2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
เราจัดทำรายการงานและพยายามทำตามกำหนดเวลาไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แต่ไม่ว่าเราจะพยายามมากแค่ไหน งานใหม่และเร่งด่วนก็ยังคงปรากฏอยู่ รายการเริ่มยาวขึ้น และเราไม่สามารถสั่นคลอนความรู้สึกที่ว่าเวลากำลังหลุดมือไปจากเราอย่างแท้จริง มาดูกันว่าเราทำผิดอะไรบ่อยที่สุดและจะจัดการเวลาของเราอย่างไรให้เหมาะสม
1.เราไม่ให้ความสำคัญ
แน่นอน รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบความคิดของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ แต่ถ้าคุณไม่จัดลำดับความสำคัญ สิ่งที่สำคัญที่สุดก็อาจมองไม่เห็น คุณต้องเข้าใจทิศทาง จุดประสงค์ของกิจกรรมของคุณ และไม่กระโดดจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง การจัดลำดับความสำคัญที่ไม่เหมาะสมสามารถบอกได้มากมายเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน
หลายคนที่ทำงานในทีมรู้สึกไม่สบายใจเมื่อเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานขอให้พวกเขาทำอะไรบางอย่าง พวกเขาเลื่อนงานปัจจุบันออกไป ไม่จัดลำดับความสำคัญ และไม่ทำตามตารางเวลา ดังนั้น หากคุณกำลังวางแผนวัน สัปดาห์ หรือเดือนของคุณ ให้ถามตัวเองว่าอะไรคืองานที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณในช่วงเวลานี้
มักเกิดขึ้นที่การทำงานที่สำคัญต้องใช้ความคิดทั้งหมดและค่อยๆ ไหลเข้าสู่การผัดวันประกันพรุ่ง เพราะมันมักจะต้องใช้ความพยายามอย่างจริงจังและตั้งใจอย่างเต็มที่ การทำงานเล็กๆ น้อยๆ ห้านาทีตลอดทั้งวันเป็นสิ่งที่น่าดึงดูดใจมากกว่างานใหญ่ๆ ที่ไม่ง่าย แม้ว่ามันจะให้ผลตอบแทนกลับมามากมายในท้ายที่สุด
2. เราประเมินค่ากำลังของเราสูงไป
การประเมินความสามารถของคุณสูงเกินไปเป็นบาปที่รู้จักกันดีในการบริหารเวลา เมื่อคุณคิดว่างานจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่กินเวลาอย่างน้อยครึ่งชั่วโมง เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ ก่อนเริ่มงาน ให้เขียนว่าจะใช้เวลากับมันมากแค่ไหน
หากงานใช้เวลา 25-30 นาที อย่าลืมวางไว้ในกำหนดการ
เคล็ดลับอื่น: คิดให้รอบคอบว่างานอาจใช้เวลานานเท่าใด
หากคุณแน่ใจว่างานนั้นมีความยาว 30 นาที ให้จัดตารางไว้หนึ่งชั่วโมงด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย มิฉะนั้น คุณอาจกลายเป็นคนบ้างานคนหนึ่งที่โชคร้ายที่ทำงานทั้งคืน
เมื่อเริ่มต้นวันของคุณ ใช้เวลา 10 นาทีเพื่อตรวจสอบตารางเวลาของคุณ ข้อเท็จจริง: การวางแผน 10 นาทีในตอนเช้า จะช่วยคุณประหยัดเวลาทำงาน 1 ชั่วโมง แต่อย่าอัปโหลดกำหนดการทั้งหมด อย่าลืมเผื่อเวลาไว้สำหรับงานใหม่และ/หรืองานที่ไม่คาดคิด
3. ฟุ้งซ่าน
ความสนใจฟุ้งซ่านเป็นสาเหตุหลักของการผัดวันประกันพรุ่ง และที่สำคัญที่สุด โซเชียลเน็ตเวิร์กและอีเมลทำให้เราเสียสมาธิจากการทำงาน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ เราขอแนะนำให้คุณปิดการแจ้งเตือนในกล่องขาเข้าเมื่อคุณพยายามเน้นที่ความแตกต่างของงาน หรือระบุช่วงเวลาสำหรับการแจ้งเตือน เช่น ทุกๆ สามชั่วโมง วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องเสียสมาธิกับตัวอักษรทุกๆ สองนาที
อีกวิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือการจัดสรรเวลาพิเศษในตารางเวลาของคุณซึ่งคุณจะใช้จ่ายในการทำงานกับกล่องจดหมายของคุณ การตรวจสอบจดหมายของคุณอย่างต่อเนื่องหมายถึงการให้ความสนใจเพียงเล็กน้อย: คุณสแกนจดหมายอย่างรวดเร็วและตอบกลับอย่างรวดเร็ว มักจะไม่ถูกต้องและพิมพ์ผิด การขอโทษและอธิบายซ้ำสิ่งที่คุณหมายถึงจริงๆ เป็นการเสียเวลาที่สามารถหลีกเลี่ยงได้
ความยุ่งเหยิงอาจทำให้เสียสมาธิได้มาก โฟลเดอร์ที่กระจัดกระจายพร้อมกระดาษบนโต๊ะ ความโกลาหลในเครื่องใช้สำนักงาน บันทึกย่อที่ไม่สามารถพบได้ในระเบียบนี้ … ทำให้เป็นกฎในการทำความสะอาดโต๊ะทำงานของคุณทุกครั้งเมื่อสิ้นสัปดาห์และโยนเอกสารที่ไม่เป็นประโยชน์ทิ้งอย่างไร้ความปราณี คุณและไม่น่าจะมีความจำเป็น
4. เราคิดว่าการนับเวลาที่ใช้ไปนั้นไม่จำเป็น
มีสองวิธีในการเพิ่มเวลาว่าง: ละเว้นงานใหม่หรือหาเหตุผลเข้าข้างตนเอง แต่จนกว่าคุณจะเริ่มติดตามว่าคุณใช้เวลาไปกับกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งมากแค่ไหน คุณจะไม่รู้ว่าวิธีใดที่เหมาะกับคุณ
พยายามติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับงานที่ได้รับมอบหมายเป็นเวลาหนึ่งหรือสองสัปดาห์ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นและวิเคราะห์ว่าคุณใช้เวลาอย่างไรและในอนาคต - เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดของคุณเอง
คุณถูกขัดจังหวะด้วยการโทรหรือเคาะประตูตลอดเวลาหรือไม่? คุณใช้เวลาบนอินเทอร์เน็ตมากเกินไปหรือเช็คอีเมลของคุณบ่อยเกินไปหรือไม่? ดูว่าคุณต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานที่ไม่ก่อผลเหล่านี้ และพัฒนากลยุทธ์ที่จะเพิกเฉยหรือลดจำนวนลง
5. เราเชื่อในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาพูดเป็นเสียงเดียวว่า การทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นไม่มี สิ่งที่เรียกกันทั่วไปว่า "มัลติทาสก์" นั้นแท้จริงแล้วเป็นการโยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง และไม่มีอะไรดีเกี่ยวกับมัน
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณต้องมีสมาธิกับงานหนึ่งงาน ตั้งเวลาและทำงานตามเวลาที่กำหนดเท่านั้น
ทำซ้ำกับตัวเองเหมือนมนต์: "ตอนนี้ฉันจะทำงานนี้ให้เสร็จ" - และคุณจะไม่ข้ามจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง