วิธีการมอบหมายงานอย่างถูกต้อง

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

คำสั่งตามหมวดหมู่ การไม่ใส่ใจในผลประโยชน์ของพนักงาน และการขาดความกตัญญูไม่ใช่แนวทางที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการกระจายงานในทีม

ผู้นำที่ดีไม่ใช่คนที่แบกรับทุกอย่างไว้บนบ่าของเขาเอง แต่เป็นผู้ที่สามารถรวบรวมทีมที่แข็งแกร่งที่มีประสิทธิภาพและกระจายความรับผิดชอบอย่างมีความสามารถ รวมถึงคนที่ไม่ได้วางแผนไว้ด้วย

การมอบหมายงาน กล่าวคือ การมอบหมายงานจากพนักงานคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง ช่วยเพิ่มระดับการมีส่วนร่วมในทีม และผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จในเรื่องนี้โดยเฉลี่ยแล้ว จะทำให้บริษัทของตนมีรายได้มากกว่าคนอื่นๆ ถึง 33%

แต่แค่พูดว่า "ทำสิ่งนี้" นั้นผิด น้ำเสียงที่สั่งงาน งานที่กำหนดเวลาไว้ไม่ดี การขาดคำอธิบาย - ทั้งหมดนี้อาจทำให้เกิดการปฏิเสธและผลที่ตามมาก็คือผลลัพธ์ไม่ได้ดีที่สุด

Lauren Landry ผู้เชี่ยวชาญจาก Harvard Business School พูดถึงกฎเกณฑ์ต่างๆ ที่จะช่วยให้ตัวแทนได้รับมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

1. ประเมินความสามารถของพนักงาน

มีงานที่ไม่สามารถมอบหมายได้ ตัวอย่างเช่น สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของความรับผิดชอบของคุณ หรือพนักงานท่านอื่นไม่มีความรู้และคุณสมบัติในการปฏิบัติงานดังกล่าว หรือตรงกันข้าม มันง่ายกว่าที่เขามักจะทำ ตัวอย่างเช่น การขอให้ผู้จัดการฝ่ายขายหรือผู้ตรวจสอบบัญชีหาผู้เชี่ยวชาญมาซ่อมเครื่องชงกาแฟในสำนักงาน พูดง่ายๆ ว่าไม่เหมาะสม

โดยทั่วไป ก่อนที่คุณจะมอบบางสิ่งให้ใคร คุณควรถามตัวเองว่า:

• บุคคลจะรับมือกับงานนี้หรือไม่? เขามีเวลาเพียงพอหรือจะรบกวนความรับผิดชอบอื่น ๆ ของเขาหรือไม่?
• พนักงานจะมีความรู้และทักษะเพียงพอหรือไม่? หรือคุณต้องพาเขามาอัพเดทนานจนทำเองได้ง่ายขึ้นหรือหาผู้เชี่ยวชาญคนอื่น? สมมติว่าคุณจำเป็นต้องจัดทำรายงานเกี่ยวกับงานของทีมในโครงการ แต่เพื่อนร่วมงานที่คุณต้องการมอบความไว้วางใจให้ไม่เคยทำเช่นนี้เลย ซึ่งหมายความว่าธุรกิจจะดำเนินไปอย่างช้าๆ มีเสียงดังเอี๊ยด และคุณอาจ ต้องทำซ้ำทุกอย่าง
• งานนี้จะช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะ ได้รับประสบการณ์หรือไม่? นี่เป็นทางเลือก แต่คงจะดี
• มีพนักงานที่รับมือได้ดีกว่านี้ไหม?

2. พยายามตอบสนองความสนใจและความต้องการของทุกคน

ตัวอย่างเช่น คุณต้องจัดระเบียบการสร้างทีมสำหรับทั้งทีม แต่ไม่มีพนักงานพิเศษสำหรับสิ่งนี้ แต่มีผู้ที่มีความเข้มแข็งในการสื่อสารและต้องการได้รับประสบการณ์ในการจัดงาน การฝึกอบรม และการบริหารงานบุคคล คุณสามารถเสนองานนี้ให้เขาได้

หรือบริษัทถูกทิ้งไว้ชั่วคราวโดยไม่มีผู้เชี่ยวชาญ SMM แต่มีใครบางคนที่รอบรู้ในอัลกอริทึมของโซเชียลเน็ตเวิร์กและจะไม่รังเกียจที่จะพยายามทำการตลาด

แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่สามารถทำได้เสมอไป มีงานน่าเบื่อที่ไม่มีใครชอบ แต่ถึงกระนั้น การประเมินทีมอย่างมีวิจารณญาณและพิจารณาว่างานใหม่นี้จะเป็นประโยชน์กับใครก็ไม่จำเป็นไม่จำเป็น

3. ตั้งค่างานให้ถูกต้อง

เมื่อพูดกับพนักงาน ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องการมอบหมายงานดังกล่าวให้กับเขา วิธีนี้มีประโยชน์ต่อบริษัทและสำหรับตัวเขาเป็นการส่วนตัวอย่างไร อย่าลืมชมเชยและเขียนจุดแข็งของเขาที่มีอิทธิพลต่อการเลือกของคุณ สุภาพ.

บอกเราเกี่ยวกับการมอบหมายงานโดยละเอียด มีเป้าหมายและระยะเวลาที่ชัดเจน จัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดและข้อมูลอื่น ๆ จะดีมากถ้าวัสดุที่จำเป็นทั้งหมดมีความชัดเจนและมีโครงสร้าง เพื่อให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาว่าอะไรคืออะไร

4. จัดให้มีการสื่อสารตามปกติและบรรยากาศสบาย ๆ

ให้คนๆ นั้นรู้ว่าคุณพร้อมเสมอที่จะช่วยเหลือ แนะนำ ตอบคำถาม เตือนว่าหากเขาไม่สามารถรับมือหรือพลาดกำหนดเวลาด้วยเหตุผลบางอย่าง เขาจะสามารถคุยกับคุณได้ และคุณจะได้อะไรมาร่วมกัน

ถามสิ่งที่เขาต้องการเพื่อทำงานให้เสร็จ คุณอาจต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่เขาหรือยกตัวอย่างเช่น ปล่อยเขาจากเหตุการณ์ปัจจุบัน

การรักษาความเป็นมิตรเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อไม่ให้พนักงานลังเลที่จะติดต่อคุณหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

5. อยู่อย่างปลอดภัย

เมื่อคุณทำงานเสร็จด้วยตัวเอง คุณจะสามารถควบคุมสถานการณ์ได้อย่างสมบูรณ์ หากมีคนอื่นรับงาน อาจมีปัญหานับล้านที่อาจส่งผลให้ผลงานไม่ดีหรือเกินกำหนดส่ง

คิดล่วงหน้าว่าจะทำอย่างไรในกรณีที่เหตุการณ์ไม่เอื้ออำนวย เตรียมพร้อมที่จะรับงานเองหรือจ้างงานให้คนอื่นอย่างรวดเร็ว

พยายามปฏิบัติต่อสถานการณ์เหล่านี้ไม่ใช่เป็นความล้มเหลว แต่เป็นประสบการณ์ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจทีม ความสามารถ และระดับขององค์กรได้ดีขึ้น

6. อดทน

ใช่ มีหลายสิ่งที่คุณทำได้เร็วกว่าการมอบหมายให้ใครสักคน แล้วใช้เวลาตอบคำถามและติดตามผล

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณไม่ใช่วงออเคสตราของมนุษย์ และสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องพัฒนาทีมของคุณ ให้โอกาสพนักงานในการทำสิ่งใหม่ ๆ มีความสามารถมากขึ้น เรียนรู้ รวมถึงจากความผิดพลาดของคุณ

ซึ่งหมายความว่าคุณต้องอดทนถ้ามีคนถามคำถามมากเกินไปหรือทำงานที่ได้รับมอบหมายได้ช้ากว่าที่คุณคาดไว้

7. ให้และขอความคิดเห็น

เมื่องานเสร็จสิ้น อย่าลืมบอกพนักงานว่าคุณประเมินงานของเขาอย่างไร: คุณชอบอะไรและอะไรที่คุณพร้อมที่จะยกย่องเขา ประเด็นใดที่ควรปรับปรุง สิ่งที่ควรทำสำหรับสิ่งนี้ และสิ่งที่ควรมองหาใน อนาคต.

ถูกต้อง. อย่าสาบาน อย่าขึ้นเสียง อย่าลดค่าหรือวิพากษ์วิจารณ์โดยไม่มีเหตุผล อย่าลืมเริ่มต้นด้วยการชมเชยแล้วค่อยพูดคุยกันถึงสิ่งที่จำเป็นต้องแก้ไข

หากงานสำหรับบุคคลนั้นเป็นงานใหม่และยาก ให้ถามเขาว่าเขาทำงานอย่างไร อะไรง่าย อะไรไม่ น่าสนใจ และไม่ชอบเลย วิธีการประเมินผลลัพธ์ด้วยตนเอง สิ่งที่เขาต้องการปรับปรุง และวิธีที่เขาวางแผนจะทำ

8. อย่าลืมกล่าวขอบคุณ

และไม่ใช่แค่ตัวต่อตัวเท่านั้น แต่ยังเปิดเผยต่อสาธารณะด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ยกย่องคนที่อยู่ต่อหน้าทั้งทีม ให้วันหยุดพิเศษ ทำเครื่องหมายว่าเป็นพนักงานที่ดีที่สุด ถ้าบริษัทปฏิบัติเช่นนี้

นอกจากนี้ คุณไม่ควรเอาผลงานของคนอื่นมาใช้อย่างเหมาะสม แทนที่จะพูดว่า "ฉันจัดทีมสร้าง" หรือ "ฉันเตรียมรายงาน" จะดีกว่าที่จะเน้นว่าคุณเตรียมทุกอย่างไว้ด้วยกันและเพื่อนร่วมงานของคุณช่วยได้มาก ผู้คนต่างซาบซึ้งที่ได้รับการยอมรับในเรื่องคุณธรรม ทำให้พวกเขามีส่วนร่วมและภักดีต่อบริษัทมากขึ้น