สารบัญ:
2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยน "ร่างกาย" จากโน้ตบุ๊กธรรมดาให้เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการตัดสินใจ วางแผน และวิเคราะห์ความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมาย
การจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำไม่ใช่เรื่องง่าย ฉันเขียนเรื่องของฉันลงในคอลัมน์ แล้วคุณก็แค่เอามันออกมา แล้วขีดฆ่าในขณะที่คุณทำ คุณคิดอะไรได้อีก
อย่างไรก็ตาม หากคุณดูจำนวนแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป โทรศัพท์มือถือ และเว็บต่างๆ ที่ใช้แนวคิดนี้ จะเห็นได้ชัดว่าทุกอย่างไม่ธรรมดาเลย แม้จะมีเครื่องมือและฟังก์ชันที่หลากหลาย แต่รายการงานก็ยังใช้ไม่ได้! บางทีคุณอาจไม่รู้วิธีใช้มัน?
ทุกคนเริ่มใช้ตัวจัดการงานทันทีที่พวกเขารู้สึกว่ากิจวัตรประจำวันของพวกเขากลายเป็นความโกลาหล พวกเขาเริ่มลืมสิ่งสำคัญ สับสนลำดับงานและงานที่ได้รับมอบหมาย ทำให้เพื่อนร่วมงานผิดหวังและมาสายสำหรับวันที่ ในขณะนั้นบุคคลหนึ่งเลือก "tudushka" ตามรสนิยมของเขาและพยายามนำองค์กรเข้ามาในชีวิตของเขา และตามกฎแล้วในตอนแรกเขาประสบความสำเร็จ แต่เวลาผ่านไปและรายการงานก็หยุดทำงาน และความยุ่งเหยิงเดิมก็กลับมามีชีวิตอีกครั้ง
ทำไมมันเกิดขึ้น?
ประเด็นคือ ตัวจัดการงานเป็นเพียงเครื่องมือ ซึ่งต้องตั้งค่าให้ถูกต้องจึงจะทำงานได้ดี และนี่คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีการทำ
1. แบ่งปัน
ไม่ว่าในกรณีใด คุณควรทิ้งสิ่งเล็กและใหญ่ทั้งหมดไว้ในรายการใหญ่และยาวเพียงรายการเดียว ไม่มีอะไรน่าหดหู่ไปกว่าการไตร่ตรองรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณกับหลายสิบรายการ ในกรณีนี้ ความน่าจะเป็นที่จะไปถึงท้ายรายการมีแนวโน้มที่จะเป็นศูนย์ การศึกษาผลิตภาพต่างๆ โดยทั่วไปแนะนำว่าจำนวนงานของคุณในแผ่นงานหนึ่งแผ่นไม่ควรเกิน 7-8 ชิ้น ดังนั้น แยกรายการงานตามประเภท โครงการ หัวข้อ ความเร่งด่วน และเกณฑ์อื่นๆ
2. เพิ่มกำหนดเวลา
ตามกฎของพาร์กินสัน งานมักใช้เวลามากเท่าที่คุณให้ไว้ ดังนั้น การรักษารายการงานจึงเหมาะสมหากคุณเขียนเวลาดำเนินการโดยประมาณถัดจากแต่ละรายการ ใช่ ในความเป็นจริง อาจมีการเบี่ยงเบน; ใช่ ในบางวันสิ่งต่าง ๆ ผิดพลาด แต่ส่วนใหญ่วิธีนี้ใช้ได้ผล เมื่อย่นเวลาโดยประมาณในการทำงานให้เสร็จลุล่วง คุณจะต้องพยายามทำอย่างมีสติสัมปชัญญะ และสิ่งนี้จะเปลี่ยนแปลงกฎของเกมอย่างสิ้นเชิง ลองใช้ดูแล้วคุณจะทึ่งกับประสิทธิภาพของรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
3. จัดลำดับความสำคัญ
ประเด็นนี้เรียบง่ายและตรงไปตรงมา เราดำเนินการเรื่องสำคัญก่อนสิ่งอื่นใด เรื่องเล็กน้อยและไม่เร่งด่วน - หากเรามีเวลา ที่เหลือก็แค่จัดลำดับความสำคัญของรายการของคุณ และทำมันให้ถูกต้อง ท้ายที่สุด มีเรื่องเร่งด่วนมากมาย แต่ไม่สำคัญสำหรับคุณโดยสิ้นเชิง และมันก็เกิดขึ้นในทางกลับกัน ดังนั้นเราจึงเสนอการจัดลำดับความสำคัญต่อไปนี้แก่คุณ:
- เรื่องสำคัญและเร่งด่วน
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
- ด่วนแต่ไม่สำคัญมาก
- ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
4. ประเมิน
และกฎข้อสุดท้ายในรายการนี้ (แต่ไม่มีความสำคัญน้อยที่สุด) คือความจำเป็นในการวิเคราะห์และประเมินผลการปฏิบัติตามรายการของคุณ อย่าพยายามซ่อนและลืมงานที่เสร็จสมบูรณ์ในทันทีตลอดไป พยายามเผื่อเวลาไว้สักสองสามชั่วโมงในช่วงสิ้นสัปดาห์ และอาจถึงวันสิ้นเดือนเพื่อเก็บสต็อก เลือกองค์ประกอบที่ขีดฆ่าออกจากไฟล์เก็บถาวรและประเมินว่าอะไรทำให้คุณนำไปปฏิบัติ
- คุณทำงานได้ดีและเร็วแค่ไหน?
- มันอาจจะดีขึ้นหรืออาจจะไม่คุ้มค่าเลยก็ได้?
- คุณก้าวไปสู่เป้าหมายได้ไกลแค่ไหน?
- สิ่งที่ต้องทำเพื่อก้าวไปอีกขั้นหนึ่ง?
หลังจากที่คุณตอบคำถามเหล่านี้และคำถามที่คล้ายกันแล้ว รายการของคุณจะมีความหมายที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงสำหรับคุณ มันจะเปลี่ยนจากสมุดบันทึกธรรมดา “เพื่อไม่ให้ลืมบางสิ่งบางอย่าง” เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการตัดสินใจ การวางแผน และการวิเคราะห์ความสำเร็จ