ข้อผิดพลาดในการจัดกำหนดการคืออะไรและจะประเมินกำหนดเวลาอย่างไรให้ถูกต้อง

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

หกวิธีที่คุณสามารถทำได้ในที่ทำงานและในชีวิตประจำวันของคุณ

ข้อผิดพลาดในการวางแผนคืออะไร

ในช่วงสามปีที่ผ่านมา ฉันได้ทาสีห้องห้าห้องในบ้านของฉัน ฉันเริ่มต้นด้วยห้องนอนและวางแผนที่จะจัดการกับมันในหนึ่งสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม การสัมผัสครั้งสุดท้ายเกิดขึ้นเพียงหนึ่งเดือนต่อมา

คิดว่าเริ่มห้องที่สองแล้ว ได้เล็งไว้สักเดือนจะทาสีมั้ย? แต่ไม่มี. ฉันแน่ใจ: เนื่องจากฉันเต็มมือแล้ว ฉันจะจบภายในสุดสัปดาห์นี้แน่นอน สูงสุด - ในวันถัดไป แต่ฉันใช้เวลาหนึ่งเดือนอีกครั้ง เช่นเดียวกับแต่ละห้องอื่นๆ นอกจากครัวแล้วยังใช้เวลานานอีกด้วย

ทุกครั้งที่เตรียมทาสีห้องอื่น ฉันคาดว่าภายในหนึ่งหรือสองสัปดาห์ทุกอย่างจะพร้อม ประสบการณ์บอกฉันว่าฉันจะไม่ทำมันภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งเดือน อย่างไรก็ตาม เป็นการยากที่จะละทิ้งความมั่นใจว่าครั้งนี้ทุกอย่างจะผ่านไปเร็วขึ้นอย่างแน่นอน

ความมั่นใจที่มากเกินไปที่ทำให้เราประเมินเวลาที่เราต้องการในการแก้ปัญหาต่ำเกินไปนี้มีชื่อ: ข้อผิดพลาดในการวางแผน แนวคิดนี้ถูกนำมาใช้ในช่วงปลายยุค 70 โดยนักจิตวิทยา Daniel Kahneman และ Amos Tversky

นักวิทยาศาสตร์อธิบายว่าเมื่อวางแผน ผู้คนมักเพิกเฉยต่อประสบการณ์ที่ผ่านมา ในกรณีของฉัน ฉันใช้เวลาหนึ่งเดือนในการทาสีห้องในแต่ละครั้ง โดยปกติเราจะเน้นเฉพาะงานข้างหน้าเท่านั้น: ห้องนี้มีขนาดเล็ก ซึ่งหมายความว่าจะใช้เวลาไม่นานในการทาสี

Daniel Kahneman พูดถึงเรื่องนี้อย่างละเอียดในหนังสือ Think Slow … Decide Fast เขาให้เหตุผลว่าข้อผิดพลาดในการวางแผนมักเกี่ยวข้องกับสองสิ่ง:

1. เราไม่ได้พิจารณาว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงานที่คล้ายกันนี้ให้เสร็จในอดีต
2. เราคิดว่าเราจะไม่ประสบกับภาวะแทรกซ้อนที่ก่อให้เกิดความล่าช้า

การตัดสินเวลาอย่างผิด ๆ เกิดขึ้นอย่างไร?

จากข้อมูลของ Project Management Institute พบว่ากว่าครึ่งของโครงการทั้งหมดเสร็จสิ้นตามกำหนด

แต่การดูถูกดูแคลนเวลาที่ใช้ในการทาสีห้องนั้นเป็นเรื่องหนึ่ง (จะทำให้คุณไม่สะดวกนิดหน่อย) การทำผิดพลาดแบบเดียวกันในการประเมินงานและโครงการก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง ผลที่ตามมาอาจร้ายแรงกว่านี้มาก

อย่างดีที่สุด สิ่งนี้จะส่งผลให้คุณหรือทีมของคุณต้องทำงานล่วงเวลา ที่เลวร้ายที่สุด - การขาดงบประมาณ, ผลกำไรเล็กน้อย, ความไม่พอใจกับเจ้านายและลูกค้า

วิธีประเมินงานให้ถูกต้อง

คุณต้องหยุดวางแผน วางใจสัญชาตญาณอย่างใดอย่างหนึ่ง ดีกว่าที่จะใช้เทคนิคพิเศษ

1. สร้างจากประสบการณ์ที่ผ่านมา

นักจิตวิทยา Kahneman และ Tversky แนะนำว่า: ก่อนเริ่มงาน คุณไม่เพียงแค่ต้องประเมินสิ่งที่ต้องทำเท่านั้น แต่ยังต้องประเมินด้วยว่ามักจะใช้เวลากับงานดังกล่าวมากน้อยเพียงใด

ตัวอย่างเช่น คุณต้องสร้างคุณลักษณะใหม่สำหรับแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ - ค้นหาว่าทีมของคุณใช้เวลาทำงานที่คล้ายคลึงกันนานแค่ไหน หากคุณต้องการเขียนบล็อกโพสต์ 4,000 คำ ให้ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนชั่วโมงหรือวันที่คุณใช้ครั้งล่าสุด

หากคุณทำงานคนเดียว วิธีที่ง่ายที่สุดในการรวบรวมข้อมูลนี้คือการใช้แอปติดตามเวลา นำไปใช้กับงานประเภทต่างๆ และใช้รายงานสำเร็จรูปในภายหลัง

สำหรับกิจกรรมของทีม ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีประโยชน์ ส่วนใหญ่ใช้วิธีรวบรวมข้อมูลหลายวิธี เช่น โดยคำนึงถึงเวลาทำงานจริงและการสร้างแผนภูมิแกนต์

2. ขอให้คนอื่นให้คะแนนงานของคุณ

ในปี 1994 วารสารสมาคมจิตวิทยาอเมริกัน "บุคลิกภาพและจิตวิทยาสังคม" ตีพิมพ์ผลการศึกษาห้าชิ้นที่ดำเนินการโดย Roger Buhler, Dale Griffin และ Michael Ross

พวกเขายืนยันว่าผู้คนมักทำผิดพลาดในการวางแผนที่ Kahneman และ Tversky อธิบายไว้ แต่มีบางอย่างที่เปิดเผย: เรามักจะตัดสินต้นทุนของงานของเราเองผิด แต่เราสามารถคาดการณ์ได้ดีทีเดียวว่าคนอื่นจะใช้เวลานานแค่ไหน

นักวิจัยขอให้ผู้เข้าร่วมการศึกษาเดาว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าที่บุคคลอื่นจะทำงานบางอย่างให้เสร็จ เมื่อตอบพวกเขามักจะอ้างถึงประสบการณ์ที่มีอยู่ และถึงแม้เขาไม่ได้อยู่ที่นั่น การประเมินของพวกเขาก็มีเหตุผลมากกว่าข้อสรุปของผู้ที่ควรจะทำงานให้สำเร็จ

เนื่องจากเรามักจะมองโลกในแง่ดีเกี่ยวกับความสามารถของเรา และมีวัตถุประสงค์มากขึ้นเมื่อพูดถึงคนอื่น ดังนั้นแทนที่จะพยายามประเมินงานด้วยตัวเอง ให้ขอให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานทำเพื่อคุณ

3. สร้างช่วงเวลาและคำนึงถึงความเป็นไปได้ของความล่าช้า

มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จัก - สิ่งที่เรารู้ว่าเรารู้จักพวกเขา นอกจากนี้ยังมีสิ่งที่ไม่รู้จัก - สิ่งที่เรารู้ว่าเราไม่รู้ แต่ยังมีสิ่งแปลกปลอมที่ไม่รู้จัก - สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่เราไม่รู้ และเราไม่รู้

โดนัลด์ รัมส์เฟลด์ นักการเมืองชาวอเมริกัน

คำพูดนี้มักถูกอ้างอิงในการจัดการโครงการ เพื่ออธิบายสิ่งที่ไม่รู้จักที่รัมสเฟลด์พูดถึง ผู้บริหารใช้สิ่งที่พวกเขาเรียกว่ากรวยของความไม่แน่นอน ได้รับการออกแบบเพื่อแสดงช่วงเวลาที่งานอาจต้องใช้

เมื่อคุณเริ่มทำงานในโครงการ คุณยังคงรู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับเรื่องนี้ ดังนั้น เวลาจริงที่ใช้ในการทำให้เสร็จสมบูรณ์อาจแตกต่างกันอย่างมากจากการคาดการณ์ คุณคิดว่างานจะใช้เวลาสองวัน แต่ในความเป็นจริงอาจใช้เวลาแปดวัน หรือเพียงไม่กี่ชั่วโมง

แต่เมื่อกระบวนการดำเนินไป ช่วงนี้จะลดลง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถบอกได้อย่างแม่นยำว่าคุณต้องการเวลาเท่าใดในตอนท้าย - เมื่อโครงการเสร็จสิ้น

กระนั้น กรวยของความไม่แน่นอนยังช่วยให้ประมาณการได้แม่นยำยิ่งขึ้น หากคุณไม่ทราบมากเกี่ยวกับโครงการที่จะเกิดขึ้น ให้แบ่งรันไทม์โดยประมาณเป็นสี่เพื่อหาจุดสิ้นสุดของช่วง และคูณด้วยค่าเดียวกันเพื่อกำหนดขีดจำกัดบน ผลลัพธ์จะเป็นเช่นตั้งแต่ 1 ถึง 16 วัน

หากช่วงกว้างดังกล่าวไม่เหมาะกับคุณ ให้ใช้ขีด จำกัด บนสำหรับการบัญชีเท่านั้น - สันนิษฐานว่างานจะใช้เวลา 16 วัน ตัวเลขนี้ไม่ใช่ตัวเลขที่แม่นยำที่สุด แต่มีแนวโน้มใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากกว่าการทำนายเดิมของคุณมากที่สุด

4. ให้คะแนนปัญหาสามคะแนน

วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีเป้าหมายมากขึ้น สำหรับแต่ละงาน คุณต้องทำการประเมิน:

• สคริปต์ที่ดีที่สุด;
• สถานการณ์เลวร้ายที่สุด;
• สถานการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุด

ตัวเลขแรกมักจะตรงกับการคาดการณ์เดิมของคุณมากที่สุด การประเมินสถานการณ์ที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุดอาจขึ้นอยู่กับข้อมูลเชิงประจักษ์ที่คุณมี และเมื่อประเมินแย่ที่สุด คุณต้องพิจารณาว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

ด้วยตัวเลขสามตัว ให้คำนวณค่าเฉลี่ย ตัวอย่างเช่น หากสถานการณ์ที่ดีที่สุดคือสามวัน ความน่าจะเป็นคือห้าวัน และที่เลวร้ายที่สุดคือเก้า ให้บวก: 3 + 5 + 9 = 17 แล้วหารตัวเลขนั้นด้วยสาม ปรากฎว่าโดยเฉลี่ย 5, 67 วัน - นี่คือการคาดการณ์เวลาที่ต้องการของคุณ

5. คำนวณอัตราความผิดพลาด

Steve Pavlina ผู้เขียน Personal Development Course for Smart People แนะนำให้คำนวณค่าสัมประสิทธิ์ว่าคุณวางแผนผิดพลาดแค่ไหน ในอนาคต หมายเลขนี้สามารถใช้ได้กับงานทั้งหมดของคุณ

ให้เวลาโดยประมาณสำหรับงานหลายอย่างที่คุณต้องทำให้สำเร็จในอนาคตอันใกล้ เขียนสมมติฐานของคุณ หลังจากทำงานเสร็จ ให้สังเกตว่าสุดท้ายคุณใช้เงินไปเท่าไหร่

เพิ่มเวลาที่กำหนดไว้ทั้งหมดเข้าด้วยกัน ทำแบบเดียวกันกับของจริงตอนนี้หารเวลาจริงทั้งหมดด้วยค่าประมาณเดิม - คุณจะได้อัตราส่วนที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น คุณคาดว่าจะใช้เวลา 12 ชั่วโมงในการทำงานหลายอย่างให้เสร็จ ในท้ายที่สุด เราใช้เวลา 15 วัน อัตราข้อผิดพลาด: 15/12 = 1.25 ซึ่งหมายความว่างานใช้เวลานานกว่าที่คุณวางแผนไว้ 25%

ตอนนี้ ให้คูณค่าประมาณเริ่มต้นของคุณด้วยปัจจัยข้อผิดพลาดที่เป็นผลลัพธ์เสมอ แล้วค่าเหล่านี้จะแม่นยำยิ่งขึ้น

6. ดำเนินการประเมินในช่วงเวลาที่ไม่เกิดผลมากที่สุดของวัน

นักวิเคราะห์ชาวอเมริกันและผู้เขียนวรรณกรรมทางธุรกิจ Daniel Pink ในหนังสือ Timehacking ของเขา วิทยาศาสตร์ช่วยให้เราทำทุกอย่างตรงเวลาได้อย่างไร” งานวิจัยที่เกี่ยวข้องกับโครโนไทป์ของเรา - นาฬิกาภายใน

เขาศึกษาว่าสิ่งเหล่านี้ส่งผลต่อความรู้สึกของเราตลอดทั้งวันอย่างไร และฉันพบว่าโครโนไทป์ไม่เพียงแต่ควบคุมกิจกรรมทางร่างกายและจิตใจของเราเท่านั้น แต่ยังกำหนดช่วงเวลาของวันที่เรามีความคิดสร้างสรรค์มากที่สุดและเมื่อใดที่เรามีแนวโน้มที่จะคิดบวกและลบ

Pink อ้างอิงงานวิจัยของ Scott Golder และ Michael Macy ที่วิเคราะห์อารมณ์ของผู้คนบน Twitter พวกเขาพบว่าโพสต์ของผู้ใช้มักจะไม่ค่อยดีนักในช่วงที่มีประสิทธิผลต่ำ

สำหรับคนส่วนใหญ่ การลดลงนี้เกิดขึ้นระหว่างวันหลังรับประทานอาหารกลางวัน ตามคำบอกของ Golder and Macy ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะอารมณ์ดีในช่วงเวลานี้ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความมั่นใจมากเกินไปและการมองโลกในแง่ดี และผลที่ได้คือ การวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ดังนั้น สาระสำคัญของวิธีหลังคือการประเมินงานในขณะที่ผลผลิตลดลง นี่คือประมาณหกชั่วโมงหลังจากตื่นนอน แต่คุณสามารถรอจนกว่าความรู้สึกของการกระจายตัวและความเหนื่อยล้าจะมาถึง

จากผลงาน ตรวจสอบว่าคุณเข้าใกล้ความเป็นจริงแล้วหรือยังโดยการวางแผนเวลาด้วยวิธีนี้

การเข้าใจข้อผิดพลาดในการวางแผนเป็นอย่างดีจะช่วยให้คุณประเมินงานได้อย่างถูกต้อง คุณอาจไม่สามารถควบคุมแนวโน้มที่จะประเมินความสามารถของตนเองสูงเกินไปได้ แต่ถ้าคุณรู้ว่าการมองโลกในแง่ดีมากเกินไปส่งผลกระทบอย่างไร และพยายามลดอิทธิพลนี้ คุณก็จะสามารถจัดการเวลาได้ดีขึ้นมาก