จัดตารางเวลาทุกวันยังไงไม่ให้พัง

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดที่เรามีอย่างไม่ต้องสงสัย ดังนั้นทักษะการบริหารเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญ แต่การจัดตารางเวลาที่ดีไม่เพียงพอ เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณในการเขียนเพื่อไม่ให้ทำลายลำดับที่กำหนดไว้

ความเป็นอยู่ที่ดี ประสิทธิภาพการทำงาน อารมณ์ดีของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการเวลาอย่างไร ใช้คำแนะนำเหล่านี้และสร้างตารางเวลาที่เกือบจะเป็นบาปมหันต์ที่จะทำลาย

1. คุณต้องทำงานโดยไม่หยุดชะงัก

หากคุณทำงานด้านปัญญาเป็นหลัก (เช่น คุณเป็นนักออกแบบ วิศวกร นักเขียน นักวิทยาศาสตร์) คุณต้องให้ความสำคัญกับงานที่ทำอยู่และจับสิ่งที่เรียกว่าโฟลว์ เพื่อให้ทำงานได้ดีและมีประสิทธิผล ให้เว้นช่วงเวลาที่ชัดเจนซึ่งคุณจะไม่ถูกรบกวน ขัดจังหวะ หรือออกจากที่ทำงานของคุณ ใช้กรอบเวลาเหล่านี้สำหรับการทำงานเท่านั้น

ระยะเวลาที่เหมาะสมนั้นง่ายต่อการคำนวณตามกฎที่แนะนำโดย David Gillis ผู้จัดการ Facebook

ตารางงานประจำสัปดาห์ของคุณควรมีช่องว่างอย่างน้อย 6 ช่วง อย่างน้อย 3 ชั่วโมงครึ่ง และจัดสรรไว้สำหรับการทำงานที่ไม่หยุดนิ่งอย่างเคร่งครัด

มันเป็นเรื่องยาก แต่จำเป็นต้องต่อสู้เพื่อมัน โดยทั่วไป คุณต้องทำงานสามชั่วโมงครึ่งทุกวันจนถึงเวลาอาหารกลางวัน และหาวันที่คุณจะทำงานไม่หยุดเป็นเวลาสามชั่วโมงครึ่งและในตอนบ่าย

ตรวจสอบตารางเวลาของคุณ มีสถานที่สำหรับการปฏิบัติตามกฎนี้หรือไม่? ถ้าไม่มีห้องก็มีปัญหา และคุณจำเป็นต้องแก้ไขอย่างเร่งด่วน

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ปฏิบัติตามกฎนี้

• คุณจะไม่เกิดผล
• คุณจะต้องทำงานหลังเลิกงาน ตอนกลางคืน หรือใช้ช่วงสุดสัปดาห์กับมัน

คุณจะอยู่ได้ไม่นานในสถานะนี้ ดังนั้นพยายามจัดตารางเวลาของคุณใหม่เพื่อให้เข้ากับกฎ ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถ:

• จัดตารางการประชุมใหม่เพื่อไม่ให้รบกวนคุณจากการทำงาน
• หาวันที่จะไม่มีการประชุม ไม่มีการประชุม ไม่มีการวางแผนการประชุม
• พูดคุยกับผู้จัดการของคุณ: แน่นอนว่าเขาพร้อมที่จะปรับวันของคุณให้เหมาะสมเพื่อให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อคุณจัดตารางเวลาที่กำหนดช่วงเวลาเหล่านี้อย่างเคร่งครัดแล้ว ให้ปฏิบัติเสมือนว่าเป็นเครื่องประดับของคุณยาย วัวศักดิ์สิทธิ์. คอลเลกชันขวดไวน์

เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามกำหนดการใหม่ ให้อธิบายตัวเองว่าทำไมคุณถึงต้องการ ตั้งเป้าหมายให้ตัวเอง ตัวอย่างเช่น พูดว่า "ฉันต้องการทำโครงการให้เสร็จในหนึ่งสัปดาห์"

มันจะง่ายและน่าพอใจสำหรับคุณในการทำงาน ค้นหาสถานที่ที่สะดวกสบาย ปิดการแจ้งเตือนบนโทรศัพท์ ดื่มกาแฟ จับกระแสและมีส่วนร่วมในกระบวนการ

2. ตรวจสอบตารางเวลาของคุณทุกสัปดาห์

ตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของคุณ

ตารางของคุณควรมีกรอบเวลา 30 นาทีสำหรับวันจันทร์ ใช้เวลานี้เพื่อแก้ไขปฏิทินของคุณในสัปดาห์หน้า ตัดสินใจว่าคุณต้องการบรรลุเป้าหมายหลักสามประการใดในเจ็ดวันข้างหน้า ลำดับความสำคัญของคุณคืออะไร?

อย่าลืมตรวจสอบการนัดหมายทั้งหมดในสัปดาห์นี้ พวกเขาไม่ควรขัดจังหวะการบล็อกเวลาทำงาน

• หากคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมในกิจกรรมที่คุณไม่รู้อะไรเลย ให้เขียนถึงผู้จัดงานและขอโปรแกรมงานนั้น
• หากคุณมีนัดประชุมกับบุคคลหนึ่ง แต่คุณไม่มีอะไรจะพูดคุยในครั้งนี้ ให้ยกเลิก
• หากคุณมีกำหนดการประชุมหรือการนำเสนอ ให้กำหนดเวลาเตรียมการด้วยเช่นกัน
• หากไม่มีกำหนดการประชุม แต่คุณมีคำถามสำคัญสองสามข้อสำหรับบุคคลหรือทีม กำหนดเวลาการประชุม การประชุม หรืออย่างน้อยก็โทรศัพท์

การวางแผนเชิงรุกไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ในทางกลับกัน คุณจะรู้สึกพอใจกับการควบคุมเวลาของคุณอย่างเต็มที่เป็นเวลาเจ็ดวัน

3. ถามตัวเองว่านี่คือวิธีการที่คุณต้องเข้าร่วมการประชุมครั้งนี้

การประชุม สัมมนา การนำเสนอ - ทั้งหมดนี้กินเวลาของคุณไปมาก โดยปกติ เหตุการณ์ดังกล่าวมีกำหนดการที่ไม่สะดวกและไม่มีประสิทธิภาพโดยสิ้นเชิง ทำไมพวกเขาต้องการเลย?

ทำไมเราถึงปรากฏบนพวกเขา?

• เราไม่อยากทำให้อีกฝ่ายเสียใจ เขานัดให้คุณ ซึ่งหมายความว่าเขาต้องการหารือบางอย่าง คุณตกลงที่จะมาประชุมโดยไม่เต็มใจสละงานสำคัญของคุณ
• เรารู้สึกมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ ตัวอย่างเช่น ถ้าทั้งทีมรวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการ คุณรู้สึกว่าคุณควรมาแน่นอน มิฉะนั้น เพื่อนร่วมงานของคุณจะคิดว่าคุณไม่ได้ทุ่มเทเหมือนคนอื่น
• ความปรารถนาที่จะอยู่ในความรู้ หากการประชุมดูมีความสำคัญ (เช่น จะมีคนจากฝ่ายบริหารเข้าร่วมการประชุมหรือมีการวางแผนการตัดสินใจที่เป็นเวรเป็นกรรม) คุณก็ย่อมต้องการอยู่ที่นั่น

อันที่จริง ประสิทธิภาพของคุณอาจสูงขึ้นหากคุณอยู่ในที่ทำงานและไม่ได้ละทิ้งกระบวนการ คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณต้องเข้าร่วมการประชุมใดและข้ามการประชุมใด ใช้กฎนี้

คุณต้องมาที่การประชุมหาก:

ก) คุณมั่นใจว่าการแสดงตนของคุณจะส่งผลต่อผลลัพธ์ของการประชุม

b) คุณจะเพิ่มประสิทธิภาพผ่านการประชุมนี้

หากต้องการดูว่าการปรากฏตัวของคุณจะส่งผลต่อผลลัพธ์ของการประชุมหรือไม่ ให้ถามตัวเองว่าคุณกำลังจะพูดถึงงานของคุณหรือว่าคุณต้องการนั่งเงียบๆ บางทีอาจจะมีใครสักคนในห้องโถงที่สามารถแสดงความคิดเห็นของคุณได้อย่างมั่นใจและดีขึ้น

เพื่อดูว่าคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหลังจากการประชุมครั้งนี้หรือไม่ ให้ถามตัวเองว่าคุณจะได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ ในการประชุมครั้งนี้หรือไม่ หากคุณไม่ได้เรียนรู้สิ่งใหม่ ไม่ต้องการถามคำถาม อย่าพูดถึงงานของคุณ ดังนั้นอย่าคาดหวังคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ ประสิทธิผลของคุณก็ไม่น่าจะเพิ่มขึ้น

ถ้าทั้งครั้งแรกและในกรณีที่คุณไม่สามารถอธิบายตัวเองว่าทำไมคุณต้องมาที่การประชุมนี้ ให้ข้ามไป เวลาของคุณมีจำกัด และคุณต้องใช้ทุกนาทีอย่างชาญฉลาด

4. ทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพ

การประชุมและการนัดหมายบางอย่างอาจมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ตรวจสอบว่างานของคุณตรงตามเกณฑ์เหล่านี้หรือไม่และตอบคำถามสองสามข้อ

• มีวาระและวัตถุประสงค์ของการประชุมที่ชัดเจน หากไม่ ให้ขอให้ผู้จัดงานประกาศอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรเมื่อสิ้นสุดการประชุม
• ผู้ที่ไม่เข้าร่วมประชุมอยู่ในที่ประชุมหรือไม่? ยิ่งการประชุมวางแผนใหญ่ขึ้นเท่าใด สมาชิกในทีมแต่ละคนก็จะยิ่งเสียค่าใช้จ่ายมากเท่านั้น ผู้นำก็ยิ่งต้องการทักษะและความสามารถมากขึ้นเท่านั้น
• คุณแบ่งการประชุมใหญ่ออกเป็นการประชุมย่อยหลายๆ ครั้งได้ไหม ดังนั้นทั้งทีมจะทำงานระหว่างการประชุม แสดงความคิดเห็น หารือเกี่ยวกับงานที่ทำ
• การอภิปรายเป็นไปนอก? ติดตามเวลา: เมื่อหัวข้อของการสนทนาเปลี่ยนไป เป็นเรื่องง่ายที่จะทำให้เสียสมาธิและลืมว่าเหลืออีกกี่นาทีจนกว่าจะสิ้นสุดการประชุม อย่าปล่อยให้ตัวเองเสียเวลาอันมีค่าของคุณไปโดยเปล่าประโยชน์ เตือนเพื่อนร่วมงานของคุณ: "เราเหลือเวลาอีก 10 นาที และเราไม่ได้พูดถึงบางประเด็น"

5. ให้เวลากับการศึกษาและความคิดสร้างสรรค์

งานสำคัญบางงานไม่จำเป็นต้องเสร็จอย่างเร่งด่วน แต่อย่าลืมกำหนดเวลาสำหรับกิจกรรมเหล่านี้

ขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเอง ปล่อยให้หน้าต่างสำหรับการศึกษา ความคิดสร้างสรรค์ หรือการหาแรงบันดาลใจ มันอาจจะค่อนข้างเล็ก - แค่สองสามชั่วโมง แต่ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า คุณจะขอบคุณตัวเองสำหรับชั่วโมงแห่งความสุขเหล่านี้ แม้แต่การลงทุนเพียงเล็กน้อยก็สามารถทำกำไรได้ในอนาคต

ตัวอย่างเช่น ฉันชอบวาดรูปมาก และเชื่อว่าทักษะนี้จะไม่สูญหาย ดังนั้นในตารางเวลาของฉันจึงมีเวลาสองชั่วโมงสำหรับการวาดภาพเท่านั้น ฉันวาดภาพในวันอาทิตย์ ซึ่งเป็นวันที่ยุ่งน้อยที่สุดในตารางของฉันแค่นี้ก็เพียงพอแล้วที่จะสนุกสนานและไม่ลืมวิธีถือแปรงในมือ

6. จำไว้ว่าคุณต้องทำทุกอย่างที่วางแผนไว้

ไม่ว่าคุณจะชอบทำหรือไม่ก็ตาม

ฉันชอบดับเบิ้ลชีสเบอร์เกอร์มาก แต่ฉันกินมันน้อยกว่าสลัด ซีเรียล และซุปมาก เพียงเพราะการกินดับเบิ้ลชีสเบอร์เกอร์ตลอดเวลาไม่ได้ทำให้สุขภาพดีและแข็งแรง บางครั้งการบังคับตัวเองให้กินอาหารที่เหมาะสมเป็นเรื่องยากมาก แต่จุดอ่อนเหล่านี้ต้องเอาชนะ เพราะมันดีต่อสุขภาพของคุณ

เช่นเดียวกับกำหนดการของคุณ ทำในสิ่งที่คุณรัก. ทำในสิ่งที่คุณรักไม่มาก แต่สิ่งที่ดีสำหรับคุณ อาชีพการงาน สุขภาพ การพัฒนา รายการในตารางเวลาของคุณปรากฏขึ้นด้วยเหตุผล: เราได้ละทิ้งทุกสิ่งที่ไม่จำเป็นไปแล้ว มีเพียงสิ่งที่จะช่วยให้คุณดีขึ้น

ตอนนี้ไม่สามารถละเมิดตารางเวลาได้