำคัญจริงๆ และไม่ต้องเสียเวลาไปกับอีเมลหลายชั่วโมง

ฉันรู้จักคนจำนวนมากที่จัดเก็บจดหมายทั้งหมดอย่างระมัดระวังโดยไม่ลบจดหมายแม้แต่ฉบับเดียว เป็นผลให้กล่องจดหมายของพวกเขาเริ่มดูเหมือนฟีด Twitter มันไม่สะดวก คุณจะหลงทางในอีเมลอย่างต่อเนื่อง

ถัง Aytekin

สมมติว่าคุณกำลังใช้ Gmail - แม้ว่าวิธีนี้จะสามารถปรับให้เข้ากับ ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) หรือโปรแกรมรับส่งเมล (Outlook, Thunderbird หรือ Sylpheed) มาดูเงินฝากของข้อความที่ยังไม่ได้อ่านและเริ่มต้น

1. ล้างกล่องจดหมายของคุณ

ดังนั้น ด้วยวิธี Inbox Zero คุณต้องดำเนินการอย่างเด็ดขาด เปิด "กล่องจดหมาย" เลือกตัวอักษรทั้งหมดที่รวบรวมไว้ที่นั่นและเก็บถาวรทั้งหมดในครั้งเดียว สำหรับบางคน นี่อาจดูเหมือนเป็นบ้า แต่ Tank แนะนำให้ทำอย่างนั้น

คุณต้องเริ่มต้นด้วยกล่องจดหมายเปล่า คู่มือนี้จะไม่ช่วยคุณหากคุณมีอีเมลนับหมื่นในกล่องจดหมาย ดังนั้นเก็บทุกอย่างและเริ่มต้นด้วยกระดานชนวนที่สะอาด

ถัง Aytekin

2. ประมวลผลอีเมลของคุณตามลำดับเวลา

ในการพัฒนานิสัยที่ดีต่อสุขภาพนี้ คุณต้องมีวินัยในระดับหนึ่ง ขณะที่คุณดำเนินการกับอีเมล ให้เริ่มด้วยข้อความที่เก่าที่สุดและดำเนินการตามจนถึงข้อความใหม่ล่าสุด ด้วยวิธีนี้ คุณจะรักษาลำดับเวลาและจะไม่สับสน

มีสองฟังก์ชันที่จะช่วยคุณจัดการอีเมลใน Gmail:

เปิดสวิตช์อัตโนมัติ ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" ค้นหารายการ "สลับอัตโนมัติ" และเปิดใช้งาน ในตอนนี้ เมื่อตอบกลับหรือเก็บถาวรอีเมล Gmail จะไม่ส่งคืนคุณที่กล่องจดหมาย แต่จะแสดงอีเมลฉบับถัดไป ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถประมวลผลจดหมายทีละตัวตามลำดับที่ได้รับโดยไม่มีการรบกวน

จากนั้นเปิดใช้งานปุ่มส่งและเก็บถาวร หากคุณไม่มี เปิด "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" และค้นหารายการ "ปุ่มแสดง" ส่งและเก็บถาวร "ในการตอบสนอง" นี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาท้ายที่สุดถ้าคุณตอบจดหมายไปแล้วก็ไม่มีประโยชน์ที่จะเก็บไว้ในกล่องจดหมายของคุณใช่ไหม? คลิกที่ปุ่มส่งและอีเมลจะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ

และนี่คือสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่ง:

อย่าใช้อีเมลเป็นการแชท ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการสร้างสายการตอบกลับแบบยาวจากจดหมายที่ยกมาอย่างต่อเนื่อง หากคุณต้องการพูดคุย ใช้ Messenger, Slack chat หรือติดต่อทางโทรศัพท์ อีเมลไม่เหมาะสำหรับสิ่งนี้

ถัง Aytekin

3. ตอบแล้ว - เก็บถาวร

กฎหลักของวิธีการ Inbox Zero คือกล่องจดหมายของคุณไม่ใช่ที่สำหรับจัดเก็บจดหมายของคุณ อีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายจะต้องดำเนินการทันที อ่านทีละรายการและตอบกลับและเก็บถาวรหากข้อความต้องการการตอบกลับ หรือเพียงแค่เก็บถาวรหากข้อความไม่ต้องการการตอบกลับ

หากคุณไม่สามารถตอบกลับอีเมลได้ทันที มีสองตัวเลือก:

• บันทึกลงในแอพผู้จัดงานของคุณ อาจเป็น Evernote, OneNote หรือตัวจัดการงานบางประเภท ตั้งวันที่โปรแกรมจะเตือนให้คุณเขียนคำตอบในเวลาที่เหมาะสม
• หากคุณสามารถเขียนคำตอบได้ทันที แต่ผู้รับควรได้รับคำตอบหลังจากนั้นไม่นาน ให้ใช้คุณลักษณะการส่งที่ล่าช้าใน Gmail Outlook, Thunderbird และไคลเอนต์อื่นๆ สามารถทำได้เช่นเดียวกัน

4. แค่ลงมือทำ

ทุกอย่างเป็นไปตามกฎเกณฑ์ของ David Allen ผู้ยิ่งใหญ่และยิ่งใหญ่ หากอีเมลต้องการการดำเนินการที่จะใช้เวลาสักครู่ ให้ดำเนินการทันที อย่าคัดลอกจดหมายไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ อย่าทิ้งไว้ในกล่องจดหมายของคุณ

หากคุณต้องการชำระเงิน เพียงแค่ชำระเงินตอนนี้ หากคุณต้องการส่งคำติชมถึงเพื่อนร่วมงาน ให้ส่งทันที หากคดีใช้เวลาสองสามนาทีก็ไม่มีประโยชน์ที่จะเลื่อนออกไป

ถัง Aytekin

5. ใช้แป้นพิมพ์ลัด

แป้นพิมพ์ลัดช่วยลดเวลาที่ใช้ในการประมวลผลอีเมลได้อย่างมาก คุณไม่ต้องเลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปมา Tank แนะนำให้จำและใช้ปุ่มลัดสามปุ่ม:

• ปุ่ม E ช่วยให้คุณเก็บข้อความได้อย่างรวดเร็ว เราอ่านแล้วกด E เก็บถาวร มันง่าย
• แป้น R ใช้เพื่อเขียนคำตอบอย่างรวดเร็ว หากคุณต้องการตอบจดหมาย ให้กด ป้อนคำตอบ กด Enter
• การส่งต่อคีย์ F ได้รับจดหมายถึงผู้รับรายอื่น

ฉันไม่คิดว่าคุณต้องการปุ่มลัดอื่น ใน Gmail ฉันใช้แป้นพิมพ์ลัดเพียงสามปุ่มเท่านั้น สำหรับอย่างอื่นมีเมาส์ แต่ปุ่มลัดเหล่านี้ช่วยให้คุณดำเนินการกับอีเมลที่พบบ่อยที่สุดสามอย่างได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงช่วยประหยัดเวลาได้มาก

ถัง Aytekin

6. ตั้งค่าตัวกรอง

ตัวกรองอีเมลเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อซึ่งทำงานให้คุณได้มาก คุณเพียงแค่ต้องกำหนดค่าพวกมันเพียงครั้งเดียว และมันจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก

หากในกล่องจดหมายของคุณ คุณพบจดหมายที่ไม่สำคัญเป็นประจำ (การแจ้งเตือนเกี่ยวกับบริการอินเทอร์เน็ต การส่งจดหมายอัตโนมัติ และอื่นๆ) ให้ยกเลิกการสมัครรับจดหมายดังกล่าว หรือตั้งค่าตัวกรองเพื่อให้จดหมายดังกล่าวถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ

7. กล่องจดหมายว่างเปล่า - ปิดเมล

เมื่อคุณพยายามจดจ่อกับงานของคุณ คุณไม่ควรถูกรบกวนโดยอีเมลตลอดเวลา ดังนั้น ให้ยึดตามกฎ: เมื่อกล่องจดหมายของคุณว่างเปล่า ให้ปิดแท็บ Gmail หรือโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ และลืมอีเมลในอีกไม่กี่ชั่วโมงข้างหน้า แค่ยุ่ง

ปิดการแจ้งเตือนอีเมลขาเข้าทั้งหมด พวกเขาเสียสมาธิมาก

คุณสามารถเปิดจดหมายของคุณอีกครั้งหลังจากผ่านไปสองสามชั่วโมง ประมวลผลข้อความที่สะสมอยู่ที่นั่น แล้วกลับไปทำงาน เป้าหมายของวิธีการ Inbox Zero คือการบังคับตัวเองไม่ให้ถูกรบกวนโดยอีเมลที่ส่งเข้ามา คุณต้องจัดการกล่องจดหมายของคุณ ไม่ใช่คุณ

ถัง Aytekin

หากคุณได้ลองใช้เทคนิค Inbox Zero แล้วและพร้อมที่จะบอกคุณว่าคุณได้รับอะไร หรือต้องการแนะนำวิธีที่ดีกว่านี้ ให้เขียนความคิดเห็น