ทำไมระบบ GTD มักจะล้มเหลว?

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

© ภาพถ่าย

หากคุณใช้สิ่งที่คุณคิดว่าเป็นระบบ GTD ที่ดีที่สุด แต่ไม่เห็นผลลัพธ์ ไม่น่าเป็นไปได้ที่ปัญหาจะอยู่ที่ระบบ แต่เป็นปัญหาเกี่ยวกับความเชื่อที่ว่ารายการสิ่งที่ต้องทำที่มีโครงสร้างสมบูรณ์แบบจะช่วยให้คุณทำได้ ทำงานมากกว่าเพื่อนร่วมงานถึง 10 เท่า ไม่มีวิธีการเพิ่มผลผลิตใดที่จะได้ผลสำหรับคุณจนกว่าคุณจะเริ่มคิดตามความเป็นจริง เราจะพูดถึงเรื่องนี้ในบทความ

เป็นไปไม่ได้ที่จะทำ "ทุกอย่าง" ในหนึ่งวัน

ทุกวันคุณมีสิ่งที่ต้องทำมากมายในวันนี้ ดูเหมือนคุณจะเข้าใจว่ามันเป็นไปไม่ได้ที่จะทำทุกอย่างในคราวเดียว แต่อย่างไรก็ตาม ด้วยความเพียรที่น่าอิจฉา คุณพยายามพิสูจน์สิ่งที่ตรงกันข้าม ซึ่งท้ายที่สุดแล้วนำไปสู่ความรู้สึกว่าคุณหมุนตัวเหมือนกระรอกในวงล้อทั้งวัน แต่คุณ ไม่มีเวลาทำอะไร การหลีกเลี่ยงความรู้สึกนี้เป็นเรื่องง่าย - คุณต้องจัดลำดับความสำคัญ ตัดสินใจว่าจะต้องทำอะไรในวันนี้และอะไรที่อาจรอจนถึงพรุ่งนี้ หลังจากทำรายการงานเล็กๆ น้อยๆ ในหนึ่งวันเสร็จแล้ว คุณจะรู้สึกถึงความก้าวหน้า ซึ่งหมายความว่าในวันถัดไป คุณจะลงมือทำธุรกิจด้วยความกระตือรือร้นอย่างมาก

คุณอาจเคยคิดว่าการจัดลำดับความสำคัญเป็นเรื่องยาก เป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะเข้าใจว่าธุรกิจใดมีความสำคัญมากกว่าในปัจจุบัน ในบล็อกวิดีโอของเขา บล็อกเกอร์ชื่อดัง Ze Frank ให้คำแนะนำนี้: เขียนรายการทุกสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ จากนั้นเริ่มอ่านรายการตั้งแต่ต้นจนจบ ฟังความรู้สึกภายในของคุณ หากคุณเข้าใจว่าประเด็นนี้สำคัญจริงๆ ก็ปล่อยมันไป หากมีข้อสงสัยแม้แต่น้อยก็ข้ามไปอย่างไร้ความปราณี เริ่มงานที่เหลือจากงานแรกในรายการ

จำไว้ว่ามีเวลา 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน คุณมีเวลาจำกัด มีการวางแผนมากเกินไปในตอนเย็นคุณจะผิดหวังอีกครั้งที่คุณไม่มีเวลา ในทางตรงกันข้าม เป็นการดีกว่าที่จะตั้งเป้าหมายที่ง่ายเกินไปให้กับตัวเอง ซึ่งคุณจะต้องรับมือได้อย่างแน่นอน แล้วก็ทำงานเสริม ในท้ายที่สุด คุณจะรู้สึกเหมือนเป็นผู้ชนะ เพราะนอกจากสิ่งที่จำเป็นแล้ว คุณยังทำอย่างอื่นได้อีกด้วย

ลืมการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและโฟกัสไปที่สิ่งเดียว

เป็นเรื่องยากมากสำหรับคนที่จะทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แต่ถึงกระนั้น หลายคนชอบที่จะทำ เพราะวิธีนี้ทำให้พวกเขารู้สึกกระฉับกระเฉงและมีประสิทธิผลมากขึ้น ทุกๆ ห้านาที เราอาจขัดจังหวะกิจกรรมบางอย่างในการรับสายทางโทรศัพท์หรืออีเมล การทำงานหลายอย่างพร้อมกันทำให้เราเสียสมาธิอย่างมาก และนี่คือสาเหตุ: ทุกครั้งที่เปลี่ยนความสนใจจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง คุณจะกลับมาอย่างเจ็บปวดกับงานแรกโดยจดจำตำแหน่งที่คุณทำค้างไว้

ในโลกอุดมคติ เราสามารถละทิ้งการทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ แต่ในโลกแห่งความเป็นจริง สถานการณ์ยังคงเกิดขึ้นเมื่อไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ในกรณีนี้ ควรประนีประนอม เช่น ใช้เทคนิค "การวางแผนมะเขือเทศ" เมื่อคุณมุ่งความสนใจไปที่งานเดียวเป็นเวลา 25 นาทีเท่านั้น เพื่อไม่ให้ตัวเองเสียสมาธิ

ทำงานหนึ่งงาน และหลังจาก 25 นาที ให้แก้ไขรายการและเลือกงานถัดไปที่คุณต้องดำเนินการทันที วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ แต่ต้องจดจ่อกับงานที่ทำอยู่

เลือกและใช้เคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างชาญฉลาด

มีบทความมากมายที่เขียนเกี่ยวกับประสิทธิภาพและประสิทธิผล เทคนิคและการแฮ็กใหม่ๆ ปรากฏขึ้นอย่างไม่รู้จบ แต่ไม่มีสิ่งใดที่จะช่วยคุณได้ เว้นแต่คุณจะแก้ปัญหาที่อธิบายไว้ข้างต้น และถึงแม้จะแก้ไขแล้ว คุณต้องเรียนรู้วิธีใช้ระบบ GTD อย่างถูกต้องและเหมาะสม

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วในโพสต์ของเรา หากสิ่งที่คุณทำมีความสำคัญต่อคุณ คุณไม่จำเป็นต้องมีระบบ รายการ และการเตือนความจำ ไม่ยากสำหรับคุณที่จะจำสิ่งที่คุณต้องทำหากปัญหาที่คุณกำลังแก้ไขอยู่ทั่วโลก คุณอาจจะแยกย่อยเป็นส่วนๆ ด้วยการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ แต่ทำโดยไม่คิดว่า: "โอ้ ฉันใช้ GTD อยู่!" ดังนั้นระบบ GTD และคำแนะนำด้านประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ มีไว้เพื่ออะไร? เพื่อทำกิจวัตรและน่าเบื่อตรงเวลา: จ่ายบิล, โทรออก, รายงาน นี่คือสิ่งที่เธอใฝ่ฝันที่จะเลื่อนออกไปสำหรับ "พรุ่งนี้" ที่ไม่มีวันมาถึง

อย่างไรก็ตาม ระบบการผลิตใดๆ ไม่ควรใช้อย่างสุ่มสี่สุ่มห้า คุณต้องคิดก่อนว่าคุณจะ "ลับคม" ให้กับตัวเองได้อย่างไร เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากมัน ระบบ GTD ไม่ใช่ไม้กายสิทธิ์ที่จะใช้โดยการปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างเคร่งครัด แต่เป็นเครื่องมือที่ต้องได้รับการปรับแต่งโดยการเรียนรู้เกี่ยวกับตัวคุณและวิธีทำงานเพื่อให้คุณรู้สึกพึงพอใจเมื่อสิ้นสุดวัน