เคล็ดลับง่ายๆ 12 ข้อในการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จเร็วขึ้นใน Excel

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-13 03:09

วิธีเพิ่มข้อมูล สร้างตารางอัจฉริยะ หรือบันทึกไฟล์ที่ยังไม่ได้บันทึกอย่างรวดเร็ว

1. เพิ่มข้อมูลใหม่อย่างรวดเร็วในแผนภูมิ

หากข้อมูลใหม่ปรากฏขึ้นบนแผ่นงานสำหรับไดอะแกรมที่ลงจุด ซึ่งจำเป็นต้องเพิ่ม คุณสามารถเลือกช่วงที่มีข้อมูลใหม่ คัดลอก (Ctrl + C) แล้ววางลงในไดอะแกรมโดยตรง (Ctrl + V)

2. เติมแฟลช

สมมติว่าคุณมีรายชื่อเต็ม (Ivanov Ivan Ivanovich) ซึ่งคุณต้องเปลี่ยนเป็นชื่อย่อ (Ivanov I. I.) ในการทำเช่นนี้ คุณเพียงแค่เริ่มเขียนข้อความที่ต้องการในคอลัมน์ที่อยู่ติดกันด้วยมือ ในบรรทัดที่สองหรือสาม Excel จะพยายามคาดเดาการกระทำของเราและดำเนินการประมวลผลเพิ่มเติมโดยอัตโนมัติ สิ่งที่คุณต้องทำคือกดปุ่ม Enter เพื่อยืนยัน และชื่อทั้งหมดจะถูกแปลงทันที ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถแยกชื่อจากอีเมล ชื่อกาวจากส่วนย่อย และอื่นๆ

3. คัดลอกโดยไม่ทำลายรูปแบบ

คุณน่าจะรู้จักเครื่องหมายเติมข้อความอัตโนมัติแบบมหัศจรรย์ นี่คือกากบาทสีดำบาง ๆ ที่มุมล่างขวาของเซลล์ ซึ่งคุณสามารถคัดลอกเนื้อหาของเซลล์หรือสูตรไปยังหลาย ๆ เซลล์พร้อมกันได้ อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างที่ไม่พึงประสงค์อย่างหนึ่ง: การคัดลอกดังกล่าวมักจะละเมิดการออกแบบตาราง เนื่องจากไม่เพียงแต่คัดลอกสูตรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบเซลล์ด้วย นี้สามารถหลีกเลี่ยง ทันทีหลังจากดึงกากบาทสีดำ ให้คลิกที่สมาร์ทแท็ก - ไอคอนพิเศษที่ปรากฏขึ้นที่มุมล่างขวาของพื้นที่ที่คัดลอก

หากคุณเลือกตัวเลือกเติมโดยไม่ต้องจัดรูปแบบ Excel จะคัดลอกสูตรของคุณโดยไม่มีการจัดรูปแบบและจะไม่ทำให้เค้าโครงเสียหาย

4. การแสดงข้อมูลจากสเปรดชีต Excel บนแผนที่

ใน Excel คุณสามารถแสดงข้อมูลทางภูมิศาสตร์ของคุณบนแผนที่แบบโต้ตอบได้อย่างรวดเร็ว เช่น การขายตามเมือง ในการดำเนินการนี้ ให้ไปที่ Office Store บนแท็บ แทรก และติดตั้งปลั๊กอิน Bing Maps จากที่นั่น สามารถทำได้จากเว็บไซต์โดยคลิกที่ปุ่ม Get It Now

หลังจากเพิ่มโมดูลแล้ว คุณสามารถเลือกได้จากรายการดรอปดาวน์ "แอปของฉัน" บนแท็บ "แทรก" และวางไว้บนเวิร์กชีตของคุณ ยังคงต้องเลือกเซลล์ของคุณที่มีข้อมูลและคลิกที่ปุ่มแสดงตำแหน่งในโมดูลแผนที่เพื่อดูข้อมูลของเรา หากต้องการ ในการตั้งค่าปลั๊กอิน คุณสามารถเลือกประเภทของแผนภูมิและสีที่จะแสดงได้

5. ข้ามไปยังแผ่นงานที่ต้องการอย่างรวดเร็ว

หากจำนวนแผ่นงานในไฟล์เกิน 10 จะนำทางได้ยาก คลิกขวาที่ปุ่มเลื่อนของแท็บแผ่นงานใดๆ ที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ สารบัญจะปรากฏขึ้น และคุณสามารถข้ามไปยังแผ่นงานที่ต้องการได้ทันที

6. แปลงแถวเป็นคอลัมน์และในทางกลับกัน

หากคุณเคยต้องย้ายเซลล์จากแถวหนึ่งไปอีกคอลัมน์หนึ่งด้วยมือ คุณจะประทับใจกับเคล็ดลับต่อไปนี้:

1. เน้นช่วง
2. คัดลอก (Ctrl + C) หรือโดยคลิกที่ปุ่มเมาส์ขวาเลือก "คัดลอก" (คัดลอก)
3. คลิกขวาที่เซลล์ที่คุณต้องการวางข้อมูล และเลือกหนึ่งในตัวเลือก วางแบบพิเศษ จากเมนูบริบท - ไอคอนสลับเปลี่ยนตำแหน่ง Excel เวอร์ชันเก่าไม่มีไอคอนนี้ แต่คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยใช้การวางแบบพิเศษ (Ctrl + Alt + V) แล้วเลือกตัวเลือก Transpose

7. รายการแบบหล่นลงในเซลล์

หากในเซลล์ใด ๆ ควรป้อนค่าที่กำหนดไว้อย่างเข้มงวดจากชุดที่อนุญาต (เช่น เฉพาะ "ใช่" และ "ไม่ใช่" หรือจากรายชื่อแผนกของบริษัทเป็นต้น) ก็สามารถจัดระเบียบได้อย่างง่ายดายโดยใช้ รายการแบบหล่นลง

1. เลือกเซลล์ (หรือช่วงของเซลล์) ที่ควรมีข้อจำกัดดังกล่าว
2. คลิกปุ่ม "การตรวจสอบ" บนแท็บ "ข้อมูล" (ข้อมูล → การตรวจสอบความถูกต้อง)
3. ในรายการแบบหล่นลง "ประเภท" (อนุญาต) เลือกตัวเลือก "รายการ" (รายการ)
4. ในฟิลด์ "แหล่งที่มา" ให้ระบุช่วงที่มีตัวแปรอ้างอิงขององค์ประกอบ ซึ่งจะหลุดออกมาในภายหลังเมื่อพิมพ์

8. โต๊ะอัจฉริยะ

หากคุณเลือกช่วงที่มีข้อมูลและบนแท็บ "หน้าแรก" ให้คลิก "จัดรูปแบบเป็นตาราง" (หน้าแรก → จัดรูปแบบเป็นตาราง) รายการของเราจะถูกแปลงเป็นตารางอัจฉริยะที่สามารถทำสิ่งที่มีประโยชน์มากมาย:

1. ยืดออกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มแถวหรือคอลัมน์ใหม่
2. สูตรที่ป้อนจะถูกคัดลอกไปยังทั้งคอลัมน์โดยอัตโนมัติ
3. ส่วนหัวของตารางดังกล่าวได้รับการแก้ไขโดยอัตโนมัติเมื่อเลื่อน และมีปุ่มตัวกรองสำหรับการกรองและการเรียงลำดับ
4. บนแท็บ "การออกแบบ" ที่ปรากฏในตารางคุณสามารถเพิ่มแถวของผลรวมด้วยการคำนวณอัตโนมัติ

9. เส้นแบบประกายไฟ

เส้นแบบประกายไฟเป็นแผนภูมิขนาดเล็กที่วาดขึ้นในเซลล์ซึ่งแสดงภาพไดนามิกของข้อมูลของเรา เมื่อต้องการสร้าง ให้คลิกปุ่ม เส้น หรือ คอลัมน์ ในกลุ่ม เส้นแบบประกายไฟ บนแท็บ แทรก ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ระบุช่วงด้วยข้อมูลตัวเลขดั้งเดิมและเซลล์ที่คุณต้องการแสดงเส้นแบบประกายไฟ

หลังจากคลิกที่ปุ่ม "ตกลง" Microsoft Excel จะสร้างในเซลล์ที่ระบุ บนแท็บ "การออกแบบ" ที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถปรับแต่งสี ประเภท เปิดใช้งานการแสดงค่าต่ำสุดและสูงสุด และอื่นๆ ได้

10. กู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึก

ลองนึกภาพ: คุณปิดรายงานที่คุณเล่นในช่วงครึ่งหลังของวัน และในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น "บันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์หรือไม่" จู่ๆ คุณก็กด "ไม่" ด้วยเหตุผลบางอย่าง สำนักงานประกาศเสียงกรีดร้องที่บีบหัวใจของคุณ แต่มันสายเกินไป: งานไม่กี่ชั่วโมงที่ผ่านมาต้องเสียไป

ในความเป็นจริงมีโอกาสที่จะแก้ไขสถานการณ์ หากคุณมี Excel 2010 ให้คลิกที่ "ไฟล์" → "ล่าสุด" (ไฟล์ → ล่าสุด) และค้นหาปุ่ม "กู้คืนเวิร์กบุ๊กที่ไม่ได้บันทึก" ที่มุมล่างขวาของหน้าจอ

ใน Excel 2013 เส้นทางจะแตกต่างกันเล็กน้อย: ไฟล์ → รายละเอียด → การควบคุมเวอร์ชัน → ไฟล์ - คุณสมบัติ - กู้คืนเวิร์กบุ๊กที่ไม่ได้บันทึก

ใน Excel เวอร์ชันต่อมา ให้เปิดไฟล์ → ข้อมูล → การจัดการเวิร์กบุ๊ก

โฟลเดอร์พิเศษจากส่วนลึกของ Microsoft Office จะเปิดขึ้นโดยที่สำเนาชั่วคราวของหนังสือที่สร้างหรือแก้ไขทั้งหมด แต่หนังสือที่ไม่ได้บันทึกจะถูกบันทึกไว้ในกรณีดังกล่าว

11. การเปรียบเทียบช่วงสองช่วงสำหรับความแตกต่างและความบังเอิญ

บางครั้งเมื่อทำงานใน Excel คุณต้องเปรียบเทียบสองรายการและค้นหารายการที่เหมือนกันหรือต่างกันอย่างรวดเร็ว วิธีนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วและใช้งานง่ายที่สุด:

1. เลือกทั้งสองคอลัมน์ที่เปรียบเทียบ (กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้)
2. เลือกแท็บ หน้าแรก → การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข → เน้นกฎของเซลล์ → ค่าที่ซ้ำกัน
3. เลือกตัวเลือกที่ไม่ซ้ำจากรายการดรอปดาวน์

12. การเลือก (การปรับ) ผลการคำนวณสำหรับค่าที่ต้องการ

คุณเคยปรับแต่งค่าอินพุตในการคำนวณ Excel เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการหรือไม่? ในช่วงเวลาดังกล่าว คุณรู้สึกเหมือนเป็นทหารปืนใหญ่ที่ช่ำชอง: "อันเดอร์ชูต - โอเวอร์ไฟลต์" ซ้ำสองโหล - และนี่แหล่ะ การโจมตีที่รอคอยมานาน!

Microsoft Excel ช่วยคุณได้ รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกปุ่ม "เกิดอะไรขึ้นถ้า" บนแท็บ "ข้อมูล" และเลือกคำสั่ง "การเลือกพารามิเตอร์" (แทรก → การวิเคราะห์เกิดอะไรขึ้นถ้า → ค้นหาเป้าหมาย) ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้ระบุเซลล์ที่คุณต้องการเลือกค่าที่ต้องการ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และเซลล์อินพุตที่ควรเปลี่ยน หลังจากคลิกที่ "ตกลง" Excel จะดำเนินการได้ถึง 100 "ช็อต" เพื่อค้นหาผลรวมที่ต้องการด้วยความแม่นยำ 0, 001