สารบัญ:

จัดกลุ่มงานอย่างไรให้ทันทุกอย่าง
จัดกลุ่มงานอย่างไรให้ทันทุกอย่าง
Anonim

เพิ่มผลผลิตโดยจัดระเบียบรายการงานของคุณ

จัดกลุ่มงานอย่างไรให้ทันทุกอย่าง
จัดกลุ่มงานอย่างไรให้ทันทุกอย่าง

ทุกคนรู้มานานแล้วว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นไม่ใช่สิ่งที่ดี มันทำให้เราไม่สามารถจดจ่อกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งสำคัญคือการเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งใช้เวลานาน - สิ่งนี้ได้รับการยืนยันโดยการศึกษามัลติทาสกิ้ง: ต้นทุนการสับเปลี่ยน ผู้คนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อเข้าสู่สภาวะแห่งการไหล: มุ่งความสนใจไปที่กิจกรรมหนึ่งอย่างเต็มที่ โดยไม่ถูกรบกวนจากสิ่งอื่น

โชคไม่ดีที่เราไม่สามารถตามกระแสได้เสมอไป เพราะเราถูกน้ำท่วมอย่างต่อเนื่องด้วยสิ่งต่าง ๆ มากมายที่ต้องให้ความสนใจ อย่างไรก็ตาม มีเคล็ดลับอย่างหนึ่งที่ช่วยให้คุณลดการเสียเวลาและพลังงานในการสลับกิจกรรมต่างๆ ให้เหลือน้อยที่สุด เรียกว่าการแบทช์งาน

สาระสำคัญของเทคนิคนี้มีดังต่อไปนี้: คุณรวมงานประเภทเดียวกันเป็นแพ็คเกจที่เรียกว่า และจากนั้นดำเนินการเป็นกลุ่ม มันง่าย

ทำไมงานกลุ่มจึงมีประโยชน์

ง่ายที่สุดที่จะทำสิ่งต่าง ๆ แบบสุ่ม: คุณไม่ต้องกังวลกับการวางแผน การจัดลำดับความสำคัญ และสิ่งน่าเบื่ออื่นๆ คุณจำบางสิ่งได้ - และคุณทำมัน แล้วเราก็ไปทำภารกิจต่อไป

อย่างไรก็ตาม แนวทางนี้ไม่ค่อยมีประโยชน์สำหรับความสามารถในการโฟกัสของคุณ จากผลการศึกษา The True Cost of Multi-Tasking ที่ตีพิมพ์ใน Psychology Today พบว่า คนๆ หนึ่งสูญเสียผลิตภาพมากถึง 40% เมื่อสลับไปมาระหว่างงานที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

กล่าวคือ ถ้าคุณเขียนรายงานในครั้งแรก จากนั้นเริ่มตอบกลับอีเมล จากนั้นจึงจัดเรียงเอกสารที่เป็นกระดาษ แล้วกลับมาที่รายงานอีกครั้ง ทุกครั้งที่คุณเสียเวลาไปกับการจดจ่อกับงานใหม่ที่ไม่เหมือนงานก่อนหน้านี้ Tom DeMarco ผู้เขียน The Human Factors: Successful Projects and Teams อ้างว่า "การเปลี่ยนเกียร์" นี้อาจใช้เวลาถึง 15 นาทีหรือมากกว่านั้น

งานการจัดกลุ่มเป็นกลุ่มทำให้ง่ายต่อการย้ายจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่ง ยิ่งงานของคุณคล้ายคลึงกันมากเท่าไร ก็ยิ่งทำได้ง่ายมากขึ้นเท่านั้นหลังจากทำเสร็จแล้ว

วิธีใช้การประมวลผลแบบแบตช์

1. สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ

ขั้นแรก ให้เขียนสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำในรายการง่ายๆ ทีละบรรทัด คุณสามารถทำได้บนกระดาษหรือใช้แอพจัดการงานมากมาย สิ่งสำคัญคือการแก้ไขทุกอย่าง เป็นการดีที่จะจัดสรรเวลาในการวางแผนทุกวัน (หรืออย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง)

2. แบ่งงานออกเป็นหมวดหมู่

เมื่อรายการพร้อมแล้ว ให้แบ่งรายการทั้งหมดออกเป็นหมวดหมู่ พวกเขาอาจแตกต่างกัน - เลือกสิ่งที่คุณต้องการ สิ่งสำคัญคือสะดวกและมองเห็นได้

ตัวอย่างเช่น รวบรวมงานต่างๆ เช่น "ตอบกลับอีเมล" หรือ "โทรหาเพื่อนร่วมงาน" ในส่วน "การเจรจา" และ "เขียนบทความ" และ "แก้ไข" ในส่วน "ข้อความ" สร้างหมวดหมู่แยกสำหรับงานบ้าน ทำงาน ช็อปปิ้ง และอื่นๆ มันจะง่ายกว่าในการนำทางในรายการที่สั่งซื้อ

อีกทางเลือกหนึ่งคือการรวบรวมงานในแพ็คเกจตามสถานที่ที่ควรทำ ตัวอย่างเช่น เชื่อมโยงการซื้อทั้งหมดกับตำแหน่ง "ซูเปอร์มาร์เก็ต" และงานงานกับตำแหน่ง "สำนักงาน" เป็นต้น ด้วยวิธีนี้ หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ใกล้ร้านค้า คุณสามารถดูรายการสิ่งที่ต้องทำและดูการซื้อทั้งหมดที่คุณต้องการได้ทันที

3. ปิดกั้นเวลา

การประมวลผลแบบกลุ่มของงานทำงานได้ดีร่วมกับเทคนิคการบล็อกเวลาที่เรียกว่า เมื่อคุณแบ่งรายการออกเป็นหมวดหมู่แล้ว ให้จัดสรรเวลาเฉพาะของวันสำหรับแต่ละหมวดหมู่ และเพิ่มบล็อกที่เกี่ยวข้องในปฏิทินของคุณในช่วงเวลาหนึ่ง ให้ทำเฉพาะสิ่งจากหมวดหนึ่งและละเว้นอีกหมวดหนึ่ง

อีกทางเลือกหนึ่งคือการผูกเทคนิค Pomodoro ยอดนิยมเข้ากับการแบ่งงาน เป็นเวลา 25 นาทีที่คุณทำงานอย่างต่อเนื่องจากแพ็คเกจเดียว จากนั้นพักเป็นเวลา 5 นาที จากนั้นทำซ้ำกับกลุ่มเคสอื่น

4. พิจารณาประสิทธิภาพสูงสุดของคุณ

ตัดสินใจว่าช่วงเวลาใดของวันที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุด คนส่วนใหญ่มีเวลาเช้า แต่ก็มีนกฮูกกลางคืนที่โฟกัสในที่มืดได้ง่ายกว่า ค้นหาประสิทธิภาพสูงสุดของคุณและพยายามทำงานให้เสร็จจากหมวดหมู่ที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดภายในนั้น

5. ขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ

เมื่อคุณเริ่มดำเนินการกลุ่มงานถัดไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือนโดยไม่ได้ตั้งใจหรือการโทร คุณสามารถจัดสรรเวลาพิเศษเพื่อตรวจสอบสมาร์ทโฟนของคุณได้ ในขณะที่คุณจัดการกับงานจากหมวดหมู่หนึ่ง อย่าคิดถึงส่วนที่เหลือ

งานใดบ้างที่สามารถจัดกลุ่มได้

อันที่จริงแล้ว แต่อย่างใด Scott Young นักเขียน โปรแกรมเมอร์ ผู้ประกอบการ และแฟนตัวยงของการประมวลผลแบบกลุ่ม ได้ยกตัวอย่างบางส่วน:

  • อีเมล. Tim Ferris ผู้เขียน How to Work 4 Hours a Week บางครั้งได้รับอีเมล 300 ฉบับต่อชั่วโมง และถึงแม้จะมีปริมาณมาก เขาก็ตอบเพียงวันละครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสละเวลาเพื่อสิ่งนี้โดยเฉพาะ
  • การอ่าน.การอ่านบางอย่างระหว่างนั้นแทบจะไร้ประโยชน์ เนื่องจากคุณจะจำอะไรไม่ค่อยได้ คุณควรตัดสินใจด้วยตัวเองดีกว่าว่าเมื่อใดที่คุณสะดวกที่จะนำข้อมูลไปใช้อย่างไตร่ตรอง และจองเวลานี้ไว้อ่าน
  • โทรศัพท์.จดชื่อคนที่คุณต้องการโทรหาและหมายเลขโทรศัพท์ในรายการเดียว จากนั้นเรียกผู้สมัครทั้งหมดในรายการพร้อมกัน ประการแรก คุณจะไม่ถูกรบกวนจากการสนทนาทางโทรศัพท์อีกครั้ง ประการที่สอง คุณจะสามารถเลือกเวลาที่มีคนยุ่งน้อยที่สุดและสามารถพูดคุยกับคุณได้
  • นันทนาการและความบันเทิง โอนความบันเทิงทั้งหมด - ภาพยนตร์ เกมคอมพิวเตอร์ เดิน - จนถึงสิ้นสุดวัน สิ่งนี้จะกระตุ้นให้คุณทำงานให้เสร็จโดยเร็วที่สุด และคุณจะผ่อนคลายได้ง่ายขึ้นเมื่อรู้ว่าทุกอย่างสำหรับวันนี้ได้รับการทำใหม่แล้ว
  • ทริปช้อปปิ้ง. ก่อนออกจากบ้าน รวบรวมงานทั้งหมด การซื้อและการทำธุระในกองและดำเนินการให้เสร็จในครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเยี่ยมชมซูเปอร์มาร์เก็ต ที่ทำการไปรษณีย์ และบริการซักแห้งได้ในเวลาเดียวกัน ประหยัดเวลาไม่เพียงแต่น้ำมันเบนซิน
  • การโต้ตอบในเครือข่ายสังคมออนไลน์ ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในตอนเย็นเพื่อแชทออนไลน์ และเวลาที่เหลือ ปิดการแจ้งเตือนไคลเอ็นต์โซเชียลมีเดีย
  • ทำอาหาร. เป็นไปได้ว่าคุณไม่มีเวลามากพอที่จะปรุงอาหารทุกวัน โชคดีที่อารยธรรมได้นำเสนอหน่วยดังกล่าวแก่เราเช่นเตาอบไมโครเวฟ พักไว้ 1-2 วันเพื่อเตรียมอาหารสำหรับสัปดาห์หน้า แล้วจึงอุ่นอีกครั้ง
  • ซ่อมแซม. ในที่สุดก็มารวมกันและทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ รอบ ๆ บ้านที่รออยู่ในปีกมานาน เปลี่ยนหลอดไฟที่ชำรุด แก้ไขลูกบิดประตูและก๊อกน้ำที่หยด
  • ภาพสะท้อน คุณคิดตลอดเวลา พยายามวางแผนบางอย่าง แก้ปัญหาบางอย่าง แต่ไม่มีอะไรได้ผลสำหรับคุณใช่หรือไม่? สก็อตต์ ยังแนะนำแม้สิ่งที่คิดจะทำในเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด สร้างนิสัยในการวางแผน 2-3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ว่าคุณจะทำอะไรต่อไปและเป้าหมายใดที่คุณต้องการบรรลุ

ใช่ และสำหรับเรื่องนั้น งานแบทช์ก็เป็นงานเช่นกัน ดังนั้นควรจัดสรรเวลาพิเศษในตอนเย็นเพื่อแจกจ่ายรายการของคุณสำหรับวันพรุ่งนี้