20 เทคนิคการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

จัดระเบียบชีวิตเพื่อไม่ให้เสียเวลา

1. กฎข้อ 1-3-5

ชั่วโมงทำงานของคุณมีจำกัด และกฎ 1-3-5 ช่วยให้คุณใช้จ่ายอย่างชาญฉลาดที่สุด สาระสำคัญมีดังนี้: ในหนึ่งวันคุณสามารถทำงานใหญ่เพียงงานเดียว งานกลางสามงาน และงานเล็กห้างาน มีทั้งหมดเก้าคดี ไม่มากไม่น้อย กฎจะช่วยค่อยๆ เคลียร์เศษหินหรืออิฐ ให้ทันเวลาและไม่ทำงานหนักเกินไป

2. กฎสามประการ

สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับตัวเลขหรือทำอะไรไม่ได้ 9 อย่างต่อวัน Chris Bailey ผู้เขียน My Productive Year ได้เสนอกฎสามข้อขึ้นมา มันบอกว่าการทำสามสิ่งที่สำคัญที่สุดทุกวันก็เพียงพอแล้วที่จะเกิดผล

แทนที่จะกระจัดกระจายพลังงานและความสนใจไปมากกว่าสองโหลในรายการตรวจสอบ ให้เลือกงานที่สำคัญที่สุดสามงานสำหรับวันนั้นและมุ่งความสนใจไปที่งานเหล่านั้น เลือกอีกสามคนในวันถัดไป เป็นต้น สิ่งนี้จะทำให้คุณมีสมาธิ กฎเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับการกำหนดเป้าหมายสำหรับสัปดาห์ เดือน หรือปี

3. วิธี 10 นาที

คุณมีงานที่คุณไม่ต้องการเริ่มต้นหรือไม่? บอกตัวเองว่า “ฉันจะทำสิ่งนี้แค่ 10 นาทีแล้วไปพักผ่อน” เป็นไปได้มากว่าในช่วงเวลานี้คุณจะถูกดึงดูดเข้าสู่งานและจะหยุดไม่ได้อีกต่อไป

4. Pomodoro

ระบบนี้คิดค้นโดย Francesco Cirillo เพื่อให้ง่ายต่อการเตรียมตัวสำหรับการสอบ ช่วยให้โฟกัสคนที่ฟุ้งซ่านได้ง่าย นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการควบคุมเวลาที่คุณใช้ไปกับงานเฉพาะ

นี่คือวิธีการทำงานของ Pomodoro: คุณตั้งเวลาและตั้งไว้ที่ 25 นาที หลังจากนั้นให้มุ่งความสนใจไปที่งานของคุณ เมื่อครบ 25 นาที ให้พัก 5 นาที แล้วทำซ้ำอีกครั้ง หลังจากสี่รอบ คุณจะมีเวลาพักใหญ่ครึ่งชั่วโมง

5. วิธี 90/30

วิธี 90/30 ถูกใช้โดยนักเขียนและบล็อกเกอร์ Tony Schwartz, Leo Widrich ผู้ร่วมก่อตั้ง Buffer, นักวิจารณ์วรรณกรรม Benjamin Che Kai Wai และผู้ประกอบการ Thomas Oppong

สาระสำคัญมีดังนี้: คุณทำงานหนักเป็นเวลา 90 นาทีจากนั้นพักครึ่งชั่วโมงแล้วทำซ้ำรอบ ในกรณีนี้ 90 นาทีแรกที่คุณอุทิศให้กับงานที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำในวันนั้น และส่วนถัดไปที่คุณอุทิศให้กับสิ่งที่สำคัญน้อยกว่า

จากการวิจัยของ The Enchanted World of Sleep โดย Peretz Lafee ผู้เชี่ยวชาญของ Yale พบว่า 90 นาทีเป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคนที่จะมุ่งความสนใจไปที่งานเดียวอย่างมีประสิทธิภาพ และครึ่งชั่วโมงก็เพียงพอแล้วสำหรับการพักผ่อนอย่างเต็มที่ ซึ่งได้รับการยืนยันจากการวิจัยเรื่องการนอนหลับและความตื่นตัวโดยนักประสาทวิทยา Nathan Kleitman

6. วิธีที่ 52/17

นี่เป็นเวอร์ชันส่วนตัวของวิธีการก่อนหน้านี้ ไม่แตกต่างกันเลย ยกเว้นในตัวเลข: คุณทำงาน 52 นาที แล้วพัก 17 นาที จากการทดลอง The Rule of 52 and 17: It's Random, But It Ups Your Productivity ซึ่งดำเนินการโดยบริการจัดหางาน The Muse โดยใช้แอป DeskTime ช่วงเวลาเหล่านี้ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไป ดังนั้น ใช้วิธี 52/17 หากคุณรู้สึกว่าไม่มีแรงทำงาน 90 นาทีติดต่อกัน

7. กินกบ

วิธีการนี้คิดค้นโดย Eat That Frog: Brian Tracy อธิบายความจริงเกี่ยวกับกบ ผู้พูดสร้างแรงบันดาลใจและ Brian Tracy ผู้เขียนที่ช่วยเหลือตนเอง เขาเรียกว่า "กบ" งานที่ไม่พึงประสงค์และยากที่คุณต้องทำให้เสร็จ แม้ว่าคุณจะไม่เต็มใจก็ตาม ทำสิ่งหนึ่งตั้งแต่เริ่มต้นวัน - กินกบ แล้วมันจะง่ายขึ้นสำหรับคุณ: คุณจะโยนหินก้อนนี้ออกจากจิตวิญญาณของคุณและทำให้อารมณ์ดีตลอดทั้งวัน

8. ช่วงเวลา

สิ่งที่ไม่พึงประสงค์อย่างหนึ่งเกี่ยวกับรายการสิ่งที่ต้องทำคือพวกเขาไม่ได้ให้แนวคิดว่างานจะใช้เวลานานเท่าใด “ซื้อขนมปัง” และ “เสร็จสิ้นรายงาน” อยู่ในบรรทัดเดียวในรายการ แต่งานเหล่านี้หาที่เปรียบมิได้ในด้านความซับซ้อนและความสำคัญ

ปฏิทินดีกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำ: ช่วยให้คุณควบคุมเวลาได้ด้วยสายตาคุณเห็นบล็อกขนาดใหญ่และตระหนักว่างานนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้น ลองใช้เทคนิคของ "ช่วงเวลา": ใส่ไว้ในปฏิทินและจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละรายการตามความซับซ้อนของงาน และในขณะที่ทำสิ่งนี้หรืองานนั้นอย่าไปฟุ้งซ่านจากผู้อื่น

9. GTD

GTD (Getting Things Done) เป็นระบบการผลิตที่คิดค้นโดยโค้ชธุรกิจ David Allen หลักการสำคัญมีดังนี้:

1. จดบันทึกการกระทำและความคิดของคุณไว้ในที่เดียว ที่เรียกว่า Inbox
2. จัดเรียงเนื้อหาในกล่องจดหมายของคุณเป็นระยะโดยจัดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลางาน วางบันทึกย่อในโฟลเดอร์ตามเนื้อหา - "ที่ทำงาน" "บ้าน" "ช็อปปิ้ง" เป็นต้น
3. ดำเนินการแก้ไข - ทิ้งบันทึกที่ไม่จำเป็น ขีดฆ่ากรณีที่เสร็จสมบูรณ์ ย้ายวัสดุที่สูญเสียความเกี่ยวข้องกับที่เก็บถาวร
4. เมื่อทุกอย่างมีการวางแผนแล้ว ให้ดำเนินการตามจริง งานที่เสร็จภายในไม่กี่นาที แก้ทันที ผู้อื่นสามารถมอบหมายหรือวางไว้ในปฏิทินได้

คุณสามารถค้นหาความซับซ้อนทั้งหมดของ GTD ได้ในคำแนะนำของเรา

10. ZTD

Leo Babauta ผู้เขียนบล็อกการเพิ่มประสิทธิภาพ Zenhabits เชื่อว่าระบบ GTD ของ David Allen นั้นซับซ้อนมากและต้องใช้ความพยายามมากเกินไป เขาเสนอระบบ Zen to Done ของเขา เพื่อทำตามนั้น คุณต้องพัฒนานิสัยง่ายๆ 10 อย่าง

1. รวบรวมข้อมูลทั้งหมดในอินบ็อกซ์
2. ประมวลผลเร็กคอร์ดทั้งหมดโดยไม่ทิ้งมันไว้ที่แบ็คเบิร์น
3. วางแผนเป้าหมายหลักของคุณในแต่ละวันและเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณสำหรับสัปดาห์
4. จดจ่อกับสิ่งเดียวเท่านั้นในแต่ละครั้งโดยไม่ทำให้ความสนใจของคุณกระจัดกระจาย
5. สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสั้นๆ ง่ายๆ
6. จัดระเบียบบันทึกย่อของคุณเป็นหมวดหมู่ตามเนื้อหา เช่นเดียวกับใน GTD ดั้งเดิม
7. ตรวจสอบบันทึกย่อของคุณเป็นประจำและกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็น
8. ลดความซับซ้อน ลดรายการงานและเป้าหมายของคุณ เขียนให้สั้นและชัดเจน
9. ในการปรับเข้าสู่การทำงาน ให้รักษากิจวัตรประจำวันบางอย่างตลอดเวลา
10. ทำในสิ่งที่คุณต้องการจะทำจริงๆ

11. คัมบัง

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบญี่ปุ่นที่ช่วยให้คุณติดตามสิ่งที่คุณทำ สิ่งที่คุณทำไปแล้ว และสิ่งที่ต้องทำในอนาคต Kanban แสดงให้เห็นภาพเวิร์กโฟลว์

คุณใช้แผ่นสติกเกอร์ (หรือลงชื่อสมัครใช้ตัวจัดการสิ่งที่ต้องทำ เช่น Trello) แล้ววาดคอลัมน์สามคอลัมน์: สิ่งที่ต้องทำ ลงมือทำ เสร็จสิ้น จากนั้นเขียนเรื่องของคุณลงในกระดาษโน้ตและวางไว้ในคอลัมน์ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณกำลังทำและสิ่งที่คุณได้ทำไปแล้ว

12. กฎสองนาที

กฎนี้เป็นส่วนสำคัญของ GTD แต่สามารถใช้ได้แม้ว่าคุณจะไม่ใช่แฟนของเทคนิคของ Allen ก็ตาม หากงานใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ให้ทำทันที ดังนั้นคุณจึงปลดเปลื้องสมองของคุณ เพราะคุณไม่จำเป็นต้องจำกรณีนี้อีกต่อไป

13. ศูนย์กล่องจดหมาย

Zero Inbox ถูกคิดค้นโดยนักเขียนและผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพ Merlin Mann และใช้งานได้ดีกับ GTD Mann ใช้กับอีเมล แต่คุณสามารถจัดการกรณี เอกสาร บันทึกย่อ และข้อมูลอื่นๆ ได้ในลักษณะเดียวกัน ตามชื่อที่แนะนำ เป้าหมายของเทคนิคนี้คือทำให้กล่องจดหมายว่างเปล่า

ในระบบ GTD ดั้งเดิม Inbox ได้รวบรวมรายการจำนวนมาก คุณต้องใช้เวลาในการแยกแยะ และมองข้ามบางสิ่งที่สำคัญในกล่องจดหมายเข้าที่อัดแน่นได้ง่าย แมนน์แนะนำให้แยกส่วนเนื้อหาทันทีที่มาถึง คุณเปิดกล่องขาเข้าและตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับแต่ละรายการ: ลบ มอบหมาย ตอบกลับ เลื่อนเวลา หรือเสร็จสิ้น อย่าปิดจนกว่าคุณจะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งที่ระบุกับองค์ประกอบทั้งหมด

นอกจากนี้ ตัวกรองอัตโนมัติในเมล โฟลเดอร์อัจฉริยะ และโปรแกรมสำหรับการจัดเรียงเอกสารจะช่วยให้คุณประหยัดเวลา

14. สดหรือผัด

สดหรือทอดแปลว่า "สดหรือทอด" ปรัชญานี้สร้างขึ้นโดย Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System by blogger Stephanie Lee ตามคำบอกของเธอ เมื่อคุณตื่นนอนในตอนเช้า สมองของคุณจะ "สดชื่น" แต่เมื่อเวลาผ่านไป สมองของคุณจะ "ทอด" ซึ่งหมายความว่าคุณต้องกำหนดเวลาที่ผลผลิตสูงสุดและมีเวลาทำสิ่งที่สำคัญที่สุดทั้งหมดในหนึ่งวันในช่วงเวลานี้ นี่คือวิธีการทำงาน

1. ในตอนท้ายของวัน เมื่อคุณเหนื่อยแล้ว ใช้เวลา 15 นาทีเพื่อสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันพรุ่งนี้
2. ย้ายงานที่สำคัญที่สุดไปยังช่วงเริ่มต้นของวัน ไปที่ส่วนสด สิ่งที่คุณไม่ชอบถูกส่งไปที่นั่น - "กบ" ต้องทำในขณะที่คุณยังมีกำลัง
3. สิ่งที่เร่งด่วนน้อยกว่า ยากน้อยกว่าและน่าพอใจมากกว่าไปที่ส่วนทอด - นั่นคือในตอนบ่ายขึ้นอยู่กับตารางเวลาของคุณ พวกเขาจะโหลดสมองของคุณน้อยลง
4. ติดตามรายการของคุณในเช้าวันรุ่งขึ้น แล้วค่อยแต่งใหม่ตอนค่ำ

สเตฟานีแนะนำ FoF ให้กับผู้ที่พบว่าทุกคืนพวกเขาหมดแรง แต่ไม่มีเวลา แม้จะทำงานทั้งวัน

15. วิธีภูเขาน้ำแข็ง

รมิตา เศรษฐี ผู้เขียน I Will Teach You to Be Rich ใช้วิธีนี้เพื่อบันทึกข้อมูลไว้ดูภายหลัง มันทำงานดังนี้: คุณบันทึกอีเมล บันทึกย่อ บทความ รายการทั้งหมดในที่เดียว - ตัวอย่างเช่น ในบริการจดบันทึกเช่น Evernote หรือ Notion หรือเป็นเอกสาร จากนั้นแจกจ่ายเอกสารเหล่านี้โดยใช้แท็ก โฟลเดอร์ และหมวดหมู่ - ตามที่คุณต้องการ

ตรวจสอบข้อมูลนี้ทุก 4-6 สัปดาห์และพิจารณาว่าสามารถนำไปใช้ในทางปฏิบัติได้หรือไม่ หากมีสิ่งใดไม่มีประโยชน์ ให้ทิ้งหรือเก็บถาวร สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างฐานความรู้ของคุณเอง

16. ออโต้โฟกัส

ออโต้โฟกัสถูกคิดค้นโดยระบบจัดการเวลาโฟกัสอัตโนมัติโดย Mark Forster ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพ ระบบการวางแผนนี้เหมาะสำหรับคนที่มีความคิดสร้างสรรค์และมีปัญหาในการติดตาม GTD

เขียนกิจกรรมทั้งหมดของคุณลงในสมุดบันทึกโดยไม่มีลำดับใดๆ จากนั้นไปดูรายการ เลือกสิ่งที่ต้องทำโดยเร็วที่สุด และจัดเรียงออก เมื่องานเร่งด่วนได้รับการแก้ไข ให้ดำเนินการกับงานที่คุณชอบที่สุดตอนนี้ หากคุณยังทำบางอย่างไม่เสร็จ - ย้ายไปที่ส่วนท้ายของรายการ คุณจะกลับมาที่นี้ในภายหลัง และทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้ทุกวัน

17. Eisenhower Matrix

โครงการนี้สร้างโดยประธานาธิบดีอเมริกัน ดไวท์ ดี. ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์มีสี่ส่วนสำหรับงาน: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ, เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ, สำคัญและไม่เร่งด่วน และเร่งด่วนและสำคัญ แบ่งงานของคุณออกเป็นส่วนๆ และคุณจะพบว่าคุณใช้เวลากับอะไรมากที่สุดและงานใดควรได้รับความสนใจมากกว่า

18. วิธี 4D

4D ถูกคิดค้นโดย Edward Ray นักเขียนและที่ปรึกษาที่สร้างแรงบันดาลใจ วิธีการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยผู้ที่รู้สึกหวาดกลัวเมื่อเห็นรายการสิ่งที่ต้องทำและไม่รู้ว่าจะเข้าถึงรายการสะสมทั้งหมดได้อย่างไร

เรย์ให้เหตุผลว่าคุณต้องจำตัวอักษร D เพียงสี่คำเท่านั้น จากนั้นคุณจะไม่เสียกำลังใจต่อหน้าภูเขาแห่งการทำงาน นี่คือ:

• ทำ - หากคุณได้รับมอบหมายงาน ควรทำตอนนี้และขีดฆ่าออกจากรายการ
• ผู้รับมอบสิทธิ์ - เมื่อคุณไม่สามารถหรือไม่มีเวลาทำบางสิ่ง แต่คุณมีผู้ช่วยที่ค่อนข้างอิสระ ให้โอนงานให้เขา
• ลบ - บางอย่างไม่สำคัญ ทิ้งโดยลบออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างถาวร หากพวกเขาพยายามกำหนดความรับผิดชอบที่ไม่จำเป็นให้กับคุณ ให้เรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่" อย่างสุภาพ
• ความล่าช้า - เมื่องานมีขนาดใหญ่เกินไปหรือไม่ต้องการการดำเนินการในทันที ก็สามารถเลื่อนออกไปได้ แต่คุณต้องกำหนดเส้นตายที่ชัดเจนสำหรับเธอ มิฉะนั้น เธอจะยังคงมีน้ำหนักตาย

เลือกงาน ทำการกระทำ 4D กับงานนั้น จากนั้นไปยังงานถัดไป

19. เวลา

โดยปกติ คนที่พยายามทำงานอย่างมีประสิทธิผลจะคอยติดตามเวลาที่พวกเขาใช้ไปกับสิ่งสำคัญ และลืมนึกถึงช่วงเวลาที่พวกเขาทำเรื่องไร้สาระโดยสิ้นเชิง ปัญหานี้แก้ไขได้ด้วยเทคนิค "เวลา" ซึ่งคิดค้นโดยผู้เชี่ยวชาญในด้านการจัดการเวลา Gleb Arkhangelsky มันช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณใช้เวลาไปที่ไหน สอนให้คุณใส่ใจกับสิ่งที่คุณทำมากขึ้น และไม่เสียสมาธิ

จดโน้ตบุ๊กและจดการกระทำทั้งหมดของคุณและจำนวนเงินที่คุณทำ ด้วยความแม่นยำ 5-10 นาที บันทึกช่วงเวลาการทำงาน การเจรจา การประชุม และแม้แต่เวลาที่ใช้บน YouTube และในเกม ใช้เวลาสองสามสัปดาห์สำหรับสิ่งนี้จากนั้นพลิกดูสมุดบันทึก จดจำ "โครโนฟาจ" ของคุณด้วยสายตาและสรุปผล บางทีคุณอาจต้องดูวิดีโอตลกให้น้อยลง หรือใช้เวลาดื่มกาแฟให้น้อยลง มิฉะนั้นศัตรูของคุณคือการโทรศัพท์

20. วิธี Tim Ferriss

Timothy Ferriss เป็นกูรูด้านการผลิตที่คิดค้นวิธีการจัดระเบียบงานแบบสองกฎของเขาเอง ข้อแรกคือกฎ 80/20 หรือหลักการ Pareto ซึ่งระบุว่า 80% ของงานของเราสามารถทำได้ใน 20% ของเวลาทั้งหมด ส่วนที่เหลืออีก 20% จะใช้เวลา 80% ของเวลาทั้งหมด ประการที่สองคือกฎของพาร์กินสัน: งานเติมเต็มตลอดเวลาที่ได้รับมอบหมาย

ความหมายของสิ่งนี้ Ferriss กล่าวคือ คุณไม่จำเป็นต้องทำงานหนักขึ้นเพื่อทำทุกอย่าง คุณต้องมีสมาธิดีขึ้น ให้คุณทำงานด้วยความทุ่มเทเต็มที่เพียง 20% ของเวลาทำงาน แต่คุณสามารถทำซ้ำสิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้ทั้งหมด และอีก 80% ที่เหลือสามารถอุทิศให้กับกิจวัตรง่ายๆ ได้ เพื่อให้คุณมีสมาธิกับงานสำคัญและหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไป