คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน GTD

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เทคนิคการจัดการเวลา GTD ช่วยให้คุณจัดระเบียบและติดตามงาน ดึงข้อมูลทั้งหมดออกจากหัวของคุณ และเริ่มดำเนินการ

GTD. คืออะไร

สมองของเราคิดไอเดียใหม่ ๆ ได้ง่าย ๆ แต่การจดจำมันทั้งหมดนั้นยากกว่ามาก ตัวอย่างเช่น เขาจำได้ว่าคุณต้องซื้อของขวัญวันเกิดให้แม่ในสัปดาห์หน้า แทนที่จะเตือนคุณเมื่อคุณเดินผ่านร้านโปรดของเธอ สมองของคุณจะทำให้คุณรู้สึกว่าคุณควรซื้อของบางอย่าง

GTD (Getting Things Done) เป็นเทคนิคที่ช่วยเปลี่ยนความคิดที่คลุมเครือ แรงกระตุ้น ข้อมูลเชิงลึก และการสะท้อนในเวลากลางคืนให้เป็นการกระทำ เมื่อคุณเรียนรู้ที่จะพึ่งพาระบบนี้ สมองของคุณจะไม่เก็บข้อมูลทั้งหมด สิ่งนี้จะช่วยลดความเครียด และคุณจะมีพลังสำหรับกิจกรรมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

เทคนิคนี้ทำงานอย่างไร

GTD ขึ้นอยู่กับระบบรายการที่คุณจัดระเบียบทุกอย่างที่อยู่ในใจของคุณ เพื่อนำไปใช้ในชีวิตของคุณ คุณต้องบันทึกและประมวลผลข้อมูลที่เข้ามา นอกจากนี้ คุณจะต้องสร้างรายการดังกล่าว: "ขาเข้า" "การดำเนินการถัดไป" "รายการรอ" "โครงการ" และ "สักวันหนึ่ง" อะไรก็ตามที่คุณต้องให้ความสนใจจะไปที่ "กล่องจดหมาย" ก่อนแล้วจึงไปที่รายการอื่น

1. ของสะสม

รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการความสนใจของคุณ ตั้งแต่จดหมายที่คุณต้องการตอบไปจนถึงความคิดอันชาญฉลาดที่เข้ามาในหัวของคุณในขณะที่คุณอาบน้ำ จุดรวบรวมอาจเป็นกระดาษโน้ต เอกสารแนบ หรืออีเมลที่คุณจะส่งจดหมายถึงตัวเอง

เมื่อคุณเริ่มใช้เทคนิค GTD ครั้งแรก ให้พยายามทำให้สมองของคุณเป็นอิสระจากข้อมูลที่สะสมไว้ทั้งหมด จดทุกสิ่งที่คุณต้องการหรืออยากทำ ทุกอย่างที่ครอบงำคุณในช่วงสองสามวันหรือสัปดาห์ล่าสุด รบกวนสมาธิของคุณ หรือถูกจดจำในช่วงเวลาที่ไม่เหมาะสม

2. การประมวลผล

พิจารณาข้อมูลที่สะสม นี่เป็นกฎหลักของทั้งระบบ ทำเช่นนี้เป็นประจำเพื่อไม่ให้สะสมมากเกินไป ในการประมวลผลข้อมูล ให้ถามตัวเองด้วยชุดคำถาม

• แก้ได้ไหม? คุณกำลังถามตัวเองว่าสามารถลบรายการนี้ออกจากรายการได้หรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ลบหรือย้ายไปยังรายการ Someday บันทึกข้อมูลที่เป็นประโยชน์ซึ่งคุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เช่น สูตรอาหารหรือบทความที่น่าสนใจ แยกไว้ต่างหาก สิ่งที่คุณอยากทำในอนาคตอันไกลโพ้น (เรียนภาษาญี่ปุ่น เขียนหนังสือ) ย้ายไปที่รายการ "สักวันหนึ่ง" เพื่อไม่ให้อยู่ใน "การดำเนินการถัดไป"
• เป็นไปได้ไหมที่จะทำเคสให้เสร็จในขั้นตอนเดียว? ใน GTD สิ่งที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งขั้นตอนเรียกว่าโครงการ หากคุณมีงานที่เกี่ยวข้องหลายงานในกล่องขาเข้าของคุณ ให้สร้างโครงการแยกต่างหากสำหรับพวกเขา เพิ่มชื่อในรายการโปรเจ็กต์ของคุณ และเลือกหนึ่งการดำเนินการเพื่อเพิ่มใน "ถัดไป"
• จะใช้เวลามากกว่าสองนาทีหรือไม่ ถ้าไม่ทำทันที เร็วกว่าการเพิ่มในรายการงานถัดไปหรือมอบหมายให้คนอื่น ถ้าต้องใช้เวลามากขึ้นในการทำงานให้เสร็จสิ้น ให้พิจารณาว่ามีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้ หรือคุณสามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่นได้
• ฉันสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นได้หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น มอบหมาย เมื่อต้องการติดตามความคืบหน้า ให้ย้ายรายการไปที่ "รายการรอ" หากคุณไม่สามารถมอบหมายงานได้ ให้เพิ่มงานนั้นในปฏิทินของคุณหรือในรายการ "ถัดไป"
• มีกำหนดเวลาที่แน่นอนหรือไม่? ถ้าใช่ ให้เพิ่มสิ่งนี้ในปฏิทินของคุณ อย่าจดทุกสิ่งที่คุณต้องการทำในหนึ่งวัน ใส่เฉพาะสิ่งที่ต้องทำ: ไปพบแพทย์, ประชุม, เที่ยวบิน หากไม่มีกำหนดเวลาเฉพาะ ให้ย้ายกรณีปัญหาไปที่ขั้นตอนต่อไป

3. องค์กร

จัดเรียงทุกอย่างเข้าที่: ในหนึ่งในห้ารายการ ในโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับอนาคต ในปฏิทินของคุณหรือในถังขยะ

เพิ่มใน "รายการรอ" กรณีใด ๆ ที่จนตรอกด้วยเหตุผลบางอย่าง ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณไม่สามารถดำเนินการได้จนกว่าคุณจะได้รับการตอบกลับอีเมลของคุณ หรือเมื่อคุณกำลังรอการจัดส่ง อย่าลืมใส่วันที่ถัดจากแต่ละรายการ

ขั้นตอนต่อไปควรมีงานที่ต้องทำให้เสร็จโดยเร็วที่สุด กำหนดสิ่งเหล่านี้เป็นการกระทำทางกายภาพที่เป็นไปได้ ดังนั้นจึงง่ายต่อการลงมือทำธุรกิจ ตัวอย่างเช่น การเขียนว่า “โทรหาลีน่าและจัดการให้เธอนั่งกับลูกในเย็นวันพฤหัสบดี” จะดีกว่าที่จะเขียนว่า “จัดคนให้นั่งกับลูก” แม้ว่าโดยพื้นฐานแล้วมันเป็นสิ่งเดียวกัน

ตามหลักการแล้ว คุณควรเพิ่มแท็กบริบทให้กับแต่ละรายการใน "ถัดไป" เขาจะบอกคุณว่าคุณควรอยู่ที่ไหน กับใคร คุณต้องพาอะไรไปด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมีแท็ก "ช็อปปิ้ง" "ที่ทำงาน" "กับลูก" "โทรศัพท์" "คอมพิวเตอร์" คุณยังสามารถระบุได้ว่าคุณมีเวลาสำหรับกรณีนี้หรือลำดับความสำคัญเท่าใด จากนั้น หากจำเป็น คุณสามารถจัดเรียงกรณีและปัญหาทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วตามแท็ก

4. ภาพรวม

อย่าลืมตรวจสอบรายการทั้งหมดสัปดาห์ละครั้ง ยิ่งคุณทิ้งสิ่งต่างๆ ไว้ในกล่องขาเข้านานเท่าไร การจัดการกับสิ่งเหล่านั้นในภายหลังก็ยิ่งยากขึ้นเท่านั้น

• ต้องกำหนดการดำเนินการหนึ่งรายการถัดไปสำหรับแต่ละโครงการ
• แต่ละรายการใน "ถัดไป" ควรเป็นสิ่งที่คุณต้องการทำในสัปดาห์หน้า ย้ายสิ่งที่ไม่จำเป็นทั้งหมดไปที่รายการ "สักวันหนึ่ง" หรือลบทิ้งทั้งหมด
• ในบางครั้ง ให้พยายามย้ายบางสิ่งจากรายการ "สักวันหนึ่ง" เป็น "ขั้นตอนถัดไป"

5. การดำเนินการ

เริ่มปฏิบัติ! หากคุณจัดระเบียบระบบของคุณอย่างถูกต้อง ขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนที่ง่ายที่สุด การทำสี่ขั้นตอนแรกซ้ำๆ เป็นประจำ คุณจะมั่นใจได้อย่างเต็มที่ว่าทุกสิ่งในรายการจำเป็นต่อความก้าวหน้าและเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น