วิธีหลีกหนีจาก "งานประจำ" และจัดการงานเชิงกลยุทธ์ในที่สุด

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

"ใครถ้าไม่ใช่ฉัน" - ความคิดทั่วไปที่ดึงคุณเข้าสู่กิจวัตรประจำวัน การเตรียมตัวที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณมีเวลาสำหรับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

การจัดการเหตุการณ์ปัจจุบันขององค์กรหรือการจัดการการปฏิบัติงานเป็นส่วนที่จำเป็นของงานโครงการ ซึ่งรวมถึง ตัวอย่างเช่น การโต้ตอบรายวันกับผู้ใต้บังคับบัญชาหรือการตอบสนองทันทีต่องานที่เข้ามาทั้งหมด แต่สิ่งนี้นำมาซึ่งประโยชน์ที่แท้จริงก็ต่อเมื่องานถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของกลยุทธ์ที่รอบคอบและได้รับการอนุมัติซึ่งเจ้าขององค์กรควรทำ มิฉะนั้นจะเป็นกระบวนการที่ไม่มีที่สิ้นสุดและวุ่นวายซึ่งใช้ทรัพยากรทั้งหมด

ในหนังสือเรียนเกี่ยวกับกิจกรรมการจัดการใด ๆ จะมีการเขียนวิธีการจัดระเบียบงานอย่างเหมาะสม: ออกแบบ นำไปใช้ และมอบหมายระบบการจัดการการปฏิบัติงานของบริษัทให้กับผู้บริหารระดับสูง แต่ในทางปฏิบัติ ทุกอย่างกลับกลายเป็นว่าซับซ้อนกว่ามาก ก่อนที่จะแนะนำระบบการจัดการใหม่ การสร้างเงื่อนไขที่จำเป็นเป็นสิ่งสำคัญ

พนักงานรถไฟ

เพื่อหนีจาก "งานประจำ" จะต้องได้รับมอบหมายงาน และต้องทำเพื่อไม่ให้ถูกควบคุมโดยฟุ้งซ่านตลอดเวลา

เพื่อให้บริษัทเจริญรุ่งเรืองและเจ้าของสามารถมีส่วนร่วมในงานเชิงกลยุทธ์ ทีมงานต้องมีผู้นำเชิงรุกและผู้ปฏิบัติงานที่มีมโนธรรม

มีระบบการจัดประเภทพนักงานจำนวนมาก แต่ทั้งหมดนั้นไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง พิจารณาว่าผู้ที่มีแรงจูงใจและความสนใจควรทำงานในบริษัทไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ดังนั้นในขั้นตอนนี้ การประเมินบุคลากรคุณภาพสูงจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก วิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหานี้คือวิธีที่เกณฑ์หลักคือประสิทธิภาพ ไม่ใช่ความสามารถ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้วิธี "360 องศา" ซึ่งเป็นการประเมินพนักงานโดยเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บริหาร ลูกค้า และตัวเขาเอง

จะทำอย่างไรกับผู้ที่พิสูจน์แล้วว่าเป็นพนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ? อันดับแรก เราจะพยายาม "แก้ไข" พวกเขา นั่นคือ เพื่อจูงใจพวกเขา ที่นี่คุณต้องระบุผู้ที่ได้รับแรงบันดาลใจจากความสำเร็จ: พวกเขาจะทำงานได้ดีขึ้นหากพวกเขาได้รับรางวัล แต่ผู้ที่มีแรงจูงใจจากการลงโทษและผู้ที่ไม่ตอบสนองต่อการกระตุ้นเลย (แย่กว่านั้น) จำเป็นต้องกำจัด สิ่งสำคัญคือต้องทำให้กระบวนการนี้เป็นขั้นเป็นตอนและไม่ชัดเจนสำหรับทีม มิฉะนั้น คุณมีโอกาสทำลายบริษัททุกครั้ง

ที่เหลือ คุณต้องถ่ายทอดแนวคิดให้ชัดเจนว่าคุณคาดหวังอะไรจากพวกเขา หรือมากกว่าสิ่งที่คุณให้เงินเดือนไป พนักงานต้องเข้าใจว่าการกระทำของเขานำผลกำไรมาสู่ บริษัท ซึ่งเป็นสาเหตุที่เขาได้รับเงินเดือนและโบนัสดังกล่าว กล่าวคือ ใช้ระบบแรงจูงใจที่โปร่งใสตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ - KPI (ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก)

จัดการกับการเงิน

ทีมงานจึงถูกจัดแจง ไปที่หัวข้อที่น่าสนใจที่สุดสำหรับนักธุรกิจ - การเงินของ บริษัท

บางครั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการเติบโตอย่างรวดเร็ว เจ้าของและผู้บริหารระดับสูงลืมสิ่งสำคัญที่สุด - เศรษฐศาสตร์ของโครงการ เพื่อให้คุณเข้าใจได้ชัดเจนว่าเงินมาและไปได้อย่างไร คุณต้องทำตามขั้นตอนหลายขั้นตอน

• คำนวณหน่วยเศรษฐศาสตร์ของโครงการ - ความสามารถในการทำกำไรหรือการสูญเสียของสินค้าหรือบริการหนึ่งหน่วยต่อลูกค้าหนึ่งราย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าผลิตภัณฑ์ใดจำเป็นต้องเสริมความแข็งแกร่ง และควรละทิ้งผลิตภัณฑ์ใด เพื่อให้ธุรกิจโดยรวมยังคงทำกำไรได้
• ระบุและส่งเสริมผลิตภัณฑ์ส่วนเพิ่มมากที่สุด ยึดตามหลักการ เสริมกำลังคนเข้มแข็งเพื่อพัฒนาคนอ่อนแอ หากไม่มีกำไร คุณก็จะไม่มีทรัพยากรสำหรับทิศทางใหม่
• ตรวจสอบบัญชีเงินเดือน (Payroll) เพื่อความเหมาะสมคุณจะประหลาดใจ แต่ด้วยการคำนวณที่ถูกต้องของเศรษฐศาสตร์โครงการ อาจกลายเป็นว่า "รถขุดสองและครึ่ง" จะเพียงพอสำหรับคุณ บางครั้ง แทนที่จะเก็บพนักงานไว้สามคน เป็นการดีกว่าที่จะแจกจ่าย (สำหรับการจ่ายเงินเพิ่มเติม) ส่วนหนึ่งของงานระหว่างพนักงานสองคน ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าจ้างได้อย่างมาก

ทั้งหมดนี้ต้องทำเพื่อเตรียมสภาพแวดล้อมสำหรับการถ่ายโอนกระบวนการที่สร้างขึ้นไปยังผู้บริหารระดับสูงของบริษัท

สร้างมาตรฐานกระบวนการ

มาดูการกระทำทางยุทธวิธีกัน เคยสงสัยไหมว่าทำไมพนักงานในร้านอาหารฟาสต์ฟู้ดถึงเร็วมาก? เนื่องจากมีการกำหนดกระบวนการไว้อย่างชัดเจน: พวกเขารู้ว่าจะใส่เบอร์เกอร์ในลำดับใด วิธีการย้ายไปรอบๆ ห้องครัวเพื่อไม่ให้ทำร้ายเพื่อนร่วมงาน มีซอสกี่กรัมที่จะใส่ในจานหนึ่งๆ ควรทำเช่นเดียวกันกับกระบวนการใดๆ ในบริษัทของคุณ

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยพนักงานคนเดิม: เขียนรายละเอียดงาน อย่าดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต แต่เขียนสิ่งที่พนักงานคนใดคนหนึ่งในบริษัทของคุณควรทำ คำนวณระบบ KPI ด้วย - เราได้พูดถึงความจำเป็นในการใช้เทคนิคนี้แล้ว จะดีกว่าถ้าได้รับการอนุมัติสำหรับพนักงานทุกคน

ในการขาย อย่าลืมใช้ระบบ CRM (Customer Relationship Management) เพื่อไม่ให้พลาดลูกค้ารายเดียวและไม่ต้องทำงานข้ามมาตรฐานและรายการตรวจสอบ

จำเป็นต้องควบคุมกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่งานที่ง่ายที่สุดไปจนถึงการตัดสินใจในการจัดการที่ซับซ้อน แน่นอน บางครั้งกฎเกณฑ์อาจถูกทำลายได้ แต่ด้วยระบบพิกัดที่ชัดเจน คุณไม่ต้องกังวลว่าเกิดอะไรขึ้นในระดับนี้หรือระดับของบริษัท

ใช้ระบบอัตโนมัติ

ในระหว่างกระบวนการกำหนดมาตรฐาน คุณจะระบุโซนที่สามารถและควรเป็นแบบอัตโนมัติ นั่นคือ ขจัดความจำเป็นในการดำเนินการประเภทเดียวกันซ้ำ ตัวอย่างเช่น เมื่อได้รับคำขอเข้ามา ผู้จัดการจะป้อนข้อมูลลูกค้าลงในระบบ CRM จากนั้นคัดลอกข้อมูลสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการลูกค้าไปยัง Excel และสำหรับการตลาดจะโอนข้อมูลไปยัง Google ชีต สามารถหลีกเลี่ยงการจัดการเหล่านี้ได้ และด้วยเหตุนี้จึงเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานและกระบวนการผลิตโดยรวมได้อย่างมาก

คุณจะแปลกใจว่าคุณสามารถประหยัดเวลาและความพยายามได้มากเพียงใด หากคุณไม่ได้ใช้แรงงานของผู้จัดการในการคำนวณมาตรฐาน แต่ใช้เวลาเพียงครั้งเดียวกับโซลูชันการดำเนินงานที่ชาญฉลาด ขณะนี้ระบบดังกล่าวมีอยู่สำหรับ CRM ในการขาย และสำหรับงานบัญชี และแม้กระทั่งการสรรหาบุคลากร

ทำทุกอย่างที่ทำได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดไม่รู้จบอันเนื่องมาจากปัจจัยมนุษย์ ปรับกระบวนการให้เหมาะสม และอาจช่วยประหยัดค่าแรงได้

จัดตั้งการจัดการการดำเนินงาน

ดังนั้น คุณจึงถูกรายล้อมไปด้วยพนักงานที่มีแรงบันดาลใจซึ่งรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี คุณมีรูปแบบทางการเงินที่ชัดเจน และคุณมีความคิดว่าจะย้ายไปไหนเพื่อเพิ่มผลกำไรอย่างต่อเนื่อง กระบวนการภายในบริษัทได้มาตรฐานและเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตอนนี้คุณต้องมอบหมายการควบคุมการปฏิบัติงาน สำคัญ: อย่าผูกกระบวนการกับคนคนเดียวเพื่อไม่ให้ตัวเองอยู่ในตำแหน่งที่ธุรกิจของคุณต้องพึ่งพาผู้จัดการที่ได้รับการว่าจ้างอย่างสมบูรณ์ เมื่อถอดการจัดการการดำเนินงานออกจากตัวคุณเองแล้ว อย่าสร้างขั้วอื่น แต่พยายามแบ่งงานออกเป็นหลายส่วน: ตัวอย่างเช่น มอบหมายปัญหาทางการเงินทั้งหมดให้กับฝ่ายการเงิน และทำงานกับลูกค้า - ไปที่แผนกบริการ

ตอนนี้คุณสามารถมีส่วนร่วมในการจัดการเชิงกลยุทธ์ด้วยความอุ่นใจ แต่อย่าลืมตรวจสอบอย่างน้อยไตรมาสละครั้งว่าส่วนยุทธวิธีของการจัดการโครงการสอดคล้องกับกลยุทธ์ที่คุณใช้อยู่หรือไม่ ท้ายที่สุดแล้ว การควบคุมที่เหมาะสมคือกุญแจสู่การทำงานที่มั่นคงและยาวนานของบริษัท