ทำอย่างไรถึงจะเป็นพนักงานที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในออฟฟิศแล้วยังกลับบ้านตอน 17:30 น

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

บางครั้งรายการสิ่งที่ต้องทำดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุดสำหรับเรา แค่ได้ดูก็รู้สึกเหนื่อยกับการทำงานหนักแล้ว พวกเราทุกคนถูกทรมานด้วยคำถามว่าจะทำงานให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไร มีเวลาจัดการกับงานทั้งหมด แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ต้องทำงานทั้งวันทั้งคืน ในบทความนี้เราจะพยายามตอบ

นี่คือแคล นิวพอร์ต และเขาสามารถเรียกได้ว่ามีประสิทธิผลอย่างแท้จริงในขณะที่เขา:

• อาจารย์ที่มหาวิทยาลัยซึ่งใช้เวลาที่นั่นเต็มเวลาและนอกจากคู่รักแล้วยังจัดกิจกรรมต่างๆสำหรับนักเรียน
• เขียนบทความหก (หรือมากกว่านั้น) ต่อปีสำหรับวารสารทางวิทยาศาสตร์
• ผู้แต่งหนังสือยอดเยี่ยมสี่เล่มและกำลังดำเนินการกับหนังสือเล่มที่ห้า
• สามีและพ่อที่ห่วงใย
• ดูแลบล็อกเกี่ยวกับประสิทธิภาพและประสิทธิผล ซึ่งอัปเดตเป็นประจำด้วยรายการใหม่

แม้จะเป็นไปตามที่กล่าวมาทั้งหมด แต่เขาทำงานเสร็จเวลา 17:30 น. และไม่ค่อยทำธุรกิจในวันหยุดสุดสัปดาห์

ไม่ เขาไม่ใช่ซูเปอร์ฮีโร่และไม่มีทีมผู้ช่วย 15 คน หยุดอิจฉาองค์กรและประสิทธิภาพดังกล่าวกันสักครู่แล้วคิดว่า Cal จะทำทุกอย่างได้อย่างไร

ด้านล่างนี้ คุณจะพบเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เลิกขี้เกียจ เริ่มทำสิ่งต่างๆ ให้มากขึ้น และออกจากบ้านตอน 17:30 น. เริ่มกันเลย

1. รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นสิ่งที่ชั่วร้าย กำหนดเวลาตัวเอง

รายการสิ่งที่ต้องทำไม่มีประโยชน์ในตัวเอง พวกเขาเป็นเพียงก้าวแรกของคุณ คุณต้องสร้างกำหนดการที่ชัดเจนสำหรับตัวคุณเอง เพื่ออะไร? สิ่งนี้จะช่วยคุณวางแผนว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้าง วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานเฉพาะเจาะจงได้สำเร็จเมื่อคุณสามารถทำงานนั้นให้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ใช่แค่เพราะงานนั้นเป็นอันดับสี่ในรายการ

ตราบใดที่คุณไม่มีวันและเวลาที่เจาะจงในรายการของคุณสำหรับงานแต่ละงาน คุณก็แค่คิดไปเอง

Cal Newport

การวางแผนสนับสนุนให้คุณเผชิญหน้ากับความเป็นจริง คุณมีเวลาจำกัดและจำนวนงานที่เฉพาะเจาะจง แต่คุณไม่สามารถระบุได้ว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานแค่ไหนสำหรับคุณ เมื่อคุณดูขอบเขตของงานทั้งหมดแล้ว คุณจะสามารถใช้เวลาทำงานทุก ๆ ชั่วโมงอย่างมีประสิทธิผล บีบมันให้มากขึ้น และทำงานที่ไหน เมื่อไหร่ และที่ไหนที่คุณสะดวกกว่า

ผู้เชี่ยวชาญต่างเห็นพ้องกันว่าถ้าคุณไม่คำนวณเวลาที่แน่นอนในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น แสดงว่าคุณล้มเหลวล่วงหน้า

แน่นอนว่าตอนนี้พวกคุณหลายคนคิดว่างานส่วนใหญ่ปรากฏขึ้นอย่างกะทันหันและไม่สามารถคาดการณ์และวางแผนได้ ใช่ แน่นอน งานกะทันหันดังกล่าวเป็นเรื่องยากมากที่จะรวมไว้ในกำหนดการของคุณ แต่สำหรับสิ่งนี้คุณไม่จำเป็นต้องมีเจ็ดช่วงที่หน้าผาก ทุกสิ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ยังไงก็ต้องมีแผน ไม่งั้นจะเสียเวลาเปล่าๆ

ต้องการเลิกเป็นคนผัดวันประกันพรุ่ง? ตารางเวลาจะช่วยคุณ

Cal Newport

การตระหนักว่าคุณมีขอบเขตการทำงานที่วางแผนไว้อย่างชัดเจนแล้วช่วยลดความปรารถนาที่จะผัดวันประกันพรุ่งกับการทำสิ่งต่างๆ คุณไม่ได้คิดว่าคุณควรทำงานตอนนี้หรือไม่ เพราะได้ตัดสินใจไปแล้ว

เสียงนี้ฟังดูเป็นระเบียบเกินไปและไม่สนุกเกินไปสำหรับคุณหรือไม่? คิดผิด.

การวิจัยพิสูจน์ว่าการจัดตารางเวลาไม่เพียงแต่เวลาทำงานแต่ยังรวมถึงเวลาว่างด้วยเป็นความคิดที่ดี ดังนั้น คุณจะปรับปรุงคุณภาพชีวิตของคุณ: มาตรฐานการครองชีพของผู้ที่วางแผนแม้กระทั่งเวลาว่างอย่างชัดเจนนั้นสูงกว่าผู้ที่ไม่ได้วางแผนไว้มาก

ตกลง เราทิ้งรายการสิ่งที่ต้องทำและรวบรวมกำหนดการเฉพาะ ตอนนี้ มาเรียนรู้วิธีการจัดลำดับความสำคัญกันเถอะ เพราะคุณไม่สามารถทำงาน 24 ชั่วโมงเจ็ดวันต่อสัปดาห์ใช่ไหม

2.สมมติว่าคุณจะกลับบ้านเวลา 17.30 น. แล้ววางแผนสิ่งที่ต้องทำก่อนเวลานั้น

งานจะใช้เวลาตลอดเวลาที่คุณให้มัน ให้เวลาเธอ 24 ชั่วโมง เจ็ดวันต่อสัปดาห์ และมั่นใจได้เลย งานนี้จะกินเวลาทั้งหมด 168 ชั่วโมงเหล่านั้น

คุณต้องกำหนดขอบเขตหากต้องการสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว ข้อจำกัดด้านเวลาจะส่งผลต่อประสิทธิภาพของคุณ

กำหนดเส้นตายสำหรับตัวคุณเอง: คุณออกจากงานเวลา 17.30 น. แล้ววางแผนจำนวนงานที่คุณสามารถเชี่ยวชาญได้ในเวลานี้

Cal เรียกประสิทธิภาพตามกำหนดเวลาที่แน่นหนานี้

คุณยังสามารถไปทางอื่น: สร้างตารางการทำงานในอุดมคติให้กับตัวเองแล้วทำสิ่งที่ตรงกันข้าม ทำงานหนักและหนักโดยไม่รู้สึกผิดต่อตัวเอง เชื่อฉันเถอะว่าเมื่อคุณทำงานหนัก วิธีแก้ปัญหาที่ชาญฉลาดและมีประโยชน์จะค้นหาคุณเจอด้วยตัวเอง

แต่อย่าลืมว่าคุณต้องป้องกันตัวเองจากการทำงานหนักเกินไป คุณควรรู้สึกว่าคุณเป็นผู้ควบคุมตารางเวลาของคุณ ยิ่งคุณรู้สึกควบคุมสถานการณ์ได้มากเท่าไร ความเครียดก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น

โอเค คุณลองนึกภาพวันดีๆ ของคนบ้าๆ บอๆ แล้วทำสิ่งที่ตรงกันข้าม สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรับมือกับงานปัจจุบันของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แล้วโครงการระยะยาวล่ะ?

3. จัดทำแผนสำหรับสัปดาห์ปัจจุบัน

ฉันคิดว่าคุณจะเห็นด้วยว่าแผนระยะสั้นจะไม่เจ๋งอีกต่อไป ถ้าคุณคิดแต่วันนี้ คุณจะไม่มีวันก้าวหน้า

คุณต้องการเขียนหนังสือ, มีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ, ทำวิจัยและเป็นพ่อแม่ที่ดีไปพร้อม ๆ กันหรือไม่? คุณต้องมีแผนเฉพาะสำหรับสัปดาห์

Cal Newport

ผู้คนไม่ชอบดูแผนระยะยาว แต่พวกเขาลืมไปว่าพวกเขาสามารถนำมาซึ่งประโยชน์ได้มากน้อยเพียงใด ฉันรู้ว่าฉันทำอะไรทุก ๆ ชั่วโมง วัน สัปดาห์ เดือนของชีวิต คุณคิดว่ามันยากไหม ง่ายกว่าที่คุณคิด ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในเช้าวันจันทร์ เท่านั้น.

เช้าวันจันทร์ ฉันวางแผนสำหรับสัปดาห์ ฉันอ่านจดหมาย คิดถึงงานที่ฉันต้องทำ ตรวจสอบปฏิทินของฉัน และคิดว่าจะวางแผนเวลาของฉันอย่างไรในลักษณะนี้ เมื่อฉันมีแผน ฉันจะส่งอีเมลถึงตัวเอง ตอนนี้ฉันจะเห็นมันในกล่องจดหมายของฉันเสมอ ที่นี่ฉันสามารถสังเกตมันได้ทุกวัน และฉันสามารถกลับมาดูได้หลายครั้งต่อวันหากจู่ๆ ฉันลืมลำดับความสำคัญของตัวเองไป

และแคลพูดถูก คุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณทำตามแผน

บางทีคุณอาจคิดว่ามันเพียงพอแล้วที่จะคิดถึงงานที่กำลังจะเกิดขึ้นทั้งหมดในหัวของสัปดาห์ แต่ไม่จำเป็นต้องจดไว้ ไม่ มันไม่ใช่แบบนั้น

หากคุณเขียนแผนงาน ยิ่งมีแนวโน้มที่คุณจะยึดติดกับมัน คุณจะมีบางสิ่งที่จับต้องได้ ไม่ใช่อุดมคติ มันจะเตือนคุณถึงลำดับความสำคัญของคุณ

ดังนั้น ตอนนี้คุณจึงมีกำหนดการที่ชัดเจนและแผนรายสัปดาห์ แต่คุณรู้สึกว่ามีอย่างอื่นขาดหายไป และคุณคิดว่าถูกต้อง

4. ทำงานให้น้อยลง แต่ทำด้วยใจรัก

คุณคงกำลังคิดบางอย่างเช่น “ฉันมีงานต้องทำมากเกินไป ฉันจะไม่สามารถรับมือกับพวกเขาได้ในช่วงเวลาที่กำหนด"

และแคลยอมรับว่าคุณอาจจะพูดถูก แต่คุณไม่ควรล้มเลิกหรือทำงานด้วยความตื่นตระหนกจนถึงเวลา 22:00 น.

คุณควรมีสิ่งที่ต้องทำน้อยกว่าตอนนี้ จำไว้ว่าไม่ใช่ทุกเรื่องของคุณมีความสำคัญเท่าที่ควร คุณตอบตกลงบ่อยกว่าที่ควร ถามตัวเองว่า "อะไรคือสิ่งที่มีค่าสำหรับฉันในชีวิตจริงๆ" แล้วตัดส่วนที่ไม่จำเป็นออกไปให้ได้มากที่สุด

Cal Newport

เรายินดีเสมอสำหรับสิ่งที่เราทำได้ดีที่สุด ดังนั้น ถ้าคุณต้องการประสบความสำเร็จ อย่าปล่อยให้คุณทำงานน้อยลง แต่คุณจะมีโอกาสทำงานได้ดีขึ้น มีคนบอกว่าใช่บ่อยเกินไป ฉันไม่พูดกับหลาย ๆ คนและหลายคน ฉันหลีกเลี่ยงงานที่ทำให้ฉันรู้สึกผ่อนคลายอย่างไร้ความปราณีหากรู้สึกว่างานเหล่านั้นไม่มีความสำคัญกับฉันจริงๆ

คุณรู้สึกว่าคุณไม่มีเวลาเลย แต่ John Robinson ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลา ไม่เห็นด้วยกับคุณและเชื่อว่าวันนี้เราจะมีเวลาว่างมากขึ้นกว่าที่เคย

เขายืนยันว่าคนสมัยใหม่ไม่ได้ทำงานหนักกว่ารุ่นก่อน (แม้ว่าพวกเราส่วนใหญ่จะคิดอย่างอื่น) การวิจัยแสดงให้เห็นว่าในช่วง 40 ปีที่ผ่านมา ผู้คนใช้เวลาทำงานน้อยลงอย่างมากและมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในสิ่งรบกวนที่ไม่ก่อผล ตามที่จอห์นทุกคนมีเวลาพักผ่อน

บทสรุปจากเรื่องนี้คืออะไร? คุณรู้สึกว่าคุณไม่มีเวลาเพราะมันถูกแยกออกเป็นงานเล็ก ๆ ที่น่ารำคาญซึ่งทำให้ชีวิตของคุณและคุณหมดไป

ดังนั้นทำน้อยลง แต่ทำ "น้อย" ด้วยความหลงใหลและตื่นเต้น

แผนของคุณมีโครงสร้างและเข้ากับตารางเวลาของคุณได้อย่างลงตัว แต่คำถามหนึ่งยังคงเปิดอยู่: คุณควรทำงานอะไร

5. ให้ความสำคัญกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ - ให้ความสำคัญกับสิ่งที่มีความสำคัญสูงกว่า

ที่ทำงานเราทำสิ่งต่าง ๆ สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เช่น การแยกวิเคราะห์อีเมล ปัจจุบัน และหากคุณนึกถึง การประชุมและดักฟังข่าวซุบซิบที่ไม่จำเป็นเสมอไปในสำนักงานครั้งถัดไปก็ไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามพิเศษใดๆ จากเรา คุณไม่ได้ใช้ความสามารถของคุณที่นี่ หากคุณมีส่วนร่วมในธุรกิจที่สำคัญใดๆ คุณจำเป็นต้องเปิดใช้งานความสามารถและทักษะทั้งหมดของคุณ สิ่งนี้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ

มีปัญหาอะไรกับงานเล็ก ๆ ? เรากำลังจมอยู่ใน "น้ำตื้น"

ผู้ที่มักทำงานในช่วงสุดสัปดาห์และกลางคืนจะรู้สึกเหมือนทำงานน้อยกว่าคนที่บอกลาการทำงานตอนห้าโมงเย็น นั่นเป็นเพราะพวกเขาทำงานหนัก แต่ความสำคัญของงานที่พวกเขาทำนั้นไม่ค่อยดีนัก

ไม่น่าเป็นไปได้ที่ใครจะมาเป็น CEO เพียงเพราะพวกเขาตอบอีเมลทั้งหมดหรือเข้าร่วมการประชุมย่อยที่ไม่จำเป็นเพียงครั้งเดียว ใช่ การทำงานเล็กๆ น้อยๆ อย่างพิถีพิถันจะช่วยคุณไม่ให้ถูกไล่ออก แต่คุณจะสามารถพัฒนาได้ก็ต่อเมื่องานขนาดใหญ่กลายเป็นสิ่งสำคัญหลักของคุณ

มีเวลาอุทิศให้กับงานสำคัญๆ เท่านั้น จะเริ่มธุรกิจที่ยากลำบากนี้ได้อย่างไร

สิ่งสำคัญคือการหยุดตรวจสอบอีเมลของคุณในตอนเช้า

Tim Ferris ผู้เขียนหนังสือขายดี How to Work 4 Hours a Week

พยายามอย่าเช็คอีเมลในสองชั่วโมงแรกหลังจากตื่นนอน เป็นเรื่องยากสำหรับบางคนที่จะจินตนาการถึงสิ่งนี้ พวกเขาจะมีคำถามเช่น “ฉันจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไร ฉันต้องเช็คเมลแน่นอน มิฉะนั้นฉันจะไม่สามารถทำงานได้ คุณจะแปลกใจที่รู้ว่าในกรณีส่วนใหญ่ จะไม่เป็นเช่นนั้นเลย

ใช่ บางทีคุณควรเข้าไปในอีเมลของคุณและรวบรวมข้อมูลที่จะช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จได้ 100% แต่ก่อนอื่นคุณสามารถกรอกได้ 80 หรือ 90% จากนั้นจึงรวบรวมข้อมูลในจดหมายเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม ดังนั้นในตอนเช้าคุณจะช่วยตัวเองให้รอดจากข้อมูลที่ไม่จำเป็นและไม่เกี่ยวข้อง ซึ่งความสนใจของคุณจะเปลี่ยนไปอย่างแน่นอน และคุณจะสามารถอุทิศตัวเองให้กับการทำงานโดยเฉพาะได้

แล้วเราจะผูกทั้งหมดข้างต้นเข้าด้วยกันได้อย่างไร? ผิดปกติพอเพียงเพื่อสรุป

Cal ให้คำแนะนำดีๆ ห้าข้อแก่เรา:

1. รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นสิ่งที่ชั่วร้าย ทำตารางเวลาสำหรับตัวคุณเอง
2. สมมติว่าคุณจะกลับบ้านเวลา 17.30 น. แล้ววางแผนสิ่งที่ต้องทำก่อนเวลานั้น
3. วางแผนสำหรับสัปดาห์ปัจจุบัน
4. ทำงานน้อยลง แต่ทำด้วยใจรัก
5. ให้ความสำคัญกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ - ให้ความสำคัญกับความสำคัญที่สูงกว่า

ตอนนี้คำว่า "กำหนดการ" และ "แผน" ฟังดูเย็นชาสำหรับคุณ และคุณไม่เข้าใจถึงประโยชน์เฉพาะที่พวกเขาจะนำมาให้คุณ แต่เมื่อคุณทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตคุณ คุณจะรู้ว่าคุณมีเวลาว่างให้กับครอบครัวและเพื่อนฝูง นอกจากนี้ คุณจะทำสิ่งที่คุณสามารถภาคภูมิใจ

Cal Newport

งานทางปัญญาเป็นงานที่เชี่ยวชาญจริงๆ แต่ไม่ยากอย่างที่คิด: คุณไม่ได้แกะสลักไม้ แต่ทำงานกับข้อมูล คุณพัฒนาความคิด คุณต้องแยกข้าวสาลีออกจากแกลบและบางครั้งก็สร้างไอเดียจากวัตถุดิบ หากคุณเริ่มมองกระบวนการนี้จากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญ คุณจะมีความสุขมากขึ้น พอใจกับงานของคุณมากขึ้น และแน่นอน ประสบความสำเร็จมากขึ้นในชีวิตการทำงานของคุณ

เลือกคนที่คุณต้องการจะเป็น: คนสันโดษในสำนักงานหรือผู้สร้างที่ประสบความสำเร็จ?