6 กฎง่ายๆ สำหรับการจัดรูปแบบข้อความใน Google Docs เพื่อไม่ให้ผู้แก้ไขโกรธเคือง

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

บรรณาธิการของ "Netology" Pavel Fedorov ในบทความของเขาบอกวิธีจัดรูปแบบข้อความใน Google เอกสารให้น้อยที่สุด เพื่อให้สะดวกในการใช้งาน Lifehacker เผยแพร่ข้อความโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงโดยได้รับอนุญาตจากผู้เขียน

ฉันทำงานด้านเอกสารมามาก และใฝ่ฝันที่จะสร้างอนุสาวรีย์ให้กับผู้คิดค้น Google Docs เพราะเป็นเครื่องมือที่สะดวกที่สุดในการทำงานร่วมกันกับข้อความ คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ต่างจากโปรแกรมเดสก์ท็อป (และสับสนในเวอร์ชันต่างๆ) คุณไม่จำเป็นต้องเขียนตัวอักษร “ฉันทำเครื่องหมายสิ่งที่ฉันไม่ชอบด้วยสีเหลือง” และบันทึก *.docx เป็น * ใหม่อย่างเร่งรีบ.rtf เพราะ เพราะ … ในระยะสั้นข้อดีบางประการ

Maxim Ilyakhov เขียนในบล็อกเกี่ยวกับสุขอนามัยของข้อความ - นี่เป็นการประมวลผลข้อความเพียงเล็กน้อย หลังจากนั้นโปรแกรมแก้ไขก็สามารถทำงานได้โดยไม่ต้องกลัวว่าจะเป็นบ้า ฉันจะพูดต่อในหัวข้อนี้และบอกคุณสั้น ๆ ว่าควรปฏิบัติตามหลักสุขอนามัยนี้อย่างไรเมื่อทำงานกับ Google เอกสาร หากคุณกำลังส่งข้อความถึงบรรณาธิการ

1. รีเซ็ตการจัดรูปแบบ

หากคุณเขียนข้อความในโปรแกรมแก้ไขอื่นก่อน ให้รีเซ็ตการจัดรูปแบบเมื่อโอนไปยัง Google เอกสาร

Google เอกสารเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ คุณจะเล่นกับแบบอักษรบนเลย์เอาต์ แต่ตอนนี้เสียงระฆังและนกหวีดทั้งหมดไม่มีประโยชน์ หากโปรแกรมแก้ไขเห็นฟอนต์ต่างๆ มากมาย สิ่งแรกที่ต้องทำคือละทิ้งการตั้งค่าการจัดรูปแบบ และด้วยพวกมัน การเลือกตัวหนา ตัวเอียง และความพยายามที่จะเล่นเลย์เอาต์ที่ทันสมัยจะหายไป

2. ห้ามเปลี่ยนฟอนต์

หากคุณไม่ชอบแบบอักษรมาตรฐาน ให้เปลี่ยนแบบอักษรเริ่มต้น ความลับก็คือถ้ามีคนเพิ่มข้อความลงในเอกสารของคุณ จะไม่มีใครรับประกันได้ว่าเขาจะใส่แบบอักษรที่คุณใส่ด้วยมือของคุณไว้ก่อนหน้านั้น

เมื่อคุณเขียนและส่งข้อความ แบบอักษรพิเศษจะสับสน

3. อย่าทำให้หัวเรื่องย่อยใหญ่

หากคุณจัดเรียงส่วนหัวอย่างถูกต้อง Google Docs จะแสดงโครงสร้างของเอกสารที่ขอบด้านซ้าย

บางครั้งคุณอาจโชคดี และหัวเรื่องย่อยที่เป็นตัวหนาก็เป็นที่รู้จักและฝังอยู่ในโครงสร้างด้วย แต่มักจะไม่เป็นเช่นนั้น

บางคนสร้างหัวข้อย่อยด้วยมือ: เปลี่ยนแบบอักษร เพิ่มขนาด ดังนั้นผู้เขียนจึงใช้ข้อมูลที่ไม่จำเป็นในหัวของเขา เพียงเน้นคำบรรยายและตั้งค่าการจัดรูปแบบ "หัวที่ 2" หรือ "หัวที่ 3" เป็นการจัดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับส่วนหัว

ฉันไม่รู้เกี่ยวกับ CMS อื่น ๆ แต่ในบล็อก Netology เมื่อถ่ายโอนข้อความจาก Google เอกสาร การจัดรูปแบบของส่วนหัวจะไม่สูญหายไป ซึ่งเป็นสิ่งเล็กน้อยที่ดีสำหรับตัวแก้ไข

4. ให้ลิงก์ไปยังรูปภาพ

คุณสามารถดึงรูปภาพจาก Google Docs ได้ แต่สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องดาวน์โหลดไฟล์ เปลี่ยนชื่อ ดึงออกจากที่เก็บถาวร คุณคิดว่าบรรณาธิการต้องการไอน้ำประเภทนี้หรือไม่?

กฎรูปแบบที่ดี: หากเอกสารมีรูปภาพ โปรดระบุลิงก์ที่คุณสามารถดาวน์โหลดหรือส่งทางไปรษณีย์

หลังจากการตีพิมพ์เนื้อหาแล้ว Arseny Kamushev ได้แนะนำวิธีบันทึกรูปภาพจาก Google เอกสารอย่างรวดเร็ว ในการดำเนินการนี้ เพียงเผยแพร่เอกสาร

5. เว้นวรรคก่อนย่อหน้า

จุดนี้เป็นรสชาติที่บริสุทธิ์ แต่ฉันยืนยัน

หากคุณเพิ่มช่องว่างก่อนย่อหน้า คุณไม่จำเป็นต้องกดย่อหน้าพร้อมกับบรรทัดว่างเพื่อไม่ให้ติดกัน

6. ห้ามใส่สีข้อความ

คุณไม่จำเป็นต้องพูดอะไรเลย ข้อความที่มีสีสัน ฟอนต์ต่างกัน และขนาดต่างกันคือนรก เมื่อฉันถูกส่งเอกสาร ในหน้าแรกที่ฉันนับแบบอักษรที่แตกต่างกัน 4 แบบ 5 ขนาด สีพื้นหลัง 2 สี และ 3 สี ระบายสี ทิ้งการจัดรูปแบบทันที

มาทวนสิ่งที่เราเรียนรู้กันเถอะ

1. อย่าฉลาดกับการจัดรูปแบบ

2. อย่าเล่นกับแบบอักษร

3. มีการจัดรูปแบบสำเร็จรูปสำหรับหัวข้อย่อย

4. กรุณาส่งรูปภาพแยกต่างหาก

5. เว้นวรรคก่อนหรือหลังย่อหน้าโดยอัตโนมัติ ไม่ใช่ด้วยมือ

6. อย่าสร้างรุ้งกินน้ำจากข้อความ