วิธีจัดของให้เป็นระเบียบและทันกับทุกสิ่ง: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับระบบ GTD

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ตั้งแต่ทฤษฎีไปจนถึงเทมเพลตเพื่อช่วยในการวางแผนโครงการใดๆ

ทำไม GTD ถึงดี?

ปัญหาเกี่ยวกับบริการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานคือทุกคนวางตำแหน่งตัวเองเป็นที่ที่พวกเขาสามารถแก้ปัญหาทั้งหมด เก็บข้อมูล สื่อสาร บริการส่วนใหญ่จะขอให้คุณจัดลำดับความสำคัญและดำเนินการตามนั้น

แต่มีเพียงไม่กี่คนที่สามารถจดจ่อกับงานที่สำคัญและไม่สนใจสิ่งเล็กน้อยทุกประเภท: งานด่วน คำขอจากเพื่อนร่วมงาน เพื่อนหรือคนรู้จัก เมื่อมีงานเยอะก็ยากที่จะจัดการกับมัน ดังนั้นในทางปฏิบัติคุณต้องใช้บริการหลายอย่างเพื่อจัดการกิจการ เมื่อมีสิ่งที่ต้องทำมากมาย เราเริ่มสับสนในบริการและรายการเหล่านี้ และในที่สุดก็หยุดใช้งาน

วิธีการของ Getting Things Done (GTD) ให้พิมพ์เขียวสากลสำหรับการสร้างระบบเดียวซึ่งคุณสามารถแก้ปัญหาต่างๆ ได้ คุณจะได้พักผ่อนอย่างไร้กังวล เพราะคุณจะแน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมอะไร ในเวลาที่เหมาะสม ระบบจะแจ้งว่าต้องทำอะไรและควรเน้นอะไร

เหตุใดคนจำนวนมากจึงทำงานอย่างไร้ประสิทธิภาพ

ผู้คนเริ่มทำงานอย่างไม่มีประสิทธิผลเมื่อมีโครงการ กรณีศึกษา และงานจำนวนมาก เป็นเรื่องยากสำหรับพวกเขาที่จะเก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ในหัว ดังนั้นไม่ว่าจะไม่มีอะไรทำเลยหรือทำง่ายที่สุดและเรื่องสำคัญจะถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง ปัญหาอื่นปรากฏขึ้น: เมื่องานเร่งด่วนต้องแก้ไขเมื่อวานนี้

นอกจากนี้บุคคลนั้นเริ่มเหนื่อยเร็วขึ้นและหงุดหงิด เขาวิ่งอย่างต่อเนื่องเหมือนกระรอกในวงล้อของกิจวัตร และโครงการการเงินและกลยุทธ์ที่สำคัญจริงๆ ถูกทิ้งไว้ข้างสนาม

ระบบ Getting Things Done อธิบายโดย David Allen ในหนังสือที่ตีพิมพ์ในปี 2544 และกลายเป็นหนังสือขายดีระดับโลก จะช่วยรับมือกับสถานการณ์นี้

บอกฉันเกี่ยวกับแนวคิด GTD พื้นฐานที่คุณต้องรู้

กิจวัตรประจำวัน - สิ่งเหล่านี้คือการกระทำ ความคิด และความกังวลที่รบกวน เบี่ยงเบนความสนใจ และสิ้นเปลืองพลังงาน จนกว่าจะแปลกิจวัตรเป็นงาน จะไม่สามารถควบคุมได้ การไตร่ตรองปัญหาเดิมซ้ำหลายครั้งเป็นการใช้พลังงานสร้างสรรค์อย่างไม่มีประสิทธิภาพซึ่งสร้างความหงุดหงิดและความเครียด

เป้าหมายของ GTD คือการปลดปล่อยศีรษะจากกิจวัตรประจำวันและขจัดความเครียดภายใน

หน่วยความจำผ่าตัดของมนุษย์- พื้นที่ของสมองที่มีความจำระยะสั้น นี่คือที่ที่เรามักจะใส่ธุรกิจที่ยังไม่เสร็จในปัจจุบัน คำมั่นสัญญาที่ทำกับคนอื่นและความคิดอื่น ๆ ที่กวนใจเรา น่าเสียดายที่มีขีดจำกัดของจำนวนกิจวัตรที่คุณสามารถจัดเก็บเพื่อให้สมองของคุณทำงานได้อย่างถูกต้อง หาก RAM ของคุณเต็ม คุณจะเสียสมาธิกับงานเล็กๆ น้อยๆ และลืมเป้าหมายไป ซึ่งนำไปสู่ความเครียด

เครื่องมือรวบรวมข้อมูล- ข้อมูลจะไปที่ไหนและคุณบันทึกสิ่งที่ต้องทำที่ไหน ตัวอย่างเช่น:

• ผู้จัดงาน;
• โน๊ตบุ๊ค;
• อีเมล;
• ปฏิทิน;
• เครื่องบันทึกเสียง.

ตะกร้า "กล่องจดหมาย"- ที่เก็บเดียวสำหรับรูทีนที่คุณเปลี่ยนเป็นงานและงาน กฎที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับการทำงานกับกล่องจดหมายเข้าของคุณคือการทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ

การกระทำง่ายๆ - การดำเนินการขั้นตอนเดียวที่ใช้เวลาน้อยกว่าสองนาทีจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ในทางปฏิบัติ จะสะดวกกว่าที่จะเผื่อเวลาไว้ห้านาทีสำหรับเรื่องดังกล่าว

โครงการ - งานที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งขั้นตอนจึงจะเสร็จสมบูรณ์ จำเป็นต้องเตือนความจำเกี่ยวกับโครงการและอธิบายขั้นตอนแรกสำหรับการนำไปใช้ ด้วยเหตุนี้ โครงการจึงกลายเป็นการดำเนินการง่ายๆ ที่สามารถทำได้ภายในห้านาทีถัดไปและได้ผลลัพธ์สุดท้าย

โครงการต้องมีลิงก์ไปยังการ์ดหรือไฟล์ซึ่งอธิบายรายละเอียด: รับผิดชอบ, วันครบกำหนด, หมวดหมู่ (เช่น "การตลาด", "กฎหมาย", "การพัฒนา"), ลิงก์ไปยังการ์ดขนาดเล็กที่มีงาน โครงสร้างนี้สะดวกในการจัดระเบียบใน Trello

รายการบริบท - รายการงานที่สะดวกในการดำเนินการภายใต้เงื่อนไขบางประการ ตัวอย่างเช่น ในรายการตามบริบท "การซื้อ" จะมีรายการสิ่งของและผลิตภัณฑ์ที่ต้องซื้อในร้านค้า รายการการโทรอาจมีรายการการโทรเมื่อคุณว่าง

สะดวกในการจัดทำรายการตามบริบทเฉพาะบุคคลสำหรับบุคคลที่คุณทำงานและสื่อสารด้วย เมื่อพบกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณสามารถเปิดรายการและแก้ไขปัญหาที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว

ฉันจะใช้ปฏิทินได้อย่างไร

ควรป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในปฏิทิน:

• การกระทำที่ควรทำในช่วงเวลาหนึ่ง (การประชุม การประชุมทางธุรกิจ สัมมนา);
• การดำเนินการที่ต้องทำในวันที่กำหนด (เสร็จสิ้นโครงการภายในวันที่ระบุ, เข้าร่วมการประชุม);
• ข้อมูลเกี่ยวกับวันที่เฉพาะ (วันครบรอบ วันเกิด วันหยุด)

ฉันใช้ Google ปฏิทินเพื่อติดตามสิ่งเหล่านี้ บริการนี้สะดวกเพราะ:

• เข้าถึงได้ทั้งจากโทรศัพท์และจากคอมพิวเตอร์
• สามารถแสดงปฏิทินได้หลายรายการพร้อมกันบนหน้าจอเดียว
• มีการเตือนความจำบนสมาร์ทโฟน

หากคุณเพิ่มบางอย่างในปฏิทิน คุณจะทำหรือเลื่อนไปเป็นวันอื่น ไม่จำเป็นต้องทำให้ปฏิทินยุ่งเหยิงด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำซึ่งมีการกำหนดเวลาใหม่ในแต่ละวัน มีวิธีแก้ปัญหาแยกต่างหากสำหรับรายการดังกล่าว

หากคุณต้องการโทรหาลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือผู้รับเหมาในช่วงเวลาหนึ่งเป็นประจำ ควรใช้ระบบ CRM สำหรับสิ่งนี้

คุณควรสร้างรายการใด

รายการดำเนินการสำคัญ

รวบรวมรายงานประจำสัปดาห์ ตรวจสอบเว็บไซต์ของคู่แข่ง เคลียร์กล่องจดหมายในกล่องจดหมาย ร่างการมอบหมายด้านเทคนิคสำหรับนักออกแบบ - การดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้ใช้เวลามากกว่าสองนาที แต่ไม่สามารถมอบหมายให้ใครได้ เราใส่สิ่งเหล่านี้ในรายการของการดำเนินการที่มีลำดับความสำคัญและดำเนินการในระหว่างวัน

กฎสำหรับการทำงานกับรายการดังกล่าว:

• ไม่ควรมีหลายรายการ สองหรือสามรายการก็พอ เช่น ส่วนตัว ที่ทำงาน ครอบครัว หากคุณมีงานจากรายการสำหรับวันใดวันหนึ่ง ให้ตั้งการเตือนความจำในปฏิทินของคุณ
• สะดวกในการทำเครื่องหมายงานในรายการนี้ตามบริบท: "บนท้องถนน", "ที่คอมพิวเตอร์", "อ่าน", "ซื้อ", "สัญญา" งานสามารถมีป้ายกำกับได้ตั้งแต่หนึ่งป้ายขึ้นไป ตัวอย่างเช่น งาน "เดินสุนัข" จะอ้างถึงโครงการ "ส่วนบุคคล" และป้ายกำกับ "คำสัญญา"
• ก่อนเพิ่มงานลงในรายการ ให้พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องทำทั้งหมดหรือไม่ หากคำตอบคือใช่ ให้ตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องทำคดีให้เสร็จสิ้นเป็นการส่วนตัวหรือไม่ ท้ายที่สุด คุณสามารถส่งข้อความเสียงไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาและมอบหมายให้เขาได้ งานที่คุณมอบหมายจะมีป้ายกำกับว่า "มอบหมายแล้ว" มันจะประกอบด้วยกรณีจากทั้งรายการงานและรายการส่วนบุคคล
• ตรวจสอบรายการอย่างสม่ำเสมอ ทำสิ่งนี้เมื่อคุณมีเวลาหนึ่งนาที เลื่อนงานที่ต้องทำก่อน
• ทำความสะอาดรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอย่างน้อยเดือนละครั้ง

รายการ "สักวันหนึ่ง"

รายการนี้จะรวมถึงสิ่งที่ไม่ต้องการการดำเนินการ สามารถ:

• หนังสือ บันทึก วิดีโอการฝึกอบรมที่คุณต้องการซื้อ
• ทักษะที่มีประโยชน์ที่คุณต้องการเชี่ยวชาญ
• สถานที่ที่คุณต้องการเยี่ยมชม
• สิ่งที่คุณต้องการซื้อ

คุณต้องดูรายการนี้เป็นระยะ จดบันทึกและเปลี่ยนให้เป็นเป้าหมายในการทำงาน

คุณเก็บข้อมูลอ้างอิงที่จะเป็นประโยชน์ในอนาคตอย่างไร?

ข้อมูลนี้ไม่ต้องดำเนินการใดๆ เกณฑ์หลักสำหรับการเก็บข้อมูลนี้:

• ค้นหาสะดวกตามชื่อ แท็ก คำอธิบายสั้นๆ
• ง่ายต่อการวางข้อมูลในที่เก็บ
• โครงสร้างที่ใช้งานง่ายของการจัดเก็บข้อมูล เมื่อมีข้อมูลใหม่เข้ามา คุณจะต้องเลือกหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยอย่างรวดเร็วว่าจะวางไว้ที่ใด
• ความพร้อมในการจัดเก็บข้อมูลจากอุปกรณ์ใดๆ

มีพิธีกรรม GTD บังคับหรือไม่?

ใช่มีหลายคน

รวบรวมข้อมูลทั้งหมดในตะกร้า "กล่องจดหมาย"

มีเครื่องมือมากมายในการรวบรวมข้อมูล แต่ทั้งหมดนี้ควรไหลเข้าที่เดียวซึ่งคุณจะทำงานต่อไป

ล้างถังขยะกล่องขาเข้า

สัปดาห์ละครั้งหรือสองครั้ง คุณจะต้องตรวจทานรายการกล่องขาเข้าและจัดเรียงรายการสะสมตามโฟลเดอร์หรือทางลัด พิธีกรรมนี้ควรกลายเป็นนิสัยซึ่งเกิดขึ้นจากอัลกอริธึมของการกระทำที่เข้าใจได้และการทำซ้ำอย่างเป็นระบบ

คุณควรมีแผนง่ายๆ ทีละขั้นตอนสำหรับวิธีทำความสะอาดระบบที่ต้องทำทุกสัปดาห์ สร้างปฏิทินที่คุณจะทำเครื่องหมายวันเมื่อคดีได้รับการจัดการ มอบรางวัลให้ตัวเอง ตัวอย่างเช่น ใน 30 วัน อย่างน้อย 20 วัน คุณล้างกล่องจดหมายเข้าและขีดฆ่าวันในปฏิทินของคุณ

การแก้ไขรายการลำดับความสำคัญและรายการ "สักวันหนึ่ง" การจัดลำดับความสำคัญ

เมื่อแก้ไขรายการ จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญอย่างถูกต้องและเป็นจริงเกี่ยวกับจุดแข็งของคุณ นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อไม่ให้ตัวเองทำงานหนักเกินไปและไม่ต้องทนทุกข์จากการตระหนักถึงความไร้ประสิทธิภาพของคุณ

ทำลายตะกร้าที่ไม่จำเป็น

บ่อยครั้งที่สื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและคู่ค้า กล่องจดหมาย เอกสาร และรายการใหม่ปรากฏขึ้น

งานของคุณคือทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติมากที่สุดเพื่อให้ข้อมูลไหลเข้าสู่โฟลเดอร์กล่องขาเข้า

อาจเป็นกล่องจดหมายหรือเครื่องมือวางแผนอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ สำหรับระบบอัตโนมัติและการเปลี่ยนเส้นทางข้อมูล บริการ IFTTT และ Zapier นั้นเหมาะสม ควรมีตะกร้าข้อมูลให้น้อยลง

วิธีการทำงานกับตะกร้ากล่องขาเข้าและเรียงลำดับกรณีสะสม?

ขั้นแรก แยกงาน เคส หรือข้อมูลออกจากกล่องจดหมายของคุณและตอบคำถามว่า “นี่คืออะไร? จำเป็นต้องทำจริงๆ เหรอ?”

ถ้าคุณไม่ต้องทำอะไร คุณมีสองทางเลือก หากเป็นขยะที่ไม่มีประโยชน์อีกต่อไป คุณก็โยนทิ้งไป หากเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ให้ใส่ไว้ในที่เก็บถาวร ควรจัดโครงสร้างตามหมวดหมู่และแท็ก ดังนั้นจึงง่ายต่อการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ

หากคุณต้องการทำอะไรกับข้อมูล มีสามตัวเลือก:

1. กรอกข้อมูลที่จำเป็น หากการกระทำนั้นสำคัญและจะใช้เวลาไม่เกิน 2-5 นาที

2. มอบหมายให้ใครสักคน หากการดำเนินการใช้เวลานานกว่าสองนาที ให้พิจารณาว่าคุณสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นได้หรือไม่

เมื่อมอบหมายให้ผู้อื่น ควรเขียนสิ่งต่อไปนี้:

• ผลสุดท้าย;
• แผนงาน (เส้นทางสู่เป้าหมาย);
• กำหนดเวลาทำงานให้เสร็จ
• วันที่ควบคุมและผลลัพธ์ที่ต้องพร้อมสำหรับมัน (ระดับกลางหรือขั้นสุดท้าย)

3. เลื่อนเพื่ออนาคต ในการทำเช่นนั้น ให้ระบุว่า:

• ผลลัพธ์ที่ต้องการ;
• การดำเนินการถัดไปที่ใกล้ที่สุดที่จะดำเนินการ ข้อควรจำ: เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโครงการทั้งหมดให้เสร็จ คุณสามารถทำตามขั้นตอนง่ายๆ เฉพาะที่จะทำให้คุณเข้าใกล้ผลลัพธ์สุดท้ายมากขึ้นเท่านั้น
• เส้นตาย. หากไม่มีกรอบเวลาที่แน่นอน ให้เพิ่มการดำเนินการนั้นในรายการ "สักวันหนึ่ง"

คุณสามารถส่งข้อความถึงตัวเองเพื่อรับข้อความเหล่านั้นในวันที่กำหนด สำหรับสิ่งนี้ ทั้ง "Google ปฏิทิน" ที่มีการเตือนความจำในวันที่ถูกต้องและแอปพลิเคชันอีเมล Boomerang ซึ่งจะส่งอีเมลถึงคุณในเวลาที่กำหนดนั้นเหมาะสม

วางแผนการทำงานอย่างไร?

งานทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสามขั้นตอน:

1. การดำเนินการตามแผนล่วงหน้า อาจเป็นได้ทั้งสิ่งที่สำคัญในเชิงกลยุทธ์ที่ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น หรือเป็นกิจวัตรที่ต้องทำ
2. ดำเนินการตามที่ปรากฏโดยไม่คาดคิด นี่คือเวลาที่งานจากเพื่อนร่วมงาน ผู้จัดการ จดหมายจากลูกค้ามาถึงในระหว่างวัน
3. การวางแผนสำหรับงานต่อไป: การร่างและแก้ไขรายการ การจัดลำดับความสำคัญ ประเด็นนี้ไม่ควรใช้เวลานานเกินไปสำหรับคุณในการวางแผนเพื่อประโยชน์ในการวางแผน

แนวปฏิบัติในการวางแผนกรณีและงาน (สมุดบันทึก) ได้อธิบายไว้ในหนังสือโดย David Allen

David Allen Personal Performance and Time Management Consultant ผู้เขียน GTD Productivity Methodology

สำหรับหนังสือที่ระลึก คุณต้องมี 43 โฟลเดอร์: 31 อันที่มีตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 31 อีก 12 อันที่มีชื่อเดือน โฟลเดอร์รายวันจะแสดงข้างหน้าตั้งแต่พรุ่งนี้ ข้างหลังโฟลเดอร์ที่มีหมายเลข 31 คือโฟลเดอร์ของเดือนถัดไป และข้างหลังคือโฟลเดอร์ที่มีเดือนที่เหลือ

เนื้อหาของโฟลเดอร์สำหรับวันถัดไปจะถูกโอนไปยังถังขยะทุกวัน จากนั้นโฟลเดอร์นั้นจะถูกวางไว้ด้านหลังโฟลเดอร์สุดท้ายรายวัน (ราวกับว่าถูกยกไปยังเดือนถัดไป) เมื่อคุณว่างโฟลเดอร์ 31 สำหรับเดือนปัจจุบัน จะมีโฟลเดอร์ที่มีชื่อเดือนใหม่อยู่ข้างหลัง ตามด้วยโฟลเดอร์ที่มีวันของเดือนใหม่ ในทำนองเดียวกัน โฟลเดอร์ที่มีเดือนปัจจุบันที่ผ่านไปแล้วจะถูกโอนไปยังปีหน้า

ในโฟลเดอร์เฉพาะ คุณต้องจัดเก็บเอกสารที่ต้องมีการดำเนินการเฉพาะ (แบบฟอร์มที่ต้องกรอก จดหมายเพื่อส่ง)

เพื่อให้ระบบทำงานได้ จำเป็นต้องอัปเดตทุกวัน หากคุณลืมอัปเดตโฟลเดอร์ของวันพรุ่งนี้ คุณจะไม่สามารถเชื่อถือระบบได้ จะพลาดข้อมูลสำคัญซึ่งจะต้องได้รับการจัดการในรูปแบบอื่น

หากคุณจะออกเดินทางเป็นเวลาหลายวัน ก่อนออกเดินทาง คุณต้องตรวจสอบโฟลเดอร์สำหรับวันที่คุณจะไม่อยู่

วิธีจัดระเบียบในทางปฏิบัติโดยคำนึงถึงระบบการวางแผนที่ทันสมัย:

1. แทนที่จะใช้หนังสือที่น่าจดจำ ให้ใช้ผู้จัดงานที่มีรายการสิ่งที่ต้องทำทุกวันและป้อนงานสำหรับวันปัจจุบันลงในนั้น ควรบันทึกการประชุมและกิจการที่สัมพันธ์กับเวลาก่อน และควรตั้งค่าการเตือนเพื่อให้ระบบแจ้งล่วงหน้า
2. สร้างไฟล์ที่มีรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นเวลาหนึ่งเดือน นี่คือรายการสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการในช่วงเวลานี้ คุณเพิ่มกรณีไปตลอดทั้งเดือน การแก้ไขงานควรทำสัปดาห์ละครั้ง เมื่อวางแผนงานที่สำคัญที่สุดของคุณ ให้กระจายสัปดาห์ต่อสัปดาห์เพื่อให้คุณเข้าใจลำดับความสำคัญของคุณ คุณจะดำเนินการตั้งแต่แรกไม่เช่นนั้นจะเป็นเรื่องเล็กและเร่งด่วนตลอดเวลา
3. สร้างไฟล์พร้อมแผนสำหรับปี ควรทบทวนเดือนละครั้ง กรณีและปัญหาจากไฟล์นี้จะถูกโอนไปยังแผนรายเดือน
4. จัดทำแผนสำหรับปีตามเป้าหมายระยะยาว 3-5 ปี จะดีกว่าที่จะกำหนดสิ่งเหล่านี้ในช่วงปลายปีหรือในช่วงวันหยุดเมื่อหัวไม่เต็มไปด้วยงานประจำวัน

สี่ประเด็นนี้คือสิ่งที่ David Allen เรียกว่าระบบการวางแผนตามธรรมชาติ ระบบนี้ช่วยให้คุณก้าวไปสู่เป้าหมายที่สำคัญกับคุณและไม่เสียเวลากับกิจวัตร

มีแผนขนาดเดียวที่สามารถใช้วางแผนโครงการใดๆ ได้หรือไม่

โอ้แน่นอน David Allen เรียกมันว่า Natural Planning Model ประกอบด้วยหลายขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 เป้าหมายและภาพของผลลัพธ์ในอุดมคติ

กำหนดเป้าหมายหรือผลลัพธ์สุดท้ายในอุดมคติ สมมติว่าคุณทำได้สำเร็จ

อธิบายด้วยเกณฑ์ความสำเร็จทั้งหมด (เงิน ผู้คน การยอมรับ) ยิ่งคุณอธิบายผลลัพธ์สุดท้ายมากเท่าใด แรงจูงใจก็จะยิ่งแข็งแกร่งขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่คุณต้องการดำเนินการบางอย่าง แต่ไม่มีเวลาสำหรับสิ่งนี้

ขั้นตอนที่ 2 หลักการ

อธิบายหลักการที่คุณจะปฏิบัติตามเมื่อคุณบรรลุเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น: "ฉันจะให้เสรีภาพในการดำเนินการแก่ผู้คนอย่างเต็มที่หากพวกเขา … (อยู่ภายในงบประมาณ ดำเนินโครงการให้เสร็จก่อนกำหนดเส้นตายที่กำหนด)" ถามตัวเองว่า: “การกระทำใดที่ขัดขวางกิจกรรมของฉันได้? ฉันจะป้องกันพวกเขาได้อย่างไร"

หลักการมีความชัดเจนและเป็นแนวทางที่เชื่อถือได้สำหรับการจัดการกิจกรรม

ขั้นตอนที่ 3 การระดมความคิด

ระดมสมองพร้อมๆ กับการจดความคิดต่างๆ ที่ผุดขึ้นมาในหัว

หลักการสำคัญของการระดมความคิด:

• อย่าตัดสิน;
• อย่าโต้แย้ง;
• อย่าประเมิน;
• อย่าวิพากษ์วิจารณ์
• คิดถึงปริมาณไม่ใช่คุณภาพ
• การวิเคราะห์และการจัดข้างเคียง

ขั้นตอนที่ 4. แผนโครงการในรูปแบบของรายการ

จัดระเบียบผลการระดมความคิดของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ เริ่มวางแผนในตอนท้ายและดำเนินการกลับไป ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการวางแผนและระบุขั้นตอนแรกสู่เป้าหมายของคุณ ตัวอย่างการวางแผนตั้งแต่ต้นจนจบ:

วัตถุประสงค์ (ผลลัพธ์ในอุดมคติ): ฉันสามารถพูดภาษาสเปนและเข้าใจผู้คน

ทำไมถึงเป็นอย่างนี้: ฉันต้องการสื่อสารโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมของนักแปลในระหว่างการเจรจาธุรกิจกับคู่ค้าชาวสเปนและสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างอิสระในขณะที่พักผ่อนในสเปน

ขั้นตอนสู่เป้าหมาย:

• หนึ่งก้าวก่อนจะบรรลุเป้าหมาย: ฉันพบเจ้าของภาษาสเปนคนหนึ่งและคุยกับเขาสัปดาห์ละสองครั้ง
• หนึ่งขั้นตอนก่อนหน้า: ฉันสอบผ่านการสอบวัดระดับความสามารถทางภาษา B1
• หนึ่งขั้นตอนก่อนหน้า: ฉันผ่านการทดสอบวัดระดับ A1
• หนึ่งขั้นตอนก่อนหน้านั้น: ฉันเรียนภาษาสเปนแปดครั้งในหนึ่งเดือนและทำการบ้านทั้งหมดของฉันเสร็จ
• หนึ่งขั้นตอนก่อนหน้านั้น: ฉันสมัครเรียนหลักสูตรภาษาสเปนและชำระค่าเรียนหนึ่งเดือน
• หนึ่งขั้นตอนก่อนหน้านี้: ฉันรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรภาษาสเปนและทำตารางเปรียบเทียบ
• ขั้นตอนแรก: ฉันได้วางแผนเวลาในปฏิทินเมื่อฉันรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรภาษาสเปน

เมื่อทีมทำงานหนึ่งงานและต้องการจัดระเบียบแผนทั้งหมดไว้ในที่เดียว การใช้แผนภูมิแกนต์จะสะดวกกว่า คอลัมน์แรกในนั้นคือขั้นตอนทางไปสู่เป้าหมายคอลัมน์ที่สองคือคอลัมน์ที่รับผิดชอบ นอกจากนี้จะมีคอลัมน์ที่มีช่วงเวลา เซลล์จะมีสถานะของขั้นตอนเฉพาะ เช่น "วางแผน", "อยู่ระหว่างดำเนินการ", "เสร็จสิ้น", "เลื่อน"

GTD และระบบการวางแผนตามธรรมชาติอาจดูน่ากลัว แต่เมื่อคุณปรับแต่งมันสำหรับตัวคุณเองและเริ่มใช้งานเป็นประจำ คุณจะรู้สึกว่าทุกอย่างง่ายกว่าที่เห็นในแวบแรก