GTD คืออะไรและทำงานอย่างไร

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

คำแนะนำเล็กๆ สำหรับผู้ที่เคยได้ยินเกี่ยวกับ GTD มาก่อน แต่ไม่รู้ว่าจะใช้เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานนี้อย่างไร

GTD คืออะไร?

GTD (Getting Things Done) เป็นระบบการทำงานที่มีประสิทธิผลและหนังสือชื่อเดียวกันโดยโค้ชธุรกิจ David Allen เป้าหมายหลักคือการมีเวลาทำสิ่งที่จำเป็น แต่ใช้เวลามากขึ้นกับสิ่งที่ทำให้คุณมีความสุข

การทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นมักถูกแปลเป็นภาษารัสเซียว่า "จัดการสิ่งต่างๆ ให้เรียบร้อย" แม้ว่าจะ "ทำให้สิ่งต่างๆ จบลง" จะแม่นยำกว่าก็ตาม เห็นด้วย สำคัญกว่าที่จะไม่ยัดงานลงในรายการ แต่ต้องทำให้เสร็จ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องสร้างรายการ กำหนดลำดับความสำคัญ และสร้างกำหนดการ

และทำไมจึงจำเป็น?

การทำงานบนหลักการของ GTD จะทำให้คุณจัดการเรื่องต่างๆ ได้ง่ายขึ้น ท้ายที่สุด ข้อได้เปรียบหลักของเทคนิคนี้คือข้อมูลเกี่ยวกับงานทั้งหมดของคุณจะถูกรวมไว้ในที่เดียว เพื่อให้คุณสามารถย้ายจากกรณีหนึ่งไปยังอีกกรณีหนึ่งได้โดยไม่ลังเล

ความแตกต่างระหว่าง GTD และรายการสิ่งที่ต้องทำคืออะไร?

ในรายการ เรามักจะบันทึกเฉพาะงานที่สำคัญที่สุด และเราจะไม่จดงานย่อยที่มีนัยสำคัญน้อยกว่า และเปล่าประโยชน์ มันเลื่อนไปมาในหัวคุณ ดึงคุณออกจากงาน และประสิทธิภาพของคุณลดลง หลักการสำคัญประการหนึ่งของ GTD คือการจับภาพทุกอย่างได้อย่างสมบูรณ์ เพื่อให้คุณสามารถปลดปล่อยสมองของคุณและใช้ทรัพยากรทั้งหมดในการทำงาน

ระบบนี้เหมาะกับฉันไหม

GTD เกี่ยวข้องกับผู้คนในอาชีพ อายุ และสถานะทางสังคมที่แตกต่างกัน David Allen ผู้กำหนดหลักการของระบบ จัดหลักสูตรสำหรับนักบินอวกาศ ISS นักดนตรีร็อค และผู้บริหารของบริษัทขนาดใหญ่

ดังที่ David Allen กล่าวในการให้สัมภาษณ์กับ Lifehacker ระบบสามารถมีประสิทธิภาพเท่าเทียมกันหรือไร้ประโยชน์เท่าเทียมกันสำหรับทั้งวัยรุ่นและ CEO ของบริษัทขนาดใหญ่ คุณต้องมีความคิดที่ชัดเจน รักที่จะทำการจัดระบบและวางแผน

เอาล่ะคุณต้องทำอะไรกันแน่?

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดในระบบ GTD แต่มีหลักการทำงานพื้นฐาน:

1. รวบรวมข้อมูลและบันทึกทุกอย่าง จดงาน ความคิด งานซ้ำ ๆ ในสมุดบันทึกหรือแอพ ในกรณีนี้ รายการควรจะอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณเสมอ ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถพูดว่า: "ฉันจะเพิ่มในภายหลัง" แม้แต่สิ่งที่เล็กที่สุดและไม่มีนัยสำคัญที่สุดก็ต้องเขียนลงหากคุณไม่ได้ทำในตอนนี้
2. เขียนคำอธิบาย ไม่ควรมีงานเช่น "เตรียมตัวสำหรับวันหยุด" แยกคดีใหญ่ออกเป็นการดำเนินการที่เป็นไปได้เฉพาะ (ส่งเอกสารดังกล่าวไปที่ศูนย์วีซ่า ซื้อผ้าเช็ดตัวและแว่นกันแดด ดาวน์โหลดแผนที่ไปยังโทรศัพท์ของคุณ) ด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำตามปกติ เราใช้เวลาในการถอดรหัสมากกว่าการทำให้เสร็จ และใช่ ถ้าคุณสามารถมอบหมายได้ ให้มอบหมาย
3. จัดลำดับความสำคัญ สำหรับแต่ละรายการในรายการ ให้ระบุวันที่และวันที่ครบกำหนด เพิ่มการเตือนความจำหากจำเป็น อันที่จริง วิธีนี้ใช้ได้กับทั้งรายการและปฏิทิน ในขั้นตอนนี้ คุณควรมั่นใจว่าคุณจะไม่ลืมอะไรอย่างแน่นอน
4. อัพเดทรายการของคุณ รายการสิ่งที่ต้องทำกลายเป็นสิ่งที่ล้าสมัยอย่างรวดเร็ว: บางสิ่งสูญเสียความเกี่ยวข้อง บางสิ่งจะถูกส่งต่อไปยังอนาคต ระบบควรทำงานให้คุณ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายการการดำเนินการเฉพาะอยู่เสมอ เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้โดยไม่ชักช้า
5. เริ่มปฏิบัติ. เมื่อทุกอย่างถูกจัดระเบียบแล้ว คุณสามารถเริ่มดำเนินการตามแผนของคุณได้ เลือกกรณีและปัญหาจากหมวดหมู่ที่คุณต้องการ ดูสิ่งที่คุณต้องทำโดยเฉพาะ และไปต่อ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถดำเนินโครงการขนาดใหญ่ได้

จำเป็นต้องบันทึกทุกสิ่งในรายการเดียวหรือไม่?

ไม่ ควรเขียนหลายๆ อย่างแต่เก็บไว้ในที่เดียว ตัวอย่างเช่น เก็บรายการสองสามรายการสำหรับแต่ละโครงการงาน รายการสิ่งที่ต้องทำ รายการสิ่งที่ต้องทำ รายการสิ่งที่ต้องทำ รายการแนวคิด และโครงการที่เป็นไปได้ในอนาคต - สิ่งที่คุณจินตนาการได้

มีเครื่องมือพิเศษอะไรไหม?

จากแอปพลิเคชันและบริการเว็บ Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, สมุดโน้ตหรือไฟล์ทั่วไปใน Google เอกสารจะทำได้ หากคุณคุ้นเคยกับการจดบันทึกบนกระดาษ คุณสามารถใช้มันได้

มีพัดลมระบบไฟล์ หนึ่งโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันถูกสร้างขึ้นบนเดสก์ท็อป มีการสร้างโฟลเดอร์เฉพาะหลายโฟลเดอร์ และแต่ละโฟลเดอร์มีรายการที่เกี่ยวข้องและวัสดุที่จำเป็น

โดยทั่วไป เลือกสิ่งที่สะดวกสำหรับคุณ

ข้อกำหนดหลัก: เครื่องมือควรอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณเสมอ เพื่อให้คุณสามารถถ่ายโอนงานจากหัวของคุณไปยังกระดาษหรือไปยังแอปพลิเคชัน ตัวอย่างเช่น เมื่อเจ้านายของคุณเข้ามาหาคุณและมอบหมายงานใหม่ และขณะนี้คุณกำลังทำงานอย่างอื่น

คุณจะได้รับคุณค่ามากขึ้นจาก GTD ได้อย่างไร?

ระบบการผลิตใด ๆ จะไม่ทำงานหากใช้อย่างสุ่มสี่สุ่มห้า เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด ปรับแต่งตามที่คุณต้องการ แล้วทุกอย่างจะออกมาดี

และใช่ ไม่มีระบบใดที่สามารถทำทุกอย่างให้คุณได้ ดังนั้นอย่าไปยุ่งกับการทำรายการมากเกินไป อย่าลืมลงมือทำ GTD เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณกำจัดความเครียดและไม่ลืมอะไร แต่วิธีการใช้เวลาของคุณนั้นขึ้นอยู่กับคุณ

ต้องลอง มีอะไรให้อ่านอีกในหัวข้อนี้?

แน่นอน หนังสือของ David Allen: ช่วยให้ทั้งผู้เริ่มต้นและผู้มีประสบการณ์สัมผัสปรัชญาของ GTD นำไปใช้ในการทำงานและชีวิตส่วนตัว เรียนรู้วิธีการใช้งานจริง

• “วิธีจัดของให้เป็นระเบียบ ศิลปะแห่งการผลิตที่ปราศจากความเครียด”
• “วิธีจัดของให้เป็นระเบียบ หลักการใช้ชีวิตที่เติมเต็มและปราศจากความเครียด”
• “วิธีจัดของให้เป็นระเบียบอย่างรวดเร็ว 52 หลักการของประสิทธิภาพที่ปราศจากความเครียด”.

และสุดท้าย ในการอ้างคำพูดที่ถูกต้องมากของ David Allen:

จิตใจของคุณมีไว้เพื่อสร้างความคิด ไม่ใช่เพื่อเก็บไว้

ดังนั้น ใช้ GTD คิดไอเดียดีๆ และทำให้เป็นจริง