สารบัญ:

ทำไมรายการงานถึงใช้งานไม่ได้และต้องทำอย่างไรกับมัน
ทำไมรายการงานถึงใช้งานไม่ได้และต้องทำอย่างไรกับมัน
Anonim

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยน "ร่างกาย" จากโน้ตบุ๊กธรรมดาให้เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการตัดสินใจ วางแผน และวิเคราะห์ความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมาย

ทำไมรายการงานถึงใช้งานไม่ได้และต้องทำอย่างไรกับมัน
ทำไมรายการงานถึงใช้งานไม่ได้และต้องทำอย่างไรกับมัน

การจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำไม่ใช่เรื่องง่าย ฉันเขียนเรื่องของฉันลงในคอลัมน์ แล้วคุณก็แค่เอามันออกมา แล้วขีดฆ่าในขณะที่คุณทำ คุณคิดอะไรได้อีก

อย่างไรก็ตาม หากคุณดูจำนวนแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป โทรศัพท์มือถือ และเว็บต่างๆ ที่ใช้แนวคิดนี้ จะเห็นได้ชัดว่าทุกอย่างไม่ธรรมดาเลย แม้จะมีเครื่องมือและฟังก์ชันที่หลากหลาย แต่รายการงานก็ยังใช้ไม่ได้! บางทีคุณอาจไม่รู้วิธีใช้มัน?

ทุกคนเริ่มใช้ตัวจัดการงานทันทีที่พวกเขารู้สึกว่ากิจวัตรประจำวันของพวกเขากลายเป็นความโกลาหล พวกเขาเริ่มลืมสิ่งสำคัญ สับสนลำดับงานและงานที่ได้รับมอบหมาย ทำให้เพื่อนร่วมงานผิดหวังและมาสายสำหรับวันที่ ในขณะนั้นบุคคลหนึ่งเลือก "tudushka" ตามรสนิยมของเขาและพยายามนำองค์กรเข้ามาในชีวิตของเขา และตามกฎแล้วในตอนแรกเขาประสบความสำเร็จ แต่เวลาผ่านไปและรายการงานก็หยุดทำงาน และความยุ่งเหยิงเดิมก็กลับมามีชีวิตอีกครั้ง

ทำไมมันเกิดขึ้น?

ประเด็นคือ ตัวจัดการงานเป็นเพียงเครื่องมือ ซึ่งต้องตั้งค่าให้ถูกต้องจึงจะทำงานได้ดี และนี่คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีการทำ

1. แบ่งปัน

ไม่ว่าในกรณีใด คุณควรทิ้งสิ่งเล็กและใหญ่ทั้งหมดไว้ในรายการใหญ่และยาวเพียงรายการเดียว ไม่มีอะไรน่าหดหู่ไปกว่าการไตร่ตรองรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณกับหลายสิบรายการ ในกรณีนี้ ความน่าจะเป็นที่จะไปถึงท้ายรายการมีแนวโน้มที่จะเป็นศูนย์ การศึกษาผลิตภาพต่างๆ โดยทั่วไปแนะนำว่าจำนวนงานของคุณในแผ่นงานหนึ่งแผ่นไม่ควรเกิน 7-8 ชิ้น ดังนั้น แยกรายการงานตามประเภท โครงการ หัวข้อ ความเร่งด่วน และเกณฑ์อื่นๆ

2. เพิ่มกำหนดเวลา

ตามกฎของพาร์กินสัน งานมักใช้เวลามากเท่าที่คุณให้ไว้ ดังนั้น การรักษารายการงานจึงเหมาะสมหากคุณเขียนเวลาดำเนินการโดยประมาณถัดจากแต่ละรายการ ใช่ ในความเป็นจริง อาจมีการเบี่ยงเบน; ใช่ ในบางวันสิ่งต่าง ๆ ผิดพลาด แต่ส่วนใหญ่วิธีนี้ใช้ได้ผล เมื่อย่นเวลาโดยประมาณในการทำงานให้เสร็จลุล่วง คุณจะต้องพยายามทำอย่างมีสติสัมปชัญญะ และสิ่งนี้จะเปลี่ยนแปลงกฎของเกมอย่างสิ้นเชิง ลองใช้ดูแล้วคุณจะทึ่งกับประสิทธิภาพของรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

3. จัดลำดับความสำคัญ

ประเด็นนี้เรียบง่ายและตรงไปตรงมา เราดำเนินการเรื่องสำคัญก่อนสิ่งอื่นใด เรื่องเล็กน้อยและไม่เร่งด่วน - หากเรามีเวลา ที่เหลือก็แค่จัดลำดับความสำคัญของรายการของคุณ และทำมันให้ถูกต้อง ท้ายที่สุด มีเรื่องเร่งด่วนมากมาย แต่ไม่สำคัญสำหรับคุณโดยสิ้นเชิง และมันก็เกิดขึ้นในทางกลับกัน ดังนั้นเราจึงเสนอการจัดลำดับความสำคัญต่อไปนี้แก่คุณ:

  • เรื่องสำคัญและเร่งด่วน
  • สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
  • ด่วนแต่ไม่สำคัญมาก
  • ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

4. ประเมิน

และกฎข้อสุดท้ายในรายการนี้ (แต่ไม่มีความสำคัญน้อยที่สุด) คือความจำเป็นในการวิเคราะห์และประเมินผลการปฏิบัติตามรายการของคุณ อย่าพยายามซ่อนและลืมงานที่เสร็จสมบูรณ์ในทันทีตลอดไป พยายามเผื่อเวลาไว้สักสองสามชั่วโมงในช่วงสิ้นสัปดาห์ และอาจถึงวันสิ้นเดือนเพื่อเก็บสต็อก เลือกองค์ประกอบที่ขีดฆ่าออกจากไฟล์เก็บถาวรและประเมินว่าอะไรทำให้คุณนำไปปฏิบัติ

  • คุณทำงานได้ดีและเร็วแค่ไหน?
  • มันอาจจะดีขึ้นหรืออาจจะไม่คุ้มค่าเลยก็ได้?
  • คุณก้าวไปสู่เป้าหมายได้ไกลแค่ไหน?
  • สิ่งที่ต้องทำเพื่อก้าวไปอีกขั้นหนึ่ง?

หลังจากที่คุณตอบคำถามเหล่านี้และคำถามที่คล้ายกันแล้ว รายการของคุณจะมีความหมายที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงสำหรับคุณ มันจะเปลี่ยนจากสมุดบันทึกธรรมดา “เพื่อไม่ให้ลืมบางสิ่งบางอย่าง” เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการตัดสินใจ การวางแผน และการวิเคราะห์ความสำเร็จ