จดรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างไรไม่ให้วอกแวกกับเรื่องไร้สาระ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

การมีประสิทธิผลไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ถ้าคุณวาดรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างชำนาญ ช่วยตัวเองไม่ให้ฟุ้งซ่านและมีทัศนคติที่ถูกต้อง มีความเป็นไปได้ค่อนข้างมากที่จะทำงานที่วางแผนไว้ส่วนใหญ่ให้เสร็จ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับง่ายๆ 7 ข้อที่ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจและการบริหารเวลาแนะนำ

1. ทำรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันถัดไปในตอนเย็น

ถ้าในตอนเช้าที่ทำงานคุณไม่รู้ว่าต้องทำอะไรในวันนี้ เป็นไปได้มากว่าคุณจะใช้เวลาทั้งวันสาดน้ำใส่ตัวเองในเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ลองทำรายการสิ่งที่ต้องทำในตอนเย็น แล้วเช้าวันรุ่งขึ้นคุณจะรู้ว่าต้องทำอะไรอย่างแน่นอน

วางแผนเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละงานเพื่อให้ทำตามตารางเวลาได้ง่ายขึ้น (และอย่าลืมรวมช่วงพักสองสามช่วงด้วย) คุณสามารถทำเครื่องหมายสิ่งที่สำคัญที่สุดด้วยเครื่องหมายดอกจันหรือเน้นสิ่งเหล่านั้น

2. อย่าเริ่มต้นวันใหม่ด้วยอีเมล

อย่าฟุ้งซ่านกับอีเมลในตอนเช้า เป็นการดีกว่าที่จะเริ่มต้นสิ่งแรกในรายการของคุณทันที และจัดสรรเวลาไว้ครึ่งชั่วโมงในการแยกวิเคราะห์เมล เช่น เวลา 11:00 น. และ 15:00 น. คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นด้วยวิธีนี้

และหากคุณไม่สามารถช่วยรับสายและอีเมลทั้งหมดได้ในทันที เพียงแค่ตั้งค่าโทรศัพท์ให้อยู่ในโหมดปิดเสียงและปิดการแจ้งเตือน

3. จัดการกับเรื่องยากทันที

เรามักจะเริ่มต้นวันใหม่ด้วยงานเล็กๆ น้อยๆ โดยเลื่อนสิ่งที่สำคัญที่สุดไปไว้ทีหลัง แต่วิธีนี้เราจึงขยายความคาดหมายที่ไม่พึงประสงค์ออกไปและเพิ่มความเครียดเท่านั้น ดีกว่าที่จะทำสิ่งที่คุณไม่อยากทำทันทีและเพลิดเพลินกับความภาคภูมิใจเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ส่วนที่เหลือของธุรกิจตอนนี้จะไปเหมือนเครื่องจักร

4. ประหยัดเวลาในการประชุม

หากคุณมีโอกาส ให้จัดเวลาให้เพียงพอสำหรับการประชุมเพื่อมีเวลาพูดคุยกันทุกเรื่อง เชิญเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมจริงๆ

อย่าเสียเวลากับคำอธิบายด้วยวาจา เป็นการดีกว่าที่จะให้ข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร ถ้าทุกคนเขียนข้อมูลพื้นฐานไว้ล่วงหน้า การประชุมก็จะถูกใช้เพื่อการตัดสินใจเท่านั้นและจะใช้เวลาไม่นานนัก

5. ให้กำลังใจตัวเอง

เมื่อเราสงสัยในตัวเอง เราจะเริ่มหลีกเลี่ยงปัญหา ดังนั้นพยายามให้กำลังใจตัวเองและเชื่อมั่นว่าคุณสามารถจัดการทุกอย่างได้ ลองนึกย้อนกลับไปครั้งล่าสุดที่คุณทำโครงการที่ซับซ้อนสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี วิธีนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ง่ายขึ้นและไม่ต้องการผัดวันประกันพรุ่งอีกต่อไป

6. หยุดพัก

แน่นอน เราทุกคนต้องการให้วันทำงานของเรามีประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และบางครั้งเราก็รู้สึกละอายที่จะหยุดพัก อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องมีการพักระยะสั้น สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณเริ่มระบบสมองใหม่และเพิ่มความแข็งแกร่ง และทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นเมื่อคุณกลับไปทำงาน

เพื่อไม่ให้ลืมเวลาพัก ลองใช้วิธี Pomodoro ที่รู้จักกันดี (เราทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที) หรือวิธีอื่นใด สิ่งสำคัญคือการยึดติดกับมันตลอดเวลา ส่วนขยายที่บล็อกการเข้าถึงบางไซต์เช่น Facebook และ VKontakte จะช่วยได้เช่นกัน

7. ทิ้งรายการสิ่งที่ต้องทำเมื่อสิ้นสุดวัน

ถ้าคุณยังไม่ได้ทำทุกอย่างที่วางแผนไว้สำหรับวันนี้ อย่าปล่อยให้รายการที่ยังไม่เสร็จนี้สำหรับวันพรุ่งนี้ มันจะลดขวัญกำลังใจของคุณลงเท่านั้น ทิ้งรายการดังกล่าวและสร้างใหม่ ซึ่งคุณรวมธุรกิจที่ยังไม่เสร็จสำหรับวันนี้และรายการใหม่