วิธีทำความสะอาด Google เอกสาร

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เราค้นหา "โฟลเดอร์ใหม่" ที่ไม่มีที่สิ้นสุดและกำจัดเอกสารที่มีชื่อที่เข้าใจยาก

หากคุณใช้งาน Google Docs หรือ Google Docs เป็นจำนวนมาก คุณอาจประสบปัญหาว่ามีไฟล์มากเกินไป และหน้าหลักของบริการจะกลายเป็นห้องใต้หลังคาที่รก Lifehacker บอกว่าคุณสามารถสร้างคำสั่งซื้อจากความโกลาหลได้อย่างไร

ใช้เครื่องมือจัดเรียงในตัว

Google เอกสารมีเครื่องมือจัดเรียงในตัวหลายอย่างเพื่อช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ในการดำเนินการนี้ เพียงเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมโดยคลิกที่สัญลักษณ์ใดสัญลักษณ์หนึ่งที่ด้านบนขวาของหน้าจอหลัก

1. ตามรูปแบบการแสดงผล

บริการนี้ให้คุณปรับแต่งวิธีการแสดงไฟล์ที่ต้องการ: รายการหรือกริด ในการดำเนินการนี้ เพียงคลิกที่ไอคอนที่เกี่ยวข้อง

2. ตามวันที่หรือชื่อเรื่อง

คุณสามารถจัดเรียงเอกสารได้อย่างสะดวกตามวันที่ดู วันที่ที่คุณหรือผู้ใช้ทั้งหมดทำการเปลี่ยนแปลง และตามชื่อเรื่อง

3. โดยเจ้าของ

Google Docs อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนทำงานบนเอกสารได้ในคราวเดียว ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมบริการนี้จึงสะดวกมาก หากคุณไม่เพียงแต่สร้างเอกสาร แต่ยังทำงานกับคนแปลกหน้าหรือทำงานร่วมกัน การจัดเรียงตามเจ้าของ (ผู้สร้าง) เอกสารจะช่วยคุณได้ ในการใช้งาน เพียงคลิกที่รายการที่เหมาะสมบนหน้าจอหลักและเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม

4. เข้าถึงได้เมื่อเป็นไปได้

หากต้องการดูไฟล์ทั้งหมดที่สร้างโดยผู้ใช้รายอื่นและพร้อมให้คุณใช้งาน ให้คลิกไอคอนโฟลเดอร์ที่มุมขวาบนของหน้าจอหลักและเลือก "Available"

จัดระเบียบบน Google Drive

ไฟล์ทั้งหมดจาก Google เอกสาร (รวมทั้งชีตและสไลด์) มีอยู่ใน Google ไดรฟ์ ดังนั้นในระดับสูง การสั่งซื้อในดิสก์จึงเป็นเงื่อนไขของการสั่งซื้อในเอกสาร นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดการกับความโกลาหล

1. จัดเรียงเอกสารลงในโฟลเดอร์

คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์บน Google Drive ได้อย่างง่ายดาย ในการทำเช่นนี้คุณต้องคลิกที่ปุ่มใหญ่ "สร้าง" และเลือกรายการ "โฟลเดอร์"

ตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง จากชื่อ "โฟลเดอร์ใหม่", "ไม่มีชื่อ", "1" หรือ "lvpdlvarp" ไม่ชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ข้างใน นอกจากนี้ ไฟล์และโฟลเดอร์ดังกล่าวจะหาได้ยากกว่า ชื่อ "รายงานเดือนกันยายน", "รายชื่อติดต่อลูกค้าเวลา 15.10" หรือ "บทความด้านเทคโนโลยีชีวภาพ" จะช่วยให้คุณเก็บบันทึกของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณสามารถถ่ายโอนไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ได้โดยคลิกขวาที่ไฟล์และเลือกรายการที่เหมาะสม

เมนูโฟลเดอร์สามารถเปิดได้จากหน้าจอหลักของ Google เอกสาร

2. ใช้สีและป้ายกำกับของโฟลเดอร์ต่างกันสำหรับไฟล์สำคัญ

ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์ทั้งหมดใน Google ไดรฟ์จะเป็นสีเทา แต่คุณสามารถคลิกขวาที่โฟลเดอร์นั้นแล้วเลือกสีใดสีหนึ่งจาก 24 สีจากเมนูแบบเลื่อนลง

คุณยังสามารถทำเครื่องหมายไฟล์ที่จำเป็นบนดิสก์ ทำได้โดยคลิกขวาและเลือก "เพิ่มเพื่อทำเครื่องหมาย"

คุณสามารถดูไฟล์ที่ทำเครื่องหมายได้โดยตรงใน "เอกสาร"

3. ลบที่ไม่จำเป็น

ด้วยการใช้บริการของ Google อย่างเข้มข้น พวกเขาจึงรวบรวมเอกสารที่ไม่จำเป็นและล้าสมัยจำนวนมาก คุณสามารถลบได้ทั้งใน "เอกสาร" และ "ดิสก์" โดยคลิกขวาที่เอกสารที่ต้องการและเลือก "ลบ"

หากคุณลบเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจ (Google เอกสารไม่ขอการยืนยันการดำเนินการเมื่อลบ) คุณสามารถคลิกปุ่มป๊อปอัป "ยกเลิก"

และถ้าคุณลบมันออกไป แต่หลังจากนั้นสองสามวันคุณเปลี่ยนใจ ไปที่ "ถังขยะ" คลิกขวาที่ไฟล์ที่ต้องการแล้วเลือก "กู้คืน"

ไฟล์ในถังรีไซเคิลจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 30 วัน หลังจากนั้นจะถูกลบออกโดยอัตโนมัติ

4. ใช้ Filewatch เพื่อกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็น

Filewatch สามารถช่วยคุณค้นหาไฟล์ที่คุณยังคงสามารถเข้าถึงได้ เช่น สถานที่ทำงานเก่าของคุณ โดยจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณแชร์เอกสารด้วยคนใดบ้าง และให้คุณถอดออกจากไฟล์เหล่านั้นได้บริการนี้ยังสามารถค้นหาไฟล์ที่มีให้สำหรับผู้ใช้จำนวนมากเกินไป (เช่น รั่วไหลไปยังเครือข่าย) เพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าสำหรับการเข้าถึงได้

Filewatch รวมอยู่ในไลบรารี Google Workspace Marketplace ซึ่งหมายความว่า Google ได้รับการรับรอง ดังนั้นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณจะไม่ตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี บริการฟรี

• ดาวน์โหลดจาก Google Library →
• ดาวน์โหลดจากเว็บไซต์ Filewatch →