วิธีใช้งานระบบ GTD ให้ดียิ่งขึ้น

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

นักเขียนและบล็อกเกอร์ Leo Babauta อธิบายวิธีวางแผนและกำจัดทุกสิ่งที่ขัดขวางไม่ให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุใดจึงต้องมีระบบนี้

Getting Things Done (GTD) เป็นระบบที่รู้จักกันดีสำหรับการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จโดย David Allen เมื่อใช้งานข้อมูลที่เข้ามาทั้งหมดจะถูกบันทึกและแบ่งออกเป็นรายการ เป้าหมายคือการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จโดยใช้เวลามากขึ้นกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

ด้วยระบบ GTD คุณสามารถประสบความสำเร็จอย่างมาก นี่เป็นเพียงบางส่วน:

• คุณจัดการงานจำนวนมาก
• คุณมีความมั่นใจในตัวเองมากขึ้น
• คุณผัดวันประกันพรุ่งน้อยลงและฟุ้งซ่านน้อยลง
• พวกเขาเชื่อใจคุณมากขึ้น: คนอื่นรู้ว่าคุณนำทุกสิ่งไปสู่จุดจบเสมอ
• คุณได้รับเชิญให้ทำงานบ่อยขึ้นเนื่องจากมีความต้องการแนวทางทางธุรกิจที่มั่นคง
• คุณเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น - คุณตระหนักว่าสิ่งที่สำคัญจริงๆ สำหรับคุณ คุณกลายเป็นคนอยากรู้อยากเห็น คุณเริ่มเรียนรู้ สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับผู้คน และกำจัดรูปแบบการรับรู้แบบเก่าที่ขัดขวางคุณ
• คุณมีรายได้มากขึ้น
• คุณสามารถสร้างการเริ่มต้นที่ประสบความสำเร็จหรือสร้างบริษัทที่ยิ่งใหญ่ได้
• คุณสามารถแบ่งปันความคิดของคุณ - ในหนังสือ บล็อก หรือการบรรยาย

แต่เพื่อให้ได้ประโยชน์ทั้งหมดเหล่านี้ คุณต้องเข้าใจวิธีใช้ระบบอย่างมีประสิทธิภาพและค้นหาว่าอะไรคือการป้องกัน Leo Babauta นักเขียนและผู้เขียนบล็อกยอดนิยมของ Zen Habits ได้อธิบายถึงสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อสิ่งนี้

วิธีใช้งานระบบ GTD ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ค้นหาสิ่งที่ขัดขวางไม่ให้คุณมีประสิทธิผล

นิสัยชอบผัดวันประกันพรุ่ง คุณลังเลที่จะเข้าหางานเพราะความซับซ้อน: ไม่ว่าคุณจะรู้สึกว่าคุณจะไม่สามารถรับมือกับมันได้ หรือคุณไม่เข้าใจมันเลย นี่คือการผัดวันประกันพรุ่ง

นิสัยชอบฟุ้งซ่าน คุณเริ่มต้นได้สำเร็จ แต่คุณสลับไปใช้งานอื่นทันที ความสงสัยและความไม่แน่นอนแบบเดียวกันทั้งหมดทำให้คุณเลื่อนออกไปเพื่อออกกำลังกายที่ง่ายกว่าหรือเพียงแค่เริ่มฆ่าเวลา การเปลี่ยนอย่างต่อเนื่องนี้นำไปสู่การสูญเสียสมาธิ ในขณะเดียวกัน ดูเหมือนว่าคุณจะยุ่งไม่รู้จบ

ความสมบูรณ์แบบ คุณไม่สามารถลงไปทำงานเป็นเวลานานเพราะตอนนี้ไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมสำหรับสิ่งนั้น หรือคุณเลื่อนการทำเสร็จเพราะมันไม่สมบูรณ์แบบ

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการเริ่มต้นบล็อก แต่คุณทำไม่ได้ เพราะจนกว่าคุณจะพบแพลตฟอร์มและธีมที่สมบูรณ์แบบสำหรับบล็อก แสดงว่าคุณไม่มีเวลาว่างเพียงพอและยังไม่มีรายการแนวคิดดีๆ หรือคุณเขียนบทความและไม่เผยแพร่เพราะเนื้อหายังต้องได้รับการสรุป - อันที่จริงคุณไม่กล้า

สิ่งแวดล้อม. ผู้คนทำลายแผนของคุณ ไม่ทำอะไรตรงเวลา ทำให้ทุกอย่างซับซ้อน สปอยล์ บ่นและสร้างความรำคาญ และการพึ่งพาผู้อื่นบางครั้งก็เป็นการยากที่จะบรรลุเป้าหมาย บ่อยครั้ง นี่เป็นเพียงข้อแก้ตัวสำหรับตัวคุณเอง

สิ่งรบกวนสมาธิ เหล่านี้คือผู้คน เหตุการณ์ใดๆ ปัญหา พวกเขารบกวนการทำงานของคุณ สิ่งที่คุณควบคุมได้ บางอย่างที่คุณควบคุมไม่ได้

ความเหนื่อยล้า. คุณเหนื่อย หิว เหนื่อย สับสน หรือเบื่อ ปัญหาเช่นนี้ขัดขวางสมาธิและทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

ในกรณีนี้ คุณเพียงแค่ต้องเติมพลัง: งีบ เดินเล่น ทำสมาธิ

หรือทำงานที่ไม่ต้องการพลังงานมาก: จัดเรียงอีเมลของคุณ ทำกิจวัตรการดูแลระบบ หากสังเกตพบความเหนื่อยล้าเป็นเวลานาน ให้ทบทวนอาหารและการนอนหลับของคุณ

ความกลัว ความสงสัย ความรู้สึกหมดหนทาง และความสงสัยในตนเอง พวกเขาเป็นหัวใจของอุปสรรคส่วนใหญ่ที่กล่าวถึงข้างต้น

กำหนดสิ่งที่คุณขาดหายไปในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คะแนนที่เลือกจะเป็นแนวทางแก้ไขปัญหาที่กล่าวถึงข้างต้น

ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญ คุณสามารถประสบความสำเร็จได้หากคุณอุทิศเวลาส่วนใหญ่ให้กับงานที่สำคัญ เมื่อคุณยุ่งอยู่กับกิจกรรมที่ไม่จำเป็นหรือสลับไปมาระหว่างกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง คุณจะมีประสิทธิภาพน้อยลง คุณต้องเลือกปัญหาสำคัญหนึ่งปัญหาและมุ่งความสนใจไปที่มันเท่านั้น

คุณจะได้เรียนรู้ที่จะระบุงานและโครงการต่างๆ ที่มีคุณค่าต่อคุณอย่างค่อยเป็นค่อยไป การตอบกลับข้อความสำคัญกว่าการเขียนบทความหรือไม่ อะไรจะเป็นประโยชน์ต่ออาชีพการงาน ความสุข สุขภาพมากกว่ากัน?

ความสามารถในการเริ่มต้นธุรกิจอย่างถูกต้อง เป็นแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่งซึ่งเป็นหนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยและเจ็บปวดที่สุดที่ขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย ดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำภารกิจให้สำเร็จคือการเริ่มต้น

เน้นที่ขั้นตอนแรก ที่เล็กที่สุด ให้เล็กที่สุด สร้างสภาพแวดล้อมที่ช่วยให้เริ่มต้นได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อลีโอเองต้องการพัฒนานิสัยการวิ่ง เขาจะเน้นเฉพาะการสวมรองเท้าผ้าใบและออกจากบ้านเท่านั้น

งานวิ่ง. วิธีนี้จะช่วยให้คุณรับมือกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการรบกวนสมาธิ เทคนิคนี้เรียกอีกอย่างว่า Pomodoro มันขึ้นอยู่กับการแบ่งงานออกเป็นช่วงเวลาสั้น ๆ 15-25 นาที (การวิ่งเร็ว) ในระหว่างนั้นคุณต้องมีสมาธิกับงานเดียวเท่านั้นโดยไม่ฟุ้งซ่านจากสิ่งอื่น

ตามด้วยช่วงพักสั้นๆ หลังจากนั้นคุณจะเริ่มวิ่งใหม่ หากคุณไม่เคยใช้วิธีนี้มาก่อน คุณสามารถจัดเรียงส่วนการทำงานดังกล่าวได้สองส่วนต่อวัน และหลังจากนั้นหนึ่งสัปดาห์ ให้เริ่มค่อยๆ เพิ่มจำนวนขึ้นทีละส่วน

การจัดการรายการงาน ช่วยให้มีสมาธิและรับมือกับทุกสิ่งที่วางแผนไว้ แต่พยายามอย่าซับซ้อนเกินไป หาโปรแกรมวางแผนง่ายๆ เขียนทุกอย่างที่คุณต้องทำในอนาคตอันใกล้ และในแต่ละวันเลือกว่าคุณจะเน้นงานอะไรในวันนี้

จัดกำหนดการงานสำคัญสามงานและงานย่อยสามงานสำหรับวันนั้น - ตัวเลขนี้อาจเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับระยะเวลาของวันทำงาน ความซับซ้อนของงาน และความเร็วของงานที่ทำเสร็จ

ความสามารถในการยอมรับความผิดพลาด ความสมบูรณ์แบบเป็นอุปสรรคในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ ดังนั้น อย่ากังวลกับความสมบูรณ์แบบของงานมากเท่ากับความสมบูรณ์ของงาน ยึดกฎ "หมัดแรกหมัด" ของนักเขียนแอน ลามอตต์

เธอเชื่อมั่นว่าวิธีเดียวที่จะเริ่มต้นเขียนได้ดี (และเริ่มเขียนได้เลย) คือการร่างแบบร่างที่อ่อนแอและไร้ประโยชน์ ซักพักคุณจะกลับไปที่ผลลัพธ์และขัดมัน

ทำงานในโหมดความไม่แน่นอน ความกลัวและความยากลำบากมักจะหลอกหลอนคุณ ดังนั้นจึงมีประโยชน์มากที่จะเรียนรู้วิธีการทำงานในสภาวะที่ไม่แน่นอนนี้: ควบคุมตัวเองไม่ให้ปิดบังจากงานและประสบการณ์ภายในและไม่บ่น

เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ทุกครั้งที่คุณสังเกตเห็นสิ่งนี้อยู่เบื้องหลัง ให้วางทุกอย่างไว้ข้าง ๆ และพยายามรู้สึกถึงสถานะของคุณ ยอมรับมัน. ให้ความสนใจกับความรู้สึกทางกายภาพของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ปลอดภัยและไม่สบายใจ เรียนรู้ที่จะชื่นชมช่วงเวลาที่เป็นอยู่

ความสามารถในการมองเห็นภาพใหญ่ เป็นเรื่องหนึ่งที่จะต้องจดจ่ออยู่กับงานเดียวอย่างสมบูรณ์ และเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่สามารถมองสถานการณ์โดยรวมได้ การวิเคราะห์สถานการณ์ทั่วไปควรทำในตอนเช้าและตอนเย็น รวมทั้งสองสามครั้งในระหว่างวัน ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องปรับแผนปฏิบัติการ

บางครั้งเราทุกคนฟุ้งซ่าน ถูกขัดจังหวะ และต้องเผชิญกับปัญหาที่คาดไม่ถึง เพื่อให้เกิดประสิทธิผล คุณต้องเรียนรู้ที่จะเปลี่ยนโฟกัสเมื่อจำเป็น

ความสามารถในการรับผิดชอบ ประการแรก หมายถึงไม่โทษผู้อื่นสำหรับปัญหาทั้งหมดที่คุณเผชิญในการบรรลุเป้าหมายของคุณ รับผิดชอบส่วนงานของคุณอย่างเต็มที่

เป็นผู้นำ - แสดงความคิดริเริ่ม ติดตามความสำเร็จของทั้งทีม แม้ว่าคุณจะเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาที่เรียบง่าย

เปิดการสื่อสาร เพื่อให้ทุกคนเข้าใจถึงความรับผิดชอบและขอบเขตของตนอย่างชัดเจน ตลอดจนผลที่ตามมาของการไม่ปฏิบัติตาม ซึ่งจะช่วยสร้างโครงสร้างที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถทำงานได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น พยายามปฏิบัติต่อผู้คนอย่างจริงใจและคิดบวก แม้ว่าจะมีข้อบกพร่องทั้งหมดก็ตาม

ความสามารถในการวางแผน งานมากมายในไดอารี่ไม่ได้ช่วยให้บรรลุเป้าหมายแต่อย่างใด วิธีที่ดีที่สุดคือสร้างรายการโดยตอบคำถามง่ายๆ แทน เริ่มต้นวันใหม่เพื่อทำงานสำคัญให้เสร็จลุล่วงได้อย่างไร วิ่งอย่างไรไม่ให้ใครมากวนใจคุณ? คุณต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง? ควรรับจดหมายของคุณเมื่อใด ฉันควรกำหนดเวลาการประชุมกี่โมง คุณจะให้คะแนนวันของคุณอย่างไร?

คำตอบจะช่วยคุณวางแผนวันของคุณ อย่าพยายามให้มันสมบูรณ์แบบ การวิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปคุณจะพบตัวเลือกที่ดีที่สุด

จะเริ่มการปรับปรุงที่ไหน

วางแผนง่ายๆ. ไม่จำเป็นต้องพยายามฝึกฝนทักษะที่ขาดหายไปทั้งหมดในคราวเดียว สำหรับผู้เริ่มต้น คุณควรเน้นที่สี่ข้อแรกที่คุณจะฝึกฝนเป็นประจำทุกวัน:

• จัดลำดับความสำคัญและกำหนดงานสำหรับวัน
• งานวิ่ง.
• การทำสมาธิ - เมื่อคุณรู้สึกกลัว ไม่แน่ใจ หรือรู้สึกไม่มั่นคง
• การวิเคราะห์เมื่อสิ้นสุดวันและการแก้ไขแผน

สังเกตว่าคุณจะทำอะไรและอย่างไร แสดงแผนผลลัพธ์ให้คนที่คุณรู้จักและรายงานกลับมาทุกวันเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ สัญญาทุกสัปดาห์เพื่อแบ่งปันความสำเร็จ ความท้าทาย และวิธีที่คุณจะเตรียมตัวสำหรับการเริ่มต้นช่วงเวลาเจ็ดวันใหม่

ใช้เวลา 10 นาทีทุกเย็นเพื่อทบทวนว่าแต่ละวันของคุณเป็นอย่างไร และคุณทำคะแนนทั้งหมดในแผนสำเร็จหรือไม่ เขียนสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งที่ป้องกัน วิธีที่คุณสามารถเร่งการเคลื่อนไหวไปข้างหน้า

เมื่อเวลาผ่านไป การวิ่ง การทำสมาธิ และทักษะอื่นๆ จะง่ายขึ้นสำหรับคุณ จากนั้นเริ่มเรียนรู้วิธีใหม่ๆ และมีประสิทธิภาพในขณะที่คุณค่อยๆ ปรับปรุงระบบของคุณ สิ่งสำคัญคือการจำที่จะฝึกฝน